1. La Conférence de la FAO a approuvé, en 1999, des principes de planification stratégique et une approche fondée sur les résultats pour la formulation des programmes de travail de l'Organisation, conduisant à un processus amélioré pour la définition des objectifs à atteindre et l'obtention de résultats mesurables à travers une hiérarchie d'objectifs et d'activités rattachés par des liens logiques. La Conférence a notamment adopté un document stratégique sur 15 ans, le Cadre Stratégique, ainsi qu'un système de programmation et de budgétisation comprenant un Plan à moyen terme à évolution continue (PMT) sur six ans, mis à jour tous les deux ans, et un Programme de travail et budget biennal (PTB). Les organes directeurs ont également approuvé un nouveau modèle de programmation visant à établir clairement, pour chaque activité, des objectifs pertinents à échéance déterminée, des indicateurs quantitatifs et qualitatifs vérifiables et des buts mesurables, ainsi qu'un système d'évaluation plus détaillé.
2. L'application du nouveau modèle de programmation a été progressivement améliorée au fil des années, grâce notamment à une meilleure conception des objectifs, des indicateurs et des buts, et a été rationalisée avec l'élargissement de ce nouveau modèle à l'ensemble des programmes et des unités organisationnelles. L'évolution concomitante des politiques de gestion financière et des programmes, des procédures et des systèmes d'information, favorise également un contrôle plus efficace des performances et une responsabilisation accrue vis-à-vis des résultats.
3. Le Secrétariat a adapté la présentation et le contenu des principaux documents de planification, c'est-à-dire le PMT et la version intégrale du PTB, à ce nouveau cadre de planification stratégique fondé sur les résultats. Toutefois, pour ce qui est du Sommaire du Programme de travail et budget, ni l'objet du document, ni le type d'information qu'il devrait contenir, n'ont été réexaminés.
4. Un Sommaire a été présenté pour la première fois pour le PTB 1974-75. Jusque là, la version intégrale du PTB était préparée longtemps à l'avance, afin de permettre aux comités et au Conseil de l'examiner lors de leurs sessions du printemps des années de Conférence. Même si la présentation et le contenu du Sommaire n'ont jamais été strictement définis, un tel document de synthèse devait, selon les attentes, faciliter un échange de vues préalable entre les Membres. La préparation de la version intégrale du PTB à un stade ultérieur, après avis des comités techniques, du Comité du Programme et du Comité financier, et du Conseil, permettait au Secrétariat de mieux tenir compte des changements influant sur les estimations du budget biennal et de rendre le contenu de la version intégrale du PTB plus pertinent et plus précis.
5. Le Sommaire présenté pour 2006-07 apporte une meilleure réponse aux besoins actuels des Membres. Son principal objectif est de servir de pont entre les deux principaux documents de planification actuellement en vigueur, à savoir le PMT et le PTB, sachant que le Sommaire a une durée de vie utile d'à peine trois mois, après quoi il est remplacé par la version intégrale du PTB.
6. Cette fonction de « pont » découle directement des principes de planification stratégique adoptés par la Conférence en 1999:
7. Le Sommaire du PTB 2006-07 s'appuie donc, en les développant, sur les éléments exposés dans le PMT 2006-11, indiquant par exemple différents scénarios de ressources et leur impact dans les grandes lignes. Il présente d'importantes questions de politique ayant une incidence directe sur les éventuelles décisions de la Conférence concernant le budget du prochain exercice et sur lesquelles le Conseil est invité à donner des orientations. En revanche, il ne contient aucun détail quant aux propositions budgétaires et de programme, que l'on trouvera dans la version intégrale du PTB 2006-07, évitant ainsi toute redondance au niveau du processus de formulation interne et de l'examen effectué par les organes directeurs. Ainsi, par exemple, le présent Sommaire propose des allocations de ressources limitées aux programmes, indiquant, dans les grandes lignes, les propositions pour l'exercice biennal, notamment selon différents scénarios. La version intégrale du PTB contiendra des propositions détaillées concernant les affectations de ressources, au niveau des entités de programme.
8. Le Sommaire 2006-07, selon sa nouvelle conception actuelle, se propose donc:
9. La priorité ainsi donnée aux questions clés est mise particulièrement en évidence dans les sections intitulées Cadre budgétaire et financier, qui couvrent les domaines suivants:
10. Les principales orientations et l'impact des différents scénarios de ressources au niveau des grands programmes, sont exposés dans la section Propositions du Budget-Programme, fortement réduite.
11. Concernant la longueur du document, la première version du Sommaire comptait 53 pages 1. Toutefois, en voulant anticiper une grande partie des informations détaillées présentées dans la version intégrale du PTB et malgré l'introduction d'une version remaniée du PMT à partir de 2000, le Sommaire s'est écarté du concept de document concis. La version 2004-05, avec ses quelque 200 pages, s'écartait de ce que l'on attend normalement d'un « Sommaire ».
12. Un rapport intérimaire sur les gains d'efficience présenté récemment au Comité financier 2 a identifié la « réduction de la longueur des documents de planification » comme un domaine d'économie potentiel. En réponse à la demande des Membres, souhaitant des documents plus courts, la tendance à un Sommaire de plus en plus détaillé et volumineux a été inversée pour 2006-07. Au-delà de l'évident impact sur les dépenses relatives à la documentation, cela a également permis de rationaliser le processus de planification en évitant aux unités de la FAO d'avoir à élaborer des informations de planification détaillées plus d'un an avant le début de l'exercice biennal, faisant ainsi en sorte que le personnel ne se consacre au rassemblement des données détaillées requises qu'au stade de la préparation de la version intégrale du PTB.
13. Compte tenu des efforts mis en œuvre pour réduire la longueur du Sommaire, les organes directeurs souhaiteront peut-être encourager le Secrétariat à rationaliser ultérieurement les documents de planification. Outre les 200 pages du Sommaire, le PTB 2004-05 de la FAO comptait 298 pages, complétées par de nombreux renseignements supplémentaires, disponibles dans les cinq langues officielles sur le site web de l'Organisation. Des efforts ont déjà été déployés avec succès par d'autres organisations du système des Nations Unies, afin de réduire la longueur de la documentation de planification:
14. Compte tenu de ce qui précède, il serait raisonnable que la FAO cherche à réduire la longueur du PTB 2006-07 à environ la moitié de celle du PTB 2004-05. Toutefois, la nécessité de réaliser des économies au niveau de la production des documents et l'opportunité de s'inspirer des institutions comparables en préparant pour 2006-07 un PTB abrégé, doivent être mises en balance avec l'exigence de continuer à satisfaire les Membres par une information adéquate et de préserver la transparence et la confiance dans l'échange d'informations entre ces derniers et le Secrétariat. Le Secrétariat souhaiterait donc obtenir un retour d'information et des orientations de la part des comités et du Conseil concernant la longueur et le contenu du Sommaire et de la version intégrale du PTB 2006-07.
1 À titre indicatif, le nombre de pages indiqué pour les différents documents est celui de la version anglaise.
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