Ce guide présente une description détaillée de la méthodologie et des procédures de la troisième phase de RuralInvest, c'est-à-dire de la formulation et de l'évaluation ex-ante des projets. Deux modules antérieurs appuient respectivement les tâches de diagnostic et d'identification (Module 1) et la préparation d'avant-projets d'investissement (Module 2). Chaque module fait l'objet d'un manuel technique et d'un guide destiné aux formateurs.
Il est en général recommandé de n'entreprendre la formulation et l'évaluation qu'une fois le travail de terrain correspondant au Module 1 et au Module 2 achevé. Toutefois, il est possible de passer directement à la phase d'évaluation, lorsque les propositions correspondent à des projets individuels ou familiaux ou lorsque des propositions, bien préparées et bien conçues, répondent clairement aux souhaits et aux priorités des promoteurs.
Le manuel souligne aussi l'importance de l'assistance qui suit la formulation et l'évaluation. Lorsque le comité financier de l'institution d'appui a approuvé la proposition d'investissement, les porteurs de projets ont encore de nombreux défis à relever avant de pouvoir commencer le projet. Ces points seront étudiés en détail dans un manuel ultérieur consacré à l'exécution des petits projets ruraux.
La phase de formulation et d'évaluation comporte sept éléments qui sont décrits ci-dessous:
1. Estimation de la demande et des bénéfices attendus. Il s'agit de déterminer le bénéfice potentiel d'un investissement. Dans le cas de projets qui génèrent des produits pouvant être vendus, il convient d'analyser la taille et la nature du marché ciblé. Dans le cas des projets ne générant pas de revenus, il s'agit d'identifier les bénéficiaires et d'estimer l'impact de l'investissement sur ceux-ci. Dans les deux cas, cet exercice aide à définir la portée de l'investissement et ses caractéristiques.
2. Evaluation de la technologie. La technologie proposée est revue à la lumière des résultats de l'évaluation de la demande et des bénéfices attendus, afin de s'assurer qu'elle est bien adaptée. Les besoins en entretien, réparation et remplacement d'équipements, et la possibilité de choisir d'autres technologies doivent aussi être considérés.
3. Impact environnemental et durabilité. Cette tâche prend en compte la durabilité du projet non seulement sous l'angle de l'utilisation des ressources naturelles et environnementales mais aussi, et cela est très important pour les projets qui ne génèrent pas de revenus conséquents, sous celui des besoins en assistance opérationnelle lorsque l'investissement a été réalisé: une école ne peut être durable que si une provision a été faite pour payer les salaires des enseignants. Dans le cas des projets qui risquent d'avoir un impact négatif sur l'environnement, il est nécessaire d'identifier des mesures capables d'atténuer cet impact ou de modifier la conception du projet afin de l'éviter.
4. Estimation des dépenses et des recettes. L'étape suivante consiste à définir et à calculer les dépenses et recettes associées à l'investissement et au fonctionnement du projet. Cette étape peut être relativement facile pour les investissements simples; toutefois, l'introduction d'éléments tels que les cultures pérennes, la reproduction animale ou tout autre activité complexe peut singulièrement compliquer cette tâche.
5. Financement de l'investissement. Il est nécessaire, lorsque les dépenses et les recettes ont été calculées, de considérer les besoins en financement, à la fois pour les investissements et pour le fonds de roulement nécessaire aux activités quotidiennes.
6. Organisation et gestion des investissements. Le projet le plus rentable échouera s'il n'est pas pourvu d'une structure appropriée pour la direction de ses opérations. L'identification des besoins en management fait partie intégrante de l'effort de formulation et d'évaluation.
7. Évaluation et préparation des recommandations. Il est possible d'entreprendre l'évaluation de l'ensemble d'un projet lorsque tous les éléments individuels de formulation et d'évaluation ont été rassemblés. Toutefois, les résultats ainsi obtenus ne transcrivent qu'une partie de la problématique. Il est alors nécessaire d'identifier les principaux facteurs qui pourraient influer sur le succès de l'investissement et de déterminer le risque que ces facteurs puissent être différents de ceux prévus lors de l'élaboration du projet.
8. Préparation de l'investissement. Les aspects considérés ici sont: la programmation des tâches, les négociations avec les sources de financement, et la supervision des constructions et autres activités essentielles à l'exécution du projet.
Le logiciel support de RuralInvest est facile d'emploi, il n'est donc pas nécessaire d'être un expert en informatique pour l'utiliser. Toutefois, il est indispensable d'avoir à sa disposition un ordinateur relativement moderne et d'être familier avec l'utilisation du système Microsoft Windows. Il est recommandé d'utiliser, chaque fois que cela est possible, un ordinateur équipé au minimum de Microsoft Windows 98 (ou d'une version plus récente).
Le logiciel permet deux principaux types d'utilisation: la saisie de l'avant-projet (préparé sur le terrain au cours de la phase 1) et la formulation détaillée des propositions du projet. Les versions électroniques des avant-projets peuvent être utilisées afin de gérer l'information et de la trier sur la base de ses principales caractéristiques. Le logiciel permet aussi de transférer automatiquement l'information aux écrans utilisés pour la formulation détaillée.
L'option "formulation détaillée" proposée par le logiciel permet d'automatiser certains calculs nécessaires à la détermination de la faisabilité du projet. Il existe des écrans différents pour les investissements générant des revenus et pour ceux qui n'en génèrent pas. Lorsque tous les écrans nécessaires ont été saisis, le logiciel peut créer des sommaires ou des descriptions complètes de projets de 8 à 25 pages, selon la dimension et la complexité de ceux-ci. L'information peut aussi être transmise à partir de l'ordinateur d'un bureau local ou d'une institution au siège central, où les projets préparés par les différents techniciens peuvent être regroupés. Un logiciel permettant au département de gestion des systèmes d'information d'un ministère, d'une banque ou d'un grand projet de ventiler les propositions d'investissements ruraux par situation géographique et par type d'investissement, devrait être prochainement disponible.
Enfin, RuralInvest permet, en remplaçant les données utilisées dans les documents de projets préliminaires par des données réelles de projets en cours d'exécution, d'identifier clairement les différences entre le projet tel qu'il avait été conçu au moment de sa préparation et le projet tel qu'il est en réalité. Cette comparaison peut être particulièrement utile; en effet, elle peut aider à identifier les faiblesses d'un projet similaire au moment de sa formulation et à mettre en évidence les besoins en analyses plus détaillées ou à identifier des hypothèses plus réalistes.
Le logiciel support de RuralInvest, dans sa version actuelle, a été en grande partie développé en utilisant Microsoft Visual Basic avec des fonctions de bases de données dérivées de MS Access, conformes à la structure utilisée par le paquet MS Windows Explorer que l'on trouve dans tous les Windows de bureau. Bien qu'il soit essentiel d'utiliser Windows pour faire fonctionner le logiciel de RuralInvest, il n'est pas nécessaire de disposer du Logiciel MS Access. Il existe un manuel de l'utilisateur du logiciel susceptible d'apporter une assistance complémentaire, toutefois la structure du logiciel, organisée autour d'un menu, et le système d'aide à l'écran rendent cette utilisation très simple, dès lors que l'on a compris le concept du logiciel (rôle déterminant de la formation).
Le logiciel présente plusieurs niveaux d'entrée, dont un niveau utilisateur et un niveau administrateur. Les personnes qui ont accès au niveau administrateur peuvent modifier un certain nombre de paramètres d'entrée et de sortie à l'écran pour répondre aux conditions spécifiques du pays ou de l'institution utilisant RuralInvest. Par exemple, il est possible de définir par défaut des monnaies, des niveaux administratifs (municipalité, district, province, état, etc.), des bureaux locaux ou régionaux et des catégories de projet. Il est aussi possible de définir des valeurs par défaut pour des aspects relevant des investissements tels que la durée minimale et maximale des prêts, la possibilité d'obtenir une période de grâce, les taux d'intérêt, etc.
RuralInvest ne peut pas réaliser de miracles. La qualité et la valeur des propositions finales préparées avec RuralInvest dépendent, dans une large mesure, du soin apporté aux différents stades de l'analyse. L'entrée d'informations de mauvaise qualité entraînera, à la fin du processus, des résultats médiocres.
Dans quelques cas, une information spécialisée est nécessaire pour déterminer certains aspects tels que les caractéristiques du marché, les rendements probables ou la pertinence d'une zone pour une culture ou un produit proposé. Il est, de ce fait, recommandé lorsqu'une proposition traite de sujets nécessitant des informations dépassant les connaissances ou les capacités du groupe d'investisseurs et de ses conseillers (lorsqu'il est nécessaire de savoir, par exemple, si un débit est suffisant pour permettre l'irrigation d'un périmètre d'une taille déterminée), d'avoir recours à l'opinion et à l'assistance d'experts de cette discipline. Les organisations et les institutions utilisant RuralInvest doivent tenir compte du coût de telles assistances techniques complémentaires qui peuvent être vitales pour l'ensemble du projet.
La prise en compte de données courantes, telles que les rendements, les prix et les coûts, revêt une importance encore une plus grande. La capacité du logiciel support de RuralInvest à identifier et à rejeter les chiffres incorrects ou trop optimistes est très limitée. N'importe quelle proposition peut paraître intéressante si les techniciens utilisent des chiffres très optimistes au cours du processus de formulation et s'ils n'accordent pas l'attention nécessaire à l'évaluation exacte des marchés, de la technologie, de la durabilité, de la gestion, etc., en les considérant comme des tâches sans importance qu'il s'agit d'effectuer le plus rapidement possible. Un projet appelé à échouer paraîtra intéressant si un technicien déclare que le fromage d'une laiterie sera vendu à 2,50 dollars EU/kg alors que le prix est plus proche de 1,25 dollar EU/kg. Aussi est-il très important: a) de ne pas gonfler les chiffres dans le but d'aboutir à des revenus positifs simplement parce que les premiers chiffres utilisés ne donnaient pas les résultats escomptés; et b) d'identifier les éléments qui affecteront probablement la faisabilité générale du projet (rendements, prix, etc.) et d'utiliser la puissance de l'ordinateur pour faire fonctionner plusieurs fois le modèle en utilisant des hypothèses différentes. Cela montrera rapidement quels changements peuvent entraîner l'échec du projet (ce point sera discuté plus en détail dans le Chapitre VIII de ce Manuel).
Remarque: Les recommandations que vous présenterez à l'institution de financement peuvent avoir un profond impact sur la vie des porteurs de projets. Si le travail n'est pas effectué correctement, de nombreuses personnes peuvent en subir les conséquences.
