L'ordinogramme du traitement des informations contenues dans les COS peut se présenter de la manière globale suivante :
- 1 - VERIFICATION des COS transmis au niveau central (SPPA - Antananarivo).
L'envoi par la Bripa d'Ampefy d'une copie de chaque COS au niveau du SPPA d'Antananarivo requiert qu'une vérification méthodique soit effectuée dès réception des COS. Cette étape n'a malheureusement pas pu être effectuée pour les résultats de 1987 car tous les COS étaient déjà centralisés et ne portaient pas de numérotation permettant une identification individuelle.
- 2 - CODIFICATION des COS sur bordereaux de saisie.
Un système de codification des informations à été introduit afin de permettre une vérification des informations (quantités par type de produit, expéditeur, destination, date, etc…) contenues dans les COS et de s'assurer que lors de la saisie des données, toutes les informations soient présentées de façon standardisée.
Cette procédure de codification a permis en outre une saisie plus rapide des informations sur ordinateur. Il s'est avéré que pour la codification des informations des COS pour l'année 1987, une période de 2 mois/homme à été nécessaire à cette tâche.
Le type de bordereau introduit en 1987 dans le but de standardiser la présentation des informations des COS lors de la saisie des données sur support magnétique est présenté à l'annexe 1 et est identique au bordereau de codification utilisé pour les autres COS de le pêche industrielle et artisanale (cfr. rapport technique N° 1 du projet).
- 3 - SAISIE et SAUVEGARDE des informations.
Après la codification des cos sur bordereaux spéciaux, les données ont été saisies sur support magnétique (une disquette spécifique de 5 1/4 pouces). Le fait que l'on ne peut quantifier de façon exacte le nombre de COS qui seront émis annuellemnt et d'établir ainsi la taille exacte du fichier, nous a obligé à suivre cette approche prudente.
La saisie des données standardisées s'est effectuée par l'intermédiaire d'un bordereau visuel sur l'écran de l'ordinateur correspondant aux informations codifiées (figure 4). Lors de la saisie, un sous-programme permet de vérifier une première fois si les données rentrées ont bien le nombre exact de caractères requis par la structure des fichiers de la base de données.
A la fin de chaque procédure de saisie des données, il est absolument nécessaire de préparer une sauvegarde des informations nouvellement saisies sur une disquette de sauvegarde et ceci afin de réduire les possibilités de pertes des informations dans un fichier à cause d'une coupure éventuelle de courant qui détruirait toutes les informations dans le fichier en usage.
- 4 - VERIFICATION et CORRECTION des erreurs de saisie.
A la fin de la saisie des informations, un sous-programme permet de vérifier et de corriger certaines erreurs de saisies.
- 5 - CALCUL des résultats selon les tableaux désirés.
Durant cette phase de l'ordinogramme, les résultats des tableaux désirés sont calculés en faisant appel à divers sous-programmes en fonction des tableaux souhaités.
- 6 - FIN de traitement.
Cette phase termine le traitement des informations des COS.
