Seguimiento del desempeño

Introducción

La mayor parte de las actividades agrícolas se encuentran en un estado constante de cambio como consecuencia de las nuevas tecnologías, los cambios en las demandas del consumidor y los crecientes sofisticación y conocimientos del agricultor. En consecuencia, es necesario prestar atención regular a todas las actividades de los proyectos de agricultura por contrato con el fin de tomar en cuenta tales cambios. Cualquier anomalía que se encuentre puede necesitar reajustes en el contrato, modificaciones técnicas o la reorganización de los servicios de extensión de campo.

Todos los proyectos agrícolas necesitan registros confiables para proporcionar supervisión, evaluación y funciones de diagnóstico de las actividades claves que determinan el desempeño del producto. La información estadística sobre la producción pasada y presente es vital para proporcionar a todos aquellos comprometidos con el proyecto los datos sobre los cuales se basan la distribución de cuotas, los cálculos sobre rendimiento del cultivo y se adelantan las estrategias de comercialización. Los administradores necesitan acumular, analizar y distribuir información no solo para mantener registros del proyecto y del agricultor sino también para evaluar el desempeño de la producción y calcular los indicadores de rendimiento. Este seguimiento es particularmente necesario en proyectos grandes que involucran a miles de agricultores, en los cuales es difícil para la administración mantener estrecha interrelación con los agricultores independientes.

Este capítulo hace énfasis en la necesidad del seguimiento y sugiere a la administración métodos para asegurar que los objetivos del contrato se logren. Los elementos básicos del seguimiento, o "control de procesos",⁴⁶ son esencialmente los mismos en todas las actividades industriales o agrícolas: la administración debe identificar cada componente, medir su desempeño, comparar los resultados con un indicador de referencia y, si es necesario, tomar las medidas para corregir en una etapa temprana.

SEGUIMIENTO DE LA CALIDAD Y LOS RENDIMIENTOS

Para asegurar que la producción presente y futura permanece dentro de los parámetros de calidad y cantidad requeridos, es necesario llevar a cabo análisis de rutina. El deterioro de la calidad puede tener consecuencias serias y de mucho alcance para cualquier proyecto de negocios. Los controles de calidad son especialmente críticos para los cultivos de alto valor tales como las frutas exóticas frescas y muchas variedades de hortalizas. Las disminuciones en cantidad pueden reducir la eficiencia del procesamiento y amenazar los mercados. Más adelante se indica cómo el personal de extensión de un proyecto puede seguir de cerca la calidad y la cantidad.

Controles de calidad

Cada proyecto debe desarrollar sistemas de seguimiento y control de calidad adecuados para su propio funcionamiento. La administración debe dar prioridad a los procedimientos de seguimiento y decidir qué tan a menudo deben realizarse, en qué localidades y quiénes deben ser supervisados y evaluados. La verificación de la calidad del producto puede tener lugar antes, durante e inmediatamente después de la cosecha, así como en el momento en que los agricultores clasifican su propia producción y cuando los productos llegan a las plantas de elaboración o empaque de la empresa.

Los controles de calidad pueden empezar como especificaciones en un contrato escrito o como explicaciones verbales de estándares de calidad que se dan en las reuniones entre agricultores y administración antes de la temporada y antes de la cosecha. Quizás el método más práctico para la administración es demostrar mediante presentación visual los criterios de calidad que deben ser cumplidos, bien por parte de toda la producción o, cuando sea indicado, por diferentes clases de producto. Cuando el personal de extensión compra el producto en la puerta de la finca o cuando los compradores lo hacen en los centros de elaboración, deben explicar a los agricultores las razones por las que clasifican el producto de la manera como lo hacen. Cuando los agricultores han mezclado distintas calidades deben tener la oportunidad de reclasificar si ello es posible.

Algunos contratos contienen cláusulas que especifican que los patrocinadores pueden llevar a cabo ciertas actividades de producción cuando el agricultor falla en el cumplimiento de las especificaciones de cultivo. Apoyada en tales cláusulas, la administración puede contratar mano de obra externa para erradicar malezas, aplicar insecticidas o cosechar producción madura. Tales prácticas pueden ser un distintivo frustrante, pero necesario, de la agricultura por contrato cuando la falta de un agricultor en el cumplimiento de las prácticas recomendadas puede amenazar la producción de los agricultores del vecindario. Algunas de las principales causas de la mala calidad son la falta de aplicación de fertilizantes, los controles poco efectivos sobre malezas e insectos, enfermedades, cosecha apresurada y clasificación y empaque sin la adecuada diferenciación. La calidad también puede afectarse durante cualquier elaboración en la finca y después de que la materia prima le ha sido comprada al agricultor.

En un caso relativo a la manipulación de la calidad, algunos cultivos inferiores procedentes de fuentes no contractuales estaban siendo vendidos para aprovecharse de los altos precios ofrecidos en el contrato. Al mismo tiempo, productos de la mejor calidad estaban siendo retirados hacia el mercado abierto con el fin de emparejar los precios más altos. Los administradores admitieron que habían perdido el control de la operación de compra. La infiltración de productos no incluidos en el contrato procedentes de fuentes no reguladas puede causar deterioro de los estándares de calidad, la introducción de enfermedades y problemas de oferta excesiva . Para frenar tales prácticas, las cláusulas en el contrato podrían estipular el origen señalado del cultivo contratado. Sin embargo, esto puede ser difícil de aplicar en el caso del promotor individual informal que está comprando cultivos a los agricultores en un área amplia en la que es virtualmente imposible hacer cumplir los acuerdos. En Uganda, las desmotadoras de algodón que enfrentaban este problema crearon la Uganda Ginners Exporters Association que destacó supervisores en cada desmotadora con la intención de controlar las ventas extracontractuales que disminuían los estándares de calidad.⁴⁷

Cuando se encuentran problemas relacionados con la calidad, se hace necesaria una investigación minuciosa para descubrir las causas. Un estudio como este fue llevado a cabo para identificar por qué los agricultores cosechaban tabaco en un estado de madurez muy incipiente, práctica que produjo serio deterioro en la calidad de la hoja. El estudio destacó una serie de restricciones citadas por los agricultores y la administración las que según ellos habían influido en la cosecha prematura. Su explicación para las deficiencias en la cosecha se presenta en el Anexo 9 con un resumen de la evaluación del estudio sobre cada una de las restricciones percibidas.

Estimativos de rendimientos

El pronóstico de rendimientos se ha hecho cada vez más importante en la agricultura tanto para efectos de elaboración , comercialización y presupuesto como para seguir de cerca la producción. Cuando la producción está limitada a una cantidad objetivo, cualquier reducción importante puede causar serias dificultades para los patrocinadores como consecuencia de su inhabilidad para cumplir con pedidos futuros. La sobre-producción producirá gastos por encima de los presupuestos, existencias excesivas e innecesarias y reducciones de cuotas en las temporadas siguientes, lo que causará pérdida de ingresos para muchos agricultores. La meta de todos los proyectos de agricultura por contrato es maximizar las ganancias económicas. Debe tenerse en cuenta que con algunos cultivos los más altos rendimientos no significan necesariamente los más altos ingresos, ya que los altos rendimientos solo pueden ser conseguidos a costa de la calidad o por medio del uso antieconómico de los insumos.

Existen dos formas básicas con las cuales se pueden estimar los rendimientos: la observación visual por parte de extensionistas experimentados y, menos frecuentemente, por medio del análisis estadístico. Indicadores de rendimientos proyectados (IRP) pueden permitir identificar agricultores, aldeas o distritos que pueden tener cultivos infiltrados por dentro o por fuera del sistema de compra. La producción en exceso se puede presentar cuando los agricultores siembran por encima de las cuotas asignadas. Los extensionistas necesitan verificar que se ha sembrado la cantidad exacta asignada y necesitan igualmente estimar el rendimiento potencial de cada agricultor. Normalmente, el rendimiento del cultivo de un agricultor debería ser estimado tres veces durante una misma temporada. La primera estimación se basa en la cuota asignada al comienzo de la temporada y se menciona como el cálculo objetivo; la segunda se lleva a cabo un corto tiempo después de la siembra o el trasplante una vez que el cultivo está bien fundado. Una tercera estimación puede hacerse cuando el cultivo está completamente desarrollado, normalmente inmediatamente antes de la primera cosecha. Si se presentan marcadas diferencias entre el cálculo final y la cantidad real conseguida, las variaciones deben ser medidas y explicadas. En proyectos establecidos, los estimativos sobre cultivos individuales por unidad de área suelen fundamentarse en el promedio de las tres últimas temporadas. Los estimativos de rendimientos deben basarse en el conocimiento que se tenga de la producción en la zona o mediante parcelas de ensayo que el patrocinador haya sembrado antes de que las cuotas se hayan distribuido entre los agricultores. Si se introduce un nuevo cultivo en el distrito, los cálculos deben basarse en la productividad de ese cultivo sembrado en ambientes similares.

Indicadores de rendimientos proyectados

Una cantidad de métodos pueden usarse para pronosticar los rendimientos de los cultivos. Entre estos se incluye el modelo de arriba hacia abajo que emplea una jerarquía de variables hasta el punto en el que el desempeño óptimo no pueda ser superado, así como el modelo Baysian que emplea variables categóricas con base en la experiencia.⁴⁸ Otro modelo para el pronóstico de cultivos es el método Monte Carlo de simulación basado en parámetros del suelo y la administración.⁴⁹ En muchos casos, sin embargo, los métodos visuales, fruto del conocimiento que tengan los experimentados equipos de campo, deberían ser suficientes para calcular los rendimientos.

El Anexo 7 ilustra el uso de los indicadores de rendimientos proyectados (IRP). Una producción mayor que la esperada justificó una investigación para identificar las aldeas que estaban introduciendo productos provenientes de zonas que estaban por fuera del contrato. La amplia diferencia entre los rendimientos reales y los proyectados descubierta en este ejemplo reforzó la opinión de que al proyecto se había infiltrado producción extra-contractual. Los modelos indicadores suministran información a la administración que permite identificar a los agricultores que hacen trampa con los procedimientos de compra. Sin embargo, el modelo indicador de rendimientos proyectados, cualquiera que sea, depende de datos confiables y de la habilidad de los asesores para interpretarlos.

Matrices de producción

La simulación de modelos de producción de cultivos con bases científicas es una disciplina compleja, siempre creciente y normalmente eficiente.⁵⁰ Los modelos analíticos de decisión tales como una matriz producción-comercialización-consumo ⁵¹ son útiles en los proyectos agrícolas para evaluar factores administrativos, agronómicos y de infraestructura necesarios para el éxito del cultivo. La matriz fue introducida inicialmente en California en 1979 para estructurar las necesidades de producción y comercialización de un nuevo cultivo comercial, la jojoba. El concepto básico de la matriz de producción, un subsistema de la matriz completa, es identificar formalmente todos los componentes claves que influyen en la producción en términos de su significado, responsabilidad y desempeño. La información en la cual se basa la evaluación de desempeño puede ser sacada de las estadísticas de producción, los datos del agricultor y las observaciones de campo.

La matriz de producción en la Tabla 6 está estructurada no sólo como una herramienta para el uso de los administradores sino también para dar seguridad a las agencias gubernamentales interesadas, a los agricultores y a los trabajadores de extensión que todos los aspectos de un proyecto están siendo seguidos de cerca en forma regular y mejorados cuando se hace necesario. Fue diseñada para un proyecto multipartito de exportación de papaya en el Pacífico Sur. Además de los agricultores, los participantes incluían una empresa multinacional, una organización paraestatal de comercialización y el departamento de agricultura del estado, el cual era responsable de los controles cuarentenarios y del tratamiento con pesticidas en la poscosecha.

La matriz identificaba todos los componentes necesarios para la producción y la manipulación poscosecha y clasificaba estos de acuerdo con su importancia en el cumplimiento de las metas del proyecto. Los componentes críticos (C) tenían que ser alcanzados enteramente, pues de lo contrario el proyecto se colocaría en serio riesgo. Generalmente, los componentes Importantes (I) tenían que ser logrados en la medida máxima posible aunque el desempeño marginal de uno o dos de tales componentes no necesariamente pondría en peligro el proyecto. Los componentes significativos (S) eran considerados importantes pero no vitales para el éxito del proyecto.

Después de la primera temporada de producción de frutas, la matriz fue completada por personal calificado que clasificó el grado de cumplimiento.

Tabla 6

Matriz de producción y poscosecha para exportación de papaya bajo contrato

Fuente: Adaptado de Eaton, C. S., 1990: 80.

Convenciones:

Agricultores (F) 1 = Inadecuado C = Crítico

Empresa multinacional (MNC) 2 = Adecuado I = Importante

Autoridad de comercialización (M) 3 = Objetivos alcanzados S = Significativo

Gobierno (G)

Las clasificaciones de cumplimiento de los distintos componentes mostraron desempeño negativo por parte de los agricultores, la empresa multinacional, la autoridad de comercialización y la agencia estatal responsable de la cuarentena, en cuatro componentes críticos. Los errores cometidos en las actividades de cosecha y de clasificación, las irregularidades en las actividades de clasificación y las limitaciones para transporte aéreo de carga contribuyeron, eventualmente, al derrumbamiento del proyecto. La agricultura por contrato, que normalmente incorpora nuevos métodos agronómicos y de administración, necesita constante retroalimentación en relación con la aceptación de las nuevas técnicas por parte de los agricultores, la tolerancia de las nuevas variedades a las enfermedades y los patrones de cambio de actividad y las capacidades de producción de los agricultores. Una matriz de producción puede ser usada para suministrar una radiografía de todos los factores que debieran ser descritos, controlados y evaluados.⁵² Cuando fuere posible, tales matrices deberían ser desarrolladas en completa consulta con los agricultores, por ejemplo, en un foro agricultor - administración.

SEGUIMIENTO DE LOS RECURSOS HUMANOS

Administrar, motivar y controlar los recursos humanos incluye el reclutamiento, el entrenamiento, y la adecuada localización dentro de la organización de empleados, así como una evaluación de su trabajo. El desempeño en producción de cada agricultor necesita también ser registrado y evaluado para determinar la necesidad de cambios de cuotas y, en ciertas ocasiones, la cancelación de los contratos. El apoyo a las decisiones que los administradores deben tomar, las cuales pueden afectar la subsistencia de miles de personas, debe contener procedimientos de seguimiento muy minuciosos. Las dos áreas de recursos humanos de las que los administradores de proyectos son responsables, son:

• la evaluación de los empleados; y
• la revisión del desempeño del agricultor.

La evaluación de los empleados

Los empleados que hayan sido exitosos en un contexto de agrinegocios que no incluye agricultura por contrato pueden no hacer fácilmente la transición a un ambiente de agricultura por contrato. Esto puede aplicarse tanto a administradores con trayectoria como al equipo de empleados jóvenes. Algunos miembros del equipo altamente calificados y competentes han tenidos desempeños poco satisfactorios cuando se les ha pedido que trabajen con agricultores.

En proyectos con solo una pequeña cantidad de empleados la evaluación de los equipos de trabajo es relativamente sencilla, ya que la interacción entre administradores y los miembros de sus equipos es casi diaria. Cuando un proyecto tiene cientos de empleados las revisiones del personal son llevadas a cabo generalmente a nivel de departamento o de sección. El equipo de extensión puede ser evaluado por medio de visitas a los campos de los agricultores, lo que debe ser hecho al menos dos veces por año. Usualmente, las épocas más prácticas para hacer esas visitas son antes de la primera labranza, poco tiempo después del trasplante y en el punto más alto de la cosecha. Esta inspección da a los administradores y a los empleados la oportunidad de tratar de manera informal el progreso del cultivo y el desempeño de los agricultores a cargo del empleado. El administrador puede observar de primera mano las relaciones del trabajador de extensión con los agricultores, darse cuenta del conocimiento que tenga el empleado sobre el estado del cultivo y su habilidad para organizar su logística. El segundo método de evaluación consiste en analizar formalmente a todos los empleados al final de cada temporada. Su desempeño puede ser medido frente a las responsabilidades de su trabajo y a las metas de producción estimadas al comienzo de la temporada.

Análisis del desempeño de los agricultores

El seguimiento formal del cultivo en todas las etapas de su desarrollo puede conducir a la identificación de factores que podrían ocasionar disminuciones en la producción. Por ejemplo, la falta de los agricultores para observar los síntomas tempranos de enfermedad puede demorar la aplicación de fungicidas, arriesgando de esta manera tanto la calidad como el rendimiento. El personal de extensión debe, por tanto, llevar a cabo inspecciones de rutina en todas las fincas que supervisa. Para algunos cultivos, tales como la caña de azúcar y las frutas, las inspecciones pueden hacerse cada una o dos semanas. Para cultivos de hortalizas pueden necesitarse varias visitas por semana. Deben llevarse tarjetas sencillas de informes que indiquen el código de cada agricultor, la localidad, la cuota, unidad de tierra, el cálculo de la producción y los insumos entregados con anticipación. Los trabajadores de extensión deben documentar la fecha de siembra, de trasplante, de riego, de cosecha y de cualquier otra actividad principal llevada a cabo, tal como la aplicación de fertilizantes y el uso de productos químicos. También deben registrarse anotaciones pertinentes sobre el clima, los estándares alcanzados y las recomendaciones que se le han dado al agricultor. Siempre que sea posible, los agricultores deben ser estimulados a mantener sus propios registros del uso que den a los insumos de la finca y de su producción. En el Anexo 8 se presenta un ejemplo de un registro extenso del desempeño de un agricultor.

Al finalizar cada temporada también pueden incluirse en los registros la producción final, la calidad del producto y los ingresos netos de los agricultores. Mediante la revisión de tal información, la administración puede calcular las probables cuotas de los agricultores para la temporada siguiente. Las reuniones agricultor-administración pueden aprovecharse, entonces, para informar a los agricultores sobre las cuotas futuras y, si es necesario, para darles explicaciones sobre cualquier modificación que se haga en las cuotas del grupo o de algunos individuos.

PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE

En la agricultura por contrato deben tener un rol importante las consideraciones ecológicas combinadas con buenas prácticas agrícolas, aunque la sostenibilidad del sistema agrícola usualmente recibe poca atención en lo que se relaciona con el ambiente físico y social por parte de los gobiernos y de los empresarios del agro. Los aspectos ambientales pueden variar no solo de país a país sino también entre distritos y entre fincas. La deforestación, el agotamiento de las fuentes de agua y la degradación del suelo constituyen los mayores intereses de cualquier desarrollo agrícola. Sin embargo, es frecuente que los agri-negocios se interesen únicamente por un solo cultivo mientras que los agricultores tienen, por lo general, sistemas de multicultivos permanentes y deben tener en cuenta la sostenibilidad de los mismos cuando hacen la evaluación del valor de la agricultura por contrato.

La degradación ambiental como resultado de cualquier forma de agricultura puede llegar a constituirse en un problema de consideración si no se la controla. El cultivo en suelos superficiales en pendientes pronunciadas provoca altos niveles de erosión. Veinticinco por ciento de los cultivos incluidos en un proyecto de agricultura por contrato en China fueron sembrados en tierras totalmente inapropiadas para labranza intensiva. Todos los participantes en el contrato - patrocinadores, administradores locales y comités de aldea -permitieron la producción en ladera sin ninguna reglamentación o preocupación aparente. Una reciente investigación en Fiji confirmó que al menos el 30 por ciento de los cultivos de caña de azúcar contratados en ese país eran sembrados en tierras no apropiadas. Las presiones que se hacen sobre la tierra cultivable están forzando a los agricultores de caña de azúcar que trabajan con tierras alquiladas a sembrar en pendientes cada vez más empinadas. Estas prácticas recibieron aprobación tácita del patrocinador paraestatal, a pesar de la legislación sobre uso de la tierra que existe y de la evidencia de que los suelos se estaban erosionando a una tasa dos o tres veces superior a su tasa de recuperación.⁵³ Esta situación es la repetición de la misma actitud encontrada en Tasmania, Australia, donde los agricultores que cultivaban bajo contrato no querían reconocer que tenían serios problemas de degradación de tierras.⁵⁴

Es común encontrar en la mayor parte de los países leyes sobre el control del uso de la tierra, pero raramente ellas se hacen cumplir. La legislación que rige el medio ambiente en un país en desarrollo incluye "al menos 25 leyes" relacionadas con las políticas ecológicas y existen al menos catorce agencias estatales o paraestatales que administran los aspectos ambientales, pero el impacto ha sido insignificante. Las acciones que adelanten los patrocinadores y los administradores para dirigir los aspectos ambientales son ética y económicamente imperativas. La forma más práctica para que los administradores puedan controlar la compatibilidad ecológica consiste en asegurarse de que todos los campos contratados sean seleccionados por el personal de extensión en consulta con los agricultores. La escogencia de la tierra debe basarse en criterios relacionados con la profundidad y calidad del suelo, la pendiente y los recursos de agua. Además, es importante conocer y comprender sobre el uso precedente del terreno y, si es necesario, puede llegar a acordarse con los agricultores un régimen de rotación de cultivos. Sin embargo, es frecuente que las decisiones sobre el uso del terreno las tome la administración en nombre de los agricultores, mientras son los extensionistas quienes escogen todos los terrenos. La experiencia indica que en este proceso de selección no siempre coinciden las opiniones de los agricultores con las de los administradores.

A medida que se tiene una mejor comprensión del área y de los agricultores, mejor pueden los administradores evaluar la capacidad de producción de cada agricultor y el efecto que pueda tener el cultivo sobre el medio ambiente. Cuando se supervisan agricultores que trabajan bajo contrato, es importante la disposición que puedan tener los administradores para aprender de las experiencias locales, desarrolladas generalmente a lo largo de varias generaciones. En el Pacífico Sur el conocimiento local era ignorado por agrónomos que habían inmigrado a esas tierras. Cuando una agencia gubernamental introdujo el cultivo del banano entre pequeños agricultores inmigrantes con el fin de fomentar su producción con destino al mercado de exportación, los propietarios tradicionales de la tierra dijeron a la agencia que ellos podrían dar en arrendamiento tanta tierra como se quisiera, pero que "nunca se produciría banano". Aunque el proyecto había sido muy bien organizado y adecuadamente establecido, la baja fertilidad de los suelos, aspecto bien entendido por los propietarios de las tierras, produjo un eventual derrumbe del proyecto. Las presiones políticas para establecer agricultores sin tierra provenientes de áreas sobrepobladas, agregadas a la tecnología inapropiada, causaron la pérdida de moral de los agricultores y el mal uso de la tierra.

⁴⁶ Stevenson, W. J., 1986: 763.

⁴⁷ Goodland, A. y Gordon, A., 1999: 20.

⁴⁸ Se obtienen detalles en Hammer, G. L. y Muchow, R. C., 1994: 222.

⁴⁹ Bouman, B. A. M., 1994: 1.

⁵⁰ Penning de Vries, F. W. T., van Laar, H. H. y Kroft, M. J. Eds., 199: ix.

⁵¹ Knox, E. G. y Thiesch, A. A., eds., 1981.

⁵² Knox, E. G. y Thiesch, A. A., eds., 1981:1-4.

⁵³ Clarke, W. y Morrison, J., 1986: 10-14.

⁵⁴ Miller, L., 1995: 4.