CINQUANTE-SEPTIEME SESSION (contd.)

ANNEXE F
PREMIERE PARTIE
PROJET D'ARTICLE XII DU REGLEMENT FINANCIER, CONCERNANT LA VERIFICATION EXTERIEURE DES COMPTES

Article XII

Vérification extérieure des comptes

Nomination

Article 12.1 Un vérificateur extérieur des comptes, qui doit être le vérificateur général des comptes d'un Etat Membre (ou une personne exerçant une fonction équivalente) est nommé conformément aux modalités et pour la période décidée par le Conseil.

Durée du mandat

Article 12.2 Si le vérificateur extérieur cesse d'occuper dans son pays le poste de vérificateur général des comptes (ou la fonction équivalente), son mandat de vérificateur extérieur des comptes prend alors fin et il est remplacé dans cette fonction par son successeur au poste de vérificateur général. Hormis ce cas, le vérificateur extérieur ne peut pas être relevé de ses fonctions pendant le temps de son mandat, si ce n'est par le Conseil.

Article 12.3 (Cet article ne s'applique qu'aux Nations Unies. On a conservé la numérotation des articles, pour la faire coïncider avec celle qui est employée aux Nations Unies. Dans la version définitive, les articles seront renumérotés de manière que tous les numéros soient utilisés, c'est-à-dire de 12.1 à 12.10 inclus).

Etendue de la vérification des comptes

Article 12.4 La vérification des comptes est effectuée selon les normes usuelles généralement acceptées en la matière et, sous réserve de toutes directives spéciales du Comité financier, en conformité avec le mandat additionnel constituant l'annexe I au présent règlement.

Articlé 12.5 Le vérificateur extérieur a la faculté de formuler des observations sur l'efficacité des procédures financières, sur le système comptable, sur les contrôles financiers intérieurs et, en général, sur l'administration et la gestion de l'Organisation.

Article 12.6 Le vérificateur extérieur est complètement indépendant et il est seul responsable de la conduite du travail de vérification.

Article 12.7 Le Comité financier peut demander au vérificateur extérieur de procéder à certains examens spécifiques et de déposer des rapports distincts sur leurs résultats.

Facilités

Article 12.8 Le Directeur général fournit au vérificateur extérieur toutes les facilités dont il peut avoir besoin pour effectuer la vérification.

Article 12.9 Pour procéder à un examen local ou spécial ou pour réaliser des économies sur les frais de vérification, le vérificateur extérieur peut faire appel aux services de tout vérificateur général des comptes d'un Etat (ou personne exerçant une fonction équivalente) ou aux services d'experts comptables agréés de réputation établie ou de toute autre personne ou firme qui, de l'avis du vérificateur extérieur, possède les qualifications techniques voulues.

Procédure de rapport

Article 12.10 Le vérificateur extérieur établit un rapport sur la vérification des états financiers et des tableaux y relatifs, dans lequel il consigne les renseignements qu'il juge nécessaires sur les questions visées à l'article 12.5 du Règlement financier et au mandat additionnel.

Article 12.11 Les rapports du vérificateur extérieur, ainsi que les états financiers vérifiés, sont transmis par l'intermédiaire du Comité financier au Conseil, conformément aux directives données par le Comité financier. Le Conseil examine les états financiers et les rapports de vérification des comptes et les transmet à la Conférence en y joignant les observations qu'il juge souhaitables. Le rapport sur les comptes intérimaires est soumis au Comité financier.

Mandat additionnel proposé pour la vérification extérieure des comptes
(Annexe I à l'article XII du Règlement financier)

1. Le vérificateur extérieur vérifie les comptes de l'Organisation, y compris tous les fonds de dépôt et comptes spéciaux, comme il le juge nécessaire pour s'assurer:

1. que les états financiers sont conformes aux livres et écritures de l'Organisation;

2. que les opérations financières dont les états rendent compte ont été conformes aux règles et règlements, aux dispositions budgétaires et aux autres directives applicables;

3. que les valeurs et le numéraire déposés en banque ou en caisse ont été soit vérifiés grâce à des certificats directements reçus des dépositaires de l'Organisation, soit effectivement comptés;

4. que les contrôles intérieurs, y compris la vérification intérieure des comptes, sont adéquats eu égard à l'importance qui leur est attribuée;

5. que tous les éléments de l'actif et du passif, ainsi que tous les excédents et déficits, ont été comptabilisés selon des procédures qu'il juge satisfaisantes.

2. Le vérificateur extérieur a seul compétence pour accepter en tout ou en partie les attestations et justifications fournies par le Directeur général et peut, s'il le juge opportun, procéder à l'examen et à la vérification détaillés de toute pièce comptable relative soit aux opérations financières, soit aux fournitures et au matériel.

3. Le vérificateur extérieur et ses collaborateurs ont librement accès, à tout moment approprié, à tous les livres, écritures et documents comptables dont le vérificateur extérieur estime avoir besoin pour effectuer la vérification. Les renseignements considérés comme privilégiés, et dont le Directeur général (ou le haut fonctionnaire désigné par lui) convient qu'ils sont nécessaires pour la vérification et les renseignements considérés comme confidentiels, sont mis à la disposition du vérificateur extérieur s'il en fait la demande. Le vérificateur extérieur et ses collaborateurs respectent le caractère privilégié ou confidentiel de tout renseignement ainsi désigné qui a été mis à leur disposition et ils n'en font usage que pour ce qui touche directement l'exécution des opérations de vérification. Le vérificateur extérieur peut appeler l'attention du Comité financier sur tout refus de communiquer des renseignements considérés comme privilégiés dont il estime avoir besoin pour effectuer la vérification.

4. Le vérificateur extérieur n'a pas qualité pour rejeter telle ou telle rubrique des comptes, mais il appelle l'attention du Directeur général sur toute opération dont la régularité ou l'opportunité lui paraît discutable, pour que le Directeur général prenne les mesures voulues. Toute objection soulevée au cours de la vérification des comptes à l'encontre d'une telle opération ou de toutes autres opérations doit être immédiatement signalée au Directeur général.

5. Le vérificateur extérieur certifie les états financiers dans les termes suivants: “J'ai examiné les états financiers de l'Organisation pour l'exercice qui s'est terminé le 31 décembre… J'ai recueilli tous les renseignements et explications nécessaires et je certifie, à la suite de cette vérification, qu'à mon avis les états financiers sont exacts”, en ajoutant, au besoin, “sous réserve des observations présentées dans mon rapport”.

6. Dans son rapport sur les états financiers, le vérificateur extérieur mentionne:

1. la nature et l'étendue de la vérification à laquelle il a procédé;

2. Les éléments qui ont un lien avec le caractère complet ou l'exactitude des comptes, y compris, le cas échéant:

   1. les renseignements nécessaires à l'interprétation correcte des comptes;

   2. toute somme qui aurait dû être perçue, mais qui n'a pas été passée en compte;

   3. toute somme qui a fait l'objet d'un engagement de dépense régulier ou conditionnel et qui n'a pas été comptabilisée ou dont il n'a pas été tenu compte dans les états financiers;

   4. les dépenses à l'appui desquelles il n'est pas produit de pièces justificatives suffisantes;

   5. le point de savoir s'il est tenu des livres de comptes en bonne et due forme. Il y lieu de relever les cas où la présentation matérielle des états financiers s'écarte des principes comptables généralement acceptés et constamment appliqués.

3. les autres questions sur lesquelles il y a lieu d'appeler l'attention du Comité financier, par exemple:

   1. les cas de fraude ou de présomption de fraude;

   2. le gaspillage ou l'utilisation irrégulière de fonds ou d'autres avoirs de l'Organisation (quand bien même les comptes relatifs à l'opération effectuée seraient en règle);

   3. les dépenses risquant d'entraîner ultérieurement des frais considérables pour l'Organisation;

   4. tout vice, général ou particulier, du système de contrôle des recettes et des dépenses ou des fournitures et du matériel;

   5. les dépenses non conformes aux intentions de la Conférence, compte tenu des virements dûment autorisés à l'intérieur du budget;

   6. les dépassements de crédits, compte tenu des modifications résultant de virements dûment autorisés à l'intérieur du budget;

   7. les dépenses non conformes aux autorisations qui les régissent;

4. l'exactitude ou l'inexactitude des comptes relatifs aux fournitures et au matériel, établie d'après l'inventaire et l'examen des livres.

En outre, le rapport peut faire état:

5. d'opérations qui ont été comptabilisées au cours d'un exercice antérieur et au sujet desquelles des renseignements nouveaux ont été obtenus, ou d'opérations qui doivent être faites au cours d'un exercice ultérieur et au sujet desquelles il semble souhaitable d'informer le Comité financier par avance.

7. Le vérificateur extérieur peut présenter au Comité financier ou au Conseil ou au Directeur général toutes observations relatives aux constatations qu'il a faites en raison de la vérification, ainsi que tout commentaire qu'il juge approprié au sujet du rapport financier du Directeur général.

8. Chaque fois que l'étendue de la vérification a été restreinte ou que le vérificateur extérieur n'a pas pu obtenir de justifications suffisantes, le vérificateur extérieur doit le mentionner dans son rapport, en précisant les raisons de ses observations, ainsi que les conséquences qui en résultent pour la situation financière et les opérations financières comptabilisées.

9. Le vérificateur extérieur ne doit en aucun cas faire figurer de critiques dans son rapport sans donner d'abord au Directeur général une possibilité adéquate de lui fournir des explications sur le point litigieux.

DEUXIEME PARTIE
TEXTE ACTUEL DE L'ARTICLE XII DU REGLEMENT FINANCIER, CONCERNANT LA VERIFICATION EXTERIEURE DES COMPTES

Article XII

Vérification extérieure

12.1   Compte tenu du système mixte de vérification extérieure des comptes des Nations Unies et des institutions spécialisées (annexe II), le Conseil:

1. peut, sur la recommandation du Comité financier, nommer ou engager une personne, une institution, une autorité ou une firme qualifiées sans attache aucune avec l'Organisation, pour procéder annuellement et chaque fois que, pour des raisons spéciales, il sera nécessaire de le faire, à la vérification indépendante des comptes de l'Organisation;

2. peut, comme autre solution, avec ou sans recommandation du Comité financier, nommer un ou plusieurs membres du Comité des commissaires aux comptes constitué par les Nations Unies et les institutions spécialisées pour effectuer cette vérification.

12.2   Après avoir étudié avec le Comité financier l'étendue des vérifications à faire, le Commissaire aux comptes procède à ces vérifications comme il le juge utile, de manière à pouvoir certifier:

1. que les états financiers concordent avec les livres et les écritures de l'Organisation;

2. que les opérations financières consignées sur les états ont été conformes aux règlements, aux dispositions budgétaires et aux autres directives applicables;

3. que les valeurs et le numéraire déposés en banque, ainsi que l'encaisse, ont été vérifiés d'après un certificat reçu directement des dépositaires de l'Organisation, ou ont été effectivement comptés.

12.3   Sous réserve des directives du Comité financier, le Commissaire aux comptes est seul juge pour accepter en tout ou partie les justifications fournies par les fonctionnaires de l'Organisation et peut procéder aux examens et vérifications de détail de tous les états qu'il juge utiles, y compris les états relatifs aux fournitures et au matériel. Le Commissaire aux comptes peut employer des experts comptables de réputation internationale.

12.4   Le Commissaire aux comptes peut contrôler par sondage l'exactitude de la vérification intérieure et, s'il le juge utile, faire rapport à ce sujet au Comité financier, au Conseil, à la Conférence, ou au Directeur général.

12.5   Le Commissaire aux comptes et son personnel ont libre accès, à tout moment approprié, aux registres et états de comptabilité de l'Organisation dont le Commissaire estime avoir besoin pour effectuer la vérification. Les documents confidentiels dont il a besoin pour sa vérification sont, sur la demande de ce dernier, mis à sa disposition par le Directeur de l'Administration.

12.6   Outre la vérification des comptes dont il est chargé, le Commissaire aux comptes peut formuler les observations qu'il juge utiles sur l'efficacité du système financier, sur la comptabilité, sur les contrôles financiers intérieurs et, en général, sur les incidences budgétaires des pratiques administratives. En aucun cas, toutefois, le Commissaire aux comptes ne doit inscrire de critiques dans son rapport de vérification sans donner auparavant aux fonctionnaires de l'Organisation la possibilité de lui fournir des explications sur la question qui fait l'objet de son commentaire. Tout point litigieux relevé dans les comptes au cours de la vérification doit être immédiatement signalé au Directeur de l'Administration.

12.7   Le Commissaire aux comptes n'a pas qualité pour rejeter des articles de la comptabilité, mais il doit appeler l'attention du Directeur général sur toute opération dont la régularité ou l'opportunité lui paraît discutable, afin que le Directeur général prenne les mesures appropriées.

12.8   Le Commissaire aux comptes prépare un rapport sur les comptes provisoires et sur les comptes définitifs vérifiés, ainsi que sur toutes questions au sujet desquelles le Comité financier, le Conseil ou la Conférence peuvent donner de temps à autre des instructions expresses.

12.9   Le Commissaire aux comptes soumet son rapport sur les comptes provisoires au Comité financier, au plus tard le 1er mai qui suit l'année civile à laquelle les comptes se rapportent. Le Comité financier examine les comptes ainsi que le rapport du Commissaire y afférent et, s'il le juge utile, les transmet au Conseil avec ses observations.

12.10   Le Commissaire aux comptes soumet à la Conférence son rapport sur les comptes définitifs de manière qu'il soit à la disposition du Comité financier au plus tard le 1er mai qui suit la fin de l'exercice financier auquel les comptes se rapportent. Le Comité financier examine le rapport définitif et l'approuve, sauf en ce qui concerne les points mettant en jeu des questions de principe, qu'il soumet au Conseil.

12.11   Lorsque sa présence est jugée opportune, le Commissaire aux comptes assiste à l'examen de son rapport.

Annexe I

Principes applicables à la vérification des comptes

Recommandations du Conseil économique et social, lors de sa neuvième session, à l'Assemblée générale des Nations Unies, lors de sa quatrième session.

1. Le Commissaire aux comptes est nommé par l'Assemblée ¹ de chaque Organisation et son mandat ne peut être terminé que par elle.

2. Le Commissaire aux comptes fait rapport à l'Assemblée et doit être présent lorsque son rapport est étudié par cette dernière.

3. Le Commissaire aux comptes procède à la vérification qu'il estime nécessaire de manière à pouvoir certifier:

1. que les états financiers concordent avec les livres et les écritures de l'Organisation;

2. que les opérations financières consignées sur les états ont été conformes aux règlements, aux dispositions budgétaires et autres directives applicables de l'Assemblée;

3. que le numéraire en banque et en caisse a été vérifié d'après un certificat reçu directement des banquiers de l'Organisation ou a été effectivement compté.

4. Le Commissaire aux comptes n'est soumis à aucune restriction dans l'exercice de ses fonctions.

5. Le Commissaire aux comptes est libre de consulter tous les livres de comptes et les registres de l'Organisation qui lui sont nécessaires pour accomplir sa tâche. Les renseignements confidentiels dont il estime avoir besoin pour effectuer la vérification lui sont fournis sur demande adressée au fonctionnaire désigné par le directeur administratif de l'Organisation. Il doit faire preuve de discrétion lors de l'utilisation de renseignements confidentiels.

6. Dans l'exercice de ses fonctions, le Commissaire aux comptes est seul juge pour accepter, en tout ou en partie, les justifications fournies par l'Administration et peut procéder aux examens et vérifications de détail qu'il juge utiles, y compris la vérification proprement dite des valeurs.

7. Le Commissaire aux comptes peut contrôler par sondage l'exactitude de la vérification intérieure et il peut faire rapport à ce sujet au directeur administratif de l'Organisation et à l'Assemblée.

8. Nonobstant l'exactitude des comptes proprement dits, le Commissaire aux comptes a qualité pour faire rapport sur l'efficacité et l'économie des opérations de l'Organisation, mais non sur les questions de politique générale. Il peut soumettre des remarques sur les méthodes financières, le système de comptabilité, le contrôle financier intérieur et les incidences budgétaires des pratiques administratives.

9. En aucun cas, toutefois, le Commissaire aux comptes ne doit inscrire de critiques dans son rapport de vérification sans donner auparavant à l'Administration la possibilité de lui fournir des explications sur la question qui fait l'objet de son commentaire. Tout point litigieux relevé dans les comptes au cours de la vérification doit être immédiatement signalé à l'Organisation.

¹ Le terme “Assemblée” utilisé dans le présent texte doit être interprété comme désignant la conférence législative suprême de l'Organisation ou un organisme auquel la Conférence a délégué des pouvoirs correspondants.

Annexe II

Système mixte de vérification extérieure des comptes

Approuvé par l'Assemblée générale des Nations Unies à sa quatrième session.

1. En principe, il doit y avoir un comité de commissaires extérieures des Nations Unies et des institutions spécialisées, composé de personnes ayant rang de commissaire général aux comptes (ou son équivalent dans les divers Etats Membres).

2. Un tel comité comprend les commissaires nommés par les Nations Unies et les institutions spécialisées, choisis à la suite d'une décision commune pour une période de trois ans, de façon que les membres du comité soient au nombre de six au maximum, et compte tenu de l'emplacement du siège des institutions spécialisées, de la possibilité pour les fonctionnaires gouvernementaux de se charger de la vérification totale des comptes dans une période limite appropriée et de la nécessité d'assurer la continuité à la vérification.

3. Chaque organisation choisit un ou plusieurs membres du comité pour procéder à la vérification de ses comptes. Le paiement des traitements, émoluments ou honoraires est décidé par les parties intéressées.

4. Le (ou les) commissaire(s) procédant à une vérification des comptes signe (ou signent) son (ou leurs) propre(s) rapport(s).

5. Les membres du comité choisis pour vérifier les comptes doivent prendre des mesures appropriées, en particulier se réunir annuellement pour coordonner leur vérification ou échanger des renseignements concernant les méthodes employées et les conclusions établies. Le comité des commissaires est invité à présenter à certains intervalles toutes observations ou recommandations qu'il peut vouloir formuler en ce qui concerne la coordination et la standardisation des comptes et des méthodes financières des Nations Unies et des institutions spécialisées.

6. Les frais entraînés par les réunions annuelles des membres actifs du comité sont assumés par les organisations participantes.

ANNEXE G
PREMIERE PARTIE
SESSIONS HORS PROGRAMME APPROUVEES DEPUIS LE 27 MAI 1971

DIVISION DE LA LIAISON AVEC LES INSTITUTIONS INTERNATIONALES

(Commission du Codex Alimentarius)

DEUXIEME PARTIE
SESSIONS AUTORISEES QUI ONT ETE ANNULEES DEPUIS LE 27 MAI 1971