>> English translation below
1. Вопрос: Какие вспомогательные меры политики и нормативные инструменты необходимы для вовлечения и интеграции местных производителей и предприятий агробизнеса в процесс государственных закупок продовольствия для школ на устойчивой долгосрочной основе? Какая модель закупок продовольствия для школ применяется в вашей стране?
Ответ: В Кыргызстане применяется децентрализованная модель закупок, закупки осуществляют непосредственно районными отделами образований или в некоторых случаях самой школой (таких школ очень мало, но они есть), в случае если школа имеет самостоятельную бухгалтерию. Сами закупки регулируются «Законом о государственных закупках». Согласно условиям закона, в закупке может принимать любое физическое или юридическое лицо без ограничения регионов. Для того, чтобы местные производители могли реально участвовать и выигрывать, нужны некоторые поправки в Законе. К примеру, статья которая будет звучать, что преимущество при одинаковых ценовых предложениях и соответствии спецификациям, будут иметь местные производители. Для закупок для конкретного района будет отдано преимущество именно с поставщикам с данного района. Причем, в случае с овощами, фруктами, молоком и мясом именно самим производителям, а не перекупщикам.
Сразу возникает другой вопрос, насколько наши фермеры, кооперативы готовы участвовать в данных тендерах? Первый вопрос: объемы закупок - они не такие большие, чтобы быть интересными для больших предприятий. Если даже годовой объем нормальный, то для одной школы иногда один мешок картофеля в месяц. Второй вопрос: компетенция местных фермеров в вопросах госзакупок. Многие и не знают о том, как они проводятся. Для того, чтобы их потенциал повышать, можно в районах при с Департаментах сельского хозяйства проводить информационные кампании: какие организации и учреждения в районах осуществляют закупки сельхозпродукции через госпортал, каковы примерные объемы за год бывают, какие документы нужны для участия. Это может повысить их заинтересованность в участие в тендерах на местном уровне.
2. Вопрос: На каком институциональном уровне должны приниматься решения по вопросам государственных закупок продовольствия для школ (например, на уровне центрального, регионального или местного правительства либо непосредственно школами)? Приведите пример из опыта вашей страны.
Ответ: Здесь должно быть два уровня: МОиН - решения которые единые для всех: отработка форм договоров с поставщиками, разработка единой спецификации для продуктов питания ( с этим большие проблемы) и контроль за всем процессом.
Территориальные подразделения: организация самих закупок, работа с поставщиками, контроль доставок в школы. Пока это приемлемо. Но в данной схеме самым уязвимым звеном остаются конечные получатели продукции - сами школы. Они сами не составляют договор с поставщиком, как показывает практика, фактически не могут предъявить претензий поставщику, подолгу не могут получать. Иногда поставщики работают в долг, поэтому школы не могут требовать соответствующее качество.
Поэтому здесь важны следующие шаги: работа МОиН с Минфином, чтобы перечисление денежных средств шло бесперебойно., уточнение условий договора РОО с поставщиком, который обозначит роль школы как стороны принимающей продукты и имеющей право предъявлять претензии в случае поставки продуктов ненадлежащего качества.
3. Вопрос: Какие барьеры и препятствия существуют в законодательстве, практических методах и мерах политики в области государственных закупок продовольствия для школ и, в частности, в области закупок продукции местных и мелких производителей в вашей стране? Каким образом в вашей стране были устранены эти препятствия?
Ответ: Отсутствие в Законе о госзакупках понятие местный производитель или поставщик.
4. Вопрос: Какой субъект должен взять на себя ведущую роль для обеспечения эффективных государственных закупок продовольствия для школ? Какие функции должны выполнять другие субъекты?
Ответ: в текущей ситуации - МОиН. Поправки в НПА, Создание всей системы, отработка унифицированных договоров с поставщиками, повышение навыков персонала, отработка единых для всех спецификаций требуемых продуктов, согласованных с Минздрав и Гостандартом. и др. Территориальные органы - реализация.
5. Вопрос: Какую функцию должны выполнять в процессе закупки продовольствия для школ родительские комитеты? Каким образом родители участвуют в процедурах закупок продовольствия для школ в вашей стране?
Ответ: Родители могут участвовать в процессе отбора поставщиков на уровне района (надо чтобы это сделали обязательным), участвовать в бракеражных комиссиях при приеме продуктов (эта возможность дана действующей Программой развития школьного питания в КР, но не везде используется). Иногда родители сами закупают продукты на свои средства. В целом есть предложение по каждому району или городу создать информационную платформу уже по тому, как идет поставка продукции в школы, кто поставщик и сделать так, чтобы туда свое мнение оставляли также родители, другие активисты сообщества. Если есть затруднения с интернетом, то хотя бы ват цап номер, куда могут поступать мнения по качеству продуктов, возможные жалобы на поставщиков. Сами школы часто не высказывают свое мнение, но могут местное самоуправление, родители.
6. Вопрос: Какие инструменты необходимы для улучшения интеграции в закупку школьного питания конкретных групп, таких как ассоциации производителей, женские ассоциации, кооперативы и другие? Приведите пример из опыта вашей страны.
Ответ: чисто законодательно в законе о государственных закупках можно внести понятие о местных производителях и поставщиках услуг. И все они могут быть в этой категории. Нет необходимости выделять их в другие группы. А так должен быть разработан инструмент повышения их потенциала в качестве поставщиков.
7. Bопрос: Должны ли состав школьной продовольственной корзины и стандарты безопасности пищевых продуктов быть неотъемлемой частью правовой основы в области государственных закупок продовольствия для школ? Приведите пример того, как эти аспекты регулируются в вашей стране.
Ответ: Да должны быть. Пока безопасность пищевых продуктов у нас регулируется СанПиНом и техническими регламентами ЕАС. Будет хорошо иметь на основной список продуктов иметь унифицированные спецификации, которые можно легко использовать в закупках, проверить после. Одобренный Минздравом и Минобразованием. Внедрение принципов ХАССП в школьных столовых также будет служить повышению безопасности продуктов. В целом ХАССП внедрить пока невозможно, но хотя бы основные элементы.
На практике также пора прекращать использования в качестве основного критерия определения поставщика самое низкое ценовой предложение. Необходимо в первую очередь отслеживать качество и безопасность продуктов, а уже потом ценовое предложение. Закон о гос. Закупках это позволяет, но зачастую это не применятся, выбирают самое низкое ценовое предложение, что потом и приводит к плохому качеству. Возможно ввести барьер самой низкой цены. Для того, чтобы вести тендер, предварительно должен быть проведен анализ рыночных цен. К примеру, на основе трех поставщиков вышло что цена одного кг сухофруктов - 90 сом. Тогда сразу исключать те поставщиков, которые предложат снижение цен более чем на 20% (этот барьер должен просчитаться более обоснованно). То есть, все цены на сухофрукты, которые меньше чем 72 сома - не рассматривать. Потому, что никто не будет работать в убыток себе. Значит уже заранее мы знаем, что продукция будет очень плохой. К примеру, в одном из районов сейчас идет поставка сливочного масла по цене 170 сом, при рыночной его цене не менее 360 сом. Даже по цене можно определить это не сливочное масло, а дешевые сорта маргарина.
Лучше будет если не каждый продукт выставлять на отдельный лот и собирать много поставщиков и иметь некачественный продукт. А собирать продукты по группам: сухие/продукты, молочно-жировая продукция, мясо-рыбная, овощи, фрукты. Тогда можно работать с несколькими поставщиками и более качественно.
8. Вопрос: В какой степени реализация программ школьного питания должна осуществляться исключительно за счет государственного финансирования? Какие функции в области обеспечения устойчивого финансирования должны выполнять другие субъекты?
Ответ: Однозначно 100 % государство не может выполнять и не должно. Однако можно поднимать вопрос о некоей индексации выделяемых средств в настоящее время. 7 и 10 сом уже очень мало. До этого активное участие принимали ВПП ООН и МЕРСИКО, предоставляя школам определенное количество продуктов. Однако, эти программы тоже не бесконечные, они тоже делают это для определенной школы 2-3 года, потом оставляют ее.
С этой точки зрения необходимо прорабатывать вопрос участия Местного самоуправления в обеспечении продуктами хоть в небольшой мере, а если возможности позволяют то достаточно активной. Для этого надо помочь местному самоуправлению обозначить на какие статьи Закона о Местном самоуправлении они могут опираться. Потому что были случаи, когда они поддерживали питание, а потом проверяющие органы оспаривали это, обосновывая тем, что в Законе про поддержку питания ничего не было обозначено. Родители также должны участвовать финансово. При этом, МОиН, должен четко обозначать, что родители могут это делать. Потому что практика последних лет показывает, что как только возникает вопрос о родительских взносах, представители Министерства на публику озвучивали информацию, что накажут те школы, которые сбор средств ведут. Настоящий Закон об организации горячего питания уже содержит в себе статью, которая проговаривает, что и местное самоуправление и родители могут принимать участие в организации питания.
Необходимо поднимать социальную ответственность бизнес структур. К примеру, молоко перерабатывающее предприятие в определенном районе, может обеспечивать молочной продукцией при соответствующих переговорах с ними в качестве спонсоров. К тому же они могут предоставлять все необходимые документы по качеству. Тогда МОиН должен помочь с разработкой шаблонов договоров об оказании спонсорской помощи.
9. Вопрос: Какие меры необходимо принять для устранения возможного дефицита финансирования?
Ответ: 1. Хорошее планирование средств. 2. Частичное со-финансирование со стороны органов местного самоуправления. 3. Возможность привлекать спонсорскую помощь в виде продовольствия. 4. Развитие пришкольных хозяйств.
1. Question: What supportive policies and regulatory instruments are necessary to attract and integrate local producers and agribusinesses in the public procurement process for school food on a sustainable, long-term basis? What kind of procurement model for school food does your country employ?
Answer: In Kyrgyzstan, a decentralized procurement model is used; procurement is carried out directly by district education departments or, in some cases, by schools (there are very few such schools, but they exist) if a school does its own bookkeeping. Procurement is regulated by the Law on Public Procurement. According to the provisions of this Law, any individual or legal entity can take part in a procurement process, with no restrictions with regard to regions. Certain amendments to the Law are needed to enable local producers to actually participate in and win tenders. For example, an article shall be introduced to enable local producers to enjoy privileges in case identical prices are quoted and the bids comply with specifications. When procuring food for the needs of a specific region local suppliers from this region will be given priority. Moreover, as for vegetables, fruit, milk and meat priority will be given to producers and not to resellers.
This gives rise to another issue, i.e. to what extent are our farmers and cooperatives ready to participate in such tenders? The first issue is related to the procurement volume. It is not big enough to be of interest to large enterprises. Even if the annual volume is appropriate, sometimes a school needs just one sack of potatoes a month. The second issue is related to the competence of farmers in public procurement. Many of them do not even know how the process is carried out. Awareness raising campaigns can be implemented in regions of departments of agriculture in order to enhance farmers’ potential And to give information about local organizations and institutions that carry out procurement of agricultural products via the state portal, estimates of annual amounts and required documents. This could raise their interest in local tenders.
2. Question: At which institutional level should decisions be taken on the public procurement of school food (e.g. central government, regional government, local government, or directly by the schools)? Please share your country example.
Answer: There should be two levels. The MES takes decisions binding for all, I.e. Related to drafting of contracts with suppliers, development of a unified food specification (it is a huge challenge now), and oversight of the entire process.
Local units: organization of the procurement process, work with suppliers, monitoring of deliveries to schools. So far this has been acceptable. However, the end users of products, namely schools, remain the most vulnerable link of the arrangement. They do not draft agreements with suppliers, and experience has shown that, in fact, they are not able pursue a claim to a supplier; they can experience long delays. Sometimes suppliers provide trade credits, and, therefore, schools cannot expect the required quality.
That is why the following steps are important to implement: cooperation between the MES and the Ministry of Finance to ensure regular funds inflow of, revision of contractual terms between district education departments and suppliers to define the rights of a school being a party accepting delivered food that may lodge a complaint in case of poor quality.
3. Question: What barriers and obstacles exist in the legislation, practices and policies for public procurement of school food and, in particular, for the procurement from local and smallholder producers in your countries? How have these obstacles been removed in your country?
Answer: The Law on Public Procurement lacks the notion of a local producer or supplier.
4. Question: What actor should take the lead for an efficient public school food procurement? What should be the roles of other actors?
Answer: Currently, the MES. Amendments to laws or regulations, fostering the entire system, development of unified contracts with suppliers, enhancing staff skills, development of uniform specifications for all required products, agreed with the Ministry of Health and the Federal Agency on Technical Regulating and Metrology (Rosstandart), etc. Local authorities are responsible for the implementation.
5. Question: What should the role of parent committees in the school-food procurement process be? How are parents involved in the school-food procurement processes in your country?
Answer: Parents can participate in the selection of suppliers at the district level (this must be made mandatory), can be involved in culling commissions during the acceptance of food (this opportunity is provided by the current School Meals Programme in the Kyrgyz Republic, but is not used everywhere). Sometimes parents buy food at their own expense. In general, there is a proposal to develop an information platform for each district or city to track how and by whom the food is delivered to schools, and to enable parents and other community leaders to share their feedback. In case it is difficult to ensure a stable Internet connection, then it is necessary to have at least a WhatsApp number to collect feedback on food quality and potential complaints against suppliers. Very often schools do not give any feedback, but local self-government authorities and parents do.
6. Question: What instruments are necessary to improve the integration of specific groups such as producer associations, women's associations, cooperatives, etc. in the procurement of school food? Please share your country example.
Answer: In terms of legislation, the notion of local producers and service providers can be introduced to the Law on the Public Procurement. All of them can belong to this category. There is no need to include them in other groups. An instrument to enhance their supply capacity shall be developed.
7. Question: Should the composition of the school food basket and food safety standards be an integral part of the legal public school food procurement framework? Please provide an example on how these aspects are regulated in your country.
Answer: Yes, they should. Currently, food safety is governed by health and safety rules and regulations (SanPin) and EAEU technical regulations. It would be good to have unified specifications for the main list of food products that could easily used in procurement and verified afterwards. This should be approved by the Ministry of Health and the Ministry of Education. Implementation of HACCP in school canteens also will facilitate food safety improvement. Although it is still impossible to implement the entire HACCP system , at least basic elements can be applied.
In practice, we have got to stop using the lowest bid price as the main supplier selection criterion. It is necessary to focus the food quality and safety, and only then goes the bid price. The Law on Public Procurement does not prevent it, however often it is not the case, the lowest bid is selected which leads to poor quality later. It is possible the introduce the lowest price threshold. Prior to tendering market prices shall be analysed. For example, analysis of three suppliers suggests that the dried fruit price is 90 soms per kg. It means that suppliers offering a price reduced by more than 20% shall be excluded (the threshold calculation must be more informed). Thus, prices lower than 72 soms per 1 kg of dried fruit are not taken into consideration. Because nobody would want to run a losing business. Therefore, we know for sure such products will be of poor quality. For example, in one of the districts, butter is being supplied at a price of 170 soms, while its market price is at least 360 soms. Even the price shows that this is not butter but cheap margarine.
Instead of putting up for tendering every single product, receiving numerous bids and having poor quality in the end it could be better to group products by categories, i.e. dry products, dairy and fats, meat and fish, vegetables, fruit. Then we will be able to work with several suppliers and have better quality.
8. Question: To what extend should school food programmes rely exclusively on public funds? What should be the roles of other actors in ensuring sustainable financing?
Answer: It shall not and cannot be done fully by the State. However, it is possible to raise the question of some kind of indexation of the currently allocated funds. Seven and ten soms are not enough. Prior to this, the WFP and Mercy Corps were active participants supplying some food products to schools. However, these programmes have their end dates, they do it for a certain school during 2 or 3 years, then it comes to an end.
To this regard, it is necessary to promote the participation of local self-government authorities in food supplies, at least to a small extent, and rather active participation if possible. For this, it is necessary to help local self-government authorities to identify which articles of the Law on Local Self-Government they can rely on. Because there were cases when they provided nutrition support, and then inspection authorities contested this arguing that legislation on nutrition support did not contain relevant provisions. Parents also should co-finance school meals. The MES should specify clearly that parents can do it. Because recent experience shows that as soon as parents’ co-financing issue is raised, in public, the representatives of the Ministry said that schools raising funds would be punished. This Law on Hot Meals already contains an article that stipulates that both local self-government authorities and parents can take part in the provision of meals.
It is necessary to enhance social responsibility of business facilities. For example, a local milk processing factory may supply dairy products in the region if their sponsorship has been negotiated. In addition, this supplier can provide all the necessary quality-related documents. In this case the MES should assist in the drafting of sponsorship contract templates.
9. Question: What measures are needed to cover possible funding gaps?
Answer: 1. Efficient financial planning. 2. Partial co-financing by local self-government authorities. 3. Possibility to get food assistance from sponsors. 4. Development of school farms.
Венера Макаева