a) BREF APERCU HISTORIQUE
Le Projet de Développement de la Pêche au lac Kivu a débuté en 1979 a la suite de l'introduction réussie de l'ISAMBAZA en provenance du lac Tanganyika en 1959.
Durant ses trois phases d'exécution, dont la dernière en cours prendra fin en décembre 1991, ses principaux objectifs étaient et sont toujours d'atteindre une exploitation rationnelle des ressources du lac Kivu de façon à augmenter l'apport proteique et créer des emplois et des possibilités de revenus a la population riveraine de ce lac.
Grâce au financement externe (PNUD/FAO/PAYS-BAS) chiffré a 4.935.634 USD 1 et à la contribution du Gouvernement Rwandais évaluée à 182.457.172 FRW. les résultants ci-après ont été atteints:
1 1 dollar américain (1 USD) = 119 francs rwandais (FRW)' au 28.02.1991
une infrastructure importante dans les trois centres de pêche (Gisenyi, Cyangugu et Kibuye) évaluée aux environs de 80.000.000 FRW a été mise en place. Elle est constituée des bâtiments, du matériel de transport, du matériel de distribution, du matériel de séchage et du matériel frigorifique. A cela, il faudrait ajouter les bâtiments et l'équipement des bureaux admnistratifs du siège de Gisenyi.
des groupes des personnes ont été mis en contact et initiées aux techniques de pêche adaptes aux particularites du lac Kivu et un système de crédit (environ 25.000.000 FRW) a été mis en place finançant environ 60 unités de pêche. Le personnel national a été formé dans tous les domaines importants de la pêche pour développer la capacité nationale et assurer un aménagement harmonieux de la pêcherie du lac.
ces unités ainsi qu'un nombre croissant d'unités privées (actuellement 177 unités actives avec 2130 pêcheurs) ont bénéficié, bénéficient et continueront à bénéficier de l'assistance en fourniture et remplacement du matériel de pêche ainsi que des interventions pour des assistances techniques ponctuelles.
le projet a également effectué différentes études et recherches pour la gestion du stock d'Isambaza du lac Kivu ainsi que pour sa commercialisation.
la production annuelle varie actuellement entre 1.500 et 2.000 tonnes de poissons. Les produits de consommation ont été lancé sur le marché, des actions de leur promotion et vulgarisation ont été menées et une clientèle s'est développée presque sur tout le territoire Rwandais (plus de 3.400 femmes commerçantes dans les centres de pêche, plus de 70 points de vente ainsi qu'une trentaine de marche hors-projet).
Durant ces onze annees d'existence, le projet a constitué un fonds de roulement gère dans un INCOME ACCOUNT ouvert aupres de la BANQUE COMMERCIALE DU RWANDA, agence de Gisenyi de l'ordre de quarante millions de francs rwandais.
Au 31 Décembre 1991, le financement extérieur touchera à son terme et les autorités compétentes doivent donner une orientation permettant d'assurer la continuité des activités dans ce secteur.
La forme institutionnelle proposée aux autorités rwandaises pour la gestion de l'après-projet est celle d'un établissement public de type REGIE garantissant ainsi une autonomie financiere et de fonctionnement.
C'est dans ce cadre que se justifie notre intervention en tant que CONSULTANT EN GESTION pour la mise en place d'un système comptable adapté.
b) METHODOLOGIE
Dans la première partie de notre étude RWA/87/012/DOC/TR/38 de mars 1991) nous avons passe en revue et évalue les procédures existantes dans le projet. Nous avons également identifie celles qui devraient continuer à être opérationnelles dans l'après-projet.
Dans cette deuxième partie, à partir de ces transactions identifiées et des recommandations faites, nous suggérerons des instructions appropriées, décrirons à travers les différentes étapes comptables les procédures de leur traitement et de leur enregistrement. Nous examinerons les outils et supports comptables nécessaires au bon fonctionnement du système et en proposerons des modèles.
L'ensemble de ce travail constituera un guide comptable à l'usage du service de la comptabilité.
a) Avant propos
La raison sociale ainsi que le statut juridique de l'après-projet sont en cours d'étude.
Quelle que serait sa forme instititionnelle choisie sur base d'une autonomie financière de gestion:
Etablissement public de type REGIE.
Société commerciale (mixte ou privée)
Nous utiliserons cependant la dénomination “après-projet” au cours de la présente étude pour désigner l'une ou l'autre forme qui serait retenue. le système comptable à implanter dans les deux cas étant presque identique.
b) Rappel
Le siège de l'après-projet sera maintenu à Gisenyi ou toutes les transactions des centres d'exploitation (Centres de pêche de Gisenyi, Kibuye et Cyangugu. Unité de Développement des pêches et le Depôt de Kigali) seront supervisées et centralisées.
L'après-projet sera dotée de ses propres infrastructures et patrimoine par le projet actuel.
La structure opérationnelle de l'après-projet regroupera les activités productives actuelles du projet à savoir:
Une Unité de Développement des pêches (UDP) continuera à fournir un appui technique aux pêcheurs artisanaux du lac Kivu.
i) La production:
Les activités de la production consistent à l'achat du poisson aux diverses unités de pêche ainsi qu' à leur transformation en divers produits (poissons congelés, séchés, fumés ou farine de poissons) et sous-produits (têtes de poissons pour les volailles).
ii) La commercialisation:
La commercialisation de la production en l'état frais et/ou transformée se situe dans les Centres de pêche et dans le Depôt de Kigali.
iii) L'Unité de Développement des pêches:
L'UDP s'occupera de l'achat et de la vente du matériel de pêche et autres fournitures aux centres et unités de pêche. Elle assurera également l'entretien du matériel naviguant ainsi que la contruction des pirogues.
a) Critères requis
Le système comptable devrait tenir compte de cette structure organisationnelle et opérationnelle de l'après-projet.
La comptabilité devrait à tout moment fournir des renseignements fiables et à jour sur les recettes, les dépenses, les créances, les dettes, les engagements et les mouvements des stocks.
Ces informations devraient être distinctes par centre d'exploitation et consolidables pour l'ensemble de l'après-projet sur une base de clôture périodique (mensuelle, trimestrielle, semestrielle et obligatoirement au moins annuelle).
La comptabilité devrait également permettre le suivi des mouvements individuels des éléments du patrimoine de l'après-projet et de leurs consommations et coûts.
Elle devrait à tout moment faciliter la comparaison des prévisions périodiques établies et leur réalisations actuelles en vue d'une prise de décision correctionnelle à temps.
Le système devrait être conforme à la législation comptable, fiscale et sociale en viguer dans la République Rwandaise (Plan Comptable National axé sur le Plan Comptable Général COAM) ainsi qu'aux normes et principles internationaux généralement reconnus applicables dans le secteur de pêche.
De tous ces prérequis le système adapté semble être:
Un système comptable centralisateur à partie double (i,vi) intégrant dans la comptabilité générale (ii) la comptabilité analytique (iii, iv) et budgétaire (v).
Ce système comptable retenu au point 1.2 peut être traite:
- Manuellement
Ce procédé exige de nombreux enregistrements: sur les pièces comptables, dans les registres et journaux comptables et sur les fiches des comptes (grands livres).
Il demande un triple travail de calcul et des reports fastidieux et sujet à des nombreuses erreurs.
- Par décalque:
Ce procéde permet un gain de temps par rapport au précèdent car il supprime les reports. Il exige d'enregistrer chaque opération en deux lignes d'écriture en utilisant du papier carbone ou du papier autocopiant dont parfois la lisibilité laisse à desirer.
- Par informatique:
L'utilisation des logiciels et progiciels comptables permet un gain considérable dans la tenue de la comptabilité et exclut les sources d'erreurs provenant de chiffres.
Elle utilise moins de personnel que les procèdes précédents en absorbant diverses tâches ce qui est un des facteurs importants de libération et de simplification du service comptable. L'informatisation de la comptabilité est une méthode d'exécution de travail et la réussite de son application dépend du choix du logiciel adapte et garanti.
De tous ces procedès de traitement comptable, compte tenu que l'après-projet pourrait disposer d'un équipement informatique déjà en place et qu'il est prévu un seul agent dans le service comptable nous estimons que l'après-projet procédera au traitement informatique.
Quant au choix du logiciel adapte: il existe sur le marché des nombreux progiciels prêts à fonctionner et/ou adaptables sur mesure. Une étude comparative des avantages, inconvénients, coûts et garantie de maintenance devrait être envisagée à temps opportun.
Pour le bon fonctionnement du système comptable et procédé de traitement retenus il faudrait:
a) EQUIPEMENT
b) LOGICIELS
- un logiciel de comptabilité intégrant dans la comptabilité générale, les comptabilités analytiques et budgétaires.
Ce logiciel devrait de préférence permettre l'impression en condensé en vue de permettre l'utilisation d'une imprimante simple et du consommable courant.
Ce logiciel devrait également avoir une grande capacité de l'écran de saisie: au moins 45 écritures.
- un logiciel de paie.
c) PERSONNEL
Un comptable ayant une formation comptable solide et des connaissances informatiques de base ainsi que d'un ou deux auxiliaires comptables parmi le staff du projet pour pouvoir effectuer les travaux en cas d'abscence du comptable
d) CONSOMMABLES
e) AUTRES SUPPORTS
