D. Dispositif pour les dépenses d’équipement
315. La Résolution 10/2003 de la Conférence a créé un dispositif permettant d’intégrer la prévision des dépenses d’équipement dans le cadre de planification existant en désignant le Chapitre 8 du Programme de travail et budget comme un chapitre consacré à la définition et à l’autorisation des dépenses d’équipement34. Le PTB révisé 2006-07 comprenait des ressources s’élevant à 13,6 millions d’USD ventilées dans plusieurs entités de programme au titre du Chapitre 8, notamment:
- Applications administratives de l'Organisation
- Logiciel de Serveur et gestion des licences d'accès Client pour le Siège et les bureaux régionaux
- Soutien informatique aux réunions
- Projet de Système de gestion des ressources humaines (SGRH)
- Projet de remplacement du système de comptabilité de terrain
- Système électronique de gestion documentaire35.
316. Un montant supplémentaire de 1,7 million d’USD a été ensuite transféré vers d’autres chapitres budgétaires en 2006-07 pour couvrir les dépassements au titre du Système de gestion des ressources humaines (SGRH).
317. Durant 2006-07, l’Organisation a réalisé de nombreux projets qui avaient été prévus dans le cadre du dispositif pour les dépenses d’équipement. Les dépenses au titre du Chapitre 8 se sont élevées à près de 12,5 millions d’USD, une somme de 2,8 millions d’USD étant versée au compte pour les dépenses d’équipement afin d’être utilisée au cours d’un exercice financier suivant36. Les projets les plus importants sont présentés ci-après.
318. Conformément aux orientations du Comité financier, le projet SGRH a été la priorité principale au titre du Chapitre 8, comptant pour plus des deux tiers du budget des dépenses d’équipement de l’exercice biennal. La mise en place du système SGRH était la condition préalable aux efforts déployés pendant l’exercice biennal pour rationaliser et réaliser des gains d’efficience. Les activités d’installation ont été les suivantes: un soutien ponctuel après la mise en œuvre, la résolution des problèmes initiaux pour gérer parallèlement certaines procédures nécessaires dans le cadre des anciens systèmes, l’intégration du SGRH dans les systèmes existants et l’introduction du modèle de gestion des ressources humaines inspiré du Système de gestion des ressources humaines pour réformer la gestion des ressources humaines. De plus amples détails sont fournis ci-après dans l’encadré.
319. Pour réduire les risques auxquels l'Organisation était exposée en termes de fonctionnalité, sécurité et continuité des services de TI, des investissements ont été réalisés dans l'achat de logiciels Serveur et de licences d'accès Client, pour le Siège et les bureaux régionaux. L'appui informatique aux réunions a permis à l'Organisation de réaliser des gains d'efficience, moyennant un recours accru aux visioconférences, à la télédiffusion sur le Web et à la numérisation des bandes sons des salles de réunion et la mise à niveau des systèmes d'interprétation simultanée dans les salles de réunion. Étant donné que la technologie et les besoins des bureaux des Représentants de la FAO ont fortement évolué au cours des dernières années, le Système de comptabilité de terrain a été amélioré pour faire en sorte que l'information financière soit précise et disponible rapidement, afin de faciliter la prise de décision. Ces travaux venaient compléter ceux portant sur les applications administratives de l'Organisation, qui ciblaient les technologies de l'information et de la communication dans les bureaux sous-régionaux d'Afrique et d'Asie centrale, pour que les applications techniques, administratives et opérationnelles de la FAO puissent être utilisées par ces bureaux et le remplacement des serveurs obsolètes utilisés pour les systèmes administratifs.
Informations sur les dépenses d’équipement
En mars 2007, l’Organisation a mis en place un grand projet: le Système de gestion des ressources humaines fondé sur Oracle. La mise en fonction de ce système a représenté une étape importante pour ce projet, l’un des plus grands projets entrepris par l’Organisation dans le domaine des systèmes d’information, qui avait débuté en mai 2002 et s’était achevé en 2007, à peu de choses près selon le calendrier prévu. Au cours de la période 2006-07, des efforts importants ont été consentis par l’Organisation pour la mise au point du système de gestion des ressources humaines, à la fois avant son lancement et, après, pour l’expansion de ses fonctionnalités.Le Système de gestion des ressources humaines mis au point en 2006-07 couvre tous les aspects des ressources humaines ainsi que les activités relatives à l’état de paye. Les services pour les ressources humaines prévus dans ce système commencent dès l’engagement des fonctionnaires et se poursuivent tout au long de la carrière jusqu’à la cessation de service. La FAO dispose maintenant de l’un des systèmes de planification des ressources les plus à jour et les plus détaillés du système des Nations Unies, couvrant l’ensemble des processus relatifs aux finances, aux achats et aux ressources humaines (voir FC 118/18, par. 4-5).
Le Système de gestion des ressources humaines a été mis en place de manière progressive, selon les exigences fonctionnelles de chaque lieu d’affectation et les volumes des transactions. La mise en place dans les départements du Siège a commencé en juillet 2007 et elle a été étendue aux Bureaux régionaux à partir d’octobre 2007. Le nombre d’utilisateurs finals dépasse 2 200 personnes au Siège et 1 060 dans les bureaux décentralisés (voir FC 118/18, par. 7).
La mise en place du Système de gestion des ressources humaines a permis de rationaliser comme suit les processus administratifs:
- la fourniture des services ayant trait aux ressources humaines a été rationalisée de manière à réaliser des gains d’efficience;
- un seul point de contact a été introduit pour les clients;
- des ressources ont été enlevées – activités de traitement des transactions à faible valeur ajoutée et allouées à des activités à plus haute valeur ajoutée (conseils et politiques).
Les avantages du Système de gestion des ressources humaines se sont concrétisés en partie en 2007 et ses effets positifs devraient se faire sentir davantage en 2008, puis au cours des prochaines années, comme prévu dans le Plan de mise en oeuvre du Système.
Les coûts de mise en place du Système entre 2002 et sa mise en fonction en mars 2007 se montaient à environ 19,7 millions d’USD, financés par le Programme ordinaire de la FAO (3,5 millions d’USD), des arriérés (8,9 millions d’USD) et le budget des dépenses d’équipement de l’Organisation (7,3 millions d’USD) (voir FC 118/18, par. 12-15).