Sección 3
Seguimiento de los resultados de la AGPA
El objetivo principal de la mayor parte de las AGPA es prestar servicios de alta calidad a sus grupos asociados. Sin embargo, para hacerlo bien la asociación necesita seguir constantemente los resultados obtenidos a fin de establecer si sus miembros están satisfechos o no de la calidad de los servicios proporcionados y, en caso de que no lo estén, de determinar qué servicios podrían mejorarse. Necesita saber además cuánto gasta para prestar los servicios y si genera unos ingresos suficientes para cubrir sus gastos*.
* Para mayor información sobre la necesidad de llevar registros grupales e intergrupales, véase la Parte 3 de la publicación "Guía para el desarrollo de empresas grupales".
Cuando miramos en nuestro bolsillo y descubrimos que hoy tenemos menos dinero que ayer, estamos "sometiendo a seguimiento nuestra situación económica". Es bastante fácil hacerlo con las personas, cuando hay pocas transacciones y se trata de un solo individuo. Pero una AGPA en fase de expansión realiza muchas transacciones y necesita saber cuánto han invertido sus grupos asociados, cuánto debe a los otros, a quién todavía se le debe pagar, y cuántas personas están implicadas, todo lo cual puede volverse muy complicado.
A fin de proporcionar una orientación eficaz a la administración de la AGPA, se debe mantener debidamente informados a los miembros de la Junta sobre los temas debatidos y las decisiones adoptadas por el Equipo de Gestión. También tienen que conocerse a fondo las actividades y las necesidades de todos los grupos asociados. Una de las funciones más importantes del Secretario de la AGPA es asegurar que se mantenga informada a la Junta. Para ello es imprescindible que el Secretario lleve registros escritos de los principales temas debatidos y de las decisiones adoptadas en cada reunión de la asociación.
Aquí se dan algunas sugerencias para promover una rendición de informes sistemática y transparente:
Los cinco procedimientos sencillos que se han enumerado son sumamente valiosos para agilizar el funcionamiento de la asociación.
ESTA AGPA ESTÁ PROGRESANDO BIEN AQUÍ TENEMOS SUS COSTOS Y GANANCIAS
En una AGPA, los recursos para la generación de ingresos (tales como el lugar de reunión, el mobiliario, los suministros, el dinero en caja y los depósitos bancarios) son propiedad conjunta de todos los miembros individuales. Éstos, a su vez, eligen a la Junta de la AGPA y a un Equipo de Gestión para que administren sus recursos. El sistema de registro financiero es una herramienta importante que ayuda al Equipo de Gestión y los miembros de la Junta a manejar estos recursos colectivos de manera más rentable y eficaz. También se utiliza para proporcionar periódicamente a los miembros individuales datos sobre los resultados económicos de la AGPA, y facilitar a los miembros de la asociación, los miembros de la Junta y el Equipo de Gestión información sobre dos temas importantes:
Al conocer exactamente qué recursos se emplean y de dónde proceden, la AGPA puede encontrar modos más eficaces de manejar sus servicios. Tras saber cuánto se ha gastado y ganado, sus líderes y miembros están en condiciones de asegurar que los ingresos generados por la asociación sean suficientes para sufragar sus costos. En breve, los registros financieros permiten determinar con mayor facilidad si la actividad económica da buenos resultados o no.
El hecho de llevar registros también ayuda a los y miembros de la AGPA a recordar quién ha pagado qué, dónde se ha utilizado el dinero, quién ha recibido qué cantidad y cuánto ha de reembolsarse. Sin registros escritos es fácil olvidar estos detalles, lo que puede dar lugar a discusiones. Anotar en los registros el costo y el valor de todos los bienes y servicios, el modo en que se han empleado los recursos y los ingresos que se han producido es igualmente útil para planificar el crecimiento futuro.
Las AGPA establecidas recientemente por lo general carecen del dinero necesario para contratar a un contador propio. Por esto, los registros los suele llevar el Tesorero de la AGPA, a veces con la ayuda de algún otro miembro experimentado o del PI. En una AGPA que empiece a funcionar se efectuarán pocas transacciones, pero a medida que la asociación crezca y amplíe su gama de servicios, aumentará el número de transacciones, el trabajo se hará más difícil y podrá ser necesario contratar a una persona a jornada parcial.
El encargado del mantenimiento de los registros deberá ser ordenado y tener buenos conocimientos de aritmética. Dado que es fácil hacer errores al sumar y sustraer, le ayudará sin duda alguna tener una calculadora de pila, aunque es probable que sea más seguro emplear una sumadora accionada manualmente por una manivela con una cinta de imprimir.
Al administrar los negocios de la AGPA, el Equipo de Gestión tiene que encontrar una respuesta a cada uno de los tres interrogantes básicos siguientes:
Examinemos ahora estos interrogantes más en detalle.
El Equipo de Gestión tiene que seguir periódicamente los recursos que la AGPA posee y puede utilizar para prestar servicios a los miembros y generar unos ingresos suficientes para cubrir sus costos de funcionamiento. Esto se hace registrando y revisando periódicamente el valor de compra de todos los recursos para la generación de ingresos de la AGPA en un determinado momento.
Estos recursos se denominan activos e incluyen todos los artículos que la AGPA utiliza para proporcionar servicios a sus miembros y generar ingresos: dinero en efectivo, promesas de pago a la AGPA (por ejemplo, préstamos a los grupos asociados, llamados a menudo "cuentas por cobrar"), tierras, edificios, equipo, suministros, etc.
El Equipo de Gestión también tiene que saber cuánto debe la AGPA a los miembros o a terceros. Esto es importante porque si la asociación no paga las deudas a su debido tiempo, se hará una mala reputación y podrá tener problemas con la ley. Estas obligaciones se llaman pasivos e incluyen los préstamos bancarios que la AGPA debe reembolsar y las cuentas pendientes que debe saldar a los proveedores o los miembros por los bienes o servicios recibidos.
El Equipo de Gestión también necesita saber qué queda después de que se han pagado todas las deudas. Esta cantidad restante se denomina patrimonio de los miembros y se obtiene sustrayendo lo que la AGPA debe (sus pasivos) del total de lo que posee (sus activos). El patrimonio de los miembros representa una manera de explicar a los miembros el valor de la AGPA tras pagar todas sus deudas; en otras palabras, lo que los miembros se llevan a casa una vez saldadas todas las cuentas pendientes.
Las AGPA que funcionan bien son aquéllas cuyos miembros cuentan con un patrimonio cuantioso y cuyo nivel de pasivos o deudas es relativamente bajo. Si el patrimonio de los miembros aumenta con el tiempo, la AGPA progresa de manera satisfactoria; si en cambio disminuye, hay algún problema.
La información sobre lo que la AGPA posee, lo que debe y lo que vale para los miembros en un determinado momento se registra en un balance. Al igual que en una balanza, en la hoja se anotan, de un lado, el dinero que se ha destinado a las actividades económicas de la AGPA y, del otro, las modalidades de utilización de ese dinero.
Se denomina balance porque la suma de los valores de los rubros incluidos en la primera columna debe coincidir con la suma de los valores de los rubros indicados en la segunda columna. Comprobar que las dos sumas correspondan es una manera para cerciorarse de que en los cálculos no se ha olvidado nada.
Aumentar el patrimonio de los miembros es fundamental para el éxito de la AGPA y su sostenibilidad. Así pues, ¿cómo podemos acrecentarlo? El patrimonio de los miembros puede aumentarse de dos maneras:
Sin embargo, los miembros no necesitan saber solamente cuánto poseen, cuánto deben y cuánto queda, sino también si su asociación obtiene ganancias o no.
Las ganancias son un factor positivo. Representan la recompensa por una prestación eficaz de servicios a los miembros, y pueden reinvertirse en la AGPA para contribuir a financiar su crecimiento. Si los ingresos obtenidos mediante la prestación de servicios a los miembros superan los gastos que efectúa la AGPA para proporcionar dichos servicios, entonces la asociación obtiene "beneficios netos", es decir, una ganancia.
Las ganancias afectan al balance de dos maneras: aumentando los activos de la AGPA (flujos de efectivo entrantes), y aumentando el patrimonio de los miembros con dichos activos (lo que significa que la AGPA vale más para sus miembros). Si los gastos son superiores a los ingresos, la AGPA pierde dinero (flujos de efectivo salientes). Esto reduce su nivel de efectivo (que es un activo) así como el valor del patrimonio de los miembros.
LAS GANANCIAS SON LA RECOMPENSA POR UNA GESTIÓN EFICAZ
El estado de ingresos y gastos es un informe que ayuda a los miembros y líderes de la AGPA a determinar si los ingresos ganados mediante la prestación de servicios a los miembros, durante un determinado período, superan los costos o los gastos de prestación de tales servicios. Es algo análogo al cuadro que figura a continuación:
Las transacciones son actividades completadas que dan lugar a un cambio inmediato en el balance de situación y/o el estado de ingresos y gastos de la AGPA, y pueden medirse en términos monetarios. Algunos ejemplos de transacciones son: la compra y venta de bienes o servicios, la recepción de dinero en efectivo o los pagos en efectivo.
La información sobre las transacciones se mantiene en notas pormenorizadas, llamadas cuentas pormenorizadas. Estas cuentas contienen información sobre los cambios registrados en cada rubro del balance de situación (activos, pasivos y patrimonio de los miembros), así como en el estado de ingresos y gastos. Por lo general, se llevan en un libro o encuadernador de hojas sueltas, llamado libro mayor.
El número de las cuentas pormenorizadas que una AGPA querrá llevar depende de su tamaño y de la magnitud y número de sus operaciones de prestación de servicios a los miembros. En una AGPA establecida recientemente, el número de las cuentas pormenorizadas que se necesitan para el seguimiento de los objetivos puede ser bastante bajo. Pero, a medida que la AGPA se amplíe, tendrá que añadir nuevas cuentas pormenorizadas a su sistema de seguimiento.
Cada cuenta pormenorizada contiene toda la información básica sobre cada rubro. Por ejemplo, la cuenta pormenorizada relativa al "Efectivo" incluye información sobre todas las transacciones en efectivo. Entre los datos que facilita figuran la fecha de cada transacción en efectivo y una breve descripción de la transacción y de los importes implicados. Se llevan notas análogas para cada otro activo y cada pasivo, para el patrimonio de los miembros y para los ingresos y gastos.
Cada cuenta pormenorizada se lleva en una hoja individual de papel rayado con columnas verticales para separar la información que se introducirá. En su forma más sencilla, una cuenta tiene tres elementos: un título, una parte reservada a las deudas a la izquierda, y otra parte reservada a los créditos a la derecha. Si en el lugar no se dispone de papel contable corriente, podrá fabricárselo fácilmente por su cuenta. Podrá utilizar un cuaderno normal, poner el nombre de la cuenta pormenorizada en la parte superior de la página y luego dividir la página en cuatro columnas, como se indica a continuación:
Las cuentas se dividen en dos partes para que sea más fácil para una empresa informar constantemente acerca de los aumentos y las reducciones relativos a cada cuenta pormenorizada. El hecho de indicar los aumentos de un lado y las disminuciones del otro también ayuda a determinar el saldo en cuenta corriente (la suma de todos los aumentos menos las reducciones). En otras palabras, indica lo que queda en la cuenta tras registrar todos los aumentos y reducciones. En el ejemplo de arriba, el saldo en efectivo al 30 de noviembre se indica en la columna de las deudas y asciende a 42 dólares (50 dólares de contribuciones menos 8 dólares de compras).
Calcular la situación de la balanza de pagos en una cuenta de dos columnas es fácil. Basta tan sólo sumar todos los números que figuran en el lado de las deudas y sustraer del total la suma de todos los números que se indican del lado de los créditos.
Los libros contables constituyen la "memoria financiera" de una AGPA, dado que ayudan al Equipo de Gestión, la Junta y los miembros a mantener la información acerca de lo que posee la asociación y de quién ha pagado cuánto y a quién. Una AGPA que no mantiene ningún sistema de registro financiero sin duda tendrá dificultades. Es como si alguien se hallara en un lugar desconocido sin tener un mapa, y sin saber dónde se encuentra, de dónde viene ni adónde va.
A continuación se indican algunos de los libros contables que la AGPA necesitará:
Es el principal libro de asientos donde se anotan todas las transacciones de la asociación, y se indica si éstas comportan un movimiento de efectivo o no. También sirve como documento de apoyo para las otras cuentas que la AGPA decida llevar y facilita información sobre las otras cuentas pormenorizadas que tengan que ajustarse, o que ya se hayan ajustado, para que quede exacta constancia de las transacciones. Es absolutamente indispensable que todas las AGPA mantengan al menos un libro diario o un libro de recibos/comprobantes de pago.
Es el tipo más sencillo de diario. Se trata de una libreta con páginas numeradas separadas para anotar información sobre cada transacción (es decir, recibos y pagos en efectivo y no en efectivo). Dicha información ha de incluir una breve descripción de la transacción, la fecha, la cantidad en cuestión, más la firma del Tesorero para confirmar que la partida se ha recibido o se ha pagado. De ser necesario, podrá firmar también la otra parte implicada en la transacción a fin de confirmar que esta última ha tenido lugar, es decir, que ya se ha efectuado el pago o ya se ha recibido el dinero.
Algunas AGPA prefieren llevar dos libros separados: un libro de recibos y otro de comprobantes de pago para que la información sobre la afluencia de recursos (en efectivo y no en efectivo) no se confunda con los datos sobre el egreso de recursos (en efectivo y no en efectivo). Le corresponde a cada AGPA decidir qué sistema le resulta mejor.
Uno de los puntos débiles de un libro diario o de un libro de recibos/comprobantes de pago es que la información o las transacciones se registran una tras otra. Por lo tanto, puede resultar difícil hacer una clasificación y un resumen. Este problema se soluciona creando las cuentas pormenorizadas (para todos los principales rubros del balance de situación o del estado de ingresos y gastos de importancia para la AGPA). La cuenta pormenorizada más importante que una asociación tiene que someter a seguimiento es la cuenta de caja. Esto es absolutamente indispensable para informar sobre el volumen de dinero que entra a la AGPA y su procedencia, el volumen que egresa y su destino, y el saldo. Ésta es la tarea más importante del Tesorero de la AGPA. Algunas asociaciones llevan un libro de caja separado para guardar esta información importante.
A medida que la AGPA se desarrolle, será posible que decida llevar más cuentas para seguir más de cerca los cambios que se registren en los rubros incluidos en su balance de situación (es decir, rubros de activos y pasivos) o en su estado de ingresos y gastos (rubros de ingresos y gastos).
Cuando hay que llevar también otras cuentas, es mejor llevarlas todas, incluida la cuenta de caja, en un único encuadernador de hojas sueltas, llamado libro mayor. El hecho de mantener todas las cuentas pormenorizadas en un único libro mayor facilita en enorme medida el trabajo del Tesorero. Otras personas tal vez prefieran llevar las cuentas de su libro mayor en fichas, una cuenta por cada ficha, y guardarlas en un fichero. Todo depende de lo que usted prefiera.
La AGPA puede llevar todas las cuentas que quiera. En caso de que tenga muchas podrá facilitar mayores detalles, pero esto equivaldrá a más trabajo para el contador y mayores probabilidades de error. Por esto, recomendamos que se lleven solamente las cuentas más importantes.
Para determinar qué tipo de cuentas hay que llevar, puede resultar útil elaborar un "diagrama de las cuentas", es decir, un plan de cómo registrar, de manera sistemática, la información financiera sobre las actividades de prestación de servicios a los miembros de la AGPA. El número y las categorías de las cuentas dependerán de las necesidades de datos económicos y comerciales de cada AGPA y por esto podrán variar. En el cuadro a continuación figura un diagrama de las cuentas de una AGPA que proporciona a sus miembros servicios de compra y comercialización de insumos en grandes cantidades:
Una AGPA puede decidir en cualquier momento aumentar o reducir el número de las cuentas que lleva. Tal vez la administración se plantee continuamente la pregunta de si los beneficios derivados del mantenimiento de esta información más detallada, que repercutirán en la adopción de decisiones más apropiadas para la empresa en cuestión, compensan los costos. De ser así, vale la pena mantener dichas cuentas; de lo contrario conviene sin duda eliminarlas.
Pasemos ahora a revisar las etapas que suelen seguirse cuando se registra una transacción en el sistema contable. Suponga que la transacción consista en el pago mensual de la cuota de asociación de 5 dólares por cada grupo asociado de la AGPA.
Etapa 1. El Tesorero anota el recibo de 5 dólares pagados por el representante del grupo y le entrega de vuelta un recibo firmado.
Etapa 2. Anota luego la misma información, en forma de recibo, en el libro de caja indicando la fecha de la transacción, el objetivo y el número del recibo registrado.
Etapa 3. Estos mismos datos se transfieren luego al libro mayor, bajo la cuenta "cuotas mensuales de los miembros".
Las modalidades pueden entenderse mejor utilizando el gráfico de flujo que figura a continuación:
Es aconsejable que el Tesorero del Equipo de Gestión prepare los informes sobre los resultados financieros de la AGPA para que se examinen en las reuniones mensuales de la Junta de la AGPA o se presenten a todos los miembros durante la reunión de la Asamblea General de los Miembros.
Para preparar un balance de situación o un estado de ingresos y gastos, las cifras de las cuentas pormenorizadas separadas deben sumarse y compensarse periódicamente. Es notorio que las reducciones que se registran en cada cuenta se sustraen de los aumentos registrados en la misma cuenta y que la diferencia que queda en la cuenta pormenorizada se llama saldo.
La regla más importante que debe recordarse en la compensación de cuentas es que la suma de los saldos de todas las cuentas relativas a los activos debe equivaler a la suma de los saldos de todas las cuentas que no se refieren a los activos. En otras palabras, la suma de los saldos de todas las cuentas relativas a los activos (efectivo, cuentas por cobrar, equipo, edificios, etc.) debe equivaler al saldo de todas las demás cuentas relativas a los pasivos y al patrimonio de los miembros, incluidos los beneficios netos acumulados durante el período en cuestión (es decir, el saldo de los ingresos menos el saldo de los gastos).
