INTRODUCCIÓN
COMPOSICIÓN DE LOS COMITÉS DEL CODEX
ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES
REUNIONES
INFORMES
ELABORACIÓN DE NORMAS DEL CODEX Y TEXTOS AFINES
1. En virtud del párrafo 7 de los Estatutos de la Comisión del Codex Alimentarius y el Artículo IX.1 (b) de su Reglamento, la Comisión ha establecido un cierto número de Comités del Codex para preparar normas, de acuerdo con el Procedimiento para la Elaboración de Normas del Codex, y Comités Coordinadores para ejercer funciones de coordinación general de su labor en determinadas regiones o grupos de países. El Reglamento de la Comisión se aplicará, mutatis mutandis, a los Comités del Codex y a los Comités Coordinadores.
MIEMBROS
2. La posibilidad de ser Miembro de los Comités del Codex existe para todos los Miembros de la Comisión que hayan notificado al Director General de la FAO o de la OMS su deseo de ser considerados Miembros de los mismos, o para los Miembros seleccionados designados por la Comisión. El derecho de ser Miembros de los Comités Coordinadores Regionales les corresponde únicamente a los Miembros de la Comisión pertenecientes a la región o grupos de países en cuestión.
OBSERVADORES
3. Cualquier otro Miembro de la Comisión o cualquier Miembro o Miembro Asociado de la FAO o de la OMS que no sea Miembro de la Comisión, si ha notificado al Director General de la FAO o de la OMS su deseo de serlo, podrá participar como observador en todo Comité del Codex. Estos países podrán participar sin traba alguna en las deliberaciones del Comité y deberán tener las mismas oportunidades que los otros miembros de expresar su parecer (e incluso de presentar memorandos), pero sin tener derecho a votar ni a presentar mociones ni de fondo ni de procedimiento. Las organizaciones internacionales que tienen relaciones con la FAO o con la OMS deberán ser también invitadas a asistir, en calidad de observadores, a las sesiones de aquellos Comités del Codex por los que tengan interés.
PRESIDENCIA
4. La Comisión del Codex Alimentarius designará un Estado Miembro de la Comisión, que haya manifestado su disposición a aceptar las responsabilidades financieras y todas las demás responsabilidades, para que actúe como presidente del Comité. El Estado Miembro en cuestión es el encargado de nombrar el Presidente del Comité elegido de entre sus propios nacionales. Si, por cualquier razón, esta persona no pudiera ocuparse de la presidencia, el Estado Miembro en cuestión designaría otra persona para desempeñar las funciones de Presidente en tanto éste estuviera incapacitado para hacerlo. Un comité podrá nombrar en cualquier período de la sesión uno o más relatores de entre los delegados presentes.
SECRETARÍA
5. Un Estado Miembro, al cual se le haya asignado un Comité del Codex, se hará cargo de procurar todos los servicios necesarios para la celebración de las reuniones, incluidos los de la Secretaría. La Secretaría deberá disponer de personal de apoyo administrativo en número adecuado y estar en condiciones de trabajar con facilidad en los idiomas que se utilicen en la reunión y deberá disponer de equipos adecuados para tratamiento de textos y para la reproducción de documentos. Deberá proporcionarse interpretación, preferiblemente simultánea, de y a todos los idiomas empleados en la reunión y, cuando el informe de ésta haya de aprobarse en más de uno de los idiomas de trabajo del Comité, deberán contratarse los servicios de un traductor. La Secretaría del Comité y la Secretaría Conjunta FAO/OMS del Codex se encargan de la preparación del proyecto de informe, en consulta con los relatores, si los hay.
FUNCIONES Y MANDATOS
6. Las funciones de un Comité del Codex incluirán:
a) redactar una lista de prioridades, según se considere oportuno, entre los asuntos y productos comprendidos en su mandato;b) examinar los tipos de elementos (o recomendaciones) relativos a la calidad y la inocuidad que habrán de regularse, ya sea en las normas de aplicación general o en relación con los productos alimenticios específicos;
c) estudiar los tipos de productos abarcados por las normas, es decir, si deben incluirse materiales para su posterior conversión en alimentos;
d) preparar proyectos de normas del Codex dentro de su mandato;
e) informar a cada período de sesiones de la Comisión sobre la marcha de sus trabajos y, cuando sea necesario, sobre cualquier dificultad ocasionada por su mandato, junto con propuestas de enmienda del mismo.
f) examinar y, según proceda, revisar periódicamente y con arreglo a un programa las normas y los textos afínes vigentes, con objeto de que las normas y los textos afines que derivan de su mandato estén en consonancia con los conocimientos científicos del momento y a otras informaciones pertinentes.
INVITACIONES Y PROGRAMA PROVISIONAL
7.
a) Las reuniones de los Comités del Codex y de los Comités Coordinadores serán convocadas por los Directores Generales de la FAO y de la OMS de común acuerdo con el Presidente del respectivo Comité del Codex. El Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, FAO, Roma, en consulta con el Presidente del Comité correspondiente, deberá preparar la carta de invitación y el programa provisional para que los Directores Generales los envíen a todos los Miembros y Miembros Asociados de la FAO y de la OMS, o, en el caso de los Comités Coordinadores, a los países de la región correspondiente o al grupo de países interesado, a los Puntos de Contacto del Codex y a las organizaciones internacionales interesadas de acuerdo con las listas oficiales de direcciones postales de la FAO y de la OMS. Antes de finalizar los proyectos, los presidentes deberán informar y consultar al Punto de Contacto del Codex nacional, donde exista uno establecido, y, si es necesario, obtener la aprobación de las autoridades nacionales competentes (Ministerio de Asuntos Exteriores, Ministerio de Agricultura, Ministerio de Sanidad o el organismo de que se trate). La invitación y el programa provisional presentados por el Presidente serán traducidos y distribuidos por la FAO/OMS en los idiomas de trabajo de la Comisión, al menos cuatro meses antes de la fecha de la reunión.b) Las invitaciones deberán comprender lo siguiente:
i) título del Comité del Codex;ii) hora y fechas de apertura y clausura de la reunión;
iii) lugar de la reunión;
iv) idiomas que han de emplearse, indicando si existe interpretación y si ésta es o no simultánea;
v) cuando se considere apropiado, información sobre alojamiento en hoteles;
vi) petición de que se comuniquen los nombres del jefe de la delegación y de los otros miembros de ella, y de que se informe si el jefe de la delegación de un Gobierno asistirá en calidad de representante o de observador.
Normalmente, se pedirá que las respuestas a las invitaciones se envíen para que estén en poder del Presidente lo antes posible y en todo caso no menos de 30 días antes de la reunión. Deberá también enviarse una copia al Secretario de la Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, Roma (Italia). Es de la máxima importancia que todos los gobiernos y organizaciones internacionales que tengan intención de participar contesten a las invitaciones para la fecha requerida. En la contestación se deberá especificar el número de copias y el idioma de los documentos deseados.
c) El programa provisional deberá indicar la hora, fecha y lugar de la reunión y abarcará lo siguiente:
i) adopción del programa;ii) elección de los relatores, si se considera necesario;
iii) asuntos relacionados con las cuestiones a discutir, incluyendo, cuando proceda, el trámite en el Procedimiento de la Comisión para la Elaboración de Normas en que se discute el asunto en la reunión. Deberá también hacerse referencia a los documentos del Comité correspondientes al asunto;
iv) otros asuntos;
v) fecha y lugar que se proponen para la próxima reunión;
vi) adopción del proyecto de informe.
El trabajo del Comité y la duración de la reunión deberán disponerse de modo que dejen tiempo suficiente al final de la reunión para que pueda llegarse a un acuerdo acerca de las actividades del Comité.
ORGANIZACIÓN DE LOS TRABAJOS
8. Un Comité del Codex o Comité Coordinador puede asignar tareas específicas a países, grupos de países o a organizaciones internacionales representadas en las reuniones del Comité y puede solicitar de Estados Miembros y de organizaciones internacionales que den sus opiniones sobre cuestiones específicas. Los Grupos Especiales de Trabajo que se creen para desempeñar tareas determinadas deberán disolverse una vez que hayan realizado dichas tareas con arreglo a lo establecido por el Comité. Los informes de los Grupos Especiales de Trabajo deberán distribuirse a todos los miembros del Comité y a los observadores con tiempo suficiente para que éstos puedan tener plenamente en cuenta las recomendaciones de los Grupos de Trabajo. Un Comité del Codex o Comité Coordinador no puede establecer subcomités permanentes, estén o no abiertos a todos los miembros de la Comisión, sin la aprobación específica de la Comisión.
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
9.
a) Los documentos para una reunión deberán enviarse por el presidente del Comité del Codex correspondiente por lo menos dos meses antes de que comience la reunión a:(i) todos los Puntos de Contacto del Codex,(ii) los jefes de las delegaciones de los Estados Miembros, de los países observadores y de las organizaciones internacionales, y
(iii) otros participantes, según las respuestas recibidas. Deberán enviarse 20 copias de todos los documentos, en cada uno de los idiomas empleados en el Comité interesado, al Secretario, Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, FAO, Roma.
b) Los documentos para una reunión preparados por los participantes deberán redactarse en uno de los idiomas de trabajo de la Comisión, que, a ser posible, debería ser uno de los idiomas empleados en el Comité del Codex interesado. Estos documentos deberán enviarse al presidente del Comité, con una copia al Secretario, Comisión del Codex Alimentarius, Programa Conjunto FAO/OMS sobre Normas Alimentarias, Roma, con tiempo suficiente (véase párrafo 9 (a)) para que puedan incluirse en la distribución de documentos para la reunión.
c) Los documentos distribuidos durante la reunión de un Comité del Codex, que no sean los proyectos de documentos preparados en la reunión y finalmente publicados en forma definitiva, deberán luego seguir la misma distribución que los otros documentos preparados para el Comité.
d) Los Puntos de Contacto del Codex se encargarán de asegurar que los documentos de trabajo lleguen a los interesados en su propio país y de que se adopten las medidas necesarias para la fecha señalada.
e) Se asignarán números de referencia consecutivos en series apropiadas a todos los documentos de los Comités del Codex. El número de referencia deberá figurar en el ángulo superior derecho de la primera página juntamente con una indicación del idioma en que el documento fue preparado y la fecha de su preparación. Deberá indicarse claramente la procedencia (origen o país autor) del documento inmediatamente debajo del título. El texto del documento deberá dividirse en párrafos numerados. Al final de estas directrices figura una serie de signaturas para los documentos del Codex, que la Comisión del Codex Alimentarius ha adoptado para sus períodos de sesiones y los de sus órganos auxiliares.
f) Los Miembros de los Comités del Codex deberán comunicar al presidente del Comité, por intermedio de sus Puntos de Contacto del Codex, el número de ejemplares de documentos normalmente requeridos.
g) Los documentos de trabajo de los Comités del Codex podrán distribuirse libremente a todos aquellos que colaboren con una delegación en la preparación de los asuntos del Comité; sin embargo, estos documentos no deberán publicarse. No obstante, no se hace objeción alguna a que se publiquen los informes de las reuniones de los Comités o los proyectos de normas terminados.
DIRECCIÓN DE LAS REUNIONES
10.
a) Las reuniones de los Comités del Codex y de los Comités Coordinadores serán públicas, a menos que el Comité decida otra cosa. El Gobierno responsable del Comité del Codex o del Comité Coordinador decidirá quién ha de inaugurar en su nombre, oficialmente, la reunión. El Presidente invitará a los miembros del Comité a que formulen observaciones acerca del programa provisional, y, a la luz de tales observaciones, pedirá formalmente al Comité que adopte el programa provisional o el programa modificado. Las reuniones deberán realizarse de acuerdo con el Reglamento de la Comisión del Codex Alimentarius. Se llama particularmente la atención sobre el Artículo VI. 7 que dice: "Las disposiciones del Artículo XII del Reglamento General de la FAO se aplicarán, mutatis mutandis, a todas las cuestiones que no estén específicamente reguladas por el Artículo VI del presente Reglamento". El Artículo XII del Reglamento General de la FAO, del cual se enviará una copia a todos los presidentes de los Comités del Codex y de los Comités Coordinadores, da instrucciones completas sobre el procedimiento a seguir al tratar de las votaciones, cuestiones de orden, aplazamiento y suspensión de las reuniones, aplazamiento y clausura de los debates sobre una cuestión particular, nuevo estudio de un asunto sobre el cual se ha tomado ya una decisión y orden en que deben tratarse las enmiendas.b) Los presidentes de los Comités del Codex deberán asegurar que todas las cuestiones se tratan por completo, en particular las declaraciones relativas a posibles consecuencias económicas de las normas consideradas en los Trámites 4 y 7. Los presidentes deberán también asegurar que todas las observaciones formuladas por escrito por Miembros que no estén presentes en la reunión sean consideradas por el Comité, y que todos los puntos se expongan claramente al Comité. Por lo común, el modo mejor de hacer esto es comunicar lo que parezca ser el punto de vista aceptable generalmente y preguntar a los delegados si oponen alguna objeción a que se apruebe. Los presidentes deberán intentar siempre llegar a un acuerdo y no deberán pedir al Comité que se proceda a una votación si puede llegarse a un acuerdo sobre la decisión del Comité sin necesidad de aquélla.
c) Las delegaciones y las delegaciones de los países observadores que deseen hacer constar su oposición a una decisión del Comité, tienen derecho a hacerlo así, independientemente de que la decisión se haya tomado por votación o no, solicitando que conste en el informe del Comité su opinión. Esta declaración no deberá limitarse al empleo de una simple frase tal como "La delegación de X se reservó su posición", sino que habrá de aclarar el alcance de la oposición de la delegación a una decisión particular del Comité y declarar si se opuso simplemente a la decisión o si pidió disponer de una nueva oportunidad para tratar del asunto.
d) Solamente podrán hacer uso de la palabra los jefes de las delegaciones de los Estados Miembros, o de los países observadores o de las Organizaciones Internacionales, a menos que éstos autoricen a otros Miembros de sus delegaciones a ejercer este derecho.
11.
a) Al preparar los informes, habrán de tenerse en cuenta los puntos siguientes:i) las decisiones deberán explicarse con toda claridad; las medidas tomadas con respecto a las declaraciones relativas a consecuencias económicas deberán consignarse por entero; todas las decisiones sobre proyectos de normas deberán ir acompañadas de una indicación del trámite del Procedimiento que han alcanzado las normas;ii) si hay que actuar antes de la próxima reunión del comité, deberá indicarse claramente la naturaleza de la acción, quién ha de actuar y cuándo habrá de terminarse tal acción;
iii) cuando las cuestiones necesiten ser estudiadas por otros Comités del Codex, deberá manifestarse esto claramente;
iv) si el informe es de una cierta extensión, deberán figurar al final del mismo resúmenes de los puntos sobre los cuales se ha llegado a un acuerdo y las cuestiones sobre las que hay que actuar, y en todo caso, deberá incluirse una sección, al final del informe, en la que se indique claramente, en forma resumida:
1) las normas consideradas en la reunión y los Trámites que han alcanzado;2) las normas en cualquier Trámite del Procedimiento, cuya consideración haya sido aplazada o haya quedado en suspenso, y los Trámites que han alcanzado;
3) las nuevas normas propuestas para ser consideradas. La fecha probable de su consideración en el Trámite 2, y quién ha de asumir la responsabilidad de la redacción del primer proyecto.
b) El informe tendrá los siguientes apéndices:
i) la lista de los participantes con la dirección postal completa;ii) los proyectos de normas con una indicación del trámite del procedimiento que se ha alcanzado.
c) La Secretaría Conjunta FAO/OMS se ocupará de que, tan pronto como sea factible, y en todo caso no después de un mes de terminada la reunión, se envíen copias del informe final, tal como se apruebe, a todos los participantes y a todos los Puntos de Contacto del Codex.
12. Un Comité del Codex, al redactar normas y textos afines, deberá tener presente lo siguiente:
a) la línea de conducta contenida en los Principios Generales del Codex Alimentarius;b) todas las normas y textos afines deberán llevar un prefacio conteniendo la siguiente información:
i) descripción de la norma o texto afín;ii) breve descripción del ámbito de aplicación y de los objetivos de la norma o texto afín.
iii) referencias incluido el trámite al que la norma o texto afín ha llegado en el Procedimiento de la Comisión para la Elaboración de Normas y textos afines, junto con la fecha en que se aprobó el proyecto;
iv) cuestiones, contenidas en el proyecto de norma, que requieren sanción o acción por parte de otros Comités del Codex.
c) Por lo que se refiere a normas o a cualquier texto afín para un producto que comprenda un cierto número de subclases, el Comité dará preferencia a la elaboración de una norma general o texto afín con disposiciones específicas, cuando proceda, para las subclases con requisitos diferentes
