La importancia de las redes de colaboración, como AGRIS y CARIS, y de sus centros participantes de todo el mundo, estriba en la documentación a la que sólo ellos tienen acceso. Los centros nacionales son el almacén de lo que suele denominarse conocimientos tradicionales, patrimonio histórico de la experiencia agrícola y científica, en la lucha por alcanzar y mantener niveles de vida aceptables.
Siempre hay que tener presente la razón de mantener una red de acopio, conservación y difusión de información. El conocimiento contenido en los recursos que se indexan e incorporan en las bases de datos nacionales y central del AGRIS permiten a los responsables de elaborar las políticas y de tomar decisiones, a los agrónomos, al personal de extensión, a los investigadores y los científicos, fortalecer su actividad orientada a la seguridad alimentaria y el desarrollo sostenible. La información de buena calidad enrique la calidad misma de la vida.
Los recursos que poseen los centros del AGRIS –ilustraciones, informes, tesis, manuales, etc.- se han producido localmente a través del tiempo, y a menudo resulta imposible conseguirlos hoy en día. Aunque se hayan publicado en algún momento, lo más probable es que ya no estén en circulación. En todas partes hay escasez de recursos económicos y humanos, y muchas veces las instituciones del mundo desarrollado y el mundo en desarrollo tienen el único ejemplar existente de numerosas publicaciones sobre temas específicos.
La publicación electrónica ha creado nuevas oportunidades y nuevos problemas para el usuario, pero en el ámbito de las publicaciones raras o limitadas, representa la posibilidad del acceso. Estos documentos se pueden pasar a formato electrónico y reproducirse en línea para que cualquier persona pueda consultarlos. Incluso cuando están en tal estado material que reimprimirlos crearía más problemas que beneficios, los documentos se pueden pasar a formato electrónico y publicarse en línea. Estos son los recursos insustituibles que los centros de recursos del AGRIS pueden ofrecer a la comunidad agrícola del mundo: referencias impresas para el investigador, el personal de extensión, el científico y el estudiante. Proponerlos en línea siempre que sea posible perpetúa el conocimiento humano de los sistemas agrícolas de cualquier parte del mundo, al ofrecer acceso a un rico acervo de información inapreciable, producida a través de generaciones de experiencia práctica.
La transmisión continua de este conocimiento enriquecerá al usuario de la información en sus actividades orientadas al desarrollo sostenible. Además, aunque con mayor lentitud, contribuirá a disminuir la “brecha digital”, porque si bien muchos países durante mucho tiempo no podrán todavía aprovechar las ventajas del avance tecnológico, de todas formas tendrán acceso a ejemplares impresos de las publicaciones que se vayan sumando a la base de datos del AGRIS, con sólo acudir o escribir al centro nacional del AGRIS.
Este proceso de selección es de vital importancia para todos los centros de recursos del AGRIS, encargados de recopilar todo el material pertinente que se publique en su territorio, del ámbito agrícola.
El contenido de una unidad documental es, y debería ser, de interés general, y las publicaciones que contiene deberían poderse obtener. Por lo tanto, se deben excluir los siguientes elementos:
material efímero (información de breve duración)
material restringido o confidencial (a menos que los autores autoricen el acceso al mismo)
noticias sobre acontecimientos locales (entrevistas de valor técnico, anuncios de premios, convocatorias de vacunación contra enfermedades, etc.)
legislación sobre temas locales de breve duración (decretos que establezcan los precios de productos agrícolas en alguna provincia, resoluciones de nombramiento de funcionarios, etc.)
comentarios sobre exposiciones agropecuarias
acuerdos interinstitucionales
reseñas de libros
calendarios de centros de investigación y capacitación y sus programas, que sólo tengan un tratamiento superficial
libros de texto para la enseñanza secundaria y, en general, textos de ciencias básicas que tengan un tratamiento superficial
artículos de promoción comercial de equipo y suministros agrícolas (anuncios), que no proporcionen información de fondo
ediciones multilingües simultáneas
versiones previas de documentos de conferencias (sobre todo si se prevé la publicación de las actas de la conferencia en un plazo máximo de seis meses)
material que no sea original o que sea repetitivo, publicado en revistas populares
reimpresiones de artículos de revistas (debe describirse el artículo original); pero comprende publicación anticipada de importantes artículos o copias de manuscritos, cuando estén disponibles, ya que por lo general los artículos circulan durante mucho tiempo antes de publicarse
artículos breves o algunos de contenido sin sustancia pero que incluyen:
- un artículo muy breve de una descripción taxonómica original
- un estudio de caso de medicina veterinaria
- notas sobre proyectos en marcha
- resúmenes de tesis o documentos de conferencias si no está disponible el trabajo completo
- obituarios de académicos sobresalientes, especialmente si contienen una bibliografía de algún tema del que haya pocas publicaciones
En algunos casos, cuando el contenido de un documento se trata en serio y con profundidad, también se incluyen:
editoriales, cartas a los editores o material que aparece en los artículos de opinión regulares
unidades bibliográficas sin autor (anónimos)
discursos de apertura de reuniones, conferencias, etc.
Respecto a la bibliografía de divulgación, se sugiere utilizar los siguientes criterios generales:
incluir la bibliografía producida para el extensionista
excluir la bibliografía producida por el extensionista, a menos que tenga aplicación general.
Como es difícil aplicar criterios uniformes de selección para la bibliografía de extensión en general, siempre se debe aplicar el mismo criterio de utilidad, límites cronológicos, etc., descritos en los párrafos anterior y siguientes, es decir, debe incluir:
resúmenes o traducciones de documentos de extensión en un idioma en el que haya pocas publicaciones sobre ese tema
libros de texto o manuales de extensión que puedan utilizar otros extensionistas en situaciones agrícolas parecidas.
Se ha ampliado el alcance del AGRIS a fin de que incluye toda forma de publicación electrónica: bases de datos, páginas web, portales de los países de información científica y técnica del ámbito de la agricultura. En síntesis: el alcance de los insumos de AGRIS está ampliándose para que contenga información local especializada y pertinente a las ciencias agrícolas y la tecnología, sin perder su especificidad. Este mayor alcance ofrecería mayor cobertura técnica y científica.
Las nuevas especificaciones se proponen para responder a numerosas cuestiones urgentes, como: una mayor necesidad de enviar información en formato XML; menos disponibilidad de enviar datos en formato ISO2709; y las constantes novedades tecnológicas para la búsqueda simultánea en varias bases de datos.
Las modificaciones se realizan pensando en el usuario. ¿Qué busca? Es evidente que la información que se registra en el espacio para incorporar información en el AGRIS sirve para hacer búsquedas transversales; a veces se elabora principalmente sin intención electrónica y la estructura de los datos es preponderantemente plana de modo que no se puede aplicar enseguida a las bases de datos relacionales, más populares y prácticas.
El formato actual de las especificaciones puede utilizarse para almacenar información en XML, RDF o en bases de datos relacionales.
