634.     Ce programme couvre les services financiers à l’appui des activités de la FAO financées tant par le Programme ordinaire que par des ressources extrabudgétaires. Il inclut la fourniture de conseils dans le domaine financier et à propos des politiques à suivre dans ce domaine; la conception et la gestion des systèmes et procédures comptables et financiers de l'Organisation; la tenue des comptes; et l'établissement des états financiers de l'Organisation soumis au Commissaire aux comptes pour certification. Le programme gère quelque 1,4  milliard de dollars EU par exercice biennal.

635.     Afin de renforcer les systèmes de contrôle, la Division des finances a créé un nouveau site Intranet pour communiquer la documentation faisant autorité en matière de politiques et de procédures aux groupes d'utilisateurs du siège et des bureaux décentralisés.

636.     Le nouveau Module de suivi du budget fondé sur le web (eBMM) facilite la gestion du budget et le logiciel pour les voyages (eTravel) a simplifié le traitement et la certification des paiements sous forme de sommes forfaitaires liés aux droits du personnel. Le passage à la version Internet d'Oracle Applications permettra de rationaliser encore les processus de gestion de l'Organisation.

637.     La façon dont l’Organisation gère ses ressources de trésorerie et ses investissements a fait l’objet d’une analyse approfondie qui a conduit à l’introduction de changements importants dans la gestion du portefeuille d’investissement. Deux nouveaux contrats de gestion des investissements ont été négociés et le portefeuille a été diversifié.

638.     À la fin de l’exercice biennal, afin de tirer parti des synergies avec les autres fonctions de soutien administratif, le Groupe des voyages a été transféré de la Division des finances au Service d’appui à la gestion.

639.     Pendant l’exercice, la mise en oeuvre de la phase I d’Oracle Financials a été consolidée. Des améliorations sensibles - notamment des écrans plus agréables et un environnement plus stable - ont été obtenues grâce à la nouvelle version d'Oracle Applications. La grande base  de données donne désormais accès à un très large éventail de données et de rapports utiles aux directeurs décentralisés pour se tenir au courant de leur situation financière et améliorer la gestion de leur budget. Un nouveau module de suivi du budget fondé sur la technologie web a été proposé début 2003 et mis à la disposition d’un groupe plus large d’utilisateurs, parmi lesquels des bureaux décentralisés.

640.     Les systèmes d’information technique de l’Organisation se sont multipliés et des informations de base supplémentaires sont désormais disponibles par l’intermédiaire du WAICENT, l’utilisation accrue des données de la FAO apparaissant à l’évidence dans le tableau 5.2-3. Des composantes communes et réutilisables et des cadres de système ont été développés dans les domaines les plus demandés. L’accent a été mis sur la collaboration avec d'autres institutions et des entités régionales et nationales pour appuyer par des systèmes d'information des programmes tels que les Systèmes d’information et de cartographie de l’insécurité alimentaire et de la vulnérabilité (SICIAV), le Plan d’action mondial et le Système de prévention et de réponse rapide contre les ravageurs et les maladies transfrontières des animaux et des plantes (EMPRES).

641.     Le programme a contribué à d’autres grands systèmes tels que Intranet et Extranet FAO, le système de publication sur le web divisionnaire, le système d’information de gestion des projets de terrain et le système de publication sur base de données dynamique. Le système d’inscription des participants au Sommet mondial de l'alimentation: cinq ans après a été amélioré. Le soutien aux utilisateurs destiné aux nombreux visiteurs est désormais disponible sur une phase horaire plus étendue.

642.     Le Grand réseau de communication mis en place pendant l'exercice biennal a amélioré les capacités des bureaux décentralisés et facilité le processus de décentralisation en donnant accès aux systèmes Intranet de la FAO et au réseau de messagerie électronique de la FAO, ainsi qu’un accès fiable aux applications administratives. Fin 2003, tous les bureaux régionaux et sous-régionaux étaient reliés au Grand réseau de communication, de même que 63 bureaux de représentants de la FAO et trois bureaux de liaison. La connexion a été reportée pour un petit nombre de bureaux où des obstacles réglementaires ou techniques doivent encore être surmontés. Un projet complémentaire, dont le but est de relier les autres bureaux de la FAO au Grand réseau de communication, a été approuvé par le Comité de la gestion et des technologies de l’information.

643.     L’infrastructure des technologies d'information et de communication (TIC) a été nettement améliorée avec l'adoption des versions les plus récentes de Windows. Cette migration a démarré en 2003 et sera mise en oeuvre tout au long de l’exercice 2004-2005. Un certain nombre de projets visant les systèmes d’information et les TIC, financés grâce au versement par les États-Unis de leurs arriérés, notamment le déménagement et la rénovation du Centre informatique, ont démarré en 2003. L'externalisation de l'unité centrale de traitement existante vers le Centre d’informatique international des Nations Unies de Genève a été mise en oeuvre en janvier 2004 dans le cadre de la consolidation des environnements TIC pour un meilleur ciblage stratégique et une meilleure efficacité.

644.     La direction s’est préoccupée de la sécurité de l’information et des systèmes d’information et une politique de sécurité de l’information a été élaborée. Une lutte continue est menée contre les attaques cybernétiques (virus, vers, etc.) et des mesures correctives sont appliquées (corrections de systèmes, etc.). Des directives ont été mises au point et sont utilisées pour former les utilisateurs.

645.     Le programme, exécuté par la Division de la gestion des ressources humaines (AFH), couvre l’élaboration de politiques et de procédures liées aux ressources humaines; des études de gestion et le classement des emplois; la gestion et le contrôle des postes; l’appui au recrutement de fonctionnaires; l’administration des traitements et indemnités; les dispositions en matière de sécurité sociale; la formation du personnel; l’administration des procédures de recours et la consultation avec les organes représentant le personnel; et la supervision et le suivi de l’administration du personnel et des services le concernant.

646.     De nouvelles politiques visant à introduire des méthodes novatrices de gestion des ressources humaines sont à l’ordre du jour. Ainsi, afin de promouvoir un environnement permettant de concilier le travail avec la vie de famille, l’emploi des conjoints et un congé de paternité sont à l’étude. Après une période d’essai, une politique de télétravail a été adoptée, qui donne aux fonctionnaires la possibilité de choisir leurs horaires et leur lieu de travail et de planifier leurs congés avec plus de souplesse.

647.     L’Organisation a également cherché à promouvoir des politiques novatrices en matière de ressources humaines par le biais d'organes interinstitutions des Nations Unies, comme la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), le Réseau de ressources humaines et le Comité de haut niveau sur la gestion du Conseil des chefs de secrétariat. Les questions examinées par ces organes incluent la mobilité interorganisations, un service commun pour les administrateurs hors classe, le système des traitements et indemnités, l'équilibre entre les sexes dans les organisations et les primes de risque pour les fonctionnaires recrutés localement.

648.     La Division de la gestion des ressources humaines (AFH) a organisé des ateliers avec les cadres hiérarchiques pour élargir l’approche en vigueur en matière de planification des ressources humaines. Des recommandations ont été formulées à propos des définitions d’emploi, du recrutement, de la sélection, de la promotion et de la planification de la relève, de la mise en valeur, de la formation, de la mobilité et de l’utilisation de consultants, tous éléments qui constituent la base d'un système de planification des ressources humaines. Afin d'améliorer la qualité des avis de vacances de poste et d'assurer une certaine visibilité au processus de recrutement de l'Organisation, des directives ont été distribuées à l'intérieur de l'Organisation et un nouveau modèle d'avis de vacance indiquant des critères de sélection est utilisé depuis 2003. Un certain nombre de mesures ont été prises pour remédier à la pénurie de candidats de pays sous-représentés ou non représentés. On a envisagé en 2003 d’organiser des missions de recrutement dans des pays non représentés ou gravement sous-représentés. On s’est efforcé également de cibler des sites web de ces pays lors de la publication d’avis de vacance.

649.     L’accord de services personnels a été introduit en 2002 pour normaliser et, de ce fait, limiter les instruments contractuels utilisés par l’Organisation pour recruter du personnel temporaire. Cet accord précise les circonstances dans lesquelles des ressources humaines autres que les fonctionnaires peuvent être employées, à l’intention d’AFH et d’autres parties prenantes de la FAO.

650.     La FAO a participé activement aux sessions du Comité mixte de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies et de son Comité permanent. Des outils ont été élaborés en collaboration avec le Secrétariat de la Caisse des pensions pour améliorer les modules en libre service destinés aux participants et aux retraités du siège et du terrain. AFH a continué à fournir au personnel des prestations de sécurité sociale et a obtenu des réductions des primes grâce à un processus régulier de mise en concurrence de plusieurs sociétés internationales.

651.     Le programme d’amélioration des compétences linguistiques a continué à promouvoir le multilinguisme dans les cinq langues officielles, plus l'italien pour les nouveaux arrivants, et inclut désormais des cours d'arabe et de chinois normalisés et des tests d'évaluation des connaissances. Les Départements AF et GI ont collaboré à la formation du personnel en matière de communication dans des domaines clés et à la promotion d’une « culture de la communication ». Le programme de formation en informatique à l'appui du système Oracle et des outils informatiques normalisés a été poursuivi. Le programme d’orientation des fonctionnaires récemment recrutés a été proposé à intervalles réguliers pour aider les nouveaux fonctionnaires à faire connaissance avec l’Organisation et à travailler efficacement dès leur arrivée à la FAO. Une formation au cycle des projets a été donnée en anglais au personnel des bureaux décentralisés et mise à jour grâce à la collaboration et aux contributions des départements intéressés.

652.     La Division de la gestion des ressources humaines a continué à examiner les doléances du personnel et à suivre les cas susceptibles de sanctions disciplinaires. Elle a également donné des conseils aux supérieurs hiérarchiques pour résoudre à un stade précoce les différends liés au travail, et limiter ainsi le nombre de recours administratifs et de plaintes. Une nouvelle politique de prévention du harcèlement a été publiée en janvier 2003, recommandant de résoudre les cas de harcèlement par la médiation.

653.     Pour appuyer toutes ces initiatives, le projet relatif au Système de gestion des ressources humaines a démarré en 2002, avec l’élaboration de la charte du projet et son approbation par la direction. Les processus actuels en vigueur au sein de l’Organisation en ce qui concerne les nominations et l’administration, les consultants, les dossiers du personnel, les états de paie, le recrutement, la formation professionnelle, la planification des ressources humaines, la gestion des postes, les politiques et procédures et les questions juridiques ont été documentées. Un groupe d’utilisateurs incluant des représentants de tous les départements du siège et des bureaux régionaux a été constitué et se réunit régulièrement. La disponibilité de fonds provenant du règlement d’arriérés pour financer les phases d'exécution a été confirmée.

654.     Le Service médical a continué à s'acquitter de ses fonctions habituelles et à assurer les nouveaux services introduits lors de l’exercice précédent, à savoir la physiothérapie et l’évaluation des postes de travail, qui ont contribué sensiblement à réduire les pertes de temps de travail et les coûts d’indemnisation. Mettant l’accent sur la prévention et la promotion de la santé, le Service médical a introduit avec succès un programme de prévention des facteurs de risque cardiovasculaire et de réduction des maux de tête/migraines, qui viennent s’ajouter aux programmes existants de dépistage du cancer.