الباب السادس: الخدمات المشتركة

553 - يغطي هذا الباب تكاليف الخدمات المشتركة، بما في ذلك خدمات البريد والحقيبة الدبلوماسية وتوزيع الوثائق وأرشيف المنظمة وسجلاتها والمشتريات وصيانة المباني والأمن في المقر الرئيسي بإدارة قسم الشؤون الإدارية. كما يغطي التكاليف المماثلة للخدمات المشتركة في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية.

التغييرات في الموارد

554 - ستكون التغييرات في الموارد على النحو الموضح في الباب السابق، وبما يشمل البرامج الفرعية والكيانات البرامجية، بالدرجة الأولى من خلال عمليات نقل المخصصات من البرنامج الرئيسي 5-2.

الوثائق وسجلات المركز وخدمات مستخدمى الاتصالات

555 - يغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-1 خدمات البريد، والحقيبة الدبلوماسية، وتوزيع الوثائق وأرشيف المنظمة. وبتطبيق نظام الإدارة الرقمية للسجلات تتولى مجموعة أرشيفات المنظمة معالجة مستلزمات الصيانة الجارية للسجلات الرقمية.

صيانة المباني

556 - يغطي البرنامج الفرعي 6-0-0-2 بالدرجة الأولى تكاليف مرافق المنفعة العامة ومستلزمات أعمال الصيانة الجارية بما في ذلك التنظيف والتجديد والطلاء. كما يشمل أعمال الصيانة الرئيسية للمباني وتركيب التجهيزات الفنية المساعدة بيد أن مخصصات الميزانية، مازالت، كما كانت في السابق قليلة فيما يخص أعمال الصيانة الرئيسية وتحديث مرافق البنية الأساسية. وتعتمد المنظمة فيما يخص إدخال تحسينات على البنية الأساسية أكثر من ذي قبل على دعم الحكومة الإيطالية وعلى دعم الحكومات وغيرها من الجهات المانحة الأخرى. وستشمل الأعمال الرئيسية -بتمويل الحكومة المضيفة - متابعة إنشاء المبنى الجديد للمكتبة وأعمال مهمة أخرى في المبنى A (بحسب مواصفات الأمن والسلامة للاتحاد الأوروبي) والمبنى D (تركيب أجهزة التكييف ومرافق صحية)، وإنجاز أعمال مهمة أخرى (منها وضع علامات المباني، وإشارات وعلامات أخرى ونظم للوقاية من الحرائق وإطفائها، ومناضد توزيع وثائق الإجتماعات).

التوريدات

557 - يغطي البرنامج الفرعي 6 - 0 - 0 - 3 إدارة التوريدات التي تتولى الشراء أو التعاقد على الشراء في إطار مناقصات قطرية ودولية وما يتصل بذلك من أنشطة التوريد لكل من البرنامج العادي والبرامج الميدانية. ونظرا للأعمال الطارئة فقد توسعت على نحو ملموس وظائف التوريد ومن المنتظر أن تستمر هذه الأنشطة على مستوى عال. كما ستساعد إدارة التوريدات المكاتب اللامركزية في القيام بأنشطة التوريد الخاصة لها. وسيتواصل خلال الفترة المالية 2002 - 2003 رصد الإجراءات التشغيلية، ويجرى إدخال التعديلات الضرورية استنادا إلى مستلزمات تطبيق نظام أوراكل ونظام المحاسبة الميدانية. كما ستستعرض الإدارة وتحاول الاستفادة من أوجه التقدم المكتسبة من خلال استخدام الانترنت والأدوات الأخرى. وستنقل المسؤولية من قسم الشؤون المالية إلى إدارة التوريدات فيما يتعلق بتسديد فواتير الشراء.

الأمن والنقل

558 - يغطي هذا البرنامج الفرعي حماية الأشخاص والممتلكات والمباني في المقر الرئيسي إلى جانب أعمال التنسيق ذات الصلة بالسلطات الحكومية. كما يغطي الوقاية من الحرائق والنقل المحلي الرسمي. وقد نقلت جميع الوظائف ذات الصلة بإصدار بطاقات الدخول إلى مباني المنظمة، وبعضها كان يصدر عن قسم المؤتمر والمجلس وشؤون المراسم إلى فرع الأمن والنقل. وسيتركز النشاط الرئيسي على وضع خطط أمنية جديدة مع مراعاة الإمكانيات التي تتيحها التعزيزات التي أدخلت حديثا على البنية الأساسية والتكنولوجيات الجديدة مع التركيز على منع الحرائق.

559 - ويغطي البرنامج الفرعي 6 - 0 - 0 - 9 في الوقت الحاضر مكتب مدير قسم الشؤون الإدارية وجزء منه كان يغطى في إطار الباب الخامس: خدمات الدعم. ويهتم مكتب المدير على نحو مكثف بعمليات الشراء واسعة النطاق في العراق، وإجراء عمليات الرصد الضرورية لمشروعات البنية الأساسية المهمة في المقر الرئيسي والأنشطة الموسعة لإجتذاب الجهات الراعية.