A. Sherwood
Anna Sherwood est consultante à l'Unité de foresterie communautaire, Division des politiques et de la planification, Département des forêts de la FAO
Expériences et enseignements tirés de la conférence électronique organisée à l'échelle du village global sur la gestion des conflits
Conférence électronique de l'unité de foresterie communautaire de la FAO sur la gestion des conflits
De janvier à mai 1996, une conférence électronique sur la gestion des conflits liés aux ressources naturelles et à la foresterie communautaire a été organisée par l'Unité de foresterie communautaire de la Division des politiques et de la planification de la FAO dans le cadre de son Programme arbres, forêts et communautés rurales (FTPP).
Cet article présente tout d'abord la perspective et le contexte dans lesquels la conférence a été organisée, en associant ses objectifs aux activités du programme concernant la gestion des conflits. Il décrit ensuite certains préparatifs, examine les principales caractéristiques opérationnelles et logistiques de la conférence, dégage plusieurs leçons tirées de cette nouvelle approche et évalue certains atouts et certains points faibles de la conférence électronique en général. Le but principal de cet article n'est pas d'étudier l'impact de la conférence électronique dans le domaine de la gestion des conflits. Toutefois, l'encadré de la page 24 décrit brièvement comment la conférence a fait progresser le programme de règlement des conflits de l'Unité de foresterie communautaire.
L'Unité de foresterie communautaire de la FAO dirige actuellement la Phase II du FTPP. Ce Programme a pour but d'améliorer les conditions de vie des populations rurales par l'aménagement durable des ressources arboricoles et forestières. Ces dernières années. la gestion des conflits a été inscrite par les institutions travaillant en collaboration avec le FTPP, au titre des activités prioritaires, tant à l'échelon mondial que régional. En 1991, en réponse aux demandes parvenues de divers pays, une opération de recherche a été menée pour étudier l'importance des publications portant sur la gestion des conflits pour la foresterie communautaire.
En octobre 1992, dans le cadre du FTPP, l'Unité de foresterie communautaire a lancé expressément un programme sur la gestion des conflits et la foresterie communautaire, et a, depuis lors, mené à bien une série d'activités nationales en Amérique latine, Afrique et Asie.
Récemment, la question a pris un tel essor qu'il s'est révélé nécessaire de:
· évaluer la perception actuelle du sujet et de dégager les lacunes relatives:
· rassembler des informations d'intérêt mondial pour l'élaboration d'un document d'orientation;
· renforcer les moyens institutionnels à l'échelle des régions; et
· s'employer à définir aux niveaux mondial et régional le rôle et les objectifs de l'Unité et du FTPP en matière de gestion des conflits, en inscrivant les besoins et les stratégies spécifiques dans le cadre des politiques régionales.
Le choix de la conférence électronique
La conférence électronique a été jugée un excellent moyen pour atteindre les objectifs de la gestion des conflits énoncés précédemment, car elle permet notamment de:
· toucher de vastes segments de population et d'institutions dans le monde entier, en particulier ceux concernés par la gestion des conflits et la gestion des ressources naturelles;· intensifier l'information mondiale fondée sur des apports régionaux généralisés et intégrés;
· proposer des activités régionales régies par une perception globale;
· renforcer l'institutionnalisation du thème (en instaurant des communications directes avec divers individus au sein d'une organisation ou d'une institution); et
· produire des résultats sur ce thème plus rapidement qu'avec les autres médias.
La conférence électronique est un support relativement récent, et la conférence électronique sur la gestion des conflits a été une des premières manifestations de ce genre réalisées par la FAO. En mars 1995, lorsqu'ont démarré les recherches préliminaires et la planification de la conférence, les informations disponibles étaient relativement limitées, en particulier en ce qui concerne les modèles d'organisation et de fonctionnement de ce genre de conférence.
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En quoi consiste une conférence électronique? Une conférence électronique est un procédé qui permet à un groupe de personnes de discuter d'un thème donné par courrier électronique. Elle utilise un logiciel de serveur de messagerie pour créer des adresses électroniques et leur attribuer une adresse collective. Les conférenciers ajoutent leur adresse électronique à la liste par abonnement. Une fois abonnés, les conférenciers peuvent envoyer des messages à l'adresse électronique collective, lesquels sont ensuite transmis à toutes les adresses de la liste. La conférence électronique diffère des fichiers d'adresses électroniques, des bulletins d'information et des forums (qui utilisent souvent le même logiciel de serveur) en ce sens que les débats suivent un ordre du jour précis fixé à l'avance pour une période déterminée, en commentant des questions spécifiques ou en envoyant des articles et en demandant aux utilisateurs de faire des observations. Outre le compte rendu intégral des travaux, les conférences électroniques peuvent être axées sur l'élaboration de produits spécifiques tels que bibliographies, documents théoriques, compilations d'études de cas, rapports de synthèse sectoriels et plans d'action. Une des différences fondamentales entre une conférence électronique et les autres types de listes est que la première est généralement dirigée par un expert du sujet traité et/ou un animateur qui dirige les débats. |
Ce chapitre décrit les principaux aspects des préparatifs et des conditions d'organisation de cette conférence. Il ne faut pas oublier qu'elle ne représente qu'une manière d'aborder les conférences électroniques, qui varient énormément en fonction de l'envergure, de la complexité et de l'organisation, ainsi que des résultats recherchés et, par conséquent, en temps de préparation et en besoins en personnel.
La conférence électronique sur la gestion des conflits a été organisée par une équipe centrale ou secrétariat basé à l'Unité de foresterie communautaire au siège de la FAO à Rome. Elle a utilisé un total de huit salles de conférence électronique (serveurs) fournies par les services de conférence de SARD-FORUM (FAO/PNUD). SARD-FORUM est un site électronique pour l'échange global d'informations pour les personnes s'intéressant à l'agriculture et au développement rural durables (ADRD).
Il s'agit d'une initiative de coopération entre le Département du développement durable de la FAO (SDD), la Division de l'énergie et de l'environnement durables (SEED) du Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) et INFORUM, une organisation non gouvernementale. (INFORUM est en train de rédiger un manuel de formation pour l'organisation et le fonctionnement des différents types de conférences électroniques en collaboration avec le Groupe de formation professionnelle du Service de planification des ressources humaines.)
Durant la phase initiale de planification et de préparation (juin à août 1995), le secrétariat était composé d'un coordonnateur et d'un assistant logistique à temps partiel. Pour la phase de préparation proprement dite (septembre à décembre 1995), un stagiaire en foresterie communautaire est venu s'ajouter au secrétariat qui travaillait alors à temps complet pour la conférence. Les tâches principales de l'organisation de la Conférence sur la gestion des conflits sont présentées dans le tableau: Calendrier des activités préparatoires de la Conférence électronique de l'Unité de foresterie communautaire de la FAO, mars 1995 à janvier 1996.
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Accès au courrier électronique Pour surmonter partiellement la faible connexion au courrier électronique dans certaines régions (en particulier en Asie, Afrique de l'Ouest et Afrique de l'Est), les points focaux régionaux ont été encouragés à recenser les particuliers et les institutions ayant accès au courrier électronique et à mettre en place des groupes de travail pour une participation collective aux débats de la conférence par le biais de ces connexions. L'autre solution consistait pour les groupes de travail nationaux et régionaux à envoyer par télécopie ou par courrier électronique leurs commentaires et les résultats de leurs réunions au point focal régional qui assurait la liaison avec le secrétariat de la conférence à Rome. Les points focaux ont distribué des documents de la conférence sous forme papier pour être examinés par les groupes de travail au cours de réunions face-à-face. |
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Conférenciers et participants Afin de mieux surveiller l'intérêt et le volume des contributions à la conférence, le secrétariat a décidé de créer deux catégories de congressistes (les conférenciers et les participants) et d'assigner des salles de conférences distinctes à chacune d'entre elles. Les conférenciers ont été recrutés par le secrétariat de la conférence: plusieurs mois avant le début de la conférence, plus de 100 invitations ont été envoyées aux particuliers et aux institutions s'occupant de foresterie communautaire, de gestion des conflits et de problèmes connexes. On a demandé aux conférenciers de suivre de prés les débats et d'apporter leurs commentaires et éclaircissements dans leur domaine de compétence spécifique. Le but était de créer un noyau auquel faire appel afin d'assurer une participation régulière et avisée pendant les trois mois de conférence. C'est grâce à la campagne promotionnelle que les participants ont eu connaissance de la conférence électronique. Pour en savoir davantage, ils ont contacté les animateurs nationaux et régionaux du FTPP, les points focaux régionaux ou le secrétariat |
Une fois les huit salles de conférences (serveurs de messagerie) mises en place par les agents techniques de SARD-FORUM. le fonctionnement des salles était en grande partie supervisé par les assistants logistiques au siège de la FAO à Rome. Un appui technique du personnel de gestion du courrier électronique du SARD et de la FAO était requis de temps à autre pour résoudre certains problèmes de logiciel.
Mise en oeuvre
Au total, 463 personnes (95 conférenciers et 368 participants) en provenance de 55 pays se sont inscrites à la conférence, tandis que trois autres pays étaient représentés par des groupes de travail non électroniques. La conférence a vu la participation de praticiens, de chercheurs et d'étudiants de diverses disciplines (y compris les sciences sociales et techniques) et d'institutions. Pour la gestion des conflits, il y avait des médiateurs et des formateurs en matière de gestion des conflits (au niveau du terrain et des établissements universitaires). tandis que le secteur de la gestion des ressources naturelles était représenté par des personnes travaillant à la formulation des politiques, dans le système juridique et à la planification des projets, ainsi que par du personnel des projets de terrain.
Sur les 55 pays participant à la conférence, 31 étaient des pays en développement (avec des groupes de travail non électroniques pour trois autres pays en développement participant par l'intermédiaire des points focaux régionaux). Si les adresses de courrier électronique en provenance des régions étaient moins nombreuses, dans quelques cas, une seule connexion électronique réunissait plusieurs participants. Environ 20 pour cent des participants ont envoyé au moins un message électronique. Les contributions étaient moins fréquentes que prévu à l'origine, mais les discussions ont produit un grand volume de matériel (plus d'un 1,5 Mo). Certaines contributions consistaient en documents solidement étayés pouvant aller jusqu'à trois pages.
Outre les débats ayant lieu dans les salles de conférences, un certain nombre de réunions et manifestations parallèles ont été organisées dans les régions. Les points focaux de la Conférence électronique coordonnaient les activités de 17 groupes de travail nationaux et régionaux en Asie (Népal). Afrique de l'Est (Ethiopie, Kenya et République-Unie de Tanzanie), Afrique de l'Ouest (Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger et Sénégal), et Amérique latine (Bolivie, Chili, Colombie, Costa Rica, Equateur, Nicaragua et Venezuela). Chacun de ces groupes a élaboré ses propres stratégies pour participer aux débats. Certains groupes de travail ont fait circuler des documents de la conférence sur leurs propres réseaux électroniques. D'autres n'ayant pas accès au courrier électronique, ont tenu des réunions par satellite où le matériel de la conférence était distribué sous forme imprimée. Certains groupes de travail ont mis au point des méthodologies pratiques d'analyse et de gestion des conflits, tandis que d'autres ont préparé des études de cas et rassemblé du matériel bibliographique.
Calendrier des activités préparatoires de la Conférence électronique de l'Unité de foresterie communautaire de la FAO, mars 1995 à janvier 1996
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Mars mai 1995: Recherche |
Juin - août 1995: Planification et premiers préparatifs |
Septembre - octobre 1995: Premiers |
Novembre 1995 - janvier 1996: Préparatifs finaux |
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· Collecte d'informations sur les conférences sur courrier électronique |
· Préparation du plan de travail initial et du budget |
· Réunion avec le groupe consultatif de la conférence à Washington |
· Poursuite de la campagne de promotion et diffusion des matériels d'information |
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· Réunions préliminaires avec les représentants SARD-FORUM |
· Préparation du programme d'information à l'intention des animateurs et des partenaires du FTPP en Afrique, Asie, Europe Amérique latine et Amérique du Nord |
· Sélection des thèmes et des auteurs pour le document de synthèse de la conférence et des huit exposés servant de point de départ aux sessions électroniques |
· Mise au point de l'ordre du jour et du calendrier |
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· Organisation d'une réunion internationale du groupe consultatif à Washington |
· Contrats pour les auteurs et plan d'ensemble des exposés |
· Supervision de l'enregistrement des participants |
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· Définition d'an mandat pour les points focaux régionaux |
· Organisation des points focaux régionaux en Asie, Afrique de l'Est, Afrique de l'Ouest et Amérique latine pour encourager et coordonner la participation a la conférence y compris les problèmes de langues |
· Mise en place de huit salles de conférence électronique (serveurs de messagerie) et résolution des problèmes mécaniques |
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· Planification des apports de la conférence électronique et des résultats attendus |
· Conception et diffusion de matériels promotionnels pour la conférence |
· Début de la traduction de neuf documents de travail en français et en espagnol |
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· Liste préliminaire des conférenciers invités à participer à la conférence électronique |
· Planification de la structure logistique/opérationnelle (salles de conférence électronique) |
· Edition, révision et mise au point du document de synthèse, des huit documents de travail et autres éléments de la conférence (cette activité, de même que la traduction des articles en français et en espagnol, se sont poursuivies durant la phase opérationnelle de la Conférence). |
Coûts de la conférence
Les coûts peuvent varier considérablement en fonction de la durée de la conférence, du nombre de conférenciers, des objectifs et des résultats souhaités par les organisateurs, ainsi que des besoins en personnel. Une conférence électronique
peut coûter la somme modique de 5 000 dollars EU (lorsque, par exemple, elle est gérée à partir de l'ordinateur de l'organisateur en tant qu'activité «extra» ou à temps partiel, n'impliquant aucun coût de personnel et un nombre limité de conférenciers). Un coût plus réaliste (se basant sur les conférences électroniques organisées par INFORUM et SARD-FORUM et faisant intervenir un modérateur, un expert du sujet traité ou un animateur, un responsable de l'information et un coordonnateur de la conférence) varie entre 40 000 et 50 000 dollars. L'organisation et la réalisation de la conférence sur la gestion des conflits, qui était particulièrement vaste et complexe, ont coûté près de 250 000 dollars, dont quelque 173 000 dollars du budget principal, et 66 000 dollars complémentaires provenant de dons en matériel et en heures de personnel.
Cette section analyse certains des enseignements tirés de la conférence électronique sur la base des réflexions des organisateurs et des évaluations fournies par les participants.
Les aspects logistiques de la conférence n'étaient pas compliqués. Au départ, un soutien technique a été nécessaire pour mettre en place les huit salles de conférences, mais les deux assistants logistiques (qui n'avaient jamais travaillé auparavant dans ce domaine) se sont vite familiarisés avec les tâches opérationnelles (contrôle des enregistrements, chargement des fichiers électroniques dans la bibliothèque SARD et gestion de la circulation des messages).
Le nombre de congressistes était raisonnable. Du point de vue de la charge de travail, un plus grand nombre de participants n'aurait guère fait de différence. Ainsi, selon les objectifs des organisateurs et les ressources administratives disponibles, il n'est pas nécessaire de fixer une limite au nombre de congressistes.
Il a été extrêmement utile de disposer d'un mécanisme de suivi de la circulation des messages. Les contributions parvenues à la salle de conférences des participants étaient transmises au préalable au secrétariat pour examen, ce qui permettait de filtrer les messages sans intérêt et d'éditer ou de résumer les articles trop longs. De même, dans les huit salles de conférences, les messages dépassant les 40 000 octets ou contenant des documents attachés étaient automatiquement renvoyés au secrétariat. Il était important de contrôler le volume et la qualité des messages transmis aux conférenciers. Les gens se désintéressent vite s'ils sont «ensevelis» sous une avalanche de messages. Par ailleurs, les coûts de participation à une conférence électronique peuvent devenir prohibitifs pour de nombreux utilisateurs (qui paient chaque page/transmission pour recevoir leur courrier électronique), tandis que d'autres ne peuvent recevoir qu'une quantité donnée de courrier.
Les points focaux de la conférence étaient un excellent moyen d'encourager la participation et de diffuser l'information dans les régions. Un grand nombre d'habitants des pays en développement, qui auraient été exclus de la conférence faute d'accès au courrier électronique, ont pu participer aux débats grâce aux groupes de travail nationaux et régionaux coordonnés par les points focaux de la conférence. Les discussions globales étant en anglais, les groupes régionaux ont permis aux gens de travailler dans leur propre langue.
Les documents préparés à l'avance ont servi à orienter les débats et ont été vivement appréciés des congressistes. Deux tiers des participants ayant répondu à l'évaluation finale ont indiqué qu'ils avaient transmis du matériel (les documents de travail, en particulier) à leurs collègues au sein des institutions, aux pouvoirs publics, aux responsables des départements de foresterie et des ressources naturelles, ainsi qu'aux directeurs et aux coordonnateurs de terrain des ONG. Certaines personnes ont également signalé qu'elles utilisaient les documents de synthèse et les cas de conflits virtuels de la conférence dans des groupes de travail, des séminaires d'étudiants, pour la planification et l'exécution de projets ou encore pour l'élaboration de projets de recherche. Qu'il s'agisse de documents de travail, d'exposés liminaires, d'études de cas et/ou de cas virtuels, il est utile de préparer des apports pour la conférence, aussi bien pour aider à orienter les débats que pour encourager les utilisateurs à s'abonner et à participer à la conférence.
Le programme de la conférence était (trop) chargé. La conférence a duré au total 15 semaines et était divisée en plusieurs sessions de une à deux semaines, y compris cinq sessions principales d'une durée de 15 jours au cours desquelles deux sujets ou documents ont été examinés simultanément.
D'après l'évaluation finale des conférenciers, beaucoup de gens avaient du mal à suivre les débats et à lire tout le matériel qui était diffusé. Dans les régions en développement, les sessions de deux semaines ne laissaient pas le temps aux utilisateurs de télécharger et de lire les documents de la conférence, de les traduire et/ou de les diffuser sous forme imprimée aux groupes de travail, et d'organiser les réunions pour formuler des réponses.
Rétrospectivement, il aurait mieux valu prévoir moins de points à l'ordre du jour ou diffuser des documents plus courts ou moins nombreux. A l'inverse, la conférence aurait pu durer plus longtemps (la plupart des conférences électroniques durent six mois ou plus). Toutefois, cela aurait pu poser le problème du maintien de l'intérêt des participants sur une longue période.
Les aspects logistiques de la conférence prennent du temps. Les assistants logistiques ont traité des milliers de «messages de service» du logiciel de support des salles de conférences (avis de courrier avorté) et ont répondu à plus de 500 demandes administratives ou techniques de la part des conférenciers. Par ailleurs. plus de la moitié des participants se sont inscrits à la conférence alors qu'elle était déjà en cours, et avaient donc besoin d'être mis à jour.
La méthode «d'inscription ouverte» pour la salle des participants était problématique. Incontestablement, la diffusion des instructions pour s'inscrire (à la salle des participants) sous forme de matériel promotionnel a permis à un grand nombre d'utilisateurs de s'inscrire à la conférence. Toutefois, hormis une liste d'adresses électroniques, il était difficile de rassembler l'information sur 463 personnes et institutions qui s'étaient inscrites à la conférence.
Au début de la conférence, une période a été réservée aux présentations, mais seul un tiers des conférenciers en a tiré parti. En conséquence, il aurait mieux valu avoir recours à un système d'inscription où les coordonnées de chaque participant (nom, adresse, institution, nationalité, etc.) étaient recueillies avant de fournir les instructions pour l'inscription.
Il n'était pas nécessaire d'avoir deux catégories différentes de congressistes, ni des salles de conférences distinctes pour les deux groupes. En invitant directement les conférenciers principaux à la conférence, le secrétariat avait espéré créer un noyau central résolu à suivre de près les débats et à offrir des commentaires avisés dans leur domaine de compétence. Toutefois, il n'a pas été possible de «garantir» un certain niveau de participation à l'avance. Du fait de problèmes de temps et autres obligations (comme les voyages), les conférenciers n'ont pas pris une part aussi active que prévu. En effet. c'est le groupe des participants qui s'est révélé le plus «bavard». Rétrospectivement. on aurait pu assigner une même salle de conférences à l'ensemble des participants pour les discussions plénières.
Outre les leçons tirées des aspects administratifs et opérationnels de la conférence sur la gestion des conflits, on s'est fait une meilleure idée des points forts et des points faibles de ce moyen d'organiser des réunions.
Points forts du média électronique
Le premier atout qui saute aux yeux est que la conférence électronique peut atteindre un nombre bien plus considérable de personnes aux quatre coins du monde à un coût nettement moins élevé que n'importe quelle réunion requérant la présence physique des participants. Un deuxième atout évident est que les organisateurs et les conférenciers peuvent se connecter immédiatement et aisément avec une multitude de gens. et diffuser et partager rapidement une grande quantité d'informations.
Un autre atout du média électronique est qu'il traite exclusivement les mots écrits, et permet d'obtenir une transcription in extenso/un compte rendu permanent, ainsi que des débats et des réponses aux messages approfondis et mieux structurés. Un autre avantage est que les personnes qui se connectent pendant la conférence ou qui manquent une partie des débats, sont en mesure de «rattraper» le retard et de contribuer à la discussion en étant assurés qu'ils ne répètent pas ce que d'autres ont déjà dit ou qu'ils ne sont pas hors sujet.
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Avantages concrets tirés de la conférence électronique Du point de vue de la substance, la conférence électronique a contribué à l'intégration active des domaines de la foresterie communautaire et de la gestion des conflits, et a aidé à définir liaison entre les deux. Elle a accéléré la conceptualisation de la gestion des conflits sur les ressources naturelles en tant que problème important et a aidé à mettre en relief le rôle des institutions concernées. La conférence électronique a permis à l'Unité de foresterie communautaire d'accomplir des progrès sur ce thème: il est prévu de publier en 1997 une note théorique, une bibliographie annotée et un recueil d'études de cas. La question a été inscrite à l'Ordre du jour provisoire proposé pour le XIe Congrès forestier mondial (Antalya, Turquie, 13-22 octobre 1997), qui sera précédé d'une Réunion technique des instances politiques et des décideurs (Antalya, Turquie, 10-13 octobre 1997). Pour recevoir les actes (comprenant un recueil en deux volumes des communications, les neuf documents de travail et un annuaire des conférenciers), s'adresser à l'Unité de foresterie communautaire de la FAO. Pour tous renseignements complémentaires sur la foresterie communautaire et la gestion des conflits, consulter le site WWW:http://www.fao.org/waicent/faoinfo/forestry/ftpp/conflict/conflict01.htm |
En ce qui concerne le rapport coût-efficacité, la conférence électronique n'est pas aussi onéreuse qu'on pourrait l'imaginer: l'argent économisé par rapport à une conférence «réelle» (par exemple, frais de déplacement, d'hébergement, etc.) est dépensé autrement, notamment en renforçant les moyens au niveaux local et régional et en bâtissant des «infrastructures».
Associée à d'autres formes de communication et de réunion, la conférence électronique pourrait également représenter un outil précieux. Elle pourrait, par exemple, être utilisée avant ou après une conférence, un atelier ou une consultation «face-à-face», afin d'élaborer un programme ou de rédiger un rapport de synthèse sectoriel, les actes de la conférence, etc.
Points faibles du média électronique
Même si l'accès au courrier électronique n'est pas généralisé et si son utilisation s'intensifie, le coût des ordinateurs et des technologies électroniques exclut de vastes segments de population, en particulier ceux qui sont loin des capitales nationales ou régionales du monde en développement, ainsi que les personnes ne travaillant pas pour des instituts universitaires ou des organismes de développement. L'ironie veut que les universitaires d'Amérique du Nord et d'Europe disposent d'un accès gratuit au courrier électronique, tandis qu'une grande partie des participants des régions en développement ont dû payer pour envoyer ou recevoir des messages.
La conférence électronique présente des avantages et des inconvénients par rapport à la conférence traditionnelle. La première dure souvent plusieurs mois tandis que la seconde ne dépasse normalement pas une semaine. Les participants au deuxième type de réunion, si elle se tient ailleurs que sur leur lieu de travail, peuvent généralement -s'ils le souhaitent - se consacrer aux débats à temps complet. Les participants de la conférence électronique se connectent depuis leur lieu de travail habituel, n'obtiennent aucune «dispense» pour leurs activités régulières, et sont censés participer «en sus» sans obtenir aucune rémunération ni reconnaissance professionnelle en échange de leur participation. Enfin, les personnes qui prennent part à une conférence électronique estiment que les «relations virtuelles» ne remplacent en rien le réseau relationnel qui se tisse lors des conférences traditionnelles.
Certains atouts du média peuvent aussi se transformer en faiblesses. Les participants à une conférence électronique pourraient être inhibés ou intimidés par le fait que leur déclaration par écrit restera imprimée dans les archives. Le temps et le soin que les gens consacrent à écrire et réécrire leurs messages rendent les échanges moins spontanés. Une autre déficience du même ordre concerne la «propriété» des idées: même si on fournit aux conférenciers un format recommandé pour référencer les documents ou communications des autres, ils pourraient être réticents à discuter de leurs recherches originales, craignant qu'elles ne leur soient «dérobées». Enfin, lorsque les idées sont consignées par écrit, elles peuvent être considérées plus concrètes mais aussi relativement encombrantes. Les lecteurs peuvent se sentir submergés par le poids des messages électroniques, ce qui requiert l'intervention d'un modérateur.
En tant que moyen de communication et d'interaction, la conférence électronique présente d'autres imperfections. Premièrement, malgré la vitesse de transmission des messages, les échanges personnels directs (ou par téléphone) demeurent beaucoup plus rapides et font gagner du temps. La conférence électronique ne semble pas aussi efficace que les communications face-à-face lorsqu'il s'agit d'établir un dialogue ou de bâtir un consensus (apparemment, le silence que constitue une fenêtre vide est moins inconfortable que le silence dans une vraie conférence ou réunion).
Finalement, la conférence électronique s'est révélée un moyen efficace et rentable de créer des réseaux et de diffuser rapidement de grandes quantités d'informations. Elle a offert à l'Unité de foresterie communautaire (par le biais du programme FTPP) l'occasion de faire participer aux débats un grand nombre de conférenciers d'horizons multiples. Elle semblerait particulièrement efficace en association avec d'autres formes de communication ou de réunion (par exemple, activité préliminaire ou complémentaire aux ateliers, conférences et consultations de vive voix). Toutefois, Elle présente plusieurs inconvénients car elle demande beaucoup de temps, aussi bien pour les organisateurs que pour les conférenciers. Il peut être difficile d'encourager une participation régulière et systématique et d'impliquer certaines catégories d'acteurs (comme les décideurs et les organisations au niveau local), soit pour des problèmes de temps, soit à cause d'un accès limité au courrier électronique dans certaines parties du monde, en particulier dans les pays en développement).
