CL 125/11 |
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CL 125/11 |
第一二五届会议 |
2003年11月26－28日，罗马 |
财政委员会第一O五届会议 |
战略计划（2004－2007）（文件WFP/EB.3/2003/4-A/1）
外聘审计员关于粮食计划署人力资源战略审查的报告
（文件WFP/EB.3/2003/5-B/1）
关于落实外聘审计员2000－2001年审计报告中
各项建议的第二份进展报告
（文件WFP/EB.3/2003/5-C/1）
1. 财政委员会向理事会提交其第一O五届会议的以下报告。
2. 以下代表出席会议：
副主席： Anthony Beattie先生（联合王国）
成 员： Antonio A. Plaza Jiménez先生（智利）
Lamya Al-Saqqaf女士（科威特）
Ryuko Inoue女士（日本）
Alassane Wele先生（塞内加尔）
Lothar Caviezel先生（瑞士）
Perpetua M.S.Hingi女士（坦桑尼亚联合共和国）
3. J. Michael Cleverley先生（美利坚合众国）
4. 副主席告知委员会，令人遗憾的是，财政委员会主席Humberto Molina Reyes先生（智利）未能出席本届会议。委员会注意到，副主席将代理本届会议主席，而且由于Molina Reyes先生缺席，Antonio A. Plaza Jiménez先生被指定代表智利出席会议。委员会还注意到Muhammad Saleem Khan先生未能出席本届会议，巴基斯坦未派代表出席本届会议。
5. 秘书处介绍了文件WFP/EB.3/2003/4-A/1，强调这是第一次按目前的格式向财政委员会提交《战略计划》，即粮食计划署执行局于2000年采用的新的管理手段之一。
6. 秘书处解释了使用“SWOT”（优点、弱点、机遇和威胁）分析，便于确定本组织战略和重点的方法。
7. 秘书处强调了五项战略重点及其对《联合国千年发展目标》的贡献，并解释了处理SWOT分析方法的弱点的9项管理重点。
8. 主席解释道文件第V节仍在讨论之中，他概述了粮食计划署执行局成员和秘书处为在定于2003年10月召开的执行局会议之前达成共识而正在开展的磋商过程。
9. 委员会讨论了文件第65段中提出的粮食计划署在国家一级的存在问题。委员会建议，有些情况下区域办事处可能完全适当。秘书处解释，粮食计划署在国家一级的存在，并非在所有情形中都意味着一个完整的驻国家办事处；区域办事处的作用无疑是重要的；在有些情形中，可以预计程度减轻的国家级存在。秘书处强调了地方知识和当地存在，对保持随时准备就绪状态的重要性，并援引了几个事例，说明粮食计划署办事处不得不在关闭后短期内重新开设。在这些情形下假如保持最低程度的存在，重新开设就比较容易。
10. 委员会的结论如下：
11. 秘书处介绍了文件WFP/EB.3/2003/5-A/1，强调了由需要推动的预算的理由以及与《战略计划》所陈述的重点和弱点的明确联系。委员会所审议的拟议的2004/2005年预算概括如下：
2004/2005 | |
交付的粮食（百万公吨） |
8.967 |
执行费用（百万美元） |
3,901 |
支持费用（百万美元） |
883 |
预算总额（百万美元） |
4,784 |
间接支持费用费率（％） |
7.0 |
12. 预计为39亿美元的执行费用依据核准的项目和计划计算，相应的8.83亿美元的支持费用参照了前几个两年度的历史情况。秘书处强调，需要“弥补”2003年数量极大的紧急活动对本组织产生的部分压力，而且，列入2004/2005年预算的部分新能力本应在2003年建成。
13. 秘书处详细说明了构成粮食计划署本两年度总额为48亿美元的预算的各项成分，并突出了将需要执行局采取行动和批准的那些领域，其中包括将利用7.0％的间接支持费率提供资金的3.05亿美元的计划支持和行政（PSA）费用，将由普通基金提供资金的3900万美元的一次性PSA费用，以及将由PSA平衡帐户提供资金的4100万美元的潜在汇率差额。
14. 秘书处还说明了普通基金和PSA平衡帐户预计的状况和余额，指出2004－2005两年度末将出现结余（以2004－2005年预算假设为基础，两项基金总共结余约7000万美元），强调到当前两年度末时粮食计划署将处于非常健康的资产负债平衡状况（预测普通基金结余3270美元，PSA平衡帐户结余1.50亿美元）。
15. 秘书处解释了下一个两年度中，如果资源预测和相应收入未能实现，粮食计划署将/可能采取的应急行动。
16. 秘书处对委员会提出的问题和意见作出了以下答复：
当前的计划支持和行政（PSA）费用和未来的间接支持费用（ISC）费率
17. 本两年度PSA预算为2.31亿美元（2002年为1.02亿美元，2003年为1.29亿美元，包括由于执行活动比预期的多，最近为2003年增加的3100万美元）。秘书处相信，由于需要作出响应的大规模紧急情况，尤其是伊拉克的紧急情况，本两年度大量PSA活动不得不推迟。假如这些活动得到执行，由此产生的PSA开支将大致为每年1.50亿美元，使两年度预算达到3.00亿美元左右。然后，鉴于上述原因，2002－03年PSA费用低，因而使PSA平衡帐户出现非常健康的盈余。
18. 秘书处告知，在其与行政和预算问题咨询委员会的会议上，该委员会指出，他们认为许多能力建设活动和其它一次性费用属于计划支持和行政管理（PSA）性质。
19. 未来的间接支持费用费率定为7.0%。这一费率本来可能更低，也可能更多的利用普通基金和/或PSA平衡帐户。假如粮食计划署没有落实其所有能力建设需要，间接支持费用费率本来也可能更低。这一费率本来也可能更高，并可能减少使用普通基金和/或PSA平衡帐户。但秘书处相信，7％的间接支持费用费率为良好的中庸解决办法。这一费率将既使资产负债表储备适当，而同时又能为捐助者接受，其中许多捐助者认为将无法接受高于7.0%的费率。
20. 关于多重费率问题，秘书处指出自从执行修订后的资源和长期供资（R<F）政策以来，一直采用了当前的单一费率做法。粮食计划署早先尝试了多重费率，认为这对本组织不利，多重费率管理烦琐，效率低下。秘书处指出，行政和预算问题咨询委员会的看法是，单一费率优于附加或可变费率，因为其成本效益高。
能力建设和一次性措施
21. 这些费用的详细情况见管理计划第37页－61页，尤其是表格30、46、47和48中。进一步的详细情况可在双边基础上随时提供给感兴趣的成员。
《管理计划》、《战略计划》和资源预测之间的联系
22. 《管理计划》与《战略计划》同时编写，《战略计划》仍在讨论之中，尤其是资源重点领域。《管理计划》仅仅是一项管理计划而已。预算拨款，尤其计划领域的预算拨款将在最终制定《战略计划》之后协调一致，尤其是计划领域的拨款将取决于捐款。能力建设项下增加的一项能力是开支预测。
23. 关于资源预测和所依赖的捐助者太少的问题，秘书处指出，新的集资及通讯部把通过新的捐助者和私营部门扩大捐助者基础作为其举措之一。
进一步提高效率
24. 按照《管理计划》提出的注重结果的方针，预算办公室和以结果为基础管理办公室将一起确定今后的增效领域。
安全预算
25. 《管理计划》中的安全费用有三项成分：(i) 联合国安全协调员的1500万美元，目的是用于承担粮食计划署按实地人头计算在联合国联合机构提供的安全服务中所占的份额；粮食计划署的份额大，因为这项估算是在伊拉克危机高峰当粮食计划署实地工作人员人数创记录时作出的。(ii) 另外1000万美元（有待增加到2000万美元）是在巴格达8月19日爆炸之后，为加强在中高风险国家中粮食计划署办公地点的保安而预计的。(iii) 第三项成分是计划费用项下承担的执行活动的国家中的正常保安费用。
利息收入的使用
26. 获得的利息记入普通基金，只有经执行局批准才能使用。
“假如”方案
27. 已经指示所有管理人员为预算应急削减10％做好计划，从而能够相应调整其工作计划和预算。2002年底，与间接支持费用费率从7.8％降至7.0%一致，成功进行了一项类似的活动。在增长方面，秘书处指出，本两年度显示了扩展的灵活性，在这两年度期间，估计粮食计划署的周转量总共为58亿美元，比拟议的2004－05预算增加10亿美元。关于假如粮食计划署获得更多的资源将会出现什么情况的问题，秘书处指出，粮食计划署执行干事坚信对教育下一代进行投资，是实现千年发展目标的最佳战略，因此只要可能，除了其它举措之外，额外的资源将专门用于学校供膳。
零基预算方法：吸取的经验教训
28. 秘书处向委员会通报了在制定《管理计划》过程中采用的零基预算（ZBB）方法。关于吸取的经验教训，秘书处指出，第一个主要的教训是将需要一个预算周期以上的时间才能搞好。向零基计算的转变涉及改变组织文化，人们认为改变递增预算编制的习惯会遇到困难。重要的是高级管理部门参与和作出承诺。人们认为执行干事的明确立场是这一方面的关键。由于通过速成讲习班、培训班和实地访问进行的信息分享过程，并在整个过程中提供协助服务设施，这项举措基本取得了成功。这项活动业已证明非常耗时和相当困难，但鉴于预算持有者普遍接受和费用单位一级对预算成分的认识更加清楚，开展这项活动是值得的。结果是编制了一项注重活动和结果的《管理计划》及其预算，为每项活动列出了费用和相关重点。这给粮食计划署高级管理部门提供了参照执行结果监测费用的一种手段。
对报告工作的影响
29. 由于《管理计划》方面的工作，将需要开展类似的新颍报告活动。秘书处提请委员会注意“结果”一节，即该计划的71页－141页。与以结果为基础管理司一起确定了结果和指标：这些将构成衡量和报告绩效的起点。秘书处还指出，将于2004年5月份提交的《2003年度执行情况报告》，将构成今后此类报告的初步形式。不过，该报告将无法按照未来报告预期的相同方式来衡量绩效。还指出已经在资产负债表和执行决算一级采用了内部月报方法。
30. 委员会欢迎新颍的《管理计划》，并决定提请执行局注意以下各点：
31. 委员会的一位成员对《管理计划》表示了保留意见，尤其是2004－2005年的预算提案需要认真审查，以便确定是否切合实际和适当。
32. 外聘审计员在介绍这份报告时指出，这是2003年2月与执行局讨论工作计划的第一项产出。
33. 委员会在讨论这份文件时提出了以下各点：
1. 秘书处欢迎并赞同五项建议，并指出为落实这些建议可采取以下行动：
2. 外聘审计员审查的人力资源战略仅仅涉及国际工作人员（约占9,852总人数的15%左右）。秘书处计划在2004年进一步开展有关国家和合同工作人员的工作。
3. 报告第39段之后的表格中的“其它人员”类别，包含持有各种合同的工作人员，其详细情况已经提供给委员会。
4. 审计利用外聘审计员本身在其它组织人力资源管理方面的经验，侧重评价新制定的人力资源战略。在此初级阶段，并未打算研究粮食计划署作为雇主的竞争能力。
5. 该文件第6段中关于粮食计划署应在适当时考虑更加灵活的人员安排的建议，在减员的情况下可能使失去组织记忆的风险增加。然而，粮食计划署是在困难情形下运作的一个独特的组织，计划署的人员配备需要和格局不容易与其它组织的相比。
34. 委员会认为这是有关一项重要主题的一份宝贵而高质量的报告。它注意到外聘审计员将在其两年度报告中再次论述这一主题，执行局将在监测《两年度管理计划》实施情况时跟踪人力资源政策和管理问题的进展情况。
35. 主席在介绍这份报告时提请注意第2段中的一览表，该表以矩阵形式列出了各项建议，标明了相对重要性及执行时间。他指出预计所有建议将在2003年底之前落实。
36. 外聘审计员欢迎向执行局定期报告审计建议落实情况的作法。他在两年度末提交的报告将包含对以前各项建议执行情况的一份正式审查。
37. 根据委员会的建议，秘书处概要介绍了正在为被视为重要的四项建议采取的行动以及正在开展的执行工作。
38. 委员会满意地注意到为各项建议已经开展的大量工作和完成正在开展的行动的时间表。
39. 主席作简短介绍之后，秘书处解释道，根据执行局2002年10月的要求，这份文件是一份探讨性文件，回顾了公私营部门当前关于监督问题的想法，尤其是考虑到最近的公司丑闻，并提出了供粮食计划署审议的四项主题：即行为守则、报告、内部监督委员会和风险管理。目的是利用这份文件征求大家的想法，此后执行干事将考虑如何采取行动。
40. 外聘审计员欢迎这份文件作为讨论和采取行动的有益平台。鉴于他正在开展的关于粮食计划署组织管理的工作，除了其它行动之外，他将密切注视这些讨论的进展。关于文件中的具体要点，他指出联合国系统组织迄今在建立审计委员会方面的进展令人失望；风险管理是一个极其重要的问题，但应当在业务风险而不是简单的财务风险范围内加以处理；成功制定风险管理战略关键取决于高层管理部门的支持和积极参与。
41. 在对文件中的四项主题进行讨论审议之后，委员会得出以下结论：
42. 委员会获悉，第一O六届会议暂定于2004年5月10－14日在罗马举行。这届会议的最终日期将与主席商定。