Directrices para modelos genéricos de certificados oficiales y para la preparación y expedición de certificados (CAC/GL 38-2001)

SECCIÓN 1 - PREÁMBULO

1. Por las presentes Directrices se reconoce que las autoridades de los países importadores podrán exigir que los importadores presenten una certificación expedida o autorizada por las autoridades del país exportador, como condición para el visto bueno aduanero de las consignaciones. En ellas no se estipula la necesidad de utilizar tal certificación ni tampoco de reducir en algún modo la función facilitadora del comercio que cumplen los certificados comerciales o de otro tipo, incluidos los certificados de terceros, que no son expedidos ni autorizados por las autoridades del país exportador. Estas Directrices se basan en la premisa de que las partes comerciales dedicadas al comercio internacional de alimentos tienen la responsabilidad de cumplir con los requisitos reglamentarios de los países exportadores e importadores.

SECCIÓN 2 - ÁMBITO DE APLICACIÓN

2. Estas Directrices se ocupan del diseño y uso de certificados oficiales y oficialmente reconocidos que atestan las características de los alimentos destinados al comercio internacional. En adelante en estas Directrices por el término "certificados" se indica certificados oficiales y oficialmente reconocidos. Los certificados serán necesarios sólo cuando se requieran declaraciones con respecto a la inocuidad de los productos o su aptitud para el consumo, o para facilitar un comercio leal.

3. Estas Directrices no se ocupan de cuestiones zoosanitarias y fitosanitarias a no ser que estén directamente relacionadas con la calidad o la inocuidad de los alimentos. No obstante, se reconoce que, en la práctica, un único certificado podría incluir información pertinente a varios temas.

4. Estas Directrices se aplican tanto al uso de certificados electrónicos como a los impresos en papel.

SECCIÓN 3 - OBJETIVOS

5. Los certificados deberán contener información esencial relativa a la inocuidad de los alimentos y la facilitación del comercio. El nivel de información que se requiera deberá ser adecuado al propósito del país importador y no imponer cargas innecesarias al país exportador o a la empesa exportadora, ni deberá existir requisito alguno que implique revelación de información comercial confidencial, salvo que sea pertinente para la salud pública.

SECCIÓN 4 - DEFINICIONES

Certificados: son los documentos en formato electrónico o impresos en papel que describen y atestan las características de la consignación de alimentos destinados al comercio internacional.

Certificación: es el procedimiento por el cual los organismos oficiales de certificación u oficialmente reconocidos de certificación garantizan por escrito o en forma equivalente que los alimentos o los sistemas de control de los alimentos se ajustan a los requisitos. La certificación de los alimentos puede estar basada, según corresponda, en una variedad de actividades de inspección que pueden incluir la inspección continua en línea, la auditoría de los sistemas de garantía de la calidad y el examen del producto acabado^[62].

Certificados oficiales: son los certificados expedidos por un organismo de certificación oficial de un país exportador, de acuerdo con los requisitos del país importador o exportador.

Certificados reconocidos oficialmente: son los certificados expedidos por un organismo de certificación oficialmente reconocido de un país exportador, de acuerdo con las condiciones de dicho reconocimiento y con los requisitos del país importador o exportador.

Organismos de certificación: son los organismos oficiales de certificación y los organismos de certificación oficialmente reconocidos^[63].

Funcionarios de certificación: personal de organismos de certificación autorizado para compilar y expedir certificados.

SECCIÓN 5 - PRINCIPIOS

6. Los certificados se exigirán sólo cuando sea necesario presentar declaraciones para proporcionar información referente a la inocuidad o aptitud para el consumo de los alimentos, o para facilitar un comercio leal. Deberán evitarse los certificados múltiples o redundantes en la medida de lo posible. El fundamento y los requisitos para la certificación deberán comunicarse de manera transparente y aplicarse de manera coherente y no discriminatoria. Los certificados deberán diseñarse y utilizarse de manera que:

• cumplan los requisitos relativos a la inocuidad y la aptitud para el consumo de los alimentos y faciliten el comercio leal de alimentos;

• simplifiquen y aceleren el trámite de certificación;

• aclaren la responsabilidad de todas las partes;

• satisfagan los requisitos obligatorios comerciales en cuanto a la descripción;

• proporcionen la exacta identificación de la consignación que se certifica;

• reduzcan al mínimo el riesgo de fraude.

7. La entidad gubernamental competente deberá responsabilizarse de todo certificado expedido por un organismo de certificación.

SECCIÓN 6 - CRITERIOS

MODELO NORMALIZADO

8. Los certificados deberán incluir una declaración del organismo de certificación oficial, u oficialmente reconocido que se refiera a la consignación descrita en dicho certificado. Los certificados oficiales deberán identificar claramente al organismo de certificación con su membrete o logotipo.

9. Los certificados deberán tener un único número de identificación y estar redactados sin ambigüedades y en un idioma o idiomas que los funcionarios de certificación y la autoridad destinataria puedan entender plenamente. La autoridad competente deberá llevar un registro de los números de identificación únicos asignados, y deberá poder relacionarlos a la distribución de los certificados.

10. Cuando los certificados oficiales se expidan en papel, el original deberá tener características únicas que lo identifique. Además deberá imprimirse por lo menos una copia del original para ser utilizada y archivada por el organismo de certificación por un período de tiempo apropiado. Las copias adicionales podrán ser copias oficiales impresas o fotocopias. En todos los casos deberá indicarse claramente el tipo del certificado: por ejemplo marcando el certificado con la palabra "original" o "copia", según corresponda.

11. Los certificados deberán diseñarse de forma que se reduzca al mínimo la posibilidad de fraude. (Por ejemplo se podrá utilizar papel filigrana, u otras medidas de seguridad para los certificados impresos en papel; el uso de líneas y sistemas seguros para certificados de formato electrónico).

12. Cuando los certificados se expidan en papel deberán ocupar sólo una página o, si se requiere más de una página, deberán imprimirse de manera que dos o más páginas formen parte de una hoja de papel completa e indivisible. Si ello no fuera posible, el funcionario de certificación deberá rubricar cada una de las páginas por separado, y/o las páginas deberán estar numeradas de forma que indique una secuencia finita (por ejemplo: página 2 de un total de 4 páginas) y deberá figurar en ellas el número de identificación único del certificado.

13. En los certificados deberá describirse claramente el producto y la consignación a la que corresponda en forma única.

14. En los certificados deberá constar una clara referencia a cualquier requisito al que deberá ajustarse el producto objeto de certificación.

15. El certificado deberá expedirse antes de que la consignación a la que se refiere deje de estar bajo el control del organismo de certificación. Los certificados podrán expedirse cuando la consignación está en tránsito hacia el país de destino sólo cuando las autoridades competentes del país importador y exportador estén de acuerdo con respecto a los sistemas de control apropiados.

16. Deberá aceptarse el uso de medios electrónicos para expedir o transferir los certificados cuando se haya asegurado la integridad del sistema de certificación a satisfacción de las autoridades correspondientes tanto del país importador como del país exportador. La autoridad que expide el certificado electrónico deberá proporcionar una copia impresa en papel cuando así lo requieran las autoridades del país importador. Cuando se utilicen certificados electrónicos, los inspectores del país importador deberán contar con acceso electrónico a los datos de certificación.

DATOS DE LA CONSIGNACIÓN

(Nota: Estos datos no se refieren expresamente a los alimentos, pues constituyen el campo normal de información que figura en cualquier Conocimiento de embarque para naves de transporte que lleven productos de un país a otro. Los datos de embarque que aparecen en la documentación de certificación oficial proporcionan un medio para verificar los datos relacionados con el producto.)

17. Los datos relativos al producto que se certifique deberán estar claramente documentados en el certificado, el cual deberá contener al menos la información siguiente:

• naturaleza del alimento;

• nombre del producto;

• cantidad, en las unidades correspondientes;

• identificación del lote o código de fecha;

• identidad y, según corresponda, la ubicación del establecimiento de producción;

• nombre y datos de contacto del importador o consignatario;

• nombre y datos de contacto del exportador o expedidor de la consignación; y

• país expedidor; y

• país de destino.

18. Los certificados pueden contener también información sobre los requisitos pertinentes de transporte y manipulación, incluidos los controles apropiados de temperatura.

DECLARACIÓN DE ORIGEN

19. Cuando, en casos excepcionales justificados por una preocupación inmediata por la salud pública, el país importador requiera una declaración sobre el origen de todos los ingredientes de un producto, el certificado deberá especificar el origen de los ingredientes que se hayan obtenido fuera del país exportador.

ATESTADOS

20. Los atestados específicos que habrán de incluirse en un certificado serán determinados por los requisitos del país importador o exportador. Deberán estar claramente identificados en el texto del certificado. Dichos atestados podrán incluir la siguiente información, pero sin limitarse a ella:

• la situación sanitaria en lo que puede afectar a la inocuidad de los alimentos;

• conformidad del producto con determinados requisitos relativos a las normas, la producción o la elaboración;

• la condición jurídica (por ejemplo: datos de la licencia) del establecimiento de producción, elaboración y/o empaquetado del país exportador; y

• referencia a cualquier acuerdo bilateral/multilateral pertinente.

RESPONSABILIDADES DEL ORGANISMO DE CERTIFICACIÓN

21. El organismo de certificación deberá ser designado y habilitado debidamente y en forma transparente por medio de una ley o reglamento nacional, para expedir los atestados específicos requeridos en un certificado oficial reconocido oficialmente. Dicha designación/habilitación deberá ser reconocida por los gobiernos como suficiente, evitando así cualesquiera otros requisitos de identidad o autoridad.

22. Los organismos de certificación deberán asegurar que su tramitación permita expedir tempestivamente el certificado para evitar así trastornos innecesarios al comercio.

23. Los organismos de certificación deberán disponer de un sistema de control efectivo para impedir, dentro de lo posible, el uso fraudulento de certificados oficiales u oficialmente reconocidos.

RESPONSABILIDADES DE LOS FUNCIONARIOS DE CERTIFICACIÓN

24. Todos los funcionarios de certificación y las partes responsables de facilitar datos para su inclusión en un certificado deberán tener a su disposición información e instrucciones para facilitar la compilación correcta de certificados.

25. Los funcionarios de certificación deberán:

• ser nombrados en forma apropiada por el organismo de certificación;

• no tener conflictos de interés en los aspectos comerciales de la consignación y ser independientes de las partes comerciales;

• estar plenamente familiarizados con los requisitos que atestan;

• tener acceso a una copia de los reglamentos o requisitos a los que se refiere el certificado o notas informativas o instrucciones claras dictadas por la autoridad competente que expliquen los criterios a los que debe ajustarse el producto antes de su certificación;

• certificar sólo aspectos que estén al alcance de sus propios conocimientos (o que otra parte competente haya atestado por separado); y

• certificar sólo con respecto a las circunstancias conocidas al momento de firmar el documento, incluida la conformidad con los requisitos de producción y cualquier otro requisito especificado entre la producción y la fecha de certificación.

PRESENTACIÓN DE LOS CERTIFICADOS ORIGINALES

26. El importador o consignatario es responsable de asegurarse de que el producto se presenta ante las autoridades del país importador juntamente con el certificado original de acuerdo con los requisitos del país importador. En el caso de certificados electrónicos, el consignatario deberá proporcionar datos suficientes de la consignación a la autoridad del país importador, a efectos de permitir que se verifique la identidad del producto según los datos del certificado.

INSTRUCCIONES PARA COMPILAR LOS CERTIFICADOS IMPRESOS EN PAPEL

27. Los certificados deberán expedirse y presentarse siempre al exportador o su representante, en copia original (es decir, este es un original impreso en papel del certificado original que se expide una sola vez).

28. El organismo de certificación del país exportador deberá quedarse con una copia del certificado original (claramente marcada como tal y proporcionar otra a las autoridades competentes del país importador, si así lo solicita.

29. Al firmar un certificado, el funcionario deberá asegurarse de que:

• el certificado no contenga tachaduras aparte de las que el texto del certificado requiera;

• toda alteración de la información certificada deberá ir rubricada y, según lo requiera el país importador, sellada por el funcionario de certificación utilizando el sello oficial del organismo de certificación;

• cuando el certificado ocupe más de una hoja de papel, el funcionario de certificación deberá rubricar cada hoja por separado cuando el certificado ocupe más de una hoja de papel y deberá numerarlas con el respectivo número único del certificado;

• el certificado lleve su firma, el nombre y cargo oficial del funcionario de certificación con letra clara y, cuando proceda, sus títulos;

• el certificado lleve expresada sin ambigüedades la fecha en la que se firmó y expidió y, cuando proceda, su período de validez del certificado;

• después de su firma por el funcionario de certificación, que no haya ninguna porción del certificado que quede en blanco de suerte que permita introducir enmiendas.

INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LOS CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS

30. Deberá notificarse al exportador o su representante cuando se haya autorizado un certificado electrónico para una consignación.

31. Antes de autorizar un certificado electrónico, el funcionario de certificación deberá asegurarse de que se han cumplido satisfactoriamente todos los pasos y controles establecidos para el funcionamiento seguro del sistema electrónico.

CERTIFICADOS DE SUSTITUCIÓN

32. Cuando el funcionario de certificación expida un certificado de sustitución, por cualquier motivo que sea razonable y suficiente (tal como su extravío o el deterioro del certificado en el tránsito), en el certificado deberá figurar claramente la expresión "DE SUSTITUCIÓN" antes de ser expedido. El certificado de sustitución deberá hacer referencia al número del certificado original al que sustituye.

ANULACIÓN DE UN CERTIFICADO

33. Cuando haya una razón válida y suficiente para anular un certificado, el organismo de certificación deberá notificar lo antes posible al exportador o representante por medio de un documento impreso o electrónico, que se anula el certificado original. La nota deberá proporcionar el número del certificado anulado y todos los datos relativos a la consignación y a los motivos de la anulación. Deberá hacerse llegar una copia de la anulación a la autoridad competente de control de los alimentos del país importador, si ha tenido lugar efectivamente la exportación de una consignación.