Il a fallu du temps avant que les coopératives agricoles des pays les moins avancés commencent à se tourner vers l'informatisation, mais la situation évolue rapidement, à mesure que les ordinateurs deviennent plus abordables et que l'accès à Internet s'améliore dans les régions. Afin d'être compétitives sur les marchés libéralisés, de nombreuses coopératives, en particulier les plus grandes, considèrent l'informatisation comme un outil indispensable pour améliorer les services aux membres et leurs résultats. Pour résumer, l'informatisation peut améliorer l'efficacité de la coopérative, à conditions que certaines règles empiriques soient respectées, dont les suivants:
L'automatisation des registres comptables et des documents administratifs et la traçabilité des céréales ont permis à l'Association coopérative argentine (ACA) de respecter les exigences juridiques relatives à la gestion de l'information et les exigences en matière de qualité des produits destinés à l'exportation.
| Les dix commandements de l'informatisation | |
| Il peut être utile de respecter les règles empiriques suivantes: | |
| 1. | Définir un objectif précis. Quel est le problème qui sera réglé grâce à l'informatisation? Quelles sont les attentes de la direction, des employés et des membres? |
| 2. | Tirer les enseignements des organismes qui se sont déjà informatisés. Quels sont les bénéfices escomptés et les coûts de l'informatisation? Ne pas se focaliser uniquement sur l'installation. Prévoir également la maintenance, l'entretien et la formation. Quels sont les risques liés à l'informatisation? |
| 3. | Définir un plan d'activités dans lequel vos arguments seront présentés de manière approfondie. Trouver un chef de file: vous êtes convaincu que l'informatisation peut régler une grande partie des problèmes de la coopérative, mais d'autres peuvent douter de votre enthousiasme. Vous ne pouvez pas vous passer d'un chef de file. |
| 4. | Établir une équipe de base chargée du projet. Deux avis valent mieux qu'un. |
| 5. | Étudier avec soin les questions liées à la mise en œuvre du projet. Privilégier une méthode modulaire, consistant à procéder étape par étape. |
| 6. | Consacrer le temps qu'il faut à l'élaboration du plan de mise en œuvre. Définir avec précision les objectifs (commerciaux et autres), les réalisations, les tâches, les responsabilités, le calendrier et les coûts. |
| 7. | Être vigilant lors de la signature des contrats. Définir des cibles quantifiables et un calendrier. Consulter un juriste. Le contrat doit absolument être accompagné des documents adéquats. |
| 8. | Maintenir le système manuel jusqu'à ce que le nouveau système donne entière satisfaction. |
| 9. | S'assurer qu'une formation adéquate est dispensée à chacun. La formation devrait être un processus continu. |
| 10. | Ne pas oublier la maintenance et la mise à niveau. ...Bonne chance! |
