INFORMACIÓN PARA LOS PARTICIPANTES
EN REUNIONES QUE SE CELEBRAN EN LA SEDE
DE LA FAO
Subdivisión de la Conferencia y el Consejo y de Relaciones con los Gobiernos (CPAC)
III. INSTALACIONES Y SERVICIOS ADICIONALES
IV. SERVICIOS PARA LA PRENSA Y BIBLIOTECA
I. INFORMACIÓN GENERAL
Sobre la sede de la FAO:
http://www.fao.org/about/meetings/information/fao-hq/es/
Transporte: http://www.fao.org/about/meetings/information/transporte/es/
Visado:
Los participantes que necesiten visado deberán obtenerlo del Consulado de Italia o la Misión Diplomática competente en su país antes de viajar a Roma. Las solicitudes de visado deberán presentarse con antelación suficiente respecto a la salida, ya que la expedición de un visado puede requerir hasta tres semanas.
Información sobre los visados italianos
Inscripción y acceso a la Sede de la FAO
Podrán acceder a la Sede de la FAO únicamente los delegados acreditados para asistir a la Conferencia de la FAO en posesión de un pase válido a tal efecto.
En el Portal para los Miembros de la FAO (www.fao.org/members-gateway/es) hay un enlace al sistema de inscripción en línea. Los pases podrán recogerse a partir del lunes, 26 de junio de 2017 a las 10.00 en el Centro de inscripción externo (situado en la entrada de Viale Aventino cercana a la boca del metro), al que se accede a través de puertas giratorias de inspección. Se recomienda encarecidamente a las Representaciones Permanentes que recojan sus tarjetas para la Conferencia antes del inicio de esta.
Desde el lunes, 3 hasta el sábado, 8 de julio, se ruega a los participantes que hayan realizado la preinscripción que recojan el pase para la Conferencia en el Centro de inscripción externo. A fin de evitar largas colas, en particular el lunes, 3 de julio, cuando está previsto que la sesión plenaria comience a las 9.00 en punto, la inscripción podrá realizarse desde las 7.30 y el acceso al complejo de la FAO deberá efectuarse antes de las 8.30. Sírvanse observar que se dará prioridad a los participantes que hayan realizado la preinscripción.
Se solicita a los delegados (incluidos los ministros) que dispongan de un pase de la Conferencia, y lleguen a la FAO en automóvil, que accedan al complejo de la FAO a través de la Rampa 1 y la entrada principal del Edificio A, a más tardar a las 8.30 del lunes, 3 de julio. Debido a que el espacio de aparcamiento dentro del complejo de la FAO es limitado, no se proporcionarán permisos de aparcamiento adicionales, aparte de los tres ya facilitados a las delegaciones. Las plazas de aparcamiento se elegirán según el orden de llegada.
En caso de pérdida del pase, deberá informarse de ello sin dilación a la Oficina de Seguridad de la FA
Seguridad
La Oficina de Seguridad de la FAO, ubicada en el despacho B062 (extensión 54720/53114 – correo electrónico: [email protected]), está abierta de 8.30 a 17.30, hora tras la cual se deberá acudir a los guardias de seguridad del Edificio A (extensión 53145 o teléfono 06570 53145 si se llama desde fuera del complejo de la Sede de la FAO). La Oficina de Seguridad
- recibe las llamadas telefónicas oficiales que requieren una respuesta fuera del horario de oficina;
- ayuda a localizar a oficiales superiores de la Organización y a informarlos en casos de emergencia;
- se coordina con los representantes nacionales encargados de la seguridad en relación con las medidas de protección de los dignatarios;
- se comunica con las autoridades locales en caso de que se requiera asistencia urgente del exterior (por ejemplo, ambulancias, servicios médicos o policía);
- se encarga de los objetos perdidos.
Dentro del complejo de la Sede de la FAO rigen estrictas medidas de seguridad. En la entrada principal del Edificio A se utilizan detectores de metales y se ruega a los participantes que lleven puesto su pase en todo momento.
Se recuerda a los participantes que no deben perder de vista sus maletines ni objetos de valor en las salas de conferencias.
En caso de detectar olor a humo o el mínimo indicio de incendio o cualquier otro peligro, los participantes deberán llamar inmediatamente a la extensión 33.
Números de teléfono de urgencia en Roma
Para solicitar atención médica de urgencia fuera del horario de trabajo, los participantes deben llamar al 118 o al servicio de Guardia Medica (médicos de guardia) al número 06570 600.
- Urgencias médicas: 118
- Urgencias generales: 1132
- Bomberos: 115
- Médico de guardia (Guardia Medica): 06 570 600.
II. SESIONES Y SERVICIOS DE REUNIONES
Duración de las reuniones
Por lo general, las reuniones de la mañana tienen lugar de 9.30 a 12.30 y las de la tarde, de 14.30 a 17.30, o más tarde en caso necesario. En el Diario de la Conferencia se facilita información actualizada sobre los horarios de las reuniones. Es esencial que las reuniones comiencen con puntualidad y se respeten los horarios. Se insta por tanto a los delegados a que lleguen con la debida antelación.
El tono de llamada de los teléfonos móviles debe silenciarse durante las reuniones.
Idiomas utilizados en las reuniones
Los idiomas de la Organización son el árabe, el chino, el español, el francés, el inglés y el ruso y durante los períodos de sesiones de la Conferencia y el Consejo se proporcionan servicios de interpretación simultánea en estos idiomas.
Lista de oradores de la Conferencia
Las solicitudes de tiempo de intervención durante el debate general sobre el tema “Examen del estado de la alimentación y la agricultura” en la Plenaria se tramitan a través del área de acceso restringido con contraseña del Portal para los Miembros de la FAO. Las reservas se realizarán según el orden en que se soliciten.
Se informa a los delegados de que las declaraciones no deberán durar más de cinco minutos en el caso de los jefes de delegación y cuatro minutos en el caso de los observadores. Para facilitar el control del tiempo, un sistema luminoso instalado en el atril advierte al orador de que ha terminado el tiempo a su disposición.
A efectos de asegurar la interpretación exacta de las declaraciones, se ruega a las delegaciones que remitan una versión electrónica de las mismas (preferiblemente en formato WORD) a [email protected] al menos con una hora de antelación respecto a la sesión en que vayan a pronunciarse. Se ruega a quienes no estén en condiciones de utilizar el correo electrónico para este fin que entreguen lo antes posible una copia impresa de las declaraciones escritas en el despacho A-274 (Tel. 06-570-54503).
Sesiones plenarias de la Conferencia
En la primera sesión plenaria la Conferencia elige a su Presidente y sus tres Vicepresidentes, así como a los siete miembros del Comité General y los nueve miembros del Comité de Credenciales, tras lo cual se presenta la Disertación en memoria de McDougall. Esta sesión incluye la declaración del Director General a la Conferencia sobre la labor de la Organización, seguida de la declaración del Presidente Independiente del Consejo. Seguidamente, se suspende la sesión plenaria para que el Comité General pueda celebrar su primera reunión.
En la segunda sesión plenaria, por la tarde, la Conferencia, a la vista del primer informe del Comité General, aprueba el programa, establece las Comisiones y se ocupa de la admisión de observadores y de otras cuestiones relativas al procedimiento. También aprueba el primer informe del Comité de Credenciales. Si procede, se celebra la votación relativa a la admisión de nuevos Miembros, seguida de la ceremonia de admisión de los mismos.
El debate general de los jefes de delegación sobre el tema “Examen del estado de la alimentación y la agricultura” se celebra en las sesiones plenarias del lunes al miércoles. La mañana del viernes se reserva para la votación del Programa de trabajo y presupuesto y para la elección del Presidente Independiente y los Miembros del Consejo.
Las sesiones plenarias restantes se utilizan para terminar de examinar otros temas del programa y para aprobar el informe de la Conferencia.
Reuniones de la Comisión I y la Comisión II durante el período de sesiones de la Conferencia
Mientras la Plenaria prosigue sus trabajos, se reúnen asimismo la Comisión I y la Comisión II, cada una de las cuales cuenta con un Presidente, dos Vicepresidentes, un Comité de Redacción y una Secretaría.
Las Comisiones comienzan sus trabajos el lunes por la tarde y aprueban sus informes en comisión el jueves. Estos informes se presentan después a la Plenaria para su aprobación final el último día de la Conferencia.
Centro de servicios de conferencias de Corea (mostrador de distribución de documentos)
Para minimizar los efectos de los métodos de trabajo de la FAO en el medio ambiente y contribuir a la neutralidad respecto del clima, se imprime un número muy limitado de ejemplares de los documentos. De ser necesario, los participantes podrán usar el servicio de “impresión a petición” que se ofrecerá en el mostrador de distribución de documentos (primera planta del Edificio A). Los documentos llevan además un código de respuesta rápida [QR] y están disponibles en el sitio www.fao.org/about/meetings/conference/c2017/documents/es/
Diario de la Conferencia y orden del día del Consejo
Durante los períodos de sesiones de la Conferencia y el Consejo se presenta un programa diario de reuniones, actos y anuncios en forma de diario durante los períodos de sesiones de la Conferencia y de orden del día durante el Consejo. Se pueden obtener copias de ellos en el sitio web de la FAO o en el servicio de impresión a petición del mostrador de distribución de documentos..
Actas taquigráficas de las sesiones
Se redactan actas taquigráficas de todas las sesiones plenarias que tienen lugar durante los períodos de sesiones de la Conferencia y el Consejo.
Los textos de las intervenciones en árabe se transcriben sea en inglés, sea en francés, mientras que los textos de las intervenciones en chino y en ruso se transcriben solo en inglés.
Las actas taquigráficas están disponibles en el mostrador de distribución de documentos (frente a las Salas Roja y Verde) en español, francés e inglés en un plazo de 24 horas tras la finalización de la sesión en cuestión y se publican en el Portal para los Miembros de la FAO.
Los delegados podrán aportar correcciones enviando un correo electrónico a [email protected].
Las correcciones aparecen en las versiones web de los textos y se incorporan luego en las actas taquigráficas finales impresas en el plazo de un mes tras la conclusión de los períodos de sesiones.
Salas de reunión para los delegados
Los delegados que asisten a la Conferencia y el Consejo pueden reservar por horas, previa solicitud, salas para reunirse con otros participantes.
Se pide a los delegados que consulten los documentos de “Anuncios” respecto de los procedimientos para reservar estas salas de reunión. Es necesario reservar las salas de reunión con bastante antelación. En caso de necesitar servicios de interpretación, el costo conexo correrá a cargo del usuario.
Actos paralelos
Durante la Conferencia se celebrarán una serie de actos paralelos. La lista actualizada de estos actos puede consultarse en: http://www.fao.org/about/meetings/conference/c2017/side-events/es/.
III. INSTALACIONES Y SERVICIOS ADICIONALES
Guardarropa
Los participantes en los períodos de sesiones de la Conferencia y del Consejo disponen de un guardarropa en la entrada principal del Edificio A (en el lado opuesto al Centro de Inscripciones de Turquía).
Sala de Eslovaquia para los delegados
La Sala de Eslovaquia para los delegados está a disposición de los Representantes Permanentes y los delegados que asisten a las reuniones más importantes. Esta sala es un espacio multifuncional situado en la planta baja del Edificio B (sala B013, extensiones 57091/57107 y tel. 06570 57091/06570 57107) y equipado con teléfonos, 10 ordenadores y tres monitores de televisión en circuito cerrado para permitir a los delegados seguir las deliberaciones de las reuniones en la Sala Roja, la Sala Verde y la Sala de Plenarias. Comprende una recepción, ordenadores con acceso a Internet, una zona de descanso y una pequeña sala de reuniones. Estará presente un funcionario para prestar asistencia a los Representantes Permanentes.
Centro de Contacto de Estonia
El Centro de Contacto de Estonia está situado en la planta baja del Edificio B, al pie de las escaleras que conducen a la Sala del Irán (B016). Dispone de dos videoteléfonos equipados con Skype que permiten hacer videollamadas gratis a cualquier lugar del mundo.
Salas de descanso
Los participantes podrán utilizar las salas siguiente
- Tercera planta del Edificio A: Sala del Japón (situada a la derecha de la Sala de Plenarias); Sala del Caribe (situada a la izquierda de la Sala de Plenarias); Sala de Bélgica (situada justo enfrente de la Sala de Plenarias).
- Primera planta del Edificio A: Sala Nórdica (situada entre las Salas Roja y Verde).
Servicios de restauración
La Sede de la FAO ofrece los siguientes servicios de comidas y bares:
- Planta baja
- Edificio A – Bar de Polonia: desde las 7.30 hasta el final de las sesiones del día
- Edificio D – Bar D: de 7.30 a 17.30
- Octava planta - Terraza
- Edificio B – Cafetería: de 12.00 a 14.30
- Edificio C – Restaurante: de 12.00 a 14.30 (se recomienda reservar con 24 horas de antelación. Tel. 06570 56823)
- Edificio C – Bufé libre: de 12.00 a 14.30 (Tel. 06570 56823)
- Edificio C – Bar Azul: de 8.30 a 17.00
- Edificio B – Bar B: de 8.30 a 17.00
Solo se aceptan pagos en euros. En la Cafetería, el Restaurante, el Bufé libre, el Bar de Polonia, el Bar Azul y el Bar D se aceptan tarjetas de débito y de crédito.
Hay máquinas expendedoras y surtidores de agua en diversos lugares por todos los edificios.
Existen, asimismo, diversos restaurantes y cafeterías próximos a la FAO en Viale Aventino.
Servicio de teléfono
El teléfono del complejo de la Sede de la FAO es el (+39) 06570 más la extensión. Si se desconoce la extensión, se puede marcar el (+39) 06570 51 para contactar con la central de teléfonos de la FAO.
Hay aparatos telefónicos disponibles en todas las salas de reunión y de descanso, desde los cuales se pueden realizar llamadas internas marcando directamente la extensión correspondiente.
Cobertura WiFi
Hay cobertura Wi-Fi en todas las salas de reunión, en el Atrio y en los bares y comedores.
Seleccione la red “guest_internet”. Contraseña: wifi2internet
La FAO no podrá prestar asistencia técnica en caso de que surjan problemas al conectarse o utilizar el servicio inalámbrico de Internet.
Servicios médicos
Los servicios médicos de la FAO prestan asistencia médica de urgencia en la FAO a los participantes en las reuniones.
En caso de urgencia médica, los participantes deben marcar el número 30 desde cualquier teléfono interno o llamar al número 06570 53400 desde el exterior de la Sede de la FAO. Para solicitar servicios médicos, los participantes pueden llamar a la extensión 53577 desde los teléfonos internos (o al número 06570 53577 desde fuera de la Sede de la FAO). Asimismo, pueden acudir directamente al Servicio de Salud de la FAO (primera planta del Edificio B) durante el horario de trabajo de la Conferencia.
Servicios de viajes (reservas o confirmaciones de vuelos y reservas de hotel)
La agencia de viajes oficial de la FAO es Carlson Wagonlit Travel (CWT), que se ocupa de reservar y confirmar vuelos y de hacer reservas de hotel. Su oficina, situada en la planta baja del Edificio D (despacho D074), está abierta de lunes a viernes de 9.00 a 17.00. Durante la Conferencia, la oficina abrirá también el sábado 8 de julio de 9.00 a 17.00. Para solicitar más información, los participantes pueden contactar con CWT por teléfono en la extensión 55970 (o en el número 06570 55970 si llaman desde fuera de la FAO) o por correo electrónico en una de las siguientes direcciones: [email protected] o [email protected].
En caso de necesidad urgente fuera del horario de trabajo, CWT cuenta con un servicio de emergencia que funciona las 24 horas para proporcionar asistencia a los viajeros (Tel. +39 06820 75812 desde cualquier país).
Los agentes de viajes pueden cambiar o modificar los billetes y las reservas de vuelos gestionados a través de CWT. Los billetes reservados por cualquier otra agencia de viajes deben cambiarse o modificarse por medio de la agencia de viajes que hizo la reserva original, o directamente por la aerolínea o el proveedor de servicios interesado. Durante el horario normal de trabajo, no obstante, CWT ayudará a los viajeros que lo necesiten a contactar con las aerolíneas a fin de modificar billetes emitidos por otras agencias. La Secretaría no está en condiciones de realizar preparativos de viaje para los participantes en la Conferencia.
El alquiler de automóviles puede tramitarse también a través de CWT.
Tienda de la FAO
La tienda de la FAO está situada frente a la Banca Intesa San Paolo (en la planta baja del Edificio B) y abre de lunes a viernes de 9.30 a 16.30. En esta tienda se pueden adquirir artículos con la marca de la FAO.
Quiosco de prensa
En el quiosco de prensa, situado en la planta baja del Edificio B, frente a la Banca Intesa San Paolo, se venden periódicos y revistas internacionales, así como tarjetas postales, mapas y una amplia gama de publicaciones periódicas. Abre de 7.00 a 17.30. Para solicitar más información, marcar la extensión 53273 (tel. 06 570 53273).
Librería
La librería Food for Thought , situada en la planta baja del Edificio B, al lado del quiosco de prensa, vende libros en español, francés e inglés, artículos de papelería para regalo, papel de regalo y tarjetas de felicitación. Abre de 8.30 a 17.00. Para solicitar más información, marcar la extensión 53127 (tel. 06 570 53127).
IV. SERVICIOS PARA LA PRENSA Y BIBLIOTECA
Disposiciones para las actividades de la prensa, las reuniones informativas y las peticiones de información
Para la acreditación de los medios de comunicación, los periodistas deben ponerse en contacto con la Subdivisión de Relaciones con los Medios por correo electrónico ([email protected]) o por teléfono (+39 06570 53625). Se dispone de un espacio de trabajo para uso de un número limitado de periodistas que cubran las reuniones que se celebren en la Sede de la FAO, el cual se encuentra en la sala de reuniones de la Unión Económica y Monetaria del África Occidental (UEMOA), en la planta baja del Edificio A (A018). Este espacio dispone de acceso a Internet inalámbrico, un número limitado de ordenadores y servicios de teleconferencia para su utilización por los periodistas si lo solicitan con antelación. La Unidad de Vídeo de la FAO dispone de una biblioteca con material de vídeo de calidad accesible a los periodistas, y también existe un estudio de radiodifusión que los periodistas pueden utilizar previa solicitud.
Todas las solicitudes de información sobre los servicios relacionados con los medios de comunicación deberán dirigirse a:
Jefe de Relaciones con los Medios de Comunicación
Oficina de Comunicación Institucional
Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura
Viale delle Terme di Caracalla
00153 Roma
Italia
Tel.: (+39) 06 570 53105
Fax: (+39) 06 570 53729
Biblioteca David Lubin
La Biblioteca David Lubin se encuentra en la planta baja del Edificio A. Inaugurada oficialmente en 1952, lleva el nombre de David Lubin en reconocimiento de su visión de futuro, su capacidad de liderazgo y su destacada contribución a la cooperación internacional en el sector agrícola (Informe de la Conferencia de la FAO: Período extraordinario de sesiones, Washington, 3-11 de noviembre de 1950).
La biblioteca posee una colección de más de un millón y medio de volúmenes. El catálogo incluye todas las publicaciones y documentos técnicos y de campo de la FAO desde 1945 hasta la fecha, así como una amplia colección de libros de autores externos a la FAO, informes, publicaciones periódicas y bases de datos sobre todos los temas de los que se ocupa la Organización. Pueden hacerse búsquedas en la colección mediante el catálogo de acceso público en línea de la biblioteca. Para información sobre las suscripciones actuales de las publicaciones periódicas en formato electrónico y las bases de datos bibliográficas, puede visitarse el sitio web de la biblioteca.
La biblioteca presta servicios de referencias e información tanto al personal de la FAO como a visitantes externos. Los delegados que asisten a las sesiones de la Conferencia, el Consejo y los comités técnicos de la FAO pueden utilizar los servicios de la biblioteca si lo desean, así como solicitar una visita guiada. La biblioteca abre de lunes a viernes de 8.30 a 17.00.
Puede contactar con la biblioteca en persona o por correo electrónico escribiendo a la dirección [email protected].
Para mantenerse al día de las novedades, se pueden consultar los enlaces siguientes:
Nuevos libros
Nuevos estudios
Nuevas publicaciones de la OCDE
Nuevos artículos de autores de la FAO
Las exposiciones virtuales de la Biblioteca se pueden consultar en Flickr
