الجزء الثالث

الممارس التنموي و تكوين المجموعات

• القيادة.
• تقسيم الأدوار والمهام.
• مساهمات الأعضاء.
• حفظ السجلات.
• إعداد لائحة تنظيم عمل المجموعة.
• الاعتماد على الذات والإستمرارية.

 

3/عناصر بناء المجموعات

تتكون المجموعات لتحقيق العديد من الأهداف والتي تختلف باختلاف دوافع أعضاء كل مجموعة. فقد تتكون مجموعة لأداء عمل معين أو للتنسيق بين أعضاء المجموعة في بعض الأمور التي تهمهم أو لممارسة أي نشاط اجتماعي، ثقافي أو ديني. والشائع في البرامج والمشروعات التنموية هو تكوين مجموعات لأغراض استثمارية حيث يتم تكوين المجموعة في الأساس على خلفية فكرة مشروع استثماري معين أو الرغبة في الحصول على مشروع استثماري معا . فالمجموعة الاستثمارية هي مجموعة من الأفراد تقوم بتشغيل مشروعٍ ما ذاتياً، أي تتعاون فيما بينها للقيام بالمشروع وتشغيله من مواردها الذاتية أو من خلال الحصول على قروض من مصادر أخرى، وتهدف المجموعة من خلال ذلك الى تحسين المستوى المعيشي لأعضائها وترسيخ مبدأ التعاون والتكافل الاجتماعي.

تكوين المجموعة فقط لا يعني قدرتها على العمل بنجاح و تحقيق الإستمرارية، إذ يتطلب الأمر بناء المجموعة بالشكل المناسب لتحقيق ذلك.هناك مجموعة من العناصر لبناء مجموعات للأغراض المختلفة -خاصةً الاستثمارية منها- وذلك على النحوالتالي:

 

3/1 القيادة:

هي الإشراف ومتابعة أنشطة المجموعة، هذه المهام يقوم بها عضو أوعدد محدود من الأعضاء الذين يتم إختيارهم وقبولهم بواسطة بقية الأعضاء بشكل واعي ومدروس.

كيف يمكن إيجاد القادة؟ بعض الناس قادة بالفطرة، البعض الآخر يملكون مهارات تظل حبيسة لأنه لم تُتح لهم الفرصة لاستخدامها أو تطويرها، فعن طريق العمل التشاركي الجماعي والنقاشات المستمرة قد يظهر بعض الأعضاء مهارتهم القيادية الخفيّة، هذه المهارات يمكن تحسينها من خلال التدريب.

أ) القيادة التشاركية:

القيادة التشاركية هي التي تشجع كل الأعضاء على المشاركة بفاعلية في كل أمور المجموعة بإخطارهم بالمعلومات، تفويضهم للمهام و بإشراكهم في مناقشات مفتوحة. القيادة التشاركية تعني:

• أنَّ كل الأعضاء لهم الفرصة المتكافئة في أن يصبحوا قادة.
• أنَّ الانتخابات لاختيار القادة يجب أن تتم بشكل منتظم و ديموقراطي.
• أنَّ تبادل الأدوار والمسؤوليات يعطي كل الأعضاء الفرصة في تنمية مهاراتهم القيادية.
• أنَّ عملية اتخاذ القرارات تتم بشكل جماعي.

ب) مواصفات القائد الجيد:

• الشعور باحتياجات أفراد مجموعته ووضع طموحاتها ومصالحها قبل طموحاته ومصالحه الشخصية.
• القدرة على التحدث ومواجهة المسئولين باحتياجات مجموعته.
• القدرة على جمع أفراد المجموعة وتوحيد كلمتهم.
• أن يكون نشطاً وقادراً على دفع الآخرين للعمل.
• أن يستمع لمشاكل أفراد المجموعة ويعمل على حلها.
• أن يبذل كل جهده لخدمة مجموعته ومساعدتها.
• أن يكون أميناً، صبوراً ومتواضعاً.
• أن يكون قدوة وذو سلوك قويم.

 

3/2 تقسيم الأدوار والمهام:

يجب تقسيم الأدوار والمهام بين اعضاء المجموعة بما يتناسب مع المؤهلات التي يتمتع بها كل عضو والمهام المطلوبة، فمن الممكن مثلاً أن يتم ذلك على النحو التالي:

أ) مهام الرئيس:

• رئاسة وتنظيم الإجتماعات واللقاءات لأعضاء المجموعة وتقديم ملخص لها في نهاية كل اجتماع.
• تشجيع كل الأعضاء على المشاركة في النقاش و اتخاذ القرار وتنفيذه.
• التأكد من الالتزام بلائحة تنظيم عمل المجموعة.
• التأكد من أن السكرتير وأمين المال يؤديان مهامهما على أكمل وجه.
• التأكد من أن الأعضاء ملتزم ي ن بتوريد مساهماتهم/مدخراتهم كما تم الاتفاق عليها.
• تفويض الأعمال والمهام لأعضاء المجموعة.
• التأكد من أن خطة العمل يتم تنفيذها كما هي.
• المحافظة على التناسق والترابط بين أفراد المجموعة.
• تمثيل المجموعة لدى الجهات الأخرى.

ب) مهام السكرتير:

• كتابة جدول الاجتماعات ووقائعها وتسجيل الحضور في الاجتماع.
• العمل والمحافظة على كل سجلات المجموعة.
• قراءة وقائع الاجتماعات بصوت عال.
• التعامل مع الخطابات الصادرة والواردة إلى المجموعة.
• متابعة تنفيذ القرارات و التكليفات التي تمَّ اقرارها في الاجتماعات.
• مساعدة الرئيس في القيام بمهامه بشكل عام.

ج) مهام المسئول المالي:

• تسجيل وحفظ السجلات المالية للمجموعة.
• حفظ الأموال وإدارتها.
• إعداد تقرير للأعضاء حول المصروفات، الإيرادات والأرصدة المتبقية.
• استخراج إيصالات بالمبالغ المستلمة.
• إطْلاع أعضاء المجموعة على الرصيد بشكل دوري.
• عمل دفتر لقيد الحسابات من مبالغ مستلمة، مشتروات ومبيعات وغيرها..
• إدارة استخدام أموال المجموعة.

أحياناً ـ وبحسب طبيعة نشاط المجموعة ـ قد يتطلّب الأمر إنشاء مناصب أخرى لإدارة المجموعة مثل :

• مسئول المشتريات
• مسئول التسويق
• مسئول الترويج
• مسئول التنسيق
• مسئول المتابعة

مع تحديد مهام وطبيعة عمل كل مسؤول على حده.

3/3 مساهمات الأعضاء:

هي كل ما يساهم به أعضاء المجموعة من جهد أو مال أو وقت أو موارد / مدخلات من أجل نجاح واستمرار المشروع / النشاط أو المجموعة . ولمساهمات الأعضاء أهمية في عمل ونشاط المجموعة فهي:

• تساعد على تغطية المصروفات بدءاً بالمصروفات القليلة مثل الأدوات المكتبية والمواصلات وانتهاءاً بالمصروفات الضخمة مثل الاستثمارات في أنشطة توليد الدخل.
• تُشجِّع على الوحدة طالما أن كل الأعضاء يفعلون شيئاً ملموساً لمصلحة المجموعة ككل.
• المساهمات تمثل ضماناً ضدّ الصعوبات والأزمات المفاجئة التي تحتمل أن يتعرض لها المشروع مستقبلاً.
• توفرمساعدات في حالة الطوارئ لأعضاء المجموعة عندما يحتاجون إليها.
• تقوي الإحساس بالملكيّة والإنتماء.

وهناك ثلاثة أنواع من مساهمات الأعضاء هي:

أ) مساهمات في تكاليف المشروع :

هذه المساهمات تُحَدَّدْ عند تفكير المجموعة في إقامة مشروع استثماري حيث يُطلب من كل عضو من أعضاء المجموعة المساهمة بنسبة معينة من تكاليف المشروع، وهي إما أن تكون مالاً أو عيناً أو جهداً.

ب) الاشتراكات الدورية :

أحياناً تلتزم بعض المجموعات بدفع مبالغ محددة بشكل دوري ( يومي / أسبوعي / شهري / فصلي) ويعتبر ذلك أحد التزامات الأعضاء في المجموعة والذي يعتبر عدم الإيفاء به سبباً في فصل العضو من المجموعة. هذه الاشتراكات عادةً ما تُوَجَّه لتغطية تكاليف تسيير أعمال المجموعة أو الأمور لطارئة (مرض، سلفة للأعضاء، مبلغ إسعافي للمشروع، وغيرها).

جـ) المدَّخرات :

وهناك نوعين من المدخرات :

مدخرات المجموعة :

وهي عبارة عن أرباح جزء من المشروعات التي تنفذها المجموعة ككل ، ويتم ادخاره لتوسيع الأنشطة أو كاحتياطي.

مدخرات الأعضاء :

حيث أنه قد يكون لبعض الأعضاء فائض موارد يرغبون في حفظها إلى حين الحاجة إليها وهذه تُحفظ وتُسجّل باسم العضو المُدَّخِر ، وتُردُّ إليه متى ما طلب ذلك. أحياناً قد يتم استخدام هذه المدخرات في تمويل استثمارات المجموعة مع إعطاء عائد معين كمرابحة للعضو المُدَّخر بحسب نسبة مدَّخراته في رأس مال المشروع .

3/4 حفظ السجلات:

حفظ السجلات هو توثيق المعلومات المتعلقة بالمجموعة من أجل الرجوع إليها مستقبلاً. تحفظ السجلات بشكل مبسط يفهمها كل الأعضاء. عندما يتم تمليك كل المعلومات للأعضاء فانهم يكونون أقدر على اتخاذ القرارات السليمة.

أ) أهمية حفظ السجلات:

• تساعد الأعضاء على تذكر ما حدث.
• توفر بيانات ومعلومات لمتابعة التقدم الذي تحققه المجموعة.
• توفر بيانات ومعلومات للتقييم.
• تسهل الحصول على المعلومات المطلوبة.

 

ب) المسئول عن حفظ السجلات:

السجلات تحفظ بواسطة شخص يتم الإتفاق عليه من قبل المجموعة و يجب مراجعتها من آنٍٍ لآخر بواسطة كل الأعضاء في الاجتماعات وذلك لمعرفة المشاكل التي واجهتها المجموعة والتقدم الذي تم إحرازه في اتجاه تحقيق أهداف المجموعة. يفضل أن يكون هناك ملف أو سجل واحد على الأقل تحفظ المجموعة فيه وثائقها بحيث تكتب المعلومات بشكل مبسط يفهمها جميع الأعضاء.

ج) تدوين البيانات:

• تدوين البيانات يجب أن يتم بشكل منتظم (يومياً/أسبوعياً/شهرياً) أو عند عقد الاجتماعات أو تنفيذ الأنشطة.
• البيانات والمعلومات يجب حفظها في دفتر تسجيل وليس في أوراق متفرقة.
• المعلومات حول الاتفاقيات والمهام التي يكلف بها الأعضاء لها أهمية عالية لذلك يجب أن تحفظ في مكان أمين و بشكل جيد.
• إذا كان بعض أعضاء المجموعة لا يجيدون القراءة فيجب عرض البيانات لهم في شكل رموز أو نصوص أو أرقام أو شرحها لهم أثناء عقد الإجتماعات بشكل مبسط.

 

3/5 إعداد لائحة تنظيم عمل المجموعة:

لائحة تنظيم عمل المجموعة عبارة عن اتفاقية مكتوبة يتم فيها توضيح حقوق والتزامات كل عضو وكذلك تقسيم المهام والأدوار بين أفراد المجموعة، اللائحة يتم إعدادها بواسطة الأعضاء، ولا يمكن تعديلها إلا بإتفاقهم ليس هناك نمطاً محدداً للائحة تنظيم العمل للمجموعات ولكن يجب أن يتم إعدادها خطوة بخطوة وذلك من خلال المناقشات بين أعضاء المجموعة، وعادةً ما يتم إعداد المسودة الأولى عندما يتم إنشاء وتكوين المجموعة، ويمكن إضافة وتعديل القوانين متى ما طرأت أمور جديدة. والقائمة التالية تضم الموضوعات التي يمكن مناقشتها مع أعضاء المجموعة لعمل اللائحة:

موجهات لعمل اللائحة الداخلية للمجموعة

#	الموضوع	الأشياء التي تتم مناقشتها
1	إسم المجموعة وأهدافها	يحدد إسم للمجموعة وتكتب الأهداف واضحة ومحددة.
2	العضوية	الأسماء/المؤهلات/العمر/الحالة الاجتماعية/…
3	مهام أعضاء المجموعة	المناصب/مهام أعضاء المجموعة ومسئولياتهم/فترة تغيير المناصب .
4	جدولة الاٍجتماعات	المكان/الزمان/اليوم/عدد الأعضاء اللازم لاتخاذ القرارات/تسجيل المتغيبين.
5	المساهمات	المساهمات الدورية/أقساط الدفع/متى تدفع؟/إلى من تدفع؟ الغرض من المساهمات؟
6	إجراءات تنظيمية لأعضاء المجموعة	ماذا يتم القيام به عندما لا يقوم العضو بأداء مهامه على الوجه المطلوب/الغياب عن الاجتماعات/التأخير/الأعذار المقبولة/قيمة الغرامات/متى تدفع/ماذا يتم في حالة عدم دفع الغرامات/ماذا يتم في حالة عدم دفع المساهمات /ماذا يحدث في حالة الخسارة / فقدان الأموال؟
7	حفظ السجلات	ماذا يتم تسجيله/من الذي يقوم بذلك/ كيف تحفظ السجلات؟
8	المدخرات	الغرض/أين تحفظ/كيف يتم الإدخار/ما مقدار الإدخار؟
9	الفوائد/ الأرباح	إستخداماتها/طريقة تقسيم الأرباح والفوائد/متى ومن يقوم بها/ماذا يحدث عند الوفاة أو الخروج أو التغيب أو عدم القيام بالعمل المطلوب من العضو.

اللائحة أعلاه موضوعة بشكل عام، لكن يمكن إجراء التغييرات عليها وذلك حسب نوع المشروع الاستثماري وحجم المجموعة الاستثمارية ويفضل دائماً أن تكون اللائحة بسيطة ومفهومة لكل الأعضاء.

 

3/6 الاعتماد على الذات و الاستمرارية:

يتغير دور الممارس التنموي بعد إنشاء المجموعات من مبادر ومشارك فاعل إلى مساعد أو ناصح، لإرشاد المجموعة إلى الاعتماد على الذات والاستمرارية وتصبح الزيارات غير منتظمة ومتباعدة لمتابعة التقدم الذي تحققه المجموعة ولمناقشة مشاكل وموضوعات جديدة والتأكد من أنها قد وصلت إلى مرحلة الاعتماد على الذات وذلك من خلال:

أ) بناء الثقة:

في مرحلة الاعتماد على الذات، على الممارس التنموي المساعدة في تقوية ثقة أعضاء المجموعة بأنفسهم وتوضيح معارفهم ومهاراتهم والجوانب الإيجابية لمجموعتهم أو مشروعهم وكذلك معرفة نقاط ضعفهم.

ب) الاعتماد على الذات بشرياً ومالياً :

عندما تصل المجموعة إلى مرحلة لا تحتاج فيها إلى ممارس تنموي لمساعدتها وتعتمد على مواردها البشرية والمالية في حل أمورها الداخلية وتسيير عملها وحل مشاكلها، فإنه يمكن القول أن المجموعة هي مجموعة عون ذاتي. من حيث الاعتماد على الذات بشرياً، يتحقق ذلك من خلال بناء قدرات أعضاء المجموعة الإدارية والفنية عبر التدريب بكافة أنواعه .

الاحتياجات التدريبية لأعضاء المجموعة :

يمكن تقسيم التدريب الذي تحتاجه المجموعة إلى قسمين رئيسيين :

أولاً: التدريب التنموي، ويشمل :

• مبادئ القيادة والتنظيم .
• إعداد المشروعات ( دراسة الجدوى / التسويق ، وما إلى ذلك )
• إعداد خطط العمل.

ثانياً: التدريب المهني :

ويختص بتمليك أعضاء المجموعة المهارات اللازمة للقيام بالأعمال الفنية المطلوبة للمشروع الاستثماري أو تمليكهم مهارات أخرى تزيد من فرص حصولهم على وظائف أو أعمال مُدرَّة للدخل .

فيما يتعلق بالتدريب التنموي فإن الممارس التنموي يمكن أن يقوم بدور المدرب بالمشاركة لأعضاء المجموعة، حيث يتبع أساليب التدريب بالمشاركة وليس الأساليب التقليدية ـ من محاضرات وتلقين . تشمل هذه الأساليب (العصف الذهني / الحالات الدراسية / لعب الأدوار / العرض الإيضاحي / مجموعات المناقشة)

أما في التدريب المهني فيقتصر دور الممارس التنموي في مساعدة المجموعة على تحديد احتياجاتها التدريبية في الجوانب المهنية ومساعدتهم في الوصول إلى الأفراد أو المؤسسات التي يمكن أن توفر لهم هذا التدريب . وبمعنى آخر فإن دور الممارس التنموي في التدريب المهني يقتصر على الجانب التنسيقي فقط .

ج) تنوع الأنشطة:

عندما يصبح النشاط الأساسي للمجموعة مدرّاً للربح ، قد ترغب المجموعة الدخول في نشاط آخر، أو التوسع في نشاطها أو الإدّخار في صندوق المجتمع. لا شك أنّ نموذج المجموعة الناجحة سوف يشجع أفراد آخرين من المجتمع على تكوين مجموعات أخرى، كذلك قبول الرجال تكوين مجاميع مختلطة (رجال ونساء) أو قد تعِّبر النساء عن رغبتهن في تكوين مجاميع خاصة بهن.

د) التعاون بين المجموعات:

على الممارس التنموي تشجيع مجموعات العون الذاتي على الاتصال وتكوين علاقات مع المجموعات الأخرى من أجل:

• تبادل الأفكار.
• تبادل المنتجات.
• المساعدة في حل المشكلات.
• تنظيم التنسيق مع الجهات الحكومية وغير الحكومية وكذلك الممارس التنمويات الخارجية.
• تنسيق الأنشطة.

 

هـ) قياس الاعتماد على الذات:

أثبتت التجارب أن عملية بناء مجموعات مستدامة يتطلب وقتاً طويلاً حيث يلعب الممارس التنموي دوراً حيوياً في المراحل الأولى، وبعد فترة من الزمن يتحسن أداء المجموعة وتبدأ في الأعتماد على ذاتها، لذا فعلى الممارس التنموي معرفة اللحظة التي تصل فيها المجموعة إلى النضج وعدم احتياجها لخدماته، وهناك مؤشرات يمكن استخدامها للقياس:

• معدل إنتظام الاجتماعات و نسبة الحضور: عندما تكون الاجتماعات منتظمة والحضور عالي، حتى عند غياب الممارس التنموي، فان ذلك يدل على الدافعيّة العالية لدى أعضاء المجموعة وأنهم في طريقهم إلى تحقيق الاعتماد على الذات.
• القيادة التشاركية و مشاركة الأعضاء في اتخاذ القرارات: المجموعات التي تشارك في مسئوليات القيادة ويكون فيها مستويات عالية من المشاركة في اتخاذ القرار تتعلم بشكل أسرع وتطور قاعدة قيادية عريضة، المجموعات التي تسيطر عليها الأقليات تكون غير مستقرة وعرضةً للأزمات في القيادة.
• الزيادة المستمرة في مدخرات المجموعة: مدخرات المجموعة تعتبر من المقاييس الهامة لإخلاص الأعضاء في التزاماتهم تجاه أنشطة المجموعة، وهي أيضاً مؤشر جيد لمدى ربحية الأنشطة، المجموعات التي لا تدخر أو تدخر قليلاً هي الأقل حظاً في تحقيق الاستمرارية، خاصةً عند حدوث الأزمات المفاجئة للمشروع.
• معدل عالي لسداد القروض: مقدرة المجموعة على سداد القروض في وقتها المحدد دليل على التنظيم المالي الجيد للمجموعة ونجاح مشروعاتها المدرّة للدخل.
• الحل الجماعي للمشكلات: المجموعة التي تحل المشكلات بشكل جماعي وتبادر من أجل تنميتها الذاتية دون الإنتظار للممارس التنموي، تمتلك درجة عالية من ثقة الأعضاء بأنفسهم.
• علاقات فاعلة مع الجهات التنموية الأخرى: إعتماد المجموعة على ذاتها يعتمد أيضاً على مقدرتها على إقامة علاقات مع الجهات المختلفة الأخرى وفي غياب الممارس التنموي.