On a préféré se contenter d'énumérer les renseignements à recueillir au lieu de les présenter sous forme de modèle; en effet, chaque pays aura ses préférences en matière de présentation.
A. DONNÉES RECUEILLIES QUI DEVRAIENT FIGURER SUR LE FORMULAIRE OFFICIEL D'"AVIS D'ARRIVÉE D'EXPÉDITION DE PRODUITS ALIMENTAIRES"
Ces renseignements ont pour but:
· d'aviser le PIDAI de l'arrivée d'une expédition; et
· de déterminer la situation de l'expédition à l'égard de l'inspection.
1. Date d'arrivée.
2. Nom du navire (et, s'il y a lieu, le numéro du conteneur).
3. Port d'arrivée.
4. Nature du produit.
5. Pays d'origine.
6. Port de chargement.
7. Numéro du connaissement.
8. Nom de l'usine.
9. Importateur ou destinataire - nom et adresse.
10. Quantité du produit.
11. Marques d'identification et informations relatives au codage des lots.
12. Le cas échéant, renseignements relatifs au certificat accompagnant l'expédition.
13. Valeur de l'expédition.
Pour la commodité de la référence, les formulaires devraient porter un numéro de série.
Il faudra dans certains cas prévoir sur la formule d'"avis d'arrivée" un espace réservé à un timbre officiel, comme représenté à l'annexe 1, qui ou bien:
· déclare l'expédition exempte d'inspection; ou
· déclare en termes exprès qu'une inspection est requise.
Il y aura lieu de s'interroger sur le nombre d'exemplaires du formulaire à prévoir. Au minimum, il faudra un exemplaire pour le Service d'inspection et un exemplaire pour l'importateur (ou son représentant). Dans les cas où le dédouanement des produits alimentaires importés donne lieu à la perception de droits, il faudra prévoir également un exemplaire pour l'administration concernée.
B. RENSEIGNEMENTS DEVANT FIGURER SUR UN FORMULAIRE DE "PROCÈS-VERBAL D'INSPECTION DE PRODUITS ALIMENTAIRES IMPORTÉS"
1. Mention du formulaire d'"avis d'arrivée d'expédition de produits alimentaires importés".
2. Date d'inspection.
3. Lieu de l'inspection.
4. Résultat de l'examen visuel.
5. Caractéristiques de l'échantillon.
5.1 Quantité d'échantillon prélevée.
5.2 Caractéristiques des lots échantillonnés.
5.3 Température de l'échantillon (s'il y a lieu).
6. Analyses demandées.
7. Renseignements concernant le laboratoire.
7.1 Numéro d'ordre du procès-verbal de laboratoire.
7.2 Date à laquelle l'échantillon a été analysé.
7.3 Analyste (un espace sera prévu pour la signature des analystes).
7.4 Résultats.
7.5 Observations.
7.6 Coût de l'analyse (s'il y a lieu).
8. La conformité (ou la non-conformité) du produit sera indiquée sur un espace prévu à cet effet. Il pourra s'agir d'un timbre officiel apposé par un fonctionnaire agréé.
Chaque procès-verbal d'inspection portera un numéro de série.
Au minimum, le formulaire sera établi en trois exemplaires, un pour l'importateur et un pour le laboratoire, l'original étant conservé par l'inspecteur du PIDAI.
C. AVIS À L'IMPORTATEUR DE NON-CONFORMITÉ DE PRODUITS ALIMENTAIRES IMPORTÉS
1. Date de délivrance.
2. Référence au procès-verbal d'inspection correspondant.
3. Raisons de non-conformité.
4. Traitements pouvant être appliqués au produit trouvé non conforme.
5. Délai d'intervention.
6. Cadre réservé à l'accusé de réception de l'avis par l'importateur.
Chaque formulaire d'avis doit porter un numéro de série.
Au minimum, le formulaire sera établi en double exemplaire, un pour l'importateur et l'original à conserver par l'inspecteur du Service.
D. PRODUITS ALIMENTAIRES IMPORTÉS REFUSÉS - PROCÈS-VERBAL D'INTERVENTION DÉFINITIVE
1. Référence au formulaire correspondant d'"avis de non-conformité".
2. Date de l'intervention.
3. Modalités de l'intervention.
3.1 Destruction - mode de destruction et, s'il y a lieu, mention des documents correspondants.3.2 Réexportation - port de destination, numéro du conteneur et nom du navire, à transmettre aux autorités du pays de destination.
3.3 Retraitement - caractéristiques ou référence des caractéristiques du processus retenu. Cela peut donner lieu à un second procès-verbal d'inspection si l'on juge nécessaire de prélever d'autres échantillons pour vérifier l'efficacité du traitement.
3.4 Dénaturation - preuves à l'appui, telles que bordereaux de réception de l'entreprise d'aliments pour animaux.
Au minimum, le formulaire sera établi en double exemplaire, un pour l'importateur et l'original à conserver par l'inspecteur du PIDAI. En cas de réexportation, un exemplaire sera adressé au Service d'inspection des produits alimentaires du pays de destination.
Pour la commodité de la référence, les formulaires porteront un numéro de série.
