Conclusions et recommandations découlent d'un double constat:
Il n'est pas possible de gérer économiquement la station, unité de production à risques comme un service (ou division) décentralisé du Ministère. Faute d'une réelle autonomie, on reviendrait aux blocages et à l'impossibilité d'assurer l'exploitation. Le Sub Income Account et la mise à disposition de la station au projet, avait certes permis de débloquer la situation sans arriver pour autant à l'optimum, car la gestion du personnel n'était pas du ressort du projet. Le projet dans sa forme actuelle et les facilités offertes par le Sub Income Account devant prochainement prendre fin, il importe, sans tarder, de doter la station d'un statut lui assurant l'autonomie financière et de gestion.
La station et sa production d'alevins sont indispensables pour le développement de la rizipisciculture et la pisciculture en étangs sur les Hauts Plateaux, et ceci pour les 4–5 années à venir. Par la suite le relais sera, en partie ou totalité, pris par le réseau de producteurs artisanaux d'alevins qu'il est prévu de mettre en place. Il s'agit, en effet, de rapprocher les consommateurs paysans du producteur en minimisant les coûts très élevés de transport. (Le transport représente actuellement 68% du prix de revient de l'alevin rendu paysan). Il est probable qu'à l'horizon des 4–5 années à venir le mandat de la station sera modifié en celui, par exemple, de sélection et élevage de géniteurs destinés aux producteurs artisanaux d'alevins, et, en production d'alevins destinés à l'environnement proche (Fivondronana d'Ambatolampy) toujours dans l'optique de diminuer le coût des transports.
Quel que soit le statut retenu de type publique ou privé, ce statut devra:
d'une part, assurer l'autonomie financière et de gestion faute de laquelle une exploitation efficace n'est pas envisageable;
d'autre part, préserver les intérêts de l'Etat en matière de conservation de son patrimoine, et en matière de développement de la rizipisciculture par la production d'alevins cessibles aux paysans en quantité et qualité requises;
et dans la mesure du possible assurer à l'Etat une rétribution équitable de son patrimoine.
Il appartient également à l'Etat de placer la station autonome dans des conditions convenables de rentabilité (dotation au départ, fixation d'un prix de cession d'alevins supérieur au prix de revient, appui pour l'accès au crédit bancaire et au code des investissements).
L'ensemble des obligations réciproques: Etat représenté le MPAEF: DPA et Gérant (ou responsable) de la station autonome sera consigné dans “un cahier des charges” contraignant pour les deux parties.
Dans la pratique il s'agit de mener à bien et dans l'ordre les études et actions suivantes:
Choix entre statut privé ou public
La solution “privatisation” en confiant à un privé (individuel ou société/association) a un avantage certain : permettre aux opérateurs privés de prendre leurs responsabilités et de mener à bien des activités de production pour lesquelles l'Etat est mal placé. Cette solution, qu'il faut en principe privilégier, présente dans l'immédiat certains risques et difficultés :
d'une part, le MPAEF peut-il faire confiance au privé pour mener à bien des activités qui sont essentielles pour le développement de la rizipisciculture et ceci d'autant plus que le mandat de la station risque d'être modifié dans les quelques années à venir ;
d'autre part, et surtout pourra-t-on trouver un privé intéressé par une activité de faible rentabilité, ayant la capacité technique pour mener à bien l'exploitation et présentant toutes garanties morales.
L'autre solution est d'assurer l'autonomie de gestion dans le cadre d'un statut de type étatique.
Après étude des différents statuts en vigueur à Madagascar, il apparaît que c'est celui des fermes d'Etat qui est le plus approprié. Ce statut prévoit un cahier des charges contraignant pour les deux parties: L'Etat représenté par le Ministère de Tutelle et le Gérant de la ferme d'Etat; le Gérant s'engage sur un plan d'exploitation établi chaque année de commun accord avec les services techniques du Ministère de Tutelle; le Gérant peut être intéressé au résultat de l'exploitation; le mode de gestion des fermes d'Etat est celui d'une exploitation privée; le détachement comme gérant d'un fonctionnaire technicien est possible sans que ce dernier perde ses droits dans la fonction publique; le contrôle externe administratif et financier est exercé par le Ministère de Tutelle ainsi que par un commissaire du gouvernement désigné par le Ministère des Finances, le contrôle technique est exercé par les services compétents du Ministère de Tutelle, et un contrôle interne (comptabilité analytique) peut être prévu par le cahier des charges; enfin, la préservation du patrimoine de l'Etat est assuré car le Ministère de Tutelle et le Comité National chargé du suivi des fermes d'Etat peuvent en cas de fautes de gestion du gérant, intervenir à tout moment et prendre les sanctions qui s'imposent.
Nombreuses sont les fermes d'Etat qui ont eu des déboires et ont déçu les espoirs mises en elles; ce n'est pas une raison pour condamner le système car le succès ou l'échec des fermes d'Etat dépend essentiellement de la rigueur apportée à l'élaboration du cahier des charges et par le choix du Gérant ayant les qualifications requises (compétence technique, autorité, capacité de gestion et moralité).
Citons pour mémoire le statut des “Opérations de Développement”, qui en est encore à l'état de projet car l'ordonnance portant régime général des Opérations de Développement n'a pas encore été approuvée par l'Assemblée Nationale Populaire et à fortiori le Décret fixant le statut des Opérations de Développement. Ce statut, si il est approuvé dans sa forme actuelle, pourrait convenir à la station.
Il n'est pas certain que l'on puisse innover en matière de statut étatique, et bien entendu les autres statuts EPIC ou Entreprises Socialistes ne sont pas applicables car totalement disproportionnés avec l'importance de la station.
En conclusion, il faudrait, sans tarder, prendre une décision sur le choix du statut privé ou public, et, en ce qui concerne la privatisation commencer dès maintenant une prospection pour la recherche d'un privé acceptable.
Que la solution retenue soit privée ou publique, il importe d'établir dès maintenant le cahier des charges.
Le cahier des charges précise les obligations réciproques de l'Etat représenté par le MPAEF/DPA et le Gérant de la station autonome. Son établissement suppose les actions, expertises et études suivantes:
4.2.1 Actions préliminaires
Etablir contradictoirement un état des lieux aménagements, infrastructures et équipements. Evaluer les installations et les travaux de remise en état. Evaluer les équipements et matériels, et, définir les équipements complémentaires nécessaires (nouvelles acquisitions et renouvellements). Ces évaluations permettront d'établir le bilan de départ après inventaire et évaluation des stocks.
Délimiter le domaine réservé à la station en séparant la partie qui restera du ressort des Eaux et Forêts.
Définir les modalités de préparation, présentation et suivi du plan d'exploitation annuel(compte prévisionnel d'exploitation) et fixer les dates d'ouverture et clôture de l'exercice en tenant compte des campagnes d'alevinage et des autres spéculations.
Les dispositions suivantes pourraient être adoptées:
Exercice du 1er Juillet au 30 Juin de l'année suivante;
En février de chaque année la DPA fixe, après négociation avec le Gérant, l'objectif de production d'alevins (par exemple 800.000 en 88/89, 1.200.000 alevins en 89/90, etc…) à partir de l'évaluation faite par les vulgarisateurs;
La DPA fixe également le prix de cession départ station de l'alevin en tenant compte des prix de revient prévisonnel et afin que l'équilibre soit au moins atteint sans subvention. Pour la campagne 88/89 le prix de cession départ station pourrait être fixé à 20 FMG/alevin étant entendu que ce prix ne couvre qu'environ 60 % des amortissements qui peuvent être différés si la station est dotée au départ d'un véhicule en bon état de marche;
A partir de ces éléments, le Gérant prépare le plan d'exploitation de la campagne, le budget, et un plan de trésorerie indispensable pour déterminer le fonds de roulement nécessaire (La station sera dotée au départ d'un fonds de roulement convenable, et par la suite, il sera fait appel au crédit bancaire);
En Mars/Avril, le plan d'exploitation approuvé après amendements et modifications éventuels par la DPA devient exécutoire;
Le Gérant qui a mis préalablement en place le système de contrôle de gestion qui est présenté dans la suite du rapport, rend régulièrement compte de l'état d'avancement du plan d'exploitation (rapports trimestriels ou semestriels) et en fin de campagne établi le rapport annuel comprenant compte d'exploitation, bilan, résultats par spéculation et prix de revient de l'alevinage.
4.2.2 Obligations de l'Etat représenté par le MPAEF/DPA
Mettre à disposition une station entièrement opérationnelle ce qui dans le cas de la station d'Ambatolampy implique:
Réhabilitation des aménagements hydropiscicoles: réfection des berges érodées des étangs, réparation des ouvrages d'art, buses, moines et autres;
Réhabilitation des infrastructures : réparation des bâtiments, magasins et logements, réfection des pistes et voies d'accès, délimitation du domaine;
Electrification du pourtour des étangs piscicoles afin d'améliorer la sécurité;
Pour la pisciculture, de doter la station d'un cheptel de géniteurs, prégéniteurs et donneurs d'hypophyses, et remplacer les géniteurs dégénérés;
Pour l'élevage associé et dans le cas ou il est décidé d'entreprendre l'élevage-associé canards, doter la station des équipements nécessaires: canardière, couveuses, incubateurs, cheptel, etc…;
De doter la station d'un véhicule type TOYOTA Pick Up en bon état de marche et réparer ou renouveler le tracteur;
De vérifier et compléter, si besoin, les autres équipements et petits matériels: équipements aratoires, équipements, et matériels piscicoles tels que filets, sennes, équisettes, seaux, matériels de laboratoire, etc…;
Doter la station d'un fonds de roulement de départ couvrant environ 6 mois de frais de fonctionnement en personnel (la station autonome prend en charge les frais de personnel) en travaux et en consommation. En 88/89 le besoin en fonds de roulement s'établit à environ 14,5 millions de FMG dont une partie peut être fournie en nature (stocks d'intrants, de gasoil, de pièces de rechange, de petits matériels, etc…);
S'engager à commercialiser la production d'alevins prévu par le plan d'exploitation au prix convenu;
Apporter à la station l'assistance technique et la formation nécessaire. Assistance technique pour la conduite des opérations d'alevinage, d'élevage-associé, et des techniques culturales. Accès du personnel de la station aux actions de formation dans les domaines techniques et de gestion. Appui technique pour la mise en place du système de gestion et éventuellement pour le traitement informatique de la comptabilité;
Prêter son concours pour le recrutement du personnel qualifié nécessaire, étant entendu que la responsabilité du recrutement appartient au gérant;
Appuyer le Gérant de la station dans ses démarches pour l'accès au crédit bancaire (crédits de campagne classiques pour l'alevinage et les cultures) et pour bénéficier des dispositions du code des investissements principalement en ce qui concerne les exonérations douanières et fiscales pour l'importation des véhicules et du matériel.
4.2.3 Obligations du Gérant
Réaliser le plan d'exploitation arrêté de commun accord dans une optique de bonne gestion et de diminution des coûts en particulier de transport. Rendre compte de l'état d'avancement du plan d'exploitation et signaler immédiatement tout incident qui pourrait compromettre son bon déroulement;
Respecter les normes techniques imposées dans le domaine de la pisciculture ;
Maintenir en état les aménagements et matériels de la station, préserver le cheptel de géniteurs et prégéniteurs;
Mettre en place et assurer le fonctionnement du système de gestion permettant le suivi des coûts d'exploitation, l'établissement des résultats d'exploitation par spéculation, des prix de revient de l'alevinage, et, des bilans/comptes d'exploitation de fin d'exercice. Pour la tenue du système, le recrutement d'un agent administratif et comptable sera nécessaire;
Gérer et motiver le personnel en particulier par l'introduction de primes liées aux résultats des travaux ou fonctions qui sont confiés au personnel. Le Gérant établira également “un règlement intérieur” précisant les conditions d'emplois, de rémunération, les horaires, la discipline et les sanctions positives et négatives;
Se soumettre aux contrôles et inspections prévues par le cahier des charges.
4.2.4 Dispositions diverses
Le cahier des charges doit préciser le système de contrôle externe qui sera mis en place; ce système devrait être léger mais efficace:
Contrôle financier à posteriori du résultat d'exploitation avec vérification des comptes (audit) en cas d'anomalies constatées.
Contrôle technique pendant le cycle d'alevinage portant exclusivement sur le respect des normes techniques imposées.
Contrôle technique annuel de l'état de bonne maintenance des installations et de la préservation du cheptel de géniteurs.
Pour les fermes d'Etat, le cahier des charges doit également préciser les conditions d'emplois du Gérant: rémunération et intéressement au résultat d'exploitation, logement et autres avantages en nature.
La rétribution du patrimoine de l'Etat sera également prévue par le cahier des charges. Il s'agira pour les fermes d'Etat de l'affectation des bénéfices après impôt. Pour le privé il pourrait s'agir du reversement d'une partie des bénéfices ou d'un loyer pour l'utilisation des installations quand la station autonome sera bénéficiaire.
La distribution/commercialisation des alevins, 416.275 alevins en 87/88, et, 800.000 prévu pour 88/89, est une opération délicate qui demande une préparation et programmation minutieuse. Elle se déroule sur une courte période de 2 mois (15 Novembre - 15 Janvier) et comporte les phases suivantes:
Evaluation des besoins par les vulgarisateurs, enregistrement des commandes dont une partie (environ 10% en 87/88) fait l'objet d'un paiement anticipé;
Programmation des alevins à conditionner à la station jour par jour à heures précises;
Planification du circuit de distribution qui comporte 65 points de vente dans les marchés traditionnels et aux sièges des Fokontany. Le circuit de distribution d'une longueur de 11.400 Km s'étend sur un vaste territoire englobant 6 Fivondronana (Antsirabe I et II, Faratsiho, Betafo, Antanifotsy et Ambatolampy). Ce territoire couvre la région Nord des Hauts Plateaux et s'étend sur près de 5 000 km2;
Information des paysans par affichage aux lieux de distribution;
Réalisation de la commercialisation des dernières campagnes par les cadres nationaux et experts associés du projet sous la supervision du CTP et de l'ingénieur/coordinateur national du projet. 2 Land Rover sont utilisées à plein temps pendant les 2 mois de la durée de la commercialisation.
Il est bien évident que la commercialisation des alevins ne peut être confiée à la station qui ne dispose pas de la capacité organisationnelle, des informations des vulgarisateurs et de la logistique pour le faire. La commercialisation restera du ressort de la DPA qui l'exécutera pour le compte de la station, étant entendu que pour la campagne 88/89, la totalité des recettes sera versée à la station afin d'équilibrer son exploitation. Par la suite, le prix de cession station sera fixé en fonction des comptes d'exploitation prévisionnels. La station sera tenue d'augmenter sa productivité et de réduire ses coûts en améliorant sa gestion, et, en augmentant sa production d'alevins, de cultures, de piscicultures et d'élevages associés, ce qui devra entraîner un prix de cession départ station inférieur aux 20 FMG actuels.
Pour la réalisation pratique de la commercialisation, il sera opportun de la confier à la CIRPA d'Antsirabe dont le responsable a une expérience vécue en tant qu'ingénieur/coordinateur de cette délicate opération, qu'il pourra mener à bien avec les cadres nationaux du projet responsables de la vulgarisation et de la formation. Un appui logistique du projet (ou du futur projet) sera toutefois nécessaire.
Le prix de cession de l'alevin aux paysans a ainsi évolué ces vingt dernières années:
En 1958 – 1960, début de la vulgarisation: cession gratuite.
1960 – 1972, : cession moyennant 1 FMG par alevin.
1973 à fin 83: 5 FMG par alevin.
A partir de début 1984 à maintenant: 20 FMG l'alevin, l'étude économique pour la fixation de ce prix n'a pas pu être retrouvée.
Ce prix de 20 FMG par alevin bien inférieur au prix de revient réel (59,76 en 87/88, et, 37,20 FMG/alevin pour la campagne 88/89) suppose donc une subvention de l'Etat pour près de 17 FMG/alevin en 88/89. Subvention en soi acceptable si elle permet de consolider une action de développement et si sa durée est limitée dans le temps et que dans un proche avenir, on puisse arriver à la vérité des prix. C'est bien actuellement le cas car :
D'une part, il serait dangereux d'augmenter le prix de cession en le portant par exemple à 25 ou 30 FMG l'alevin, le risque étant trop grand d'un rejet des paysans qui compromettraient le développement de la rizipisciculture, opération qui a bien démarrée mais reste encore fragile;
D'autre part, la mise en place prochaine d'un réseau artisanal de producteurs d'alevins doit permettre en rapprochant consommateurs paysans des producteurs et en minimisant les coûts de transport, d'abaisser considérablement le prix de revient de l'alevin rendu paysan - Un prix de revient légèrement inférieur à 20 FMG/l'alevin est envisageable, sous réserve d'une étude qui reste à être réalisée, et, sous réserve de conditions économiques inchangées.
On doit donc arriver à l'équilibre dans les 3–4 années à venir entre prix de revient et prix de cession tout en apportant au paysan un revenu appréciable qui a été ainsi évalué par le recensement piscicole d'Octobre 1987:
| Rizipisciculture pour une rizière de 20 ares | ||
| Produit (pour un rendement de 183 kg/ha/cycle) | ||
| 36,6 kg de poissons à 1.000 FMG = | 36.600 FMG | |
| Charges | ||
| 400 alevins (20 par are) à 20 FMG = | 8.000 | |
| Travail supplémentaire estimé à 3 jours/homme par 20 ares, soit 3 × 700 FMG = | 2.100 | |
| - 10 100 FMG | ||
| Revenu net | 26.500 FMG | |
| soit l'équivalent de 132,5 kg de paddy (au prix actuel de 200 FMG le kg de paddy). | ||
| Le revenu du paysan avec un rendement de 2 tonnes/ha de paddy augmente donc de: 33% | ||
Il sera d'abord procédé à un examen de la situation actuelle en matière de tenue de documents et de contrôles, ensuite les grandes lignes du système préconisé seront présentées ainsi que les besoins en formation et en concours extérieurs pour leur mise en place.
Le chef de station tient les documents suivants:
Documents techniques:
Pisciculture: fiche par étang: empoissonnement - vidange/pêche - alimentation/fertilisation.
Riziculture/rizipisciculture: fiche de parcelle: empoissonnement - vidange/pêche riziculture: labour - semis - fertilisation - repiquage - pulvérisation - sarclage - récolte.
Culture sèche: labour - semis - fertilisation - traitement - récolte.
Elevage associé: fiche par animaux en cours de mise au point.
Gestion du personnel:
Registre des congés et autres états annuels demandés par la DPA.
Registre des achats et registre des stocks (ou fiche de stocks) pour les principaux intrants et matières premières.
Domaine et comptes matières: Enregistrement des fournitures et équipements acquis et inventaire annuel: l'existence de ces documents n'a pu être vérifiée pendant la mission.
Livret de parcours pour les véhicules: non disponible lors de la mission.
Rapport d'activité: les rapports d'activités mensuels mis au point et tenus par le cadre associé (Van der Mheen) ont été abandonnés après son départ.
Plan d'exploitation annuel: Ce document pourtant essentiel a été irrégulièrement tenu ces dernières années.
Les devis-programmes annuels sont établis par la DPA et n'ont pas été retrouvés à la station.
En résumé: bonne tenue des documents techniques de base (fiches par étang, fiche par parcelles, cahier de répartition des travaux journaliers, fiches de stocks, etc …), insuffisances en ce qui concerne les rapports d'activités et les plans et budgets d'exploitation.
Au niveau du projet à Antsirabe sont tenu:
Le journal caisse et banque concernant l'Income Account avec toutes les pièces justificatives.
Une comptabilité analytique par spéculation et activité avec imputation sur un certain nombre de comptes qui, complétée, peut servir de modèle à la comptabilité analytique nécessaire et permettre d'établir les états financiers de fin d'exercice.
Ce système doit présenter les caractéristiques suivantes:
Privilégier les informations nécessaires à la gestion (comptabilité analytique) et au suivi du plan d'exploitation annuel.
Permettre la sortie en fin d'exercice des états financiers (bilan et comptes de résultats).
Tenir compte de la taille et des possibilités financières de la station autonome qui ne justifient pas l'embauche de plus d'un agent administratif et comptable.
a) Gestion du personnel
La station doit prendre en charge la gestion et la rémunération de l'ensemble du personnel ce qui implique les opérations suivantes :
b) Docu ments techniques
Renforcement et amélioration des documents techniques déjà tenus à la station - Remise en vigueur du rapport d'activité mensuel.
c) Documents économiques et financiers
Les documents complémentaires suivants doivent être mis en place:
d) Gestion prévisionnelle
Le plan d'exploitation prévisionnel de chaque campagne prend une importance primordiale, c'est en effet le contrat passé pour une campagne entre tutelle (DPA) et le gérant de la station autonome.
Le plan d'exploitation établi par le gérant après fixation négociée avec la DPA des objectifs, se présente sous forme d'objectifs physiques, normes techniques et budgets correspondants en dépenses et recettes.
Il s'agit d'un compte d'exploitation prévisionnel par spéculation (alevinage, pisciculture en étang, rizipisciculture, élevage associé, riziculture et cultures sèches) et ventilé en charges directes : intrants, travaux, petit matériel et charges de structures (ou frais généraux) : personnel, consommations, transports, frais divers de gestion.
Le budget d'investissement sera séparé du budget de fonctionnement, et un plan de trésorerie établi mois par mois sera joint au plan d'exploitation.
Pour l'établissement du plan d'exploitation, le gérant devra disposer des normes techniques basées sur la campagne précédente (ou prescrites par les techniciens du ministère) et des éléments de coûts prévisionnels pour les intrants, le personnel, les transports, etc….
e) Comptabilité analytique
Elle découle directement de la comptabilité mise en place par le projet après les aménagements et renforcements suivants:
Ventilation par activité :
| Ventilation actuelle | Ventilation préconisée | |
| 1. pisciculture | 1. | 10 alevinage 11 pisciculture en étang 12 rizipisculture |
| 2. élevage porcs | 2. | élevage associé porcs |
| 3. | élevage associé canards (si nécessaire) | |
| 3. riziculture | 4. | riziculture |
| 4. cultures sèches | 5. | cultures sèches |
| 5. divers/services généraux | 6. | services généraux (charges de structures) 6 1 personnel 6 2 consommations 6 3 transports) véhicule (631) tracteur (632) autres (633) 6 4 frais divers de gestion |
| 7. | travaux de l'entreprise pour ellemême (production d'immobilisation). | |
Comptes (imputations) même ventilation à savoir:
à ajouter:
Les imputations seront faites directement à partir des livres de caisse et de banque ainsi qu'à partir des sorties de magasin.
Poúr le personnel permanent l'imputation sera mensuelle à partir des états de paie.
En fin d'exercise l'inventaire des stocks, la connaissance des clients/fournisseurs et créditeurs/débiteurs divers ainsi que de la dotation aux amortissements permettront d'établir les états financiers : bilan et compte de résultats. II faudra bien entendu veiller à la séparation des exercices.
Ce schéma est donné à titre indicatif et sous réserves de sa vérification par un professionnel comptable.
Cette mise en oeuvre suppose des actions de recrutement, de formation et de conseil:
Recrutement : un agent administratif et comptable ayant une formation niveau BAC G2 ou brevet comptable, et, une expérience professionnelle de 3–4 années dans une entreprise.
Formation : une formation préalable du gérant de la station autonome ainsi que de l'agent administratif et comptable s'avère indispensable.
Pour le gérant, il s'agira d'une formation en gestion portant principalement sur l'analyse des coûts et normes de production et sur la préparation des plans annuels d'exploitation et leur suivi grâce à la mise en place de la comptabilité analytique. Les thèmes classiques de gestion tels que prévisions, commandements, contrôles, gestion des ressources humaines et motivation/intéressement du personnel seront également abordés.
Pour l'agent administratif et comptable, la formation concernera la gestion du personnel et la tenue de la comptabilité analytique et générale.
Ces formations pourraient être réalisées par le projet (ou futur projet) avec le concours d'organismes locaux de formation et de conseil en gestion.
Conseils : dans le cadre du projet, un cabinet comptable pourrait être chargé de préciser et vérifier la cohérence du système de gestion préconisé, de repartir les tâches entre le personnel de la station, et de définir les procédures et documents à utiliser.
Ce même cabinet comptable pourrait évaluer la charge de travail, et proposer des solutions: traitement comptable manuel par le personnel de la station ou traitement partiel sur micro-informatique par un cabinet extérieur.
