مؤتمر منظمة الأغذية والزراعة الإقليمي لآسيا والمحيط الهادئ – "حدث عصري وخالٍ من الورق"

دكا - إنّه النصف الأول من عام 2022 وموسم المؤتمرات الإقليمية في منظمة الأغذية والزراعة (المنظمة). وينطوي ذلك عادة على قيام موظفي المنظمة في المكاتب الإقليمية بجمع كميات كبيرة من المعلومات والوثائق، التي تُجمّع من أجل أعضائنا عبر مكاتب المنظمة الإقليمية الخمسة.

وعلى مر السنين، كانت كمية الورق التي استهلكتها هذه المؤتمرات الإقليمية مذهلة وقد حان الوقت للتغيير.

ومن أجل تقديم الخدمات إلى 250 مندوبًا من أكثر من 40 بلدًا في مؤتمر المنظمة الإقليمي لآسيا والمحيط الهادئ الذي ينعقد كل عامين، تجري طباعة آلاف الأوراق، بما في ذلك حوالي 250 نسخة من كل ورقة وكل وثيقة رسمية، كل يوم، لمدة خمسة أيام عادةً. وهذا يعني بالطبع طباعة كل وثيقة بكل لغة من اللغات الرسمية للمنظمة في الإقليم.

وعلى سبيل المثال، في الدورة الرابعة والثلاثين للمؤتمر الإقليمي لآسيا والمحيط الهادئ، قام المكتب الإقليمي في بانكوك بشحن عشرات الصناديق من مطبوعات المنظمة، بما يشمل شتى أنواع الوثائق، من الوثائق الرئيسية العالمية إلى الكتيبات والوثائق المكونة من صفحة واحدة بشأن المشاريع والبرامج، ولكن بحلول نهاية كل مؤتمر، كانت كمية الوثائق المطبوعة ضخمة وأُعيد شحن قسم كبير منها.

كان هذا في عام 2018. ولكن بعد أربع سنوات، حصل تطور، إن لم يكن ثورة، في طريقة انعقاد المؤتمر الإقليمي – وأحد عناصر الابتكار هو في توزيع الوثائق.

فقد وضع المؤتمر الإقليمي في دورته السادسة والثلاثين آلات النسخ جانبًا وسجل حدثًا تاريخيًا باعتباره أول مؤتمر إقليمي للمنظمة خالٍ من الورق ورقمي بالكامل على الإطلاق.

ونُشرت جميع وثائق ما قبل الدورة على الصفحة الإلكترونية الخاصة بالمؤتمر الإقليمي. ولم تجرِ طباعة وثيقة "برنامج عمل اليوم"، وهي إحدى الوثائق الرئيسية بالنسبة إلى المندوبين، بل أُرسلت بواسطة البريد الإلكتروني إلى المسجلين ونُشرت على شبكة الإنترنت وعُرضت على لوحة إلكترونية خارج القاعة الكبرى، إلى جانب رموز الاستجابة السريعة (QR) لتنزيل وثائق الدروة باللغات الرسمية الأربع للإقليم. وجرى أيضًا توزيع مشروع تقرير المؤتمر الإقليمي على الأعضاء بشكل إلكتروني.

وتمثل أحد الابتكارات الأخرى في التطور من الطريقة الكثيفة الاعتماد على الورق إلى الطريقة الخالية من الورق من خلال اعتماد "إجراء المراسلات الخطية" الذي يتوخى أن يرسل الأعضاء تعليقاتهم على أي وثيقة من وثائق المؤتمر إلى الأمانة عن طريق البريد الإلكتروني. وبعد ذلك، كانت تُنشر ردود الأمانة على موقع إلكتروني محمي بكلمة مرور مخصّص للأعضاء فقط - وقد حوّل هذا التبادل المؤتمرَ الإقليمي من حدث لمرة واحدة إلى حوار مستمر.

وشكّل مؤتمر المنظمة الإقليمي لآسيا والمحيط الهادئ حدثًا تاريخيًا كذلك كونه أول مؤتمر إقليمي مختلط للإقليم، وأول مؤتمر يضم أكثر من 000 1 مندوب مسجل للمشاركة.

وهذا هو السبيل إلى المستقبل الذي جعل من الدورة السادسة والثلاثين للمؤتمر الإقليمي لآسيا والمحيط الهادئ دورة لهذا الجهاز الرئاسي للمنظمة حديثة ورقمية بالكامل وخالية من الورق.