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Los datos sobre la pesca deben almacenarse de forma segura, pero su acceso con fines de análisis debe ser sencillo. El diseño de un sistema de gestión de la información debería ajustarse a los principios básicos de la elaboración de datos. En la base de datos deberían almacenar los datos originales en bruto. El sistema de gestión de datos debería integrarse asimismo con el sistema de recopilación de datos en la medida de lo posible. El diseño de la base de datos y la elaboración del programa informático correspondiente pueden tener un enfoque diferente que va desde la adaptación de un sistema ya existente al diseño de un sistema nuevo partiendo de cero. En cualquier caso, el sistema debería estar bien documentado. La interfaz hombre-ordenador debe guiar al usuario para aprovechar al máximo el sistema, con ayudas y prestaciones en el idioma local. La introducción de datos debería integrar funciones de importación y controles de validación, la elaboración debería emplear funciones integradas para los procedimientos comunes, y la presentación de informes debería ser flexible e incluir mecanismos de exportación. La autoridad responsable debe destinar recursos financieros y de personal suficientes para el mantenimiento, la realización de archivos normales para proteger los datos y la reevaluación periódica del diseño con el fin de asegurarse de que el sistema está logrando sus objetivos. Debe controlarse el acceso para asegurar la integridad y confidencialidad, pero interferiendo lo menos posible en el acceso legítimo. |
La toma de decisiones para la formulación de políticas pesqueras y la planificación y la gestión en este ámbito depende en gran medida de la información elaborada, no de los datos brutos. Los datos deben interpretarse antes de que puedan utilizarse. El volumen de datos primarios brutos a menudo es muy grande, y éstos sólo pueden utilizarse de manera efectiva en el marco de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD). Las funciones de un sistema de este tipo son:
· Asegurar que los datos se ajustan a las clasificaciones estándar;
· Asegurar la validez de los datos;
· Asegurar la integridad de los datos y su coherencia interna;
· Asegurar y mantener los datos originales;
· Permitir un fácil acceso a los datos originales;
· Elaborar los datos de forma eficiente según sea necesario;
· Permitir la integración de distintos conjuntos de datos, aumentando así su utilidad general.
Un principio fundamental consiste en conservar todos los datos tal y como se recopilaron, en su formato original. Esto aporta flexibilidad a la forma en que pueden elaborarse los datos (es decir, filtrarse, agregarse, elaborarse), y asegura que todos los cálculos se reproduzcan a partir de los datos de origen con todas las revisiones. Teniendo en cuenta la considerable inversión en la recopilación de datos y el bajo coste del almacenamiento y elaboración, hay pocos motivos para no conservar los datos completos en su formato original.
La tecnología de la información es variada y cambia con rapidez, así que es importante buscar el asesoramiento más actualizado antes de seleccionar un sistema o elaborar una aplicación.
Lo ideal sería que quienes desarrollan la base de datos participaran no sólo en la gestión de los datos, sino también en el sistema de muestreo. Aunque los expertos de pesca pueden estar familiarizados con la tecnología informática, no deberían ocuparse de la ejecución real del sistema de base de datos. Del mismo modo, los profesionales informáticos no deben participar en la elaboración de un sistema de muestreo pesquero. Sin embargo, cuando las dos actividades se producen a la vez, cada una puede complementar a la otra en beneficio mutuo, aumentando las posibilidades de éxito.
Se debería considerar la posibilidad de elaborar una base de datos descentralizada para facilitar la gestión de la base y la validación de los datos. En un sistema distribuido, los datos se introducen y se validan localmente, pero se vinculan a otras bases de datos para su análisis. Puede accederse a los datos para su análisis a través de una base de datos centralizada, preferiblemente mantenida en una institución nacional.
Al estudiar el enfoque que se debe adoptar para crear un nuevo sistema de recopilación de datos, existen varias posibilidades:
Las ventajas y desventajas de cada uno de estos enfoques varían y deben sopesarse cuidadosamente antes de destinar recursos.
Los sistemas de bases de datos personalizadas se basan en la presencia y la participación continua de los elaboradores de sistemas. Deben establecerse planes para imprevistos con objeto de minimizar el riesgo de que se produzca un fallo en el sistema en caso de que los elaboradores no estén disponibles. En cualquier caso, el sistema debe estar totalmente documentado. Sin embargo, los sistemas personalizados todavía suelen ser mejores que la adaptación in situ de un sistema disponible en el mercado, puesto que las modificaciones significativas de un sistema ya existente pueden en ocasiones comprometer la funcionalidad prevista. Si bien adaptar un sistema tiene un coste inicial inferior, a veces resulta más caro al final debido a las mayores necesidades de mantenimiento.
Una importante ventaja del desarrollo personalizado es que éste puede configurarse de forma que se ajuste estrechamente a la metodología de muestreo de datos, con lo que el sistema será más eficiente y fácilmente aceptado. Otra posible ventaja consiste en que el diseño de la base de datos puede emplearse también como instrumento para ayudar a elaborar el programa de recopilación de datos. Si las dos fases de elaboración se producen a la vez, la utilización de una terminología (por ejemplo, identificación de las especies, técnicas de muestreo) y de unas instrumentos (por ejemplo, diagramas de flujo de datos, análisis de tareas) comunes pueden resultar mutuamente beneficiosas para ambos sistemas.
En función de la cantidad de datos y de la disponibilidad de recursos, las aplicaciones informáticas comerciales pueden presentar limitaciones a largo plazo. En el caso de las pesquerías más grandes, sólo deben utilizarse para iniciar programas de recopilación de datos y para crear prototipos (como situaciones hipotéticas, guiones). Es preciso conocer las limitaciones de estos instrumentos para el muestreo a gran escala, por lo que la metodología de recopilación de datos deberá migrar al final a un sistema más metódico y robusto. Entre las ventajas de la creación de prototipos se incluye una mejor identificación de los flujos de datos y de los componentes del sistema, lo que puede ayudar a integrar la metodología de recopilación de datos y el diseño de su almacenamiento.
Debe utilizarse un ciclo de vida establecido de elaboración de programas informáticos a la hora de diseñar y elaborar un sistema de base de datos (Fig. 7.1). El hecho de no aplicar una metodología estándar de elaboración de programas informáticos constituye un factor que contribuye en gran medida al fracaso del sistema o que comporta importantes costes y retrasos en el mismo.
Un aspecto importante para la aceptabilidad general del sistema de gestión de bases de datos es la interfaz hombre-ordenador. Los usuarios del sistema de gestión de bases de datos (por ejemplo, los encargados de codificar los datos, los científicos, los responsables de tomar las decisiones y de planificar políticas) deben participar en el desarrollo de la interfaz. Estos son algunos principios básicos que pueden utilizarse para elaborar interfaces hombre-ordenador eficaces:
Siempre que sea posible, deberán procurarse que las interfaces estén en el idioma local. Esto hace que el sistema sea más fácil de entender a los usuarios locales, aumentado las tasas de conocimiento por parte de los operadores y la calidad general de los datos.
La ayuda en línea, la documentación, las ayudas guiadas y la formación son factores que contribuyen a la sostenibilidad de una base de datos. Debe prestarse especial atención al desarrollo de estos componentes dentro del sistema. Preferiblemente, el desarrollo de estos componentes debe hacerse en paralelo al desarrollo de las interfaces entre programa informático y usuario. Sin embargo, esto no elimina la necesidad de disponer con la documentación impresa.
Al crear o modificar un sistema de introducción de datos, a menudo es preciso incorporar datos históricos que se han almacenado en medios no informáticos. En ese caso, deben tenerse en cuenta todos los métodos posibles para convertir los datos brutos (escaneado, mano de obra local barata, etc.) a un formato compatible. Esto permite la integración de datos, que es necesaria para realizar un análisis adecuado.
Además, debe existir una función de “importación” para incorporar datos que se suelen presentar en formatos alternativos (por ejemplo, procesador de textos u hojas de cálculo). Esta función debe asegurar que se mantenga la integridad y la calidad de los datos.
Cuando sean aplicables, deben elaborarse estructuras especiales o enlaces de programas informáticos para facilitar la recuperación de datos de otras fuentes informáticas, como libros de a bordo electrónicos. Una vez más, debe procurarse mantener la integridad de los datos y la correcta validación de los mismos.
La validación de los datos puede llevarse a cabo a varios niveles: la recopilación, compilación e introducción de datos en un sistema de gestión de bases de datos, la elaboración de los datos y su análisis. Las interfaces de usuario para la introducción de datos deben estructurarse de forma que ejecuten conjuntos de normas aplicadas para validar las entradas.
Una prestación de la tecnología del sistema de gestión de bases de datos que conviene explotar a la hora de elaborar o modificar un sistema de recopilación de datos es la capacidad de integrar el control y la elaboración en la base de datos utilizando procedimientos y solicitudes almacenados. Este enfoque presenta las siguientes ventajas:
Una consideración importante que hay que tener en cuenta al elaborar datos es la necesidad de mantener un registro de control de todas las medidas adoptadas para permitir una posterior revisión de la calidad de la información.
Siempre que sea posible, deben utilizarse parámetros para que el sistema sea más flexible. Los parámetros son valores fáciles de cambiar que alteran la estructura y la función del sistema. A menudo, las necesidades cambian a lo largo de la vida de un sistema, y el hecho de poder ampliarlo y modificarlo sin realizar grandes cambios de configuración puede salvaguardar la viabilidad del sistema de recopilación de datos.
La flexibilidad en la preparación de informes a partir de los datos es importante. Con frecuencia, los usos potenciales de los datos no se reconocen plenamente antes de que un sistema sea operativo. La facilidad de recuperación/preparación de informes de los datos evita que se tengan que realizar innecesarias modificaciones secundarias en el sistema.
Para facilitar la flexibilidad de los informes, debe contarse con una función de “exportación” con fines generales. Las prestaciones con las que debe contar esta función son:
Conviene presentar datos espaciales en formato geográfico. La presentación gráfica de datos referenciados geográficamente ofrece la ventaja de permitir visualizar los datos relativos a otros datos geográficos, como la posición de ríos, manglares, arrecifes y otras características que se sabe que afectan a la producción pesquera. Los sistemas disponibles en el mercado deben poder de acceder a datos referenciados geográficamente del sistema de gestión de bases de datos, aunque la gestión de la base de datos siga siendo responsabilidad del sistema de gestión de bases de datos.
Para sostener el uso de la base de datos, es preciso realizar un compromiso a largo plazo para respaldar la aplicación de la gestión de datos. Debe contarse con personal adecuado no sólo para las actividades habituales, sino también para modificar el sistema a medida que surja la necesidad de hacerlo. De no proporcionarse dicho respaldo, es muy probable que se produzca una pérdida paulatina de capacidades del sistema que finalmente puede contribuir a colapsarlo.
Deben hacerse periódicamente copias de seguridad de la base de datos. El sistema debe estar siempre preparado para problemas graves de equipo y programas informáticos y de pérdida de datos. Para asegurar que se realicen copias de seguridad con regularidad los procedimientos deben ser lo más sencillos posible.
Dado que la base de datos evoluciona con el tiempo y se producen cambios en la tecnología de la información, el archivo de datos es fundamental para permitir la recuperación de los datos históricos almacenados en la estructura o el diseño anterior. El archivo de datos debe realizarse utilizando un medio no volátil (por ejemplo, CD-ROM) y un formato de datos independiente del sistema.
Como resultado de los mecanismos de retroinformación establecidos y para asegurarse de que el sistema de gestión de datos está logrando sus objetivos (es decir, que da respuesta a las necesidades de los clientes), deben llevarse a cabo evaluaciones periódicas con la presencia de representantes de los usuarios del sistema.
Se recomienda un programa continuado de evaluación del diseño para asegurar que el sistema aproveche los últimos avances de la tecnología de la información. Debe prestarse especial atención al establecimiento de procedimientos de actualización de los datos archivados de forma que se pueda seguir accediendo a los datos anteriores almacenados.
El estado o el organismo en el que se generaron los datos es el principal propietario de los mismos. Reconociendo que los datos constituyen una fuente y que por tanto tienen valor económico o de otro tipo, el gobierno debe ejercer su derecho a mantener, asegurar y controlar el acceso.
El control es el limite impuesto a la capacidad de una persona, o de un grupo de personas, organizaciones u otro estado a tener acceso parcial o pleno a los datos que contiene una base de datos. El acceso parcial a los datos significa impedir lo siguiente: i) ver la totalidad de los datos introducidos y almacenados en el sistema, ii) añadir datos, iii) corregir datos, iv) copiar datos, o v) distribuir/compartir los datos a través de cualquier medio. Deben aplicarse controles para limitar el acceso de forma coherente con cualquier obligación de confidencialidad y proteger los datos frente a cambios no autorizados. La protección de los datos originales contra su corrupción accidental reviste la máxima importancia. La copia maestra de los datos debe estar siempre “protegida contra escritura”. No obstante, aunque el control y la seguridad son importantes, no deben impedir el acceso legítimo. En concreto, las características de seguridad y control del sistema de control de bases de datos nunca deben entorpecer el acceso a los datos por parte de instituciones de investigación reconocidas por el Estado para investigar la ordenación de los recursos.
Deben adoptarse disposiciones especiales en el sistema de control de bases de datos para, en su caso, facilitar el intercambio de datos con otros Estados y organizaciones regionales. El Acuerdo de las Naciones Unidas sobre las reservas de peces insta a los Estados a intercambiar información para la ordenación de las poblaciones de peces transzonales y altamente migratorios. El intercambio de datos se ve facilitado si las normas y las clasificaciones nacionales comparten un cuerpo común regional o interregional de normas estadísticas, más concretamente a los más altos niveles de agregación.
Los avances en la tecnología de la comunicación abren un nuevo abanico de posibilidades con respecto a la distribución de datos. Siempre que sea posible y apropiado, el sistema de gestión de bases de datos debe incluir estructuras que faciliten la distribución, o que permitan el acceso directo a los datos desde localizaciones remotas.
La elaboración de programas informáticos para ayudas guiadas, demostraciones y documentos conexos (por ejemplo, texto de ayuda en línea, manuales de usuario informatizados) es fundamental para la viabilidad a largo plazo de la base de datos. Estos documentos pueden ser regionales o, lo que es mejor, nacionales y presentar un formato que permita el acceso en red.
A la hora de difundir estadísticas debe considerarse también la utilización de medios digitales. Por ejemplo, Internet ofrece un método poco costoso para compartir información, permitiendo un acceso seguro a los datos y resultados analíticos.
