ثالثا - أهمية مقترحات الإصلاح

40 - يصف هذا الجزء أهمية مقترحات الإصلاح من زاوية تركيز البرامج والهيكل التنظيمي. ويقدّّم في المرفق الرابع لهذه الوثيقة سرد موجز للبرامج.

أ - البرامج
تعديل هيكل البرنامج الخاص لبرنامج العمل والميزانية بحيث يزيد فيه التركيز مع تجنُّب التجزئة

41 - مع أن الأجهزة الرياسية تؤيد تأييدا شديدا أوجه التقدم التي تحققت في تطبيق التخطيط الاستراتيجي وأساليب وضع الميزانية على أساس النتائج، فإنها ذكرت أنها تتوقع مزيدا من الوضوح لتيسير فهمها لبرامج المنظمة، ولكي تقتنع بأن تلك البرامج مركزة تركيزا جيدا وتتجنب التجزئة المفرطة. ومن الأبعاد البديهية لهذه المشكلة شكل ومحتويات مختلف وثائق التخطيط، بما في ذلك ما تراه الأجهزة الرياسية معقولا من حيث الحجم وطريقة العرض ومستوى التفصيل. وستبادر لجنتا البرنامج والمالية إلى إجراء استعراض متعمق لهذا الجانب في دورتهما في سبتمبر/أيلول 2005، في ضوء الممارسات المتبعة في مؤسسات منظومة الأمم المتحدة المماثلة أيضا. والأمانة ملتزمة بدعم إدخال تغييرات في العملية تماشيا مع رغبات الأعضاء.

42 - وبناء على مبدأ التبسيط والشفافية، مع الحفاظ على أولويات الأعضاء وتعزيز العمل المتعدد التخصصات، من الممكن تحقيق عرض للنشاطات وتنفيذ هذه النشاطات بطريقة أكثر تركيزا من خلال هيكل للبرامج يكون أكثر إيجازا. ومن المقترح أن ينطوي ذلك على ثمانية أبواب هي ما يلي:

الباب الأول: التنظيم والإدارة المؤسسية

الباب الثاني: النُظُم الغذائية والزراعية المستدامة

الباب الثالث: تبادل المعارف، والسياسات، والمواد الترويجية

الباب الرابع: اللامركزية، والتعاون في الأمم المتحدة، وتسليم البرامج

الباب الخامس: خدمات الإدارة والإشراف

الباب السادس: المصروفات غير المنظورة

الباب الثامن: الإنفاق الرأسمالي

الباب التاسع: الإنفاق الأمني

43 - وستتيح الأبواب الثاني والثالث والرابع الجديدة الاعتراف بالمساهمات الرئيسية التي تقدمها المصالح الجديدة والهياكل اللامركزية - التي يرد وصف مهامها فيما يلي بمزيد من التفصيل - في العمل الفني الذي تقوم به المنظمة. ومن ثم تنطوي هذه الأبواب على ثلاثة توجهات رئيسية متعددة التخصصات على النحو التالي:

الباب الثاني: النُظُم الغذائية والزراعية المستدامة يجمع بين الزراعة، والأمن الحيوي، والتغذية، وحماية المستهلكين، والغابات، ومصايد الأسماك وتربية الأحياء المائية، والموارد الطبيعية، والتقانة، والتنمية المستدامة.

الباب الثالث: تبادل المعارف، والسياسات، والمواد الترويجية يجمع بين التنمية الاقتصادية والاجتماعية، والتحالفات وسبل المعيشة في الريف، وتبادل المعارف والاتصال وبناء القدرات.

الباب الرابع: اللامركزية، والتعاون في الأمم المتحدة، وتسليم البرامج يجمع بين التنسيق واللامركزية، وبرامج الاتصال وبرنامج التعاون الفني.

أما الباب الخامس فسيعزز الشفافية والفهم بإعادة تجميع طائفة من الخدمات المتفرقة حاليا بين ثلاثة أبواب مختلفة. وأما الأبواب ذات الأغراض الخاصة المكرسة حتى الآن لمقترحات وضع الميزانية الرأسمالية، والاقتراح الوارد في برنامج العمل والميزانية للإنفاق الأمني، فضلا عن الاعتماد المخصص للمصروفات غير المنظورة، فهي ستظل كما هي دون تعديل.

44 - وتحت مستوى الأبواب سينتهي وجود الانفصام المصطنع نوعا ما بين مستوى "البرنامج الرئيسي" ومستوى "البرنامج" - ونظام الترميز في رقمين وثلاثة أرقام المصاحب لهما - الذي يتسبب حاليا في وجود تسلسل هرمي لا داع له دون أن يعزز المساءلة عن النتائج. وستتضمن الأبواب الجديدة عددا أقل من البرامج المكونة لها. وبدلا من عدد البرامج الموجود حاليا، وهو 60 برنامجا سيكون هناك 42 برنامجا مقترحا يرد جدول لها فيما يلي:

توجهات البرامج الرئيسية وأولوياتها

45- في سياق التطرق إلى مضمون برنامج العمل، ضمن إطار الأهداف التي وضعها الأعضاء للمنظمة، لم تغب عن بال المدير العام التحديات والفرص المستجدة نتيجة الاتجاهات السائدة في البيئة الخارجية، لا سيّما تلك المشار إليها في القسم الأول. وطبقاً لمعايير المجلس لوضع الأولويات، أخذ أيضاً في الحسبان وجهات نظر الأعضاء التي عبروا عنها في مختلف المنتديات وكذلك الميزة المقارنة للمنظمة، لا سيّما من خلال تركيز البرامج على مجالات تنفرد المنظمة بالمساهمة فيها ومن خلال اقتراح تقليص أو إلغاء العمل الذي تؤديه حالياً، وعلى أكمل وجه، مؤسسات أخرى ويمكن تقاسمه عبر الشبكات. وتوصل المدير العام في نهاية الأمر إلى استنتاجاته الخاصة بشأن مضمون البرنامج، مستفيداً أيضاً من تجربته الخاصة وبعد الاستماع إلى وجهات نظر كبار المديرين، إيماناً منه بأن المقترحات يجب أن تساعد على رسم اتجاه جديد لأعمال المنظمة وعلى إعطاء دفع جديد لها.

46 - ويُستشفّ الاتجاه الإجمالي لمقترحات الإصلاح في هيكلية الأبواب المقترحة أعلاه، والتي تعكس بالدرجة الأولى المجالات التي تحظى بأكبر قدر من التركيز المؤسسي. فيعاد بالتالي تركيز عمل المنظمة وبشكل واضح حول التوجهات الرئيسية الثلاثة في الأبواب الثاني والثالث والرابع. ويغطي الباب الثاني مجالات عمل المنظمة التي ترسي الأسس للنظم الغذائية والزراعية المستدامة. ويجمع الباب الثالث مجموعة من البرامج الاقتصادية والاجتماعية تقوم على أنشطة لتعبئة الموارد ولإتاحة المعلومات والإحصاءات، بحيث تتضح أهميتها لتأدية وظائف المنظمة في مجالات تبادل المعارف والسياسات والمطالبة الرامية إلى تيسير التعامل مع النظم الغذائية والزراعية المستدامة. ويعترف الباب الرابع بوجوب تشجيع قيام تعاون أوثق مع منظومة الأمم المتحدة ككل من خلال هيكل لامركزي، على المستوى العالمي وعلى مستوى البلدان أيضاً، وتنسيق هذا الجهود مع تنفيذ برامج المنظمة في مجال التعاون الإنمائي في سبيل الحد من انعدام الأمن الغذائي.

47 - وتعطي البرامج المكوّنة (كما يظهر في الإطار أعلاه) ضمن كل من الأبواب إشارات مفصلة أكثر إلى أولويات جهود المنظمة، وبالتالي تخصيص الموارد فيها. وبعض البرامج، وإن كانت تتضمن أنشطة تضطلع بها المنظمة حالياً، تشكل من حيث تصورها، مجال تركيز جديد في المنظمة، مع ما يستدعي ذلك من قدر كافٍ من الموارد لضمان الاستفادة منها بالكامل. وتستند برامج أخرى إلى العمل الجاري، لكن مع تحولات هامة في محور التركيز، وبالتالي تحويل الموارد اللازمة نحو المجالات التي تتصدر سلّم الأولويات. وتتضمن فئة ثالثة من البرامج أنشطة لا يزال الأعضاء يرحبون بها، ومن المتوقع أن تستمرّ إذاً، وإن كان ذلك بعد إجراء تعديلات لتعزيز الكفاءة والفعالية، ولكنها ستُجمع مع أنشطة ذات الصلة لتحقيق قدر أكبر من التآزر. وأخيراً، خفّض أو ألغي التمويل من البرنامج العادي لعدد من مجالات العمل مقارنة مع البرنامج الحالي، خاصة حيثما يتضح أنّ مؤسسات أخرى تغطيها ويمكن للمنظمة الاستفادة منها من خلال شبكات المعرفة المتخصصة.

48 - وتشمل مجالات التركيز الجديدة البرامج الخاصة بتبادل المعارف وبناء القدرات، وبالتحالفات ومبادرات المطالبة لمكافحة الجوع والفقر، وبالبنية الأساسية والصناعات الزراعية. وقد رُصدت مخصصات ملحوظة من الموارد من غير الموظفين لشبكات بناء القدرات والشبكات المتخصصة، بغية تشجيع سبل التنفيذ الابتكارية. ويتمثل مجال آخر من مجالات الأولوية ببناء القدرات والمؤسسات المتصلة بالسياسات، عن طريق عقد ندوات لصانعي السياسات على المستوى الإقليمي الفرعي، والتوفيق بين العرض والطلب على التدريب على قضايا محددة ذات الأولوية. كما ستحظى بالعناية الدورات التدريبية عن تحليل السياسات الزراعية وتطبيقها في مواقع مختلفة، بما في ذلك في المقر، وعلى زيادة فرص التدريب من خلال ترتيبات التدريب الداخلي على مختلف المستويات. كما ستعقد ندوات ودورات تدريبية في مواضيع محددة مثل الوقاية من الكوارث والتخفيف من تأثيراتها.

49 - وفي ما يلي البرامج التي تشهد تحولاً ملحوظاً في محور تركيزها والموارد المخصصة لها في مجالات العمل الجارية:

• إنتاج المحاصيل، حيث ستعطى أهمية أكبر للموارد الوراثية النباتية، بما في ذلك المعاهدة الدولية بشأن الموارد الوراثية النباتية للأغذية والزراعة؛
• التغذية وحماية المستهلكين، مع التركيز على الأمن الحيوي وسلامة الأغذية والدستور الغذائي، بما في ذلك مزيد من التركيز على بناء القدرات؛
• وقاية النباتات وتدابير الصحة النباتية، من خلال زيادة الموارد المخصصة للمعاهدة الدولية لوقاية النباتات طبقاً لخطة أعمالها؛
• الغابات، من خلال زيادة الدعم للهيئات الإقليمية للغابات والعمل على الوقاية من حرائق الغابات ومكافحتها؛
• مصايد الأسماك وتربية الأحياء المائية، من خلال تحقيق توازن أكبر بين الأنشطة المتصلة بكل منهما وزيادة الدعم لعمل الأجهزة الإقليمية لمصايد الأسماك؛
• مراعاة قضايا المساواة بين الجنسين، من خلال التوسع بها كي تشمل، بصورة متسقة، قضايا الإنصاف في المجتمعات الريفية وربطها بشكل وثيق بالبرنامج الخاص بسبل المعيشة في الريف، الذي يشدد على مشاركة الشعوب وعلى إتاحة فرص عمل في المناطق الريفية.

50 - والأنشطة التي جرى تعديلها لتعزيز كفاءتها وفعاليتها، بما في ذلك عن طريق الدمج، تشمل العمل على صعيد: البستنة؛ الأمراض والآفات الحيوانية والنباتية بما فيها الإدارة المتكاملة للآفات؛ التفاعلات بين الثروة الحيوانية والبيئة؛ تجميع الأراضي بما يشمل حيازة الأراضي وإدارة المياه وصيانتها، والأنشطة ذات الصلة في برنامج إدارة الموارد الطبيعية على نحو مستدام؛ الغابات المغروسة والأشجار خارج الغابات بالتوازي مع الإدارة المستدامة للغابات؛ نظم المعلومات؛ تحليل السياسات في مجموعة من المواضيع؛ وتقديم المساعدة الفنية وفي مجال السياسات من جانب فرق متعددة التخصصات على مستوى الإقليم الفرعي.

51 - وسيشهد عدد من المجالات تخفيضاً ملحوظاً مقارنة مع برنامج العمل الحالي، إما بسبب تعمّد إعطائها أولوية أدنى، أو بسبب إمكانية الاضطلاع بنفس العمل أو بعمل مشابه من خلال ترتيبات بديلة، بما يتيح تخفيف العبء على موارد الميزانية العادية. وهي تشمل:

• العمل التحليلي بوجه عام واختبار نظم الإنتاج المحصولي المتكاملة والنظم الرعوية وإدارة الحشائش الضارة، حيث يستحسن أن يكون التركيز على تبادل المعارف والتوسع في الأنشطة مع صانعي السياسات ومنفذيها؛
• الهندسة الزراعية والمعلومات عن الخدمات الزراعية التي تغطيها فقط الشبكات المتخصصة مع مؤسسات أخرى؛
• الأعمال العامة في مجال خصوبة التربة والصرف والتي من المتوقع أن تتم ضمن البرامج الموسعة وعمليات التبادل داخل البلدان بدعم من شبكات تبادل المعارف؛
• مساهمة البرنامج الدولي للتكنولوجيا والبحوث في مجال الرىّ والصرف؛
• العمل المتعلق بالبنية الأساسية والخدمات والتخطيط والإدارة في المجالات البيئية والمعلومات الجغرافية والذي سيقتصر محور تركيزه على الزراعة وتغير المناخ بوجه خاص؛
• العمل على عدة مجالات تقليدية لتحسين التغذية، منها مثلاً تقديرات احتياجات الإنسان من المغذيات، تقديرات الأغذية والتغذية، والتثقيف الغذائي للجمهور العريض، والتي لن تتوقف، لكنها ستتيح فرصاً لتدعيم الشراكات وتعزيزها.

52 - وهذا المزيج النسبي من الأنشطة الجديدة والجارية شكّل أول الاعتبارات لمعرفة المخصصات الممكنة من الموارد. وكان لا بد أيضاً من أخذ العناصر التالية بعين الاعتبار:

1. القدرات الموجودة لدى المنظمة، لا سيما على صعيد الخبرات، والاحتياجات الممكنة إلى خبرات جديدة في المقر وفي المكاتب الميدانية؛
2. مضمون البرامج الموجودة إلى درجة أنها تؤمّن، إما أساساً راسخاً، أو نقطة انطلاق لجميع البرامج الجديدة أو لقسم منها؛
3. الغاية المشار إليها في مختلف البرامج والمتمثلة بتوفير القدر الكافي من الموارد البشرية من غير الموظفين، وغيرها من الأموال التشغيلية من غير الموظفين كنسبة مئوية من مجموع المخصصات؛
4. ضرورة إبقاء المخصصات ضمن المستوى الإجمالي المقترح للميزانية المقترحة.

53 - واستدعت جميع هذه الاعتبارات عملية تحكيم تستدعي مزيداً من تنقيح البرامج المقترحة، بمشاركة المديرين وكبار الموظفين أيضاً، استناداً إلى وجهات نظر الأعضاء بالنسبة إلى مقترحات الإصلاح، وفي ضوء المستوى المحتمل للميزانية التي يوافق عليه المؤتمر.

54 - ويتأثر العمل المتخصص الإجمالي للمنظمة بالموارد اللازمة للإدارة والإشراف المؤسسي، وبتفويض خدمات الإدارة والإشراف، كما هو مخطط في البابين الأول والخامس على التوالي. وقد سعى المدير العام، في سياق التطرق إلى مقترحات الإصلاح، إلى إيجاد استراتيجيات وإجراءات تخفض إلى أقصى حد ممكن كلفة خدمات الدعم من خلال تحقيق مكاسب في الكفاءة والأداء، بما يشمل تبسيط الإجراءات وهياكل الإدارة الجديدة، كما يرد في القسم الثالث (ج). وتخضع هياكل تطبيق الإدارة والإشراف ضمن نطاق اختصاصات الأجهزة الرياسية. وقد أحرزت تلك الأجهزة تقدماً ملحوظاً منذ تطبيق قرار المؤتمر 13/97 وقد ترغب الدول الأعضاء في دراسة بعض الاقتراحات الواردة في القسم الخامس.

العمل المتعدد التخصصات

55 - من السمات الرئيسية لعملية الإصلاح المقترحة تعزيز العمل المتعدد التخصصات، بمشاركة من جميع المستويات في الهيكل التنظيمي. فالتغييرات الهيكلية المختلفة ستجمع بين الموظفين الذين يغطى مجال عملهم موضوعات يوجد بينها ارتباط وثيق وستيسِّر التفاعلات المتبادلة، وهو ما يمثل جوهر العمل المتعدد التخصصات. وينطوي الهيكل التنظيمي وتخصيص الموارد المرتبط به على إقرار بأن وحدات متعددة ستكون مسؤولة عن التقيد بموضوعات هامة شاملة لعدة قطاعات من قبيل بناء القدرات وإدارة المعارف، يرد مزيد من الوصف لها فيما يلي.

56 - وفيما يتعلق بمجالات الأولوية الموجودة حاليا للعمل المتعدد التخصصات، من المقرر أن تنظر لجنة البرنامج في دورة سبتمبر/أيلول 2005 في وثيقة بشأن تجربة مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات، حتى الآن. ومن المتصور في المقترحات الحالية أن يضمن الإطار البرامجي الخاص بمجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات الدراسة المسبقة لا اللاحقة للاحتياجات. وسيكون عددها أقلّ وتكون مرتبطة بالمصلحة الأوثق صلة به في الهيكل التنظيمي. ومن ثم ستتولى تلك المصلحة مسؤولية تنسيق ورصد واستعراض النشاطات المشتركة الموافق عليها، بدلا من الترتيبات الفضفاضة نوعا ما القائمة حاليا والمتمثلة في وجود جماعات عمل.

57 - وهذا النهج الاستباقي بدرجة أكبر فيما يتعلق بإدارة مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات لا يتسق فحسب مع التشديد في مقترحات الإصلاح الحالية على زيادة ثقافة التعاون المتعدد التخصصات بل سيكون أيضا نتيجة طبيعية لكون الوحدات التنظيمية المقترحة في المصالح الجديدة تتقاسم نفس النطاق الذي تتقاسمه عدة مجالات أولوية للعمل المتعدد التخصصات. وسيؤخذ في الاعتبار عند وضع ميزانيات المصالح المعنية توافر موارد كافية لها لدعم دور التنسيق هذا. ومن الممكن أن تشمل تلك الموارد اعتمادا من أجل وجود موارد بشرية للعمل كأطراف ميسِّرة. ومن الواضح أن هذا أفضل من الاعتماد الحرج على ”نزعة الخير“ لدى الوحدات المهتمة بحيث تقدم المساهمات المالية اللازمة، كما يحدث في أغلب الأحيان في الوقت الحاضر.

العروض المشتركة

58- في ما يلي عرض مشترك لبُعدين أساسيين في برنامج العمل بوجه عام ألا وهما استخدام شبكات المعرفة المواضيعية ودعم بناء القدرات.

استخدام شبكات المعرفة

59- تنشط العديد من وحدات المنظمة في مجال توليد المعارف ونشرها لكن بشكل متخصص في الأساس. وتمحور الكثير من أعمال الاتصالات الرسمية في المنظمة في السنوات الأخيرة حول نشر المعلومات الصادرة عنها أو التي حصلت عليها، وذلك من خلال مواقعها الجامعة على الإنترنت. ورغم كثرة الزيارات إلى مواقع المنظمة على الويب، تتمّ حركة المعارف باتجاه واحد بشكل أساسي. ولم تكن هناك حتى الساعة أي سياسة مؤسسية لتطوير شبكات أو دعمها ولإنشاء آليات بحث تفاعلية كوسيلة لإثراء قاعدة المعارف بما يفيد عمل المنظمة ويساهم في زيادة المفاعيل المضاعفة لذلك. وتسعى عملية الإصلاح إلى إيجاد حلّ من خلال التفرّد بتبادل المعلومات باعتباره مجالاً ذا أولوية للعمل على مستوى المنظمة ككلّ ومن خلال استحداث قسم الغرض منه هو الارتقاء بهذا البعد الهام جداً من عمل المنظمة وربطه بشكل أفضل ببرامجها الخارجية لبناء القدرات وكذلك بأنشطة الاتصالات بواسطة وسائل الإعلام.

60- ويستند هذا الاقتراح إلى الاعتراف بأنّ المنظمة لم تستغلّ حتى الساعة إلا جزءاً بسيطاً من إمكاناتها كي تضطلع أكثر فأكثر بدور منظمة معارف فعّالة. ويعترف الاقتراح بأنّ جزءاً كبيراً من المعارف والتفكير الذي له الأهمية الأكبر بالنسبة إلى الأعضاء غير مكتوب أو متاح في المواقع على الويب بل هو مخزّن في أذهان موظفيها وغيرهم من الفرقاء الذين لديهم اهتمامات مشابهة: ويصحّ هذا بنوع خاص في حالة المعارف والتجارب المتصلة بمشاكل خطيرة مستجدة - والكثير منها في القطاع الزراعي - والتي ينبغي معالجتها على أساس التعلّم عن طريق التجربة. كما يستند الاقتراح إلى أهمية القدرة على التفكير المتعدد التخصصات في التطرّق إلى العديد من القضايا المتصلة بالتنمية التي لا تنفك تزداد تعقيداً والتي تندرج في إطار اختصاصات المنظمة.

61- وستعمد المنظمة، في إطار الإصلاحات، إلى السعي الحثيث إلى إنشاء شبكات معرفة على مستويين. ويتمثّل المحور الأول بتحسين تقاسم المعرفة وتبادلها بين المقر والهياكل الميدانية التابعة للمنظمة؛ ويجمع المحور الثاني بين المنظمة والخبراء في مراكز للخبرة موزعة في البلدان الأعضاء. ومن شأن هذه الشبكات أن تؤدي دوراً محورياً لخلق القدرة على الاستجابة عن طريق التفاعل لأي طلبات توجّه إلى المنظمة من خلال مرفق "اسأل المنظمة - Ask FAO".

62- وإنّ المنظمة، من خلال تعمّد توسيع مشاركتها في شبكات المعرفة المتخصصة، ستحسّن ارتباطها بمجتمع المعارف العالمية وسيكون لها بالتالي نفوذ أكبر عند مناقشة القضايا التي تهمّ العالم. كما أنّ ذلك سيمكّن المنظمة من تحديد المصادر الجيدة للخبرة المتخصصة التي يمكن الاستفادة منها لتصميم البرامج وتطبيقها.

63- وستكون مسؤولية توجيه التزام المنظمة المتنامي تجاه شبكات المعرفة وتيسيره إحدى الوظائف الرئيسية لمصلحة تبادل المعارف والاتصالات وبناء القدرات.

دعم بناء القدرات

64- تخصص المنظمة موارد ملحوظة للتدريب ولبناء القدرات، وبخاصة لدعم الأنشطة القطرية والإقليمية، لسكان الريف، للمختصين من الأفراد، لصانعي السياسات وللمؤسسات. ويشمل العمل في هذا المجال الهام معظم البرامج مع أنه لا يعتبر نشاطاً في أي منها. وتتولاه العديد من الوحدات المختلفة والمشاريع والأفراد الذين يعملون في أغلب الأحيان بمعزل عن بعضهم البعض، فيفوّتون عليهم بالتالي الفوائد الممكنة للتآزر. وليس هناك تنسيق رسمي في هذا المجال، رغم إنشاء عدد من الشبكات غير الرسمية لتبادل الأفكار والتجارب بين الموظفين والمهتمين خارج المنظمة.

65- وتستجيب عملية الإصلاح لحرص العديد من الأعضاء على أن تؤدي المنظمة دوراً بارزاً أكثر في مجال بناء القدرات. مما أفضى إلى اقتراح إنشاء برنامج محدد لتبادل المعارف وبناء القدرات وإلى استحداث كيان مؤسسي ضمن مصلحة تبادل المعارف والاتصالات وبناء القدرات بغية تعزيز أبعاد بناء القدرات في برامج المنظمة وتنسيق أنشطة بناء القدرات بين مختلف المصالح وإيضاح التوجّه المتّبع وإقامة برنامج موسّع لأنشطة التدريب. وسيُعتمد نهج جماعي، تشارك فيه الأطراف الفاعلة الرئيسية من المنظمة ككلّ، لتحديد الأولويات والغايات وللتدريب أيضاً على تصميم البرامج، علماً أنّه باستطاعة موظفي الأقسام الفنية مواصلة الاضطلاع بالقسم الأكبر من أعمال التدريب في المنظمة.

66- وسيختلف مع الوقت تركيز أنشطة التدريب على التخصصات، غير أنّ أحد الأهداف الكامنة سيكون إتاحة فرص للتدريب على مواضيع مستجدة بالغة الأهمية وتستهدف صانعي السياسات والموظفين الفنيين على السواء على اعتبار أنّ عملهم يفترض بهم التحلي بفهم واسع لآخر النظريات حول تلك المواضيع.

67- أما مجالات التركيز الرئيسية في أنشطة التدريب الموسّعة فهي:

• إعداد برامج تعلّم في مجال السياسات تتألّف من دورات تدريبية وحلقات عمل وندوات توعية، يعقد بعضها في روما وبعضها الآخر بواسطة نظم التعلّم عن بُعد الموجهة إلى كبار صانعي السياسات والمحللين؛
• التوسع في استخدام المدارس الحقلية للمزارعين من خلال دعم الأقسام والمشاريع الفنية، بما في ذلك دعم شبكات التعلّم؛
• المنح الدراسية: إتباع نهج استباقي لتحديد فرص الحصول على منح للتدريب المتصل بالعمل والاستفادة منها في الشمال كما وفي الجنوب.

68- وبالنسبة إلى أهداف بناء المؤسسات، سيستفيد البرنامج من تجربة بناء المؤسسات على مختلف مستويات المنظمة، وسيستخلص منها أفضل الممارسات ويقدّم دعماً منهجياً لمختلف الوحدات ويشجّع تبادل التجارب.

ب - الهيكل التنظيمي

69 - تنطوي إعادة الهيكلة التي يقترحها المدير العام على إعادة تنظيم مستفيضة للمصالح والأقسام في المقر، لتحقيق توازن أفضل ولزيادة التآزر بين المصالح وداخلها ولتحقيق الاتساق إلى أقصى حد ممكن بين مهام المصالح والتغيرات المقترحة في الهيكل البرامجي المشار إليه أعلاه. كما أن إعادة الهيكلة هذه ستؤدي إلى زيادة فعالية هيكل المنظمة اللامركزي في الاستجابة لاحتياجات الأعضاء وستُسهم في استخدام الموارد من الموظفين بقدر أكبر من الكفاءة.

هيكل المقر

النهج العام

70 - ينطوي الهيكل المقترح للمقر على إقامة عشر مصالح، يرأس كل منها مدير عام مساعد. وسيظل مكتب المفتش العام ومكتب البرنامج والميزانية والتقييم، وكذلك مكتب الشؤون القانونية، مسؤولين مباشرة أمام المدير العام. ويرد في الملحق الثاني الشكل البياني للهيكل.

71 - ولقد كان الهدف من تحديد مسؤوليات المصالح هو تجميع الخبرة الفنية ذات الصلة داخل المنظمة في كيانات تعمل على تحقيق الأهداف الجامعة الأساسية للمنظمة الواردة في هيكل البرامج المنقح المقترح وتكون مسؤولة عن تحقيق تلك الأهداف. ويترتب على ذلك تجميع الموظفين الذين يعملون على معالجة مشكلات مشتركة أو يوجد بينها ارتباط وثيق، مما سييسر زيادة التآزر في تنفيذ البرامج.

72 - ومن المتوقع أيضا أن يؤدي خفض عدد البرامج إلى تيسير إقامة هيكل إداري "أكثر انبساطا" وأقل تسلسلا هرميا. ومن المتوقع أن تصبح الإدارات أو ما يعادلها أقل مستوى إداري معترف به في هيكل المقر، مما يحد من عدد الموظفين الذين يقومون بمهام إدارية على مستويات أخرى. والنقصان المقترح في عدد الخدمات بوجه عام سيؤدي إلى خفض النفقات العامة الإدارية كما سيؤدي إلى تحقيق مزيد من المرونة في نشر الموظفين، فضلا عن تشجيع العمل بروح الفريق. وعلاوة على ذلك، ستؤدي إزالة "الطبقات" الإدارية إلى ترشيد عمليات صنع القرار إلى حد كبير.

73 - وثمة حاجة، في أي هيكل تنظيمي، إلى وجود آليات فعالة لتيسير العمل المشترك بين المصالح والمشترك بين الأقسام الذي يمكن أن يشحذ بنجاح المهارات المتعددة التخصصات للتصدي للقضايا المعقدة. ويتيح الهيكل المقترح استيعاب مهام عدة مجالات أولوية للعمل المتعدد التخصصات في إطار كيانات هيكلية محددة. وستُسند المسؤوليات الرسمية عن تنسيق مجالات الأولوية للعمل المتعدد التخصصات التي ستبقى إلى وحدات محددة داخل الهيكل، مع إسناد مزيد من المسؤوليات إلى المنسقين، المرتبطين بمستوى تمويلي أعلى. وبنفس الطريقة ستتاح لبعض الأقسام أو الإدارات، من قبيل تلك المسؤولة عن أفضل الممارسات وبناء القدرات والأمن الغذائي، والتي تتوقف فعاليتها بشدة على قدرتها على الاستعانة بموظفين من مصالح أخرى في تنفيذ برامج عملها، موارد تمكِّنها من ”التعاقد“ للحصول على ما يلزمها من خبرة فنية من وحدات أخرى بطريقة يسهل التنبؤ بها.

74 - ومن المتصور في الاقتراح أيضا أن تكون هناك ”مراكز مؤسسية“ داخل الهيكل للشبكات المواضيعية لتعزيز الاتصالات بين الموظفين الذين يتقاسمون اهتمامات مشتركة مع أخصائيين أفراد من الخارج في مراكز الخبرة في البلدان الأعضاء. وأخيرا، يجري استعراض تكوين ومهام عدد من اللجان الداخلية، التي تعمل كأفرقة استشارية، أو تساعد في الإشراف، أو تنسق العمل الذي يتجاوز مسؤوليات كل وحدة على حدة، وذلك بهدف ترشيد تلك اللجان أو تعزيزها.

75 - وترد فيما يلي مبررات إنشاء كل مصلحة ومكوناتها الرئيسية. وينصب التركيز أساسا على المصالح والوحدات التنظيمية المتصلة بها التي ستكون جديدة تماما أو ستخضع لتغيير كبير، ومن الممكن قراءة هذا العرض الموجز اقترانا مع الجزء الثالث (أ) المتعلق بالبرامج والسرد في المرفق الرابع الذي يقدم مزيدا من المعلومات عن توجّه البرامج التي تتولى مصالح شتى المسؤولية عنها.

مصلحة التنسيق واللامركزية

76 - تستجيب إقامة هذه المصلحة لخمسة احتياجات هامة مترابطة لكفالة أقصى قدر من الاتساق داخل منظمة الأغذية والزراعة وبين المنظمة وأجزاء منظومة الأمم المتحدة الأخرى. وبذلك ستجمع المصلحة بين سلسلة من المهام لتيسير إتباع نهج موحَّد، وستتيح الإشراف العام على تلك المهام من جانب المدير العام المساعد.

77 - وثمة مهمتان محددتان بشدة هما: (1) توفير مركز للتنسيق على مستوى المنظمة حرصا على وحدة الهدف بين مختلف وحدات المنظمة، أيا كان موقعها؛ و (2) تجميع مسؤولية كفالة أمن وسلامة الموظفين وأصول المنظمة في كيان تنظيمي واحد والامتثال لمعايير الأمم المتحدة الأمنية في جميع الأماكن التي تعمل فيها المنظمة.

78 - وستنطوي التوجهات الثلاثة الأوسع نطاقا لعمل المصلحة على ما يلي: (أ) النهوض بتعاون منظمة الأغذية والزراعة داخل منظومة الأمم المتحدة على جميع المستويات، وتيسير دورها كشريك فعال في النشاطات التي يُضطلع بها على نطاق المنظومة، بما في ذلك العمل على تحقيق الأهداف الإنمائية للألفية وإقامة علاقات وثيقة مع كل وكالة من وكالات الأمم المتحدة الشريكة؛ (ب) الحرص على أن تحافظ المكاتب الميدانية في المنظمة على مكانتها كمركز تقِّدم من خلاله تقاريرها إلى المقر وتتلقى التوجيهات منه، و (ج) مواصلة كفالة أداء المؤتمر والمجلس والهيئات الرياسية الأخرى لمهام كل منها بفعالية، وتيسير تدفق المعلومات في اتجاهين بطريقة أفضل بين منظمة الأغذية والزراعة والأجهزة الحكومية الدولية المركزية للأمم المتحدة من قبيل المجلس الاقتصادي والاجتماعي.

مصلحة الزراعة والتغذية والأمن الحيوي وحماية المستهلكين

79 - ستتناول هذه المصلحة بطريقة كلية جميع القضايا التي يشملها الأمن الحيوي والسلسلة الغذائية، أو نهج "من المزرعة إلى المائدة". وهي بذلك ستشمل الإنتاج وإدارة المحاصيل والثروة الحيوانية وصيانتها، وستجمع بين الموظفين الذين يتعاملون مع قضايا الأمراض والآفات النباتية والحيوانية، وستتولى أيضا العمل المتعلق بجودة الأغذية وحماية المستهلكين. ولذا ستكون المصلحة مسؤولة عن مساهمات منظمة الأغذية والزراعة في الدستور الغذائي في إطار البرنامج المشترك مع منظمة الصحة العالمية. وسيواصل القسم المشترك بين منظمة الأغذية والزراعة والوكالة الدولية للطاقة الذرية الموجود في فيينا دعم تطبيق الطاقة الذرية (النظائر المشعة والإشعاع) والطرائق التقنية الحيوية المتصلة بها وتحليل جودة الأغذية لتحسين قدرات البلدان الأعضاء.

مصلحة الغابات

80 - مع أن اختصاصات مصلحة الغابات ستظل أساسا دون تغيير، فإن هيكلها سيعدَّل لكفالة وجود تفاعل أفضل فيما بين مختلف أوجه عملها. وثمة موضوعان هامان شاملان لعدة قطاعات ستتولاهما المصلحة هما حرائق الغابات وإعادة زرع الغابات.

مصلحة مصايد الأسماك وتربية الأحياء المائية

81 - إن إضافة تربية الأحياء المائية إلى اسم المصلحة هو تجسيد للاقتراح الداعي إلى كفالة تحقيق توازن أفضل داخل البرامج بين مصايد الأسماك وتربية الأحياء المائية، في ضوء تزايد أهمية تربية الأحياء المائية في الإمدادات الغذائية وسُبُل المعيشة في الريف. وسيكون هيكل المصلحة مماثلا لهيكل مصلحة الغابات، وستتولى المصلحة أيضا، عن طريق مكتب المدير العام المساعد، جميع القضايا الشاملة من قبيل مدونة السلوك للصيد الرشيد.

مصلحة الموارد الطبيعية والتقانة والتنمية المستدامة

82 - ستكون المصلحة مسؤولة عن حافظة متسقة من التخصصات المتعلقة بإدارة الموارد الطبيعية إدارة مستدامة. وسيشمل العمل المتعلق بالموارد من الأراضي والمياه قضايا حيازة الأراضي؛ والعمل المتعلق بالجوانب الفنية والبيئية للتنمية المستدامة سيشمل الآن تنمية الجبال، وسيشمل العمل المتعلق بالبحوث والتقانة، بما في ذلك العلاقات مع الجماعة الاستشارية للبحوث الزراعية الدولية والنظم القطرية للبحوث الزراعية، الاتصال البحثي عن طريق الإرشاد. وستُعطى الأولوية في هيكل المصلحة وكذلك في برنامج عملها لأثر تغير المناخ على الزراعة. وسيكون من الموضوعات الرئيسية الشاملة لعدة قطاعات بالنسبة للمصلحة قطاع اقتصاد الموارد الطبيعية.

مصلحة التنمية الاقتصادية والاجتماعية

83 - ستجمع هذه المصلحة بين العمل التحليلي والإحصائي لدعم وجود سياسات واستراتيجيات فعالة بالعمل في مجالات إجراء دراسات منظورية، واقتصاد التنمية الزراعية، والمساعدة على صعيد السياسات، والتجارة والتسويق. وستوحِّد عمل المنظمة بشأن رصد الأمن الغذائي والإبلاغ عنه. وهذا العمل سيكون مرتبطا ارتباطا عضويا، عن طريق إدماج مركز الاستثمار في المصلحة وإدماج نشاطات أخرى فيها خاصة بتعبئة الموارد، بتقييم منظمة الأغذية والزراعة للاحتياجات ودعمها للجهود التي يبذلها الأعضاء من البلدان النامية لتعبئة موارد على مستوى يتناسب مع حجم وطبيعة مشكلات التنمية الريفية والحد من الفقر وانعدام الأمن الغذائي لديهم. وبالنظر إلى هذا الطابع المساعد ستتولى المصلحة أيضا برنامج التعاون الفني.

مصلحة برامج الاتصال

84 - ستكون المصلحة مسؤولة عن اتساق جميع نشاطات الاتصال التي تضطلع بها المنظمة، وعن جودة تلك النشاطات ومحتواها ونطاقها، بما في ذلك نشاطات التعاون الفني المعتادة وبرامج الطوارئ. وهذا يحقق مهمة ثنائية هي، من ناحية، ترجمة المفاهيم والنتائج التي يتم التوصل إليها عن طريق النشاطات العالمية للمنظمة ونشاطاتها في مجال وضع المعايير، وإثراء ذلك العمل العالمي عن طريق المعلومات التي تُستمد من الخبرة الميدانية، من الناحية الأخرى.

85 - وستركّز المصلحة على (1) التحول عن المشروعات الصغيرة الكثيرة نحو برامج للتعاون الفني أكثر تكاملا ومتعددة المكونات، مرتبطة ببرامج الأفرقة القطرية الأخرى لأعضاء الأمم المتحدة ومتسقة تماما مع الأولويات الحكومية؛ و (2) التحول تدريجيا عن توليد مشروعات وبرامج لكي تنفذها منظمة الأغذية والزراعة نحو دعم برامج التنمية التي توجَّه وتنفَّذ على المستويين القطري والإقليمي؛ (3) تحسين الصلات بين الدعم الذي تقدمه منظمة الأغذية والزراعة في حالات الطوارئ ومن أجل الإحياء والتنمية الأطول أجلا؛ (4) إيجاد مساءلات ومسؤوليات لا لبس فيها وتحسين الدعم التشغيلي والفني المقدم للمكاتب الإقليمية الفرعية والقطرية و (5) تحسين الشفافية والأداء عن طريق زيادة فعالية الإشراف والرصد والإبلاغ، فضلا عن وجود فهم متعمق لأهداف وبرامج التنمية القطرية والإقليمية. وستتولى المصلحة أيضا القيادة داخل المنظمة في دعم برامج الأمن الغذائي الوطنية والإقليمية الكبيرة النطاق، وستكفل إدماج "أفضل الممارسات" التي تُحدد وتُنشر عن طريق نشاطات المنظمة والمستمدة من الخبرة الميدانية في مجال تبادل المعارف في برامج التعاون الخاصة بالمنظمة.

مصلحة التحالفات وسُبُل المعيشة في الريف

86 - يجسِّد إنشاء هذه المصلحة الأولوية الواجب إعطاؤها لوجود نشاطات ترويجية أقوى، في متابعة مؤتمر القمة العالمي للأغذية: خمس سنوات بعد الانعقاد وفي المساهمة في تحقيق الأهداف الإنمائية للألفية. وستجمع تحت مظلة واحدة عددا من مبادرات التوعية والتعاون التي كانت المسؤولية عنها متفرقة حتى الآن بين وحدات شتى، وهذه النشاطات هي: تشجيع التحالفات القطرية، واللجان والرابطات الوطنية لمنظمة الأغذية والزراعة؛ والشراكات مع المنظمات غير الحكومية ومنظمات المجتمع المدني؛ والتعاون مع البرلمانات والهيئات الوطنية اللامركزية من قبيل المناطق والبلديات والمجالس الاقتصادية والاجتماعية؛ ويوم الأغذية العالمي، وبرنامج تليفود، وغير ذلك من الأحداث الخاصة.

87 - وسيكون التوجّه الرئيسي الثاني هو تعميم الاهتمام بقضايا المساواة بين الجنسين والإنصاف في المجتمعات الريفية؛ مع إدخال محور تركيز جديد هو تغذية الطفل وتلبية الاحتياجات الخاصة للسكان المحليين وللسكان الذين يعانون من المرض. وسيكون مجال التركيز الثالث هو دعم منظمات سكان الريف والمؤسسات الريفية الأخرى، ومعالجة مسألة العمالة الريفية كجزء من استراتيجيات أوسع نطاقا لسُبل المعيشة في الريف. وستسعى المصلحة إلى إقامة شراكات وثيقة في هذه المجالات مع منظمات الأمم المتحدة الأخرى، على المستويين العالمي والقطري.

88 - وستوجد في المصلحة أمانة التحالف الدولي ضد الجوع وأمانة شبكة منظومة الأمم المتحدة للتنمية الريفية والأمن الغذائي، وستتولى المصلحة مسؤولية خاصة عن متابعة اعتماد الخطوط التوجيهية الطوعية بشأن الحق في الغذاء.

مصلحة تبادل المعارف والاتصال وبناء القدرات

89 - سيكون الهدف الرئيسي لهذه المصلحة هو كفالة إتباع منظمة الأغذية والزراعة نهجا سبَّاقا بدرجة أكبر فيما يتعلق باكتساب المعلومات والمعارف وأفضل الممارسات وتبادلها مع البلدان الأعضاء وفيما بينها ومع المراكز الأخرى للخبرة الرفيعة. وستقوم بتجميع النشاطات الرئيسية التي يتكون منها تقديم دعم فعال لتبادل المعارف والاتصال وبناء القدرات.

90 - وهذا يشمل موظفين يتولون دعم البنية الأساسية للمعلومات والاتصال والتقانة التي تربط خبراء منظمة الأغذية والزراعة في مختلف المواضيع بنظرائهم في البلدان عبر العالم، وموظفين يقيمون نظما للمعلومات تعبر عن معارف المنظمة وأفضل ممارساتها وتتيح تلك المعارف والممارسات للآخرين، وذلك فضلا عن وجود محللين للمعلومات يصنّفون معارف المنظمة ويقومون بتوليفها لجعل الإطلاع عليها أيسر منالا.

91 - وهذا يشمل أيضا وجود خبراء في بناء القدرات يساعدون المؤسسات الوطنية في تعزيز قدرتها على الاستجابة لمطالب السكان، ويشجعون ويدعمون على حد سواء إعداد وتنفيذ برامج لبناء القدرات من جانب وحدات منظمة الأغذية والزراعة وبرامج المساعدة. وأخيرا، تضم المصلحة الخبرة الفنية لأولئك الذين تتمثل مهمتهم في كفالة إيصال الرسائل الرئيسية لمنظمة الأغذية والزراعة بفعالية إلى الجمهور بنطاقه الأوسع.

92 - ونشاطات إقامة نُظم المعلومات متفرقة حاليا داخل المنظمة بأكملها. ولتحسين التكامل بين النُظم ولتجنَّب ازدواجية الجهود ستُجمع في المصلحة كل نشاطات وضع مفاهيم نُظم المعلومات وإقامتها وإدارتها. كما سيشكل هذا الأساس لنظام معلومات إدارية فعّال يساعد الإدارة العليا على اتخاذ القرارات.

مصلحة الموارد البشرية والمالية والمادية

93 - من التطورات الرئيسية لنموذج إدارة الموارد البشرية ومن الجوانب الأساسية لمقترحات الإصلاح تطبيق مفهوم وجود مركز للخدمات المشتركة. وهذا المركز سيكون كيانا تنظيميا قائما بحد ذاته يقدم خدمات الدعم المركزية بكفاءة عن طريق توحيد المهام الإدارية لتقديم تلك الخدمات بأقصى قدر ممكن من الفعالية والكفاءة، مما يؤدي إلى تجنّب التجزّؤ والازدواجية بحيث يتسنى تحقيق وفورات الحجم وتحقيق وفورات من حيث التكلفة. وفضلا عن عدد من التدابير الأخرى الموفّرة للتكلفة في خدمات الدعم، سيحقق وجود مركز خدمات من هذا القبيل مكاسب من حيث الكفاءة في الإدارة وذلك بخفض تكاليف التشغيل وباستخدام التقانة من أجل إلغاء المعالجة الورقية للمعاملات. وستقدم المصلحة، علاوة على إيواء هذا المركز، الخدمات الإدارية الأساسية المتعلقة بالموارد البشرية والمالية والمادية لمنظمة الأغذية والزراعة.

الشبكة اللامركزية

النهج العام

94 - تهدف التغييرات الهيكلية إلى زيادة قدرة المنظمة على الاستجابة لاحتياجات البلدان الأعضاء والمنظمات الإقليمية والإقليمية الفرعية التابعين لها والتي تلعب دوراً متزايد الأهمية في مجال الزراعة، والأمن الغذائي، والاتجار بالمنتجات الغذائية. وهذا يحتاج إلى وجود منظمة شاملة حقيقية لها شبكتها وتعمل على المستويات القطرية، والإقليمية الفرعية، والإقليمية، والعالمية. ومن الضروري أن تتناسب القدرة والموارد والسلطة في كل مستوى من هذه المستويات مع المهمة التي تقوم بها، مع احترام مبدأ أداء العمل على المستوى الذي ينفذ بقدر كبير من الفعالية ضمن حدود الموارد المتاحة.

95 - تركز التغييرات في الهيكل اللامركزى بصورة أساسية على تدعيم ما يبذل من جهود على المستويين القطري والإقليمي الفرعي. وفي هذا الإطار، يقضي دور المنظمة بأن تجعل نفسها منظمة مفيدة وشريكاً له قيمته تساهم، عندما يكون لها مزايا نسبية،في تصميم وتنفيذ السياسات ذات الطابع القطري والاستراتيجيات والبرامج والمشروعات التي يكون لها علاقة بتحقيق الأهداف الإنمائية للألفية ونمو القطاع الزراعي، والإدارة المستدامة للموارد الطبيعية، والمساهمة في نمو التجارة الدولية والتجارة فيما بين الأقاليم.

96 - أما نقطة البداية لهذا النهج على المستوى القطري فهي الأُطر القطرية المتوسطة الأجل ذات الأولوية والتي يتم تطويرها بقيادة المكاتب القطرية للمنظمة بالتشاور مع المسؤولين في الحكومة والشركاء في التنمية ومجتمع الجهات المانحة. وتصف هذه الأُطر كيف يمكن للمنظمة أن تقدم أفضل مساعدة للبلد المعني من أجل تلبية هذه الأولويات بما في ذلك الأهداف الإنمائية للألفية، مع الأخذ في الاعتبار مصالح وبرامج الشركاء والجهات المانحة وغير ذلك من الأُطر التي يمكن أن تكون موجودة بالفعل مثل مجالس التعاون الجمركية وأُطر المساعدات الإنمائية للأمم المتحدة وأوراق استراتيجيات تخفيض الفقر. وهذه الأُطر القطرية المتوسطة الأجل ذات الأولوية، وإلى جانب تركيزها وتطبيقها على النطاق القطري، هي بمثابة حجر الزاوية للبرامج الإقليمية والإقليمية الفرعية التي تقوم بها المنظمة كما أنها مدخل هام للقرارات المتعلقة بمجموعة المهارات الفنية المطلوبة على المستوى الإقليمي الفرعي. لذلك فإن برامج المنظمة يمكن أن تستند أولاً وقبل كل شيء إلى أساس موجود على المستوى القطري، ويمكن لهذا الأساس، إلى جانب نتائج المؤتمرات الإقليمية والأجهزة والهيئات الإقليمية الأخرى أن تنصهر في الاستراتيجيات الجامعة للمنظمة وفي خططها وبرامج عملها.

97 - لتحقيق هذه الأهداف، من الضروري تعديل أداء الهيكل اللامركزى للمنظمة. ويؤكد كل من التقييم المستقل لأسلوب اللامركزية في المنظمة، واستعراض إسهام المنظمة في تحقيق الأهداف الإنمائية للألفية، على ضرورة تحسين وتدعيم قدرة المنظمة على الاستجابة على المستوى القطري، بما في ذلك من خلال اتخاذ تدابير لضمان اختيار أفضل المرشحين المحتملين لوظائف المكاتب القطرية للمنظمة وتقديم التدريب الملائم لهم. وهما يسلمان في الوقت ذاته بأن المكاتب القطرية يلزم أن تكون قادرة على جلب القدر الكافي من القدرات الفنية الإضافية وقدرات المساعدة في مجال السياسات حتى تتمكن من مساعدة البلدان على صياغة الأدوات الرئيسية مثل أوراق استراتيجيات تخفيض الفقر، كما يسلمان أيضاً بأن النهج الأكثر ملاءمة لتقديم الدعم هو من خلال الأفرقة المعززة المتعددة الاختصاصات القادرة على تقديم المساعدة الفنية والمساعدة في مجال السياسات بطريقة مجردة في أفضل المواقع داخل الأقاليم الفرعية.

98 - وقد تم بالفعل اتخاذ عدد من التدابير لتدعيم ممثليات المنظمة ذاتها وسيتم مواصلة هذه التدابير. وتضيف مقترحات الإصلاح بُعداً آخر، حيث أنها تتوخى نهج "الطريق ذو الاتجاهين" بحيث تكون القدرات الفنية لدى المكاتب الإقليمية ذاتها جزءاً من القدرات المتعددة الاختصاصات لدى الإقليم الفرعي الذي تتواجد فيه، لذلك فهي ستكون ملائمة لتقديم المساعدة من أجل تلبية احتياجات البلدان المجاورة. ومن الواضح أن مثل هذا النهج ستكون له آثاره على تزويد المكاتب القطرية بالموظفين حيث سيتم، في بعض الحالات، تدعيمهم بموظفي البرنامج القطري، غير أن هذا سيتيح قدراً أكبر من المرونة والكفاءة في استخدام الموارد البشرية المتاحة داخل المنظمة. ويندرج في هذا الإطار تصور عملية تحديث الهيكل اللامركزى.

99 - هناك مسألة هامة أخرى جرى التطرّق إليها وهي التغطية القطرية. وتماشيا مع مبدأ الشمولية في خدمة البلدان الأعضاء، أصبح من الضروري إتباع نهج شامل يضمن حصول جميع الأعضاء على قدر كاف من الخدمات من المنظمة، وستتيح شبكة المكاتب الإقليمية الفرعية مجالاً أوضح لتلبية هذه الاحتياجات، وستقوم المكاتب القطرية بتدعيم ذلك واستكماله تماشيا مع النهج الموضح أعلاه ولكن مع تطبيق مبدأ الانتقائية عند تخصيص نسبة أكبر من الموارد الإجمالية للمكاتب القطرية من أجل مجموعات البلدان التي يحددها المجتمع الدولي على أنها بلدان في أمس الحاجة إلى المساعدة. وهذا يعنى في الواقع أن حجم وأسلوب الوجود القطري للمنظمة سيختلف عما هو عليه في الوقت الحاضر.

المكاتب الميدانية

100 - لذلك من المقترح أن يتم إصلاح الشبكة اللامركزية على النحو التالي:

• في البلدان البالغ عددها 114 بلداً المدرجة في فئات البلدان الأقل نمواً، وبلدان العجز الغذائي ذات الدخل المنخفض، والبلدان النامية غير الساحلية، أو البلدان النامية الجزرية الصغيرة ستقوم المنظمة بتغطية معظم تكاليف المكاتب القطرية في إطار الاتفاقات الموحّدة مع البلدان المضيفة. وستتاح هذه التغطية إما عن طريق مكتب تمثيلي كامل للمنظمة أو عن طريق مكتب أصغر ينشأ بموجب ترتيبات تفويضية متعددة الأطراف (مساعد قطرى لممثل المنظمة، مع اثنين من موظفي فئة الخدمات العامة، وذلك تحت رئاسة ممثل المنظمة في بلد مجاور) أو عن طريق مراسل قطري. وسيتم اقتسام تكلفة مكاتب التمثيل في البلدان غير المدرجة في فئات البلدان الأقل نمواً، وبلدان العجز الغذائي ذات الدخل المنخفض، والبلدان النامية غير الساحلية، أو البلدان النامية الجزرية الصغيرة حيث تساهم المنظمة فقط بتكلفة ممثل واحد للمنظمة وواحد من الخدمات المعاونة. وسيكون مطلوباً من الدولة المضيفة تغطية التكاليف الأخرى للمكتب القطري. أما آثار هذه المقترحات فتتمثل في أن الموارد المخصصة للبلدان الـ 114 التي هي في أمسّ الحاجة إليها، ستزيد من 79 في المائة إلى نحو 89 في المائة من مجموع الموارد المخصصة للمكاتب الميدانية. ويعتمد عدد ممثليات المنظمة على برنامج العمل والميزانية المعتمد في كل فترة مالية من جانب المؤتمر عوضاً عن تحديده عند مستوى 78، كما هي الحال منذ مؤتمر عام 1987.¹
• سيتوقف العمل بمخطط انتداب الموظفين الفنيين/ممثل المنظمة بشكله الحالي.
• سيكون هناك 16 مكتباً إقليمياً فرعياً؛ ثلاثة منها ستكون موجودة بالاشتراك مع المكاتب الإقليمية الحالية. وسيؤدى ذلك إلى إعادة تنظيم الدعم التقني والتشغيلي للبلدان الأعضاء إلى مجموعات جغرافية استناداً، بقدر الإمكان، إلى العضوية في منظمات التكامل الاقتصادي الإقليمية ودون الإقليمية مع تفادى الازدواجية. وستضم المكاتب الإقليمية الفرعية أفرقة متعددة التخصصات مع خبراء متخصصين في مواضيع محددة، بما في ذلك مسؤولى السياسات سواء كانوا موجودين في ذات المكتب أو في بلدان في الإقليم الفرعي حيث سيقومون أيضاً بمباشرة مهام ممثل المنظمة بمساعدة فريق ملائم في مجال الإدارة وتقانة المعلومات وذلك تحت رئاسة منسق إقليمي فرعى.
• من الضروري أن يساهم هذا النهج الجديد في تعزيز التعاون الإقليمي والإقليمي الفرعي ويضمن درجة من التجانس بين البلدان في ذات المجموعة، ويترتب على ذلك أن تكون هناك إمكانية لتقديم خدمات ذات كفاءة وأكثر فاعلية للبلدان الأعضاء. وسيصبح موظفو المنظمة الفنيون أقرب إلى البلدان الأعضاء مما يتيح إشرافاً استراتيجيا شاملاً على القطاع الفرعي مع تقديم الدعم في مجال التخصص وفي مجال السياسات للمكاتب القطرية والحكومات المضيفة.
• ستتيح المقترحات الموضحة سلفاً تحقيق الاستفادة القصوى من الخبرات التقنية المتاحة حيث أنها تضمن اشتراك ممثلى المنظمة في عمل الأفرقة الإقليمية الفرعية متعددة التخصصات في مجال تخصص كل منها بنسبة 30 في المائة من الوقت. وتسمح هذه الترتيبات بزيادة شبكة المكاتب القطرية بما يمكنها من الاستجابة بطريقة أفضل لمتطلبات الدعم التقني كما تسمح أيضاً بزيادة استخدام القدرات القطرية بصورة كبيرة وذلك عن طريق الموظفين المهنيين القطريين.
• من المتوقع، رهناً بموافقة المنظمات المعنية، تعيين مراكز اتصال للمنظمة لقيادة التعاون مع منظمات التكامل الاقتصادي الإقليمية. وفي كثير من الحالات سيكون هؤلاء الموظفون هم ممثلي المنظمة القطريين، أو المنسق الإقليمي الفرعي، أو حتى الممثل الإقليمي ذاته، وفي حالات أخرى ستغطى المنظمة تكلفة موظف فني واحد ووظيفة واحدة من فئة الخدمات العامة، أما منظمة التكامل الاقتصادي القطري المعنية فسوف يطلب إليها تقديم مقر المكتب وبعض الدعم اللوجستى. ويتم السعي لإبرام ترتيبات مماثلة لاقتسام التكاليف بالنسبة لمراكز اتصال المنظمة في عدد قليل من البلدان الأعضاء النامية، وذلك لدعم أنشطة المناصرة وإذكاء الوعي.
• سيتغير دور المكاتب الإقليمية، بحيث يزيد تركيزها على القضايا الإقليمية الرئيسية وعلى المؤسسات على اتساع الإقليم، وتساهم بصورة ملموسة في صياغة الاستراتيجيات والسياسات الإقليمية، مع القيام بدور الريادة في تنظيم المؤتمرات الإقليمية، وإعداد الأبعاد الإقليمية لبرنامج العمل بطريقة متجانسة وإعداد التقارير بصورة دورية عن أداء المنظمة في الإقليم.
• سيتم إصلاح خطوط الاتصال والإبلاغ بين هذه المستويات من اللامركزية والمقر الرئيسي وستتولى مسؤولية الإشراف عليها مصلحة مستحدثة للتنسيق واللامركزية تحت رئاسة مساعد المدير العام. أما خط الإبلاغ بالنسبة للبرامج الموسّعة فسيكون من المكتب القطري من خلال المنسق الإقليمي الفرعي إلى مساعد مدير عام مصلحة الإرشاد.
• وأخيراً، ولضمان أن يكون لدى المكاتب الميدانية القدرة على تقديم الخدمات اللازمة للبلدان الأعضاء، سيتم تزويدها بوسائل الاتصال الأفضل، وإتاحة التمويل (بما في ذلك الموارد لغير الموظفين، وبدلات السفر، وإتاحة موارد كافية من أجل تنمية قدرات الموظفين) والوصول بصورة أفضل إلى الهيئات العامة، وزيادة تفويض السلطات فيما يتعلق بالموظفين والمسائل المالية. وقد تم تصميم مواصفات جديدة لممثلي المنظمة وكذلك أسلوب جديد لاختيارهم وتعيينهم، وسيبدأ قبل نهاية العام تشغيل نظام شامل لتقييم الأداء بالنسبة لرؤساء المكاتب الميدانية، وسيتم إدخال نظم للاستعراض والرصد اللاحق لمراقبة مدى الإلتزام بقواعد وإجراءات المنظمة.

101 - يعرض الاقتراح الموضح سلفاً هيكلاً لامركزياً أكثر توازناً وأكثر فعالية. ومن الضروري أن يتم التنفيذ بصورة تدريجية ومع الاحترام الكامل للاتفاقيات الحالية مع البلدان مع إيلاء اهتمام دقيق لمعرفة الآثار بالنسبة لموظفي المكاتب الحاليين على مختلف المستويات. وترد الآثار المالية الشاملة في القسم الرابع.

ترتيبات وبرامج مشتركة مع شركاء الأمم المتحدة

102 - هناك جانب هام في مقترحات الإصلاح، وهو جانب يحتاج إلى متابعة نشطة خلال العامين القادمين ألا وهو تطوير الترتيبات المشتركة بكافة أنواعها والمبرمة مع الوكالات والمنظمات الأخرى في منظومة الأمم المتحدة. ويوجد لدى منظمة الأغذية والزراعة ترتيبات قديمة العهد من هذا النوع، مثل القسم المشترك مع الوكالة الدولية للطاقة الذرية، ومركز الاستثمار، والبنك الدولي، ومؤسسات تمويل دولية أخرى، والبرنامج المشترك مع منظمة الصحة العالمية والدستور الغذائي.

103- ومثل هذه الترتيبات، القائمة على الشراكات الوثيقة والتمويل المشترك لبرامج يتفق عليها، من شأنها أن تسهل التعاون الفني عند التصدى لأهداف رئيسية إلى جانب إتاحة الفرص لزيادة الكفاءة التكاليفية والقضاء على ازدواجية العمل في الحالات التي توجد بها ازدواجية في المهام. ويقترح المدير العام الدخول في مناقشات مع الشركاء المحتملين لتوسيع المجال أمام المنظمة للرجوع إلى مثل هذه الترتيبات، بهدف إبرام ترتيبات مشتركة لها أهداف زمنية واضحة مع اقتسام الموارد. وبخاصة في المجالات التالية: الزراعة الحضرية (مع برنامج الأمم المتحدة للمستوطنات البشرية) وتغير المناخ (مع منظمة الأرصاد الجوية) والصناعات الزراعية (مع اليونيدو) والتعليم الريفي (مع اليونسكو) والعمالة الريفية (مع منظمة العمل الدولية) واتفاقية الموافقة المسبقة عن علم (مع برنامج الأمم المتحدة للبيئة) والجوع وسوء التغذية بين الأطفال (مع اليونيسيف) ونظم تقانة المعلومات (مع الاتحاد الدولي للاتصالات) والحدائق المدرسية (مع برنامج الأغذية العالمي) ودور المرأة في الزراعة (مع صندوق الأمم المتحدة للسكان) والتجارة والتسويق (مع مؤتمر الأمم المتحدة للتجارة والتنمية).

104 - بمجرد أن يتم إنشاء هذه الترتيبات رسمياً، وبعد موافقة الأجهزة الرياسية في المنظمة وكل منظمة من المنظمات الشريكة، ستشكل هذه البرامج جزءاً من الهيكل التنظيمي والبرامجى للمنظمة وميزانيتها، وذلك بنفس الطريقة التي تظهر فيها الترتيبات القائمة في الوقت الحاضر.

ج - ترشيد العمليات لتحقيق مكاسب من حيث الكفاءة والأداء

السياق

105 - لقد شجّع المجلس الأمانة، في دورته الثامنة والعشرين بعد المائة المعقودة في يونيو/حزيران 2005، لدى استعراضه موجز برنامج العمل والميزانية 2006-2007، على أن تكون أكثر طموحا في السعي إلى تحقيق تحسينات من حيث زيادة الكفاءة والإنتاجية.⁽²⁾ واتفق المجلس، لدى نظره في متابعة التقييم المستقل للامركزية، مع لجنة البرنامج في تقييمها للحاجة إلى إحداث تحوُّل كبير في ثقافة المنظمة، يتضمن زيادة تمكين الموظفين وتكييف ممارسات المنظمة في مجال إدارة الموارد البشرية.⁽³⁾

106 - وتتيح مقترحات الإصلاح فرصا لتحقيق مكاسب كبيرة من حيث الأداء والكفاءة التشغيلية. وفي مجالات عديدة، منها مثلا إدارة الموارد البشرية، هناك بالفعل تغييرات رئيسية جارية حاليا. وفي مجالات أخرى يجري النظر في أساليب عمل جديدة أو محسَّنة ولكنها لم تنفذ بعد، وبخاصة حيثما كانت متوقفة على استكمال الاستثمارات المتعلقة بتقانة المعلومات.

107- والهيكل التنظيمي المقترح سييسر الاضطلاع بعمليات المنظمة بمزيد من الكفاءة. فعلى سبيل المثال، يتيسر تحقيق وفورات بفضل الكفاءة عن طريق وجود هيكل ”أكثر انبساطا“ ويتسم بقدر أكبر من اللامركزية مع وجود إمكانات للمساءلة أكثر وضوحا، ولكن هذه الوفورات ستزيد أكثر فأكثر إذا ارتبطت بأساليب أفضل للعمل. ولتحديد الفرص المتاحة فورا لتحقيق مكاسب من حيث أداء الموظفين والكفاءة التشغيلية، أُجري استعراض للمجالات التي يمكن إدخال تحسينات فيها، ويشكّل هذا الاستعراض الأساس اللازم لاتخاذ مزيد من التدابير المكمِّلة للمبادرات المخطط لها الوارد وصفها فعلا في برنامج العمل والميزانية الرئيسي.⁽⁴⁾ وعلاوة على ذلك تعتزم الأمانة أن تُجري خلال السنة الأولى من فترة السنتين استعراضا دقيقا لتقدير المخاطر فيما يتعلق بجميع الإجراءات الإدارية الموجودة حاليا وذلك لتحديد مدى إمكانية إلغاء هذه العمليات أو زيادة ترشيدها مع الإبقاء على آلية فعالة للرقابة الداخلية. وفي ضوء نتائج هذا الاستعراض ستحدد المنظمة، من منظور الاحتياجات إلى الموارد، والاحتياجات إلى الدعم الإداري الإجمالية للمنظمة بعد إصلاحها.

108 - وكثير من الممارسات الإدارية الحالية هو انعكاس لثقافة مؤسسية تنفر من المخاطرة، وهي ثقافة أدت إلى الحاجة إلى موافقات متعددة على تدابير كثيرة وإلى حدوث تصاعد في مستوى الموافقة النهائي. ومع زيادة تفويض السلطة واللامركزية، حان الوقت للنظر في فرص تحقيق مكاسب من حيث الكفاءة، والاستعاضة عن الضوابط السابقة للتنفيذ وعن الموافقات المتعددة التي تطبق الآن على معظم أنواع المعاملات بضوابط لاحقة للتنفيذ تدعمها ضوابط نظام فعّال للمعلومات الإدارية. ويتمثل الهدف من ذلك في الحد من تكاليف المعاملات، وتسريع عملية صُنع القرار، وتعزيز مساءلة المديرين، وزيادة فعالية المنظمة عموما. وسيؤدي التحوُّل عن استخدام الأشكال الورقية إلى الأشكال الإلكترونية فيما يتعلق بمعظم التدابير الإدارية قبل التنفيذ، مع حدوث انخفاض في عدد الموافقات المطلوبة وفي مدى ارتفاع مستواها، إلى تعزيز الفوائد التي تحققت بالفعل نتيجة لاستثمارات كبيرة في تحسين النُظم الحاسوبية للأبعاد اللاحقة للتنفيذ الخاصة بمعالجة المعاملات وسيُحسّن التجاوب التشغيلي من جانب المنظمة.

109 - وسيؤدي أيضا حدوث انخفاض في عدد الوحدات والأماكن التي تُعالج فيها التدابير الإدارية إلى خفض التكاليف الإدارية، وتيسير توحيد معالجة المعاملات على مستوى المنظمة، وتحقيق وفورات الحجم. وسيتحقق ذلك بإقامة مركز للخدمات المشتركة سيقوم في البداية بإضفاء الطابع المركزي على عدد من التدابير الإدارية ولكن بهدف القيام في نهاية الأمر بنقل التدابير التي يمكن أن يتولاها موظفون في أماكن تكون التكاليف فيها أقل كثيرا من روما، وذلك بناء على التجربة الإيجابية لإدارة الدعم الإداري التي أُقيمت في سنة 2000 (ووفرت 60 وظيفة). ويجري اختبار هذا النهج بنقل أعمال تطوير نُظم المعلومات المرتبطة بمشروع نظام إدارة الموارد البشرية إلى بانكوك حيث التكلفة أقل.

110 - وهذه التحسينات عنصر أساسي في عملية الإصلاح العامة وتنفيذها شرط مسبق لتحقيق الكثير من الفوائد المقصودة من التغييرات في البرامج والتغييرات الهيكلية ولذا فهي معروضة على الأعضاء.

تدابير التبسيط

111 - إن المنظمة ملتزمة بأن تتحرك بسرعة بشأن طائفة واسعة من تدابير التبسيط المترابطة، التي تبدو كثرة منها صغيرة الحجم ولكنها تحقق معا أثرا بعيد المدى على كفاءة المنظمة. وتشمل هذه التدابير إدارة الموارد البشرية، والعملية والإجراءات الداخلية، وإقامة مركز للخدمات المشتركة. وعلاوة على هذه التدابير (التي ترد فيما يلي قائمة بها)، وكما هو مذكور آنفا، سيصدر تكليف بإجراء دراسة بشأن مزيد من الخيارات لإلغاء الإجراءات أو تحسينها وللاحتياجات من الموارد من أجل الخدمات الإدارية. وستكون نقطة الانطلاق للجانب الأخير الاستعراضات الإدارية المستقلة التي أُجريت مؤخرا بشأن قسمين في مصلحة الشؤون الإدارية والمالية، بحيث يجري توسيع نطاق تلك الاستعراضات لتشمل الأقسام المتبقية في المصلحة، وبحيث تهتدي بفرص الترشيد الناجمة عن عملية الإصلاح.

تحسين إدارة الموارد البشرية

112 - تُجري المنظمة حاليا استعدادات لإطلاق نظام إدارة الموارد البشرية بواسطة برنامج أوراكل بحلول نهاية سنة 2006. وسيؤدي ذلك إلى تحقيق تحسينات كبيرة في عمليات إدارة التدابير المتعلقة بالموظفين في المنظمة بأكملها عن طريق بدء تطبيق نموذج إدارة الموارد البشرية (HRMM)، الذي يتواكب مع تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية. وسينفّذ نموذج إدارة الموارد البشرية الجديد نظاما للإدارة المتكاملة للموارد البشرية تجري فيه معظم المعاملات الخاصة بالموارد البشرية إلكترونيا. وهو سيعترف بالقدرة على اتخاذ قرارات بشأن الأمور المتعلقة بالموارد البشرية في مكان مختلف عن المكان الذي تُعالج فيه تلك القرارات. وسيعيد أيضا تنظيم مهمة الموارد البشرية لترشيد تقديم الخدمات وتوحيده وللإفراج عن الموارد تحقيقا لوفورات ولتحسينات أيضا في نوعية التخطيط للموارد البشرية؛ وزيادة تفويضات السلطة والرصد والمساءلة عن طريق تحسين الإبلاغ عن المعلومات الإدارية.

113 - وسيؤدي أيضا النموذج الجديد لإدارة الموارد البشرية إلى وجود نظام للمعلومات الإدارية ييسر تقديم تقارير عن تحليل الاتجاهات وعن الاستثناءات في الوقت الحقيقي بشأن طائفة من الأمور المتعلقة بالموارد البشرية. وسيعزز النظام إلى حد كبير قدرة الإدارة العليا على رصد السلطة المفوضة مما يحسِّن المساءلة.

114 - وعلاوة على التحسينات في إدارة الموارد البشرية المذكورة آنفا، تعتزم الإدارة الشروع فورا في اتخاذ إجراءات ترمي إلى تحسين تحفيز الموظفين وزيادة المرونة تدريجيا في إطار ملاك الموظفين لتمكين المنظمة من الاستجابة على نحو أفضل للتحولات في الطلب على خدماتها. وسيجري إدخال هذه التعديلات بالتشاور الكامل مع هيئات تمثيل الموظفين.

تحسين تحفيز الموظفين

115 - سيجري خلال فترة السنتين استحداث وتطبيق تدابير ترمي إلى ربط أداء الموظفين بتطورهم الوظيفي. وستنطوي تلك التدابير على تعزيز عملية تقييم أداء الموظفين، بما في ذلك زيادة مساءلة كبار الموظفين، واستخدام تلك العملية كأساس موضوعي لإمكانية تطبيق نظام الترقية على أساس الجدارة ومنح جوائز على أساس الجدارة، استنادا إلى التجربة الإيجابية لوكالات متخصصة أخرى من وكالات الأمم المتحدة. وسيكون هناك إقرار صريح بأهمية ”النمو الأفقي“ في التطور الوظيفي، سواء من حيث تولي مهام مختلفة عبر المنظمة أو من حيث زيادة تناوب الموظفين بين المقر والمكاتب الميدانية، والأقسام المشتركة، ووكالات الأمم المتحدة الأخرى. وستُرسي المنظمة أيضا وتطبق بطريقة روتينية عملية للبت، عند شغر وظيفة ما، فيما إذا كانت ستُملأ عن طريق الترقية أو عن طريق إعلان داخلي أو خارجي عن الشواغر. وأخيرا، ورهنا بإجراء تحليل للتكلفة وتوافر الموارد، ستبدأ المنظمة في تطبيق نظام "أجازات راحة" لأفضل الموظفين أداء وستشجِّع مشاركة الموظفين في نشاطات الرابطات المهنية، بحيث تقدم إجازة إضافية لحضور الاجتماعات والمؤتمرات الرئيسية.

116 - وعلى المستوى الميداني سيؤدي إنشاء وظائف في المشروعات لموظفين فنيين قطريين، ممولة من فرادى المشروعات ويستمر وجودها طيلة وجود تلك المشروعات، إلى تحسين كبير في تحفيز الموظفين القطريين الذين يتولون بدرجة متزايدة مستويات عالية من المسؤولية في إدارة مشروعات محددة.

زيادة المرونة في عملية التوظيف

117 - بحلول نهاية فترة السنتين ستكون المنظمة قد وضعت استراتيجية متوسطة الأجل لتعديل مهارات الموظفين حسب المطالب الناشئة. وسيكون ذلك بمثابة أساس للبت في أنسب توازن بين الوظائف الثابتة والموارد البشرية من غير الموظفين اللازمة للاستجابة لمطالب الأعضاء، كما سيكون مرجعا للقرارات المتعلقة بالإعلانات عن الشواغر، وأولويات التدريب وإعادة التدريب. وستزيد المرونة أيضا عن طريق زيادة استخدام الشراكات مع المؤسسات المتخصصة والرابطات المهنية، وعمليات تبادل الموظفين، وعقود المؤلفين، وعقود ”عند الاستخدام فعلا“ للاستعانة بأخصائيين ذوي مؤهلات رفيعة لأداء مهام محددة.

تبسيط النُظم والعمليات الداخلية

118 - تقدم وثيقة برنامج العمل والميزانية الرئيسية مخططا شاملا للمبادرات الحالية، ومن بينها تلك المتعلقة بنظام إدارة الموارد البشرية، والسفر، واللامركزية. ولكن في ضوء مقترحات الإصلاح هذه، حُدد عدد من المبادرات الأخرى التي تنوي الإدارة أن تشرع في تنفيذها رهنا بتوافر الموارد.

إدارة عمليات السفر في المقر

119 - للاستفادة من التغير السريع في قطاع السفر ومن إزالة قواعدها التنظيمية، تسعى المنظمة إلى إبرام عقد جديد مع وكالة سفريات. والمتوخى في الترتيبات الجديدة هو تعويض وكالة السفريات على أساس منحها أتعابا مقابل كل معاملة. وستتفاوض المنظمة بشأن الأجور مباشرة مع شركات الخطوط الجوية وستُجري استعراضا، بالاشتراك مع الوكالات الأخرى المتمركزة في روما، لتحقيق مزيد من الوفورات.

120 - وسيبدأ تطبيق إجراءات لتوسيع نطاق تسهيلات الحجز عن طريق الإنترنت لدى شركات نقل منخفضة التكلفة، باستخدام وكالة السفريات لكي تدير عملية الحجز. وسيُسفر ذلك عن مزيد من الوفورات في التكلفة. وسيبدأ أيضا تطبيق تسهيلات لدعم المعالجة غير الورقية للمطالبات الخاصة بمصروفات السفر مما يعجِّل تسوية تلك المطالبات، وتجري إعادة النظر في أحكام المنظمة الموجودة حاليا بشأن خيار المبلغ المقطوع فيما يتعلق بالسفر الاستحقاقي وذلك لكي تؤخذ في الاعتبار فيها التغييرات الحاصلة في قطاع السفر.

121 - تفوّض القرارات المتصلة بالسفر إلى الهياكل الميدانية، وإلى المديرين والخبراء، من خلال إعطائهم السلطة اللازمة بالنسبة إلى الميزانيات، فضلا عن نظم الرقابة اللازمة خارج مقر العمل.

زيادة تفويض السلطة لتحسين تجاوب الهيكل اللامركزي

122 - سيجري استعراض للعمليات الإدارية المتبعة في المنظمة، وللمقترحات المقدمة لتعزيز تفويضات السلطة إلى عمليات في المقر وعمليات في الميدان في إطار سليم من الرقابة الداخلية.

123 - وللتعجيل بالعمليات والاستجابة بسرعة للاحتياجات القطرية، تعتزم المنظمة أن ترفع مستويات تفويض السلطة إلى المديرين في المكاتب الميدانية، بحيث تتيح لهم مستوى أكبر من السلطة في الالتزام بالأموال في حدود الميزانيات الموافق عليها، وفي الاستعانة بموظفين واستشاريين معينين محليا، وزيادة مستويات السلطة المفوضة إلى المسؤولين عن الميزانية فيما يتعلق بالتوريدات المحلية. وسيبدأ تطبيق نظام سليم للرصد والإبلاغ، باستخدام نُظم الاتصالات الحديثة.

دعم النظُم المالية للهيكل اللامركزي الجديد

124 - ستوفَّر نفس منصة النُظم الموجودة في المقر (أي أوراكل) لجميع المكاتب شبه الإقليمية، مما يتيح لها الوصول إلى أحدث المعلومات المالية، رهنا بالبنية الأساسية المحلية للاتصالات اللاسلكية. وتجري عملية إعادة تصميم نظام المحاسبة الميداني تحقيقا لزيادة الفعالية، والقوة، والأمن، وتحسين الإبلاغ، وزيادة المرونة بالنسبة لممثلي المنظمة.

التوريدات

125 - ستشمل التحسينات التي ستُدخل على نُظم التوريدات في المنظمة، فضلا عن زيادة التفويضات المشار إليها أعلاه، زيادة استخدام الاتفاقات الإطارية مع الموردين لتوريد سلع غير متخصصة ويتكرر طلبها بأسعار محددة سلفا للمنظمة بأكملها. وهذا سيتيح لحائزي الميزانية القيام بعمليات شراء مقابل الميزانيات الموافق عليها عن طريق هذه الترتيبات بدون رجوع إضافي قبل الشراء إلى المقر. وستُتخذ تدابير أيضا للقيام، كممارسة معتادة، بإصدار إخطارات بالمناقصات الدولية في آن واحد على المستوى العالمي وداخل البلدان/الأقاليم الفرعية التي تمثل جهة المقصد للتوريدات. وأخيرا، سيجري رفع مستوى برامجيات تتبُّع التدابير المتعلقة بالتوريدات في الوقت الحقيقي، رهنا بتوافر التمويل.

المكاسب الأخرى من حيث الكفاءة

126 - سيؤدي بدء تطبيق طرائق إلكترونية لتدفق العمل إلى جعل معالجة المدفوعات للاستشاريين أقل كثافة من حيث العمل اللازم لها. وهذا سيؤدي إلى وفورات من حيث الوقت عبر المنظمة، وسيوفر وقتا بالنسبة للموظفين يمكن أن يكرّسوه للقيام بنشاطات ذات قيمة أعلى.

127 - وستوحَّد بعض الخدمات الأخرى التي يُضطلع بها عبر المنظمة بحيث ستُقدّم من مكان واحد، مما يحقق وفورات بفضل الكفاءة. وسيُصبح وجود موظفي تقانة المعلومات الموجودين حاليا في المصالح والمكاتب الإقليمية مركزيا وستقدم الخدمات إلى المصالح والمكاتب الميدانية بموجب اتفاقات على مستوى الخدمات، مما يحقق وفورات بنسبة 50 في المائة في تكاليف الموظفين. وعلاوة على ذلك، سيجري توحيد عملية تدبير وتوظيف موظفي المؤتمرات بحسب مجالاتهم الوظيفية المناسبة.

مركز الخدمات المشتركة

128 - ستُنشئ المنظمة أثناء فترة السنتين مركزا للخدمات المشتركة لتحقيق مكاسب من حيث الكفاءة في القيام بمهام إدارية عن طريق الحد من التجزئة والازدواجية. وسيُستفاد في ذلك من التجربة الناجحة لإدارة الدعم الإداري التي أُنشئت في عام 2000، بعد أن يكون قد بدأ تطبيق برامجيات أوراكل المالية، عن طريق دمج 8 وحدات للدعم الإداري في المصالح، مما يُسفر عن خفض 60 وظيفة. وسيوحِّد مركز الخدمات المشتركة إدارة الدعم الإداري، ووحدة مماثلة في مكتب تنسيق النشاطات المعيارية والتنفيذية واللامركزية، ووحدة الدعم الإداري في كل مكتب من المكاتب الإقليمية.

129 - ونتيجة للقيام في آن واحد بإنشاء مركز الخدمات المشتركة والبدء في تطبيق نموذج أوراكل لإدارة الموارد البشرية المقرر في نهاية 2006 سيتسنى تحقيق وفورات قدرها 3.25 مليون دولار أمريكي في الفترة المالية 2006-2007 ووفورات قدرها 6.5 مليون دولار أمريكي في الفترات المالية المقبلة. ولكن يجدر التشديد على أن التخفيضات والوفورات المصاحبة لها تتوقف على النجاح في بدء تطبيق نظام إدارة الموارد البشرية بواسطة برنامج أوراكل، الذي لن تتحقق بدونه الفعالية اللازمة مسبقا. وبعد تطبيقه بنجاح، كما هو مذكور من قبل، ستستكشف المنظمة خيارات أن تنقل إلى خارجها مهمة توفير جوانب مهام مركز الخدمات المشتركة التي لا تتطلب اتصالا وجها لوجه.

الإصلاحات الأخرى

130 - كما هو مذكور في الوثيقة الرئيسية ستتوقف المنظمة، بفضل أوجه التقدم التكنولوجية التي تحققت في مجال الطباعة وبفضل ما يتصل بذلك من تقانات، عن طباعة منشورات في روما بخلاف تلك التي تطلبها البلدان الأعضاء والمواد الترويجية اللازمة للتوزيع من روما. وستتيح، بدلا من ذلك، جميع منشوراتها إلكترونيا وستوفّر "بدلا" سنويا للكتب. وباستطاعة الأعضاء أن يطلبوا (عن طريق وصلة بينية من نوع كتب أمازون) أي منشور بشكل مطبوع، بحيث تُخصم التكلفة المرتبطة بذلك من بدل ذلك العضو. وستتوقف منظمة الأغذية والزراعة عن طباعة منشورات بخلاف تلك التي يطلبها الأعضاء بصفة محددة. وهذا سيحقق وفورات كبيرة، ويحسِّن توافر منشورات منظمة الأغذية والزراعة، ويتيح للمنظمة معلومات عن مدى اهتمام الأعضاء بمختلف المنشورات.

المتابعة

131 - إن المنظمة ملتزمة بتحقيق أوجه الكفاءة هذه، وستوضع خطة عمل أكثر تفصيلا لعلمها، إن شاءت اللجان ذلك، فضلا عن إطلاع لجنة المالية دوريا على التقدم المحرز.

¹ الفقرة 188 من الوثيقة C87 REP

^{2 ((} الفقرة 72 من الوثيقة CL 128/REP.

^{3 ()} الفقرة 88 من الوثيقة CL 128/REP.

^{4 ()} الفقرات 114 لغاية 137 من الوثيقة C 2005/3.