Annexes

Annexe 1
GLOSSAIRE

• ADSL: ligne d'abonné numérique asymétrique. L'ADSL permet de disposer d'un accès Internet à des débits pouvant être 25 fois supérieurs à celui d'une connexion téléphonique classique! Grâce à l'ADSL, il n'est plus nécessaire de composer un numéro pour se connecter à Internet, car la connexion est toujours active.

• Analyse de sensibilité: analyse coûts-avantages permettant à l'analyste d'étudier l'impact, sur les résultats d'un projet, de différents éléments (offre/demande, risques ou prix) ou de simulations.

• Base de données: corpus de tableaux de données corrélés et organisés de façon à pouvoir effectuer une recherche rapide et à ce que les données puissent être extraites par un ordinateur.

• CD/CD-ROM/graveur de CD: CD: disque optique de petite taille sur lequel sont stockées des données informatiques; CD-ROM: CD contenant des données informatiques qui ne peuvent pas être modifiées; graveur de CD: dispositif permettant d'enregistrer des données sur un CD.

• Client: dans une relation client/serveur ou au sein d'un réseau, on entend par client, le programme, l'ordinateur ou l'utilisateur demandeur.

• Code objet: le code obtenu après traitement et conversion en langage machine du code source. C'est sous cette forme que la plupart des logiciels payants sont vendus.

• Code source: instructions de programmation qui sont créées par un programmeur dans un langage donné. Ces fichiers sont ensuite compilés (convertis en langage machine).

• Concentrateur: dans le domaine de la communication des données, un concentrateur est un point de convergence où les données arrivent en provenance d'une ou de plusieurs directions et sont transmises dans une ou plusieurs directions. On utilise les concentrateurs pour interconnecter les ordinateurs d'un réseau local (LAN).

• Disque dur: dispositif de stockage le plus utilisé pour les ordinateurs. Il s'agit d'un disque magnétique installé à l'intérieur de l'ordinateur (non amovible).

• Extranet: site Web sur lequel sont affichées des informations à accès limité destinées aux membres, aux associés, aux clients et aux partenaires d'une organisation.

• Hyperfréquences: type de télécommunication sans fil à faisceaux hertziens dans le cadre duquel des signaux électromagnétiques renfermant des informations sont diffusés à partir d'une antenne vers une station relais ou un récepteur pouvant se trouver très éloigné.

• Imprimante à jet d'encre: modèle répandu d'imprimante bon marché, mais lente.

• Imprimante matricielle: ancien modèle d'imprimante, idéal pour l'impression de nombreux exemplaires de formulaires et de rapports.

• Interface: point d'interaction ou de communication entre un ordinateur et toute autre entité, comme une imprimante ou un opérateur humain. Interface graphique: configuration des commandes graphiques ou textuelles d'une application permettant à l'application de réagir aux instructions de l'utilisateur.

• Internet: système mondial de réseaux informatiques - réseau de réseaux - au sein duquel les utilisateurs peuvent obtenir des informations ou partager des informations avec d'autres ordinateurs, à partir de tout ordinateur, à condition d'y être autorisé.

• Intranet: site Web à contenu restreint destiné à un groupe d'utilisateurs spécifique.

• ISP: Fournisseur de services Internet.

• LAN (réseau local): ensemble d'ordinateurs et de dispositifs associés partageant une ligne de communication commune et qui, en règle générale, partagent les ressources dans une petite unité géographique (par exemple, dans un immeuble de bureaux).

• Langage de programmation: langage créé par l'homme et utilisé pour concevoir des logiciels informatiques: e BASIC, C, COBOL, DBASE, FOXPRO, ACCES, etc.

• Langage machine: ensemble d'instructions pouvant être comprises par un ordinateur.

• Large bande: technologie de communication permettant un accès rapide à Internet. L'ADSL est un type de technologie à large bande.

• Lecteur de disque: dispositif permettant d'accéder aux données stockées sur une disquette amovible ou sur un disque Zip haute capacité.

• Logiciel libre: tout programme dont le code source est mis à disposition des utilisateurs ou des concepteurs, qui peuvent l'utiliser ou le modifier à leur gré, en général gratuitement.

• Modem: dispositif qui convertit les signaux d'un ordinateur dans un format compatible avec une ligne téléphonique, en vue de leur transmission à un autre ordinateur.

• Plate-forme: en informatique, une plate-forme est un système informatique sous-jacent grâce auquel les programmes applications peuvent fonctionner. Les plates-formes sont composées de matériel, du langage de programmation et d'un système d'exploitation.

• Projet d'informatisation: série complète de tâches exigeant une planification et des efforts concertés et visant l'introduction d'une ou de plusieurs technologies informatiques.

• Rendement du capital investi: pour une utilisation donnée des fonds dans une organisation, le rendement du capital investi représente les profits ou les économies réalisés. Le calcul du rendement du capital investi est parfois utilisé parallèlement à d'autres méthodes pour effectuer une analyse de rentabilisation pour une proposition donnée. Si une entreprise présente des objectifs commerciaux immédiats, le rendement du capital investi peut être mesuré en fonction des objectifs effectivement atteints, au lieu des économies ou profits immédiats.

• Réseau: série d'ordinateurs interconnectés par des câbles et des concentrateurs.

• Routeur: au sein d'un réseau, dispositif qui traite le transfert des messages entre ordinateurs et réseaux.

• Serveur: au sein d'un réseau, ordinateur utilisé pour fournir des services (accès aux fichiers ou aux auxiliaires partagés, comme les imprimantes, ou acheminement des courriers électroniques) à d'autres ordinateurs du réseau.

• Site Web: source publique d'information, composante du WWW, créée et administrée par un particulier ou une organisation.

• Système d'exploitation: principal programme d'un ordinateur, qui gère ses ressources. Il existe de nombreux systèmes d'exploitation: Windows, Mac OS, Linux, etc.

• Tableur: programme informatique qui permet la manipulation de données numériques tabulaires et de bases de données, comme Microsoft Excel, et grâce auquel il est également possible de créer des graphiques.

• TCI: par technologies de l'information et de la communication, on entend tout dispositif ou toute application de communication, notamment les suivants: radio, télévision, téléphones cellulaires, ordinateur et matériel réseau et logiciels informatiques, systèmes satellitaires, etc., ainsi que les différents services et applications qui y sont liés, comme la vidéoconférence et le téléapprentissage.

• Traitement de texte: programme informatique utilisé pour la rédaction de documents dactylographiés pouvant être imprimés.

• UPS (unité d'alimentation permanente): dispositif qui permet à l'ordinateur de continuer de fonctionner pendant quelque temps en cas de défaillance de la source d'électricité principale.

• WAN (réseau longue distance): réseau de télécommunication étendu d'un point de vue géographique.

• Web ou World Wide Web (WWW): réseau distribué de documents, un des services d'Internet.

Annexe 2
LISTE RÉCAPITULATIVE POUR CHAQUE ÉTAPE DU PROCESSUS D'INFORMATISATION

Voici une série de listes de contrôle qui vous permettra de vous assurer que vous êtes prêts à passer à l'étape suivante du projet d'informatisation: de l'évaluation de l'environnement à la phase d'exécution.

Évaluation en vue de déterminer si l'environnement est propice au projet:

1. Avez-vous identifié les forces et les faiblesses du système actuel de gestion de l'information utilisé par la coopérative?
2. Avez-vous évalué et identifié les besoins de toutes les parties concernées en matière de traitement de l'information: direction, responsables élus et membres?
3. Avez-vous identifié l'ensemble des risques liés au projet?

Élaboration d'un plan d'action

1. Quel est l'objectif de l'informatisation?
2. Quel type d'informatisation est proposé?
3. Quels sont les bénéfices escomptés, les coûts et les risques liés à l'informatisation?
4. Est-ce que, d'un point de vue financier, la coopérative peut se permettre d'informatiser? Comment?

Élaboration du plan d'exécution du projet:

1. Disposez-vous d'un plan d'exécution détaillé pour le projet?
2. Vous êtes-vous assuré de l'adhésion au projet des responsables élus et des membres?
3. Avez-vous défini des indicateurs de résultats quantifiables à la fin de chaque étape?
4. Avez-vous évalué toutes les ressources nécessaires (finances, personnel, équipement, installations)?
5. Avez-vous mobilisé des fonds pour assurer la viabilité du projet?
6. Si vous engagez un concepteur de logiciels, assurez-vous qu'un contrat a été conclu en bonne et due forme et qu'il fait mention du code source, de la maintenance, des documents et de l'assistance aux utilisateurs.

Exécution et évolution du projet:

1. Le logiciel est-il accompagné de documents contenant des informations détaillées?
2. Disposez-vous d'un plan d'essai concernant le logiciel?
3. Un plan de sauvegarde de secours du système a-t-il été mis en oeuvre?
4. Y a-t-il un plan d'entretien du matériel?
5. Y a-t-il une procédure d'assistance aux utilisateurs, pour corriger les erreurs logiques et planifier les mises à niveau des logiciels?
6. Y a-t-il un plan de formation pour les employés, les responsables élus et les membres ordinaires?

Annexe 3
EXEMPLE DU PLAN D'EXÉCUTION DE PROJET ÉLABORÉ PAR LA COOPÉRATIVE XYZ

L'organisation
XYZ est une petite coopérative laitière située en zone rurale. Créée il y a plus de 20 ans, elle a connu une croissance rapide ces deux dernières années. Elle compte aujourd'hui plus de 500 membres. La coopérative a toujours conservé ses registres comptables grâce à un système manuel. En conséquence, ses membres ne savent pas exactement combien la coopérative leur doit pour le lait qu'ils ont fourni, avant le calculé du solde, qui est effectué tous les trois mois. Or aujourd'hui, le nombre de membres est trop élevé pour être géré manuellement et la coopérative commence à accuser du retard dans les versements dus, ce qui entraîne un mécontentement au sein des membres.

Une entreprise implantée dans une ville des environs a proposé d'acquérir la totalité de la production de la coopérative pour son usine de lait en poudre, à un prix intéressant, mais elle exige de la coopérative qu'elle lui fournisse des rapports quotidiens sur la production individuelle et des informations sur la qualité de chaque lot. De plus, l'entreprise souhaiterait être informée régulièrement des projections de la coopérative concernant la production laitière.

Les responsables élus ont pris conscience que, pour répondre à ces attentes, il faudrait que la coopérative utilise des ordinateurs et mette au point un système informatisé pour les données concernant les membres. Un membre, qui connaît bien les systèmes informatiques et travaille dans la section administrative de la coopérative, a proposé d'aider à élaborer un plan. Les responsables élus ont nommé ce membre chef de projet.

L'environnement interne
Environ un quart des membres de la coopérative sont des membres fondateurs et la plupart sont des exploitants pratiquant l'agriculture traditionnelle. Les nouveaux membres sont plus jeunes et un nombre croissant d'entre eux ont des connaissances en informatique. Afin de recueillir l'adhésion des membres à la proposition d'informatisation, les responsables élus de la coopérative XYZ ont ajouté cette question à l'ordre du jour de la dernière assemblée générale. En vue de cette réunion, le chef de projet a rédigé une brève proposition («analyse de rentabilisation»), dans laquelle il décrit les avantages d'un système comptable informatisé: retombées financières, vitesse de communication des informations, précision des données collectées et exploitées et perspectives économiques de ces avantages.
De plus, il a invité un membre d'une coopérative des environs, qui a déjà informatisé ses systèmes, à expliquer comment l'informatisation s'était déroulée et quelles avaient été leurs expériences. Les membres ont approuvé la proposition de projet et les travaux ont débuté avec l'élaboration d'un plan d'exécution détaillé visant à définir avec précision les coûts, les ressources et le calendrier concernant le projet.

Le plan d'action
Exemple de plan d'action élémentaire: résumé des bénéfices escomptés, des coûts et des risques.

L'équipe
Une fois que le plan d'action initial a été approuvé par les responsables élus, le chef de projet a établi une équipe de trois personnes chargée de définir précisément les besoins en information de la direction, des responsables élus, des employés et des membres, de préciser les objectifs du projet et de commencer à travailler, avec le consultant engagé, à l'élaboration d'un plan d'exécution détaillé.

L'environnement externe
Ces dernières années, les ordinateurs ont connu un certain engouement dans la région. La ville compte des magasins d'ordinateurs et quelques petites entreprises de conception informatique ont commencé à proposer des services de conception de logiciels et d'assistance. La coopérative a engagé un informaticien à titre de consultant pour l'aider lors de la phase de planification. Des services téléphoniques sont disponibles pour la connexion Internet, mais leur prix demeure relativement élevé, car il faut composer un numéro interurbain pour être en contact avec le fournisseur de services Internet situé dans la ville la plus proche.

Système informatique sélectionné

Le chef de projet et le consultant ont étudié les différents logiciels disponibles dans la région et ont constaté qu'aucun ne permettait de satisfaire les besoins spécifiques de la coopérative. C'est pourquoi ils ont décidé de:

1. concevoir leur propre logiciel pour la gestion commerciale de la coopérative et
2. d'acheter un logiciel de comptabilité prêt à utiliser, parmi ceux couramment utilisés dans la région.

En premier lieu, ils vont procéder à l'installation de deux ordinateurs: le premier sera utilisé pour la comptabilité, la facturation, la rédaction de lettres, les courriers électroniques et d'autres tâches administratives. Cet ordinateur sera équipé du logiciel de comptabilité, en plus d'autres logiciels. Le second ordinateur sera équipé du logiciel commercial et sera consacré aux services aux membres.

Matériel

Le consultant a déterminé que la coopérative n'avait pas besoin d'acheter le matériel de haute technologie le plus récent et le plus coûteux:

• Deux ordinateurs directement connectables de milieu de gamme (rapides, stables, avec disque dur de bonne capacité)
• Un modem pour la connexion Internet
• Un graveur de CD-ROM externe pour effectuer des sauvegardes
• Une imprimante matricielle pour imprimer les rapports et les factures
• Une imprimante couleur à jet d'encre pour les lettres et les rapports plus sophistiqués

Logiciels

• Le système d'exploitation était inclus dans le coût des ordinateurs
• Deux séries d'applications de bureautique (traitement de texte, tableur et présentation) et de logiciel de courrier électronique
• Un ensemble de logiciels administratifs et de comptabilité
• Deux licences pour un logiciel antivirus

Installation

• Les ordinateurs ont été installés sous forme de réseau local et sont connectés par des câbles et un concentrateur.
  Même s'il n'y a que deux ordinateurs, le câblage a été conçu pour pouvoir accueillir deux autres postes de travail l'année prochaine.
• Le câblage électrique a été refait, afin d'être conforme aux normes locales. Comme l'alimentation électrique n'est pas toujours stable, une unité d'alimentation permanente (UPS) et un stabilisateur ont été installés pour protéger les ordinateurs contre les sautes de puissance et la coopérative a décidé d'acheter un petit générateur électrique à essence pour pouvoir maintenir le système en état de fonctionnement en cas de coupure de courant.
• Un câble téléphonique a été ajouté pour des connexions occasionnelles à Internet par ligne téléphonique.
  Un limiteur de surtension a été installé, afin de protéger les ordinateurs des décharges électriques, qui perturbent fréquemment les lignes téléphoniques en cas d'orage notamment.

Services:
Il a également été décidé:

• d'ouvrir un compte d'accès commuté auprès d'un fournisseur de services Internet local, afin que la coopérative puisse se connecter à Internet,
• de se munir d'une police d'assurance pour l'équipement.

Autres éléments

• Papier, CD vierges, cartouches d'encre, manuels de formation et livres destinés à une petite bibliothèque mise à disposition des membres et des employés.

Plan de formation
Consciente de l'importance d'entreprendre un programme de formation continue du personnel sur l'utilisation et la maintenance du nouveau système, la coopérative a décidé d'engager à court terme un professeur d'informatique chargé de participer à la formation des employés et des membres, d'élaborer du matériel didactique et de conserver des fichiers destinés au logiciel qui va être mis au point.
Les quatre personnes chargées du fonctionnement des ordinateurs bénéficieront d'une formation portant sur l'utilisation générale des ordinateurs, les imprimantes, le système d'exploitation, l'utilisation des logiciels de bureautique, du courrier électronique et du Web. L'une d'entre elles, dont les connaissances techniques sont plus solides, apprendra à régler des problèmes de nature générale, à effectuer des copies de secours et à assurer la maintenance du système. Le directeur et ses assistants recevront une formation sur l'établissement de rapports et sur l'interprétation des données produites par le système.

Plan d'exécution
Une brève description des plans d'exécution et de dépenses de la Coopérative laitière XYZ est présentée à l'annexe 4.

Annexe 4-1
PLAN D'EXÉCUTION DU PROJET

Annexe 4-2
GRAPHIQUE PERT SIMPLIFIÉ: INSTALLATION DU RÉSEAU

Annexe 4-3
PLAN DE DÉPENSES

Annexe 4-4
PROJET DE PLAN D'EXÉCUTION SOUS FORME DE GRAPHIQUE

Annexe 5

REFERENCES

• Bassi, R., Caruso. V. & Jaunarena, M.C. 2003. Review of experiences in computerizing agricultural/rural cooperatives in Latin America: problems encountered and lessons learned. Document rédigé à l'occasion de l'Atelier international sur l'informatisation des coopératives agricoles, 7–8 octobre 2003, FAO, Rome.

• Birnbaum, Drew. 2003. Implementing cooperative computerization projects in Africa: experiences and guideposts for the future. Document rédigé à l'occasion de l'Atelier international sur l'informatisation des coopératives agricoles, 7–8 octobre 2003, FAO, Rome.

• Murch, Richard. 1996. Project management - best practices for IT professionals. New Jersey, Prentiss Hall Press.

• Pipal, Ltd. 2002. Cooperative information needs survey for the tea and dairy sub-sectors in Kenya. Document de travail. FAO, Rome.

• Proenza, Francisco. 2002. e-Todos: Una estrategia para la reducción de la probreza en la era de la información. FAO, Rome.

• Sriram, M.S. Review of experiences in computerizing agricultural cooperatives in Asia: problems encountered and lessons learned. Document rédigé à l'occasion de l'Atelier international sur l'informatisation des coopératives agricoles, 7–8 octobre 2003, FAO, Rome.