SECTION 1 - PRÉAMBULE
1. Les présentes directives reconnaissent que les autorités du pays importateur peuvent exiger, avant d’autoriser l’entrée des expéditions, que les importateurs présentent des certificats délivrés par les autorités du pays exportateur ou avec leur autorisation. Ces directives n’imposent pas l’usage de tels certificats et ne diminuent en rien le rôle de facilitation des échanges joué par des certificats commerciaux ou autres, y compris les certificats de tiers, non délivrés par les autorités du pays exportateur ou avec leur autorisation. Elles supposent que la responsabilité de se conformer aux exigences réglementaires des pays exportateur et importateur incombe aux parties commerciales intervenant dans le commerce international des denrées alimentaires.
SECTION 2 - CHAMP D’APPLICATION
2. Les présentes directives concernent la conception et l’utilisation de certificats officiels et officiellement agréés qui attestent les attributs de denrées alimentaires destinées au commerce international. Dans les présentes directives, le terme «certificats» désigne les certificats officiels et les certificats officiellement agréés. Les certificats ne devront être requis que lorsque des déclarations sont nécessaires au sujet de la sécurité sanitaire ou de la comestibilité des produits ou pour promouvoir des pratiques commerciales loyales.
3. Ces directives ne traitent pas des questions relatives à la santé animale et végétale à moins qu’elles ne concernent directement la qualité ou la sécurité sanitaire des aliments. Il est toutefois reconnu que, dans la pratique, un certificat pourra contenir des informations se rapportant à plusieurs questions.
4. Ces directives sont applicables aussi bien aux certificats papier qu’aux certificats électroniques.
SECTION 3 - OBJECTIFS
5. Les certificats devront contenir des informations essentielles relatives à la sécurité sanitaire des aliments et à la facilitation des échanges. Le niveau d’information requis devra être en rapport avec les objectifs du pays importateur et ne pas imposer de fardeau inutile au pays exportateur ou à l’exportateur ni exiger la communication d’informations confidentielles à moins qu’elles n’intéressent la santé publique.
SECTION 4 - DÉFINITIONS
Certificats. Documents papier ou électronique qui décrivent et attestent les attributs des expéditions alimentaires faisant l’objet d’échanges internationaux.
Certification. Procédure par laquelle les organismes de certification officiels ou les organismes officiellement agréés donnent par écrit ou de manière équivalente, l'assurance que des denrées alimentaires ou des systèmes de contrôle des denrées alimentaires sont conformes aux exigences spécifiées. La certification des aliments peut, selon le cas, s'appuyer sur toute une gamme d'activités d'inspection pouvant comporter une inspection continue sur la chaîne de production, l'audit des systèmes d'assurance de la qualité et l'examen des produits finis.[63]
Certificats officiels. Certificats délivrés par un organisme de certification officiel d’un pays exportateur en conformité avec les exigences spécifiées d’un pays importateur ou exportateur.
Certificats officiellement agréés. Certificats délivrés par un organisme de certification officiellement agréé d’un pays exportateur en conformité avec les conditions relatives à cet agrément et avec les exigences spécifiées d’un pays importateur ou exportateur.
Organismes de certification. Organismes de certification officiels et organismes de certification officiellement agréés .[64]
Agents de certification. Employés des organismes de certification habilités à remplir et à délivrer des certificats.
SECTION 5 - PRINCIPES
1. Les certificats ne devront être requis que lorsque des déclarations sont nécessaires pour fournir des informations sur la sécurité sanitaire ou la comestibilité des produits ou pour promouvoir des pratiques commerciales loyales. Les certificats multiples ou superflus devront être évités dans la mesure du possible. La raison d’être et les exigences relatives aux certificats devront être communiquées de manière transparente et systématiquement mises en œuvre de manière non discriminatoire. Les certificats devront être conçus et utilisés de sorte à:
satisfaire aux exigences spécifiées relatives à la sécurité sanitaire ou la comestibilité des aliments et à la promotion de pratiques commerciales loyales dans le secteur alimentaire;
simplifier et faciliter le processus de certification;
clarifier la responsabilité de toutes les parties;
satisfaire aux exigences relatives aux descriptions obligatoires des produits faisant l’objet d’échanges;
prévoir une identification précise de l’expédition certifiée;
minimiser les risques de fraude.
2. L’agence gouvernementale compétente sera responsable de tout certificat délivré par un organisme de certification.
SECTION 6 - CRITÈRES
MODÈLE DE PRÉSENTATION
8. Chaque certificat devra contenir une déclaration de l’organisme de certification officiel ou officiellement agréé relative à l’expédition qui y est décrite. Le certificat devra clairement identifier l’organisme de certification grâce à un papier à en-tête et/ou un logo.
9. Chaque certificat devra porter un numéro d’identification unique et être présenté dans un style dénué d’ambiguïté dans une ou plusieurs langues parfaitement comprise(s) par les agents de certification et l’autorité destinataire. Un registre des numéros d’identification uniques affectés aux certificats devra être tenu par l’autorité compétente et pouvoir être mis en relation avec les certificats distribués.
10. Lorsque les certificats sont établis sur papier, le certificat original devra être identifiable de manière unique et être imprimé de sorte qu’il y ait au moins un exemplaire destiné à l’organisme de certification qui pourra le garder pendant le temps nécessaire. Des exemplaires supplémentaires pourront être officiellement imprimés ou photocopiés. Dans tous les cas, le statut du certificat devra être clairement identifié, par exemple à l’aide des mots «original» ou «copie».
11. Les certificats devront être conçus de sorte à minimiser les risques de fraude (par exemple en utilisant du papier filigrané et/ou d’autres mesures de sécurité pour les certificats papier; des lignes et des systèmes de sécurité pour les certificats électroniques).
12. Lorsque les certificats sont établis sur un support matériel, ils devront occuper une feuille de papier ou, lorsque plusieurs pages sont nécessaires, sous une forme telle que chacune des pages fasse partie d’une feuille de papier entière et indivisible. Lorsque cela n’est pas possible, chaque feuille devra être paraphée par l’agent de certification et/ou numérotée de sorte à indiquer qu’il s’agit d’une page précise dans une séquence finie (par exemple page 2 de 4 pages) et devra porter le numéro d’identification unique de ce certificat.
13. Le certificat devra décrire clairement la denrée et l’expédition auxquelles il fait référence de manière unique.
14. Les certificats devront contenir une référence claire à toute exigence spécifiée à laquelle le produit certifié doit se conformer.
15. Les certificats devront être délivrés avant que les expéditions auxquelles ils se rapportent quittent le contrôle de l’organisme de certification. Les certificats ne pourront être délivrés pendant que les expéditions sont en transit vers leur pays de destination que lorsque des systèmes de contrôle appropriés ont été convenus par les autorités compétentes des pays importateur et exportateur.
16. L’usage de moyens électroniques pour délivrer ou transférer des certificats devra être accepté lorsque l’intégrité du système de certification a été garantie à la satisfaction des autorités pertinentes du pays importateur et du pays exportateur. Une copie papier d’un certificat électronique devra être fournie par l’autorité émettrice à la demande des autorités du pays importateur. Lorsque des certificats électroniques sont utilisés, les inspecteurs du pays importateur devront avoir un accès électronique aux détails de la certification.
DÉTAILS CONCERNANT L’EXPÉDITION
(NOTE: Ces détails ne sont pas spécifiques aux produits alimentaires et correspondent aux champs d’information figurant sur toute lettre de transport international. L’inclusion des informations de transport dans les documents officiels de certification permet de vérifier les détails concernant le produit).
17. Les détails du produit certifié devront être clairement indiqués sur le certificat, lequel devra au moins contenir les informations suivantes:
la nature du produit;
le nom du produit;
la quantité, dans les unités pertinentes;
l’identificateur de lot ou le code date;
le nom et, selon le cas, le lieu où se trouve l’établissement de production;
les nom et coordonnées de l’importateur ou du consignataire;
les nom et coordonnées de l’exportateur ou de l’expéditeur;
le pays d’origine; et
le pays de destination.
18. Les certificats pourront également contenir des informations sur les exigences spécifiées pertinentes en matière de transport et de manutention, y compris en matière de contrôle de la température.
DÉCLARATION D’ORIGINE
19. Lorsque, dans des cas exceptionnels justifiés par des préoccupations urgentes en matière de santé publique, le pays importateur demande une déclaration relative à l’origine des ingrédients d’un produit, le certificat devra préciser l’origine des ingrédients provenant de pays autres que le pays exportateur.
ATTESTATIONS
20. Les attestations spécifiques devant figurer dans un certificat seront déterminées par les exigences spécifiées du pays importateur ou exportateur et devront être clairement identifiées dans le texte du certificat. Elles pourront notamment concerner:
le statut sanitaire pouvant affecter la sécurité sanitaire des aliments;
la conformité du produit à des normes spécifiques et à, des exigences spécifiées en matière de production ou de transformation;
le statut (par ex. licence) de l’établissement de production, de transformation et/ou de conditionnement dans le pays exportateur; et,
toute référence à des accords bilatéraux/multilatéraux pertinents.
RESPONSABILITÉS DE L’ORGANISME DE CERTIFICATION
21. L’organisme de certification devra être désigné et habilité de manière transparente, par la législation ou la réglementation nationale, à fournir les attestations pertinentes requises dans un certificat ou un certificat officiellement agréé. La désignation et l’habilitation de l’autorité de certification devront être reconnues comme suffisantes par les gouvernements de sorte à éviter toute exigence supplémentaire en matière d’identité ou de compétence.
22. Les organismes de certification devront veiller à ce que leurs procédures permettent la délivrance du certificat en temps voulu de sorte à éviter toute perturbation inutile des échanges.
23. Les organismes de certification devront disposer d’un système efficace permettant d’éviter, dans la mesure du possible, l’usage frauduleux des certificats officiels et officiellement agréés.
RESPONSABILITÉS DES AGENTS DE CERTIFICATION
24. Des informations et des notes d’orientation destinées à faciliter la préparation des certificats devront être mises à la disposition de tous les agents de certification et de toutes les parties chargées de fournir les informations devant figurer dans les certificats.
25. Les agents de certification devront:
être désignés de manière appropriée par l’organisme de certification;
ne pas avoir de conflit d’intérêts relatif aux aspects commerciaux de l’expédition et être indépendants des parties commerciales;
être pleinement au fait des exigences attestées;
disposer d’un exemplaire des règlements ou exigences mentionnés dans le certificat ou d’informations et de notes d’orientation claires diffusées par l’autorité compétente et expliquant les critères auxquels le produit doit satisfaire avant d’être certifié;
ne certifier que les questions relevant de leurs compétences (ou qui ont été attestées par une autre partie compétente); et
ne certifier que les circonstances connues au moment de la signature du document y compris la conformité aux exigences spécifiées en matière de production et à toute autre exigence spécifiée intervenant entre la production et la date de certification.
PRÉSENTATION DE CERTIFICATS ORIGINAUX
26. L’importateur ou le consignataire devra s’assurer que le produit est présenté aux autorités du pays importateur accompagné du certificat original, en conformité avec les exigences du pays importateur. Dans le cas des certificats électroniques, le consignataire devra fournir à l’autorité du pays importateur suffisamment d’informations sur l’expédition pour permettre d’établir l’identité des produits en se référant aux informations figurant sur le certificat.
INSTRUCTIONS SUR LA MANIÈRE DE REMPLIR LES CERTIFICATS PAPIER
27. Les certificats délivrés et présentés à l’exportateur ou à son agent devront toujours être des originaux (il s’agit de l’unique original sur papier du certificat original).
28. L’organisme de certification du pays exportateur devra garder une copie du certificat original (clairement identifiée en tant que tel) pouvant être présentée sur demande à l’autorité compétente du pays importateur.
29. En signant un certificat, l’agent devra s’assurer que:
le certificat ne contient pas de suppressions autres que celles requises par le texte du certificat;
toute modification des informations certifiées est paraphée et, lorsque cela est exigé par le pays importateur, estampillée par l’agent de certification à l’aide du tampon officiel de l’organisme de certification;
lorsque le certificat occupe plus d’une feuille de papier, chaque feuille devra être paraphée par l’agent de certification et porter le numéro d’identification unique du certificat;
le certificat porte la signature, le nom et le poste officiel de l’agent de certification écrits de manière lisible et, le cas échéant, ses qualifications;
le certificat porte la date, exprimée sans ambiguïté, à laquelle il a été signé et délivré et, le cas échéant, sa période de validité;
après avoir été signé par l’agent de certification, aucune partie du certificat n’est laissée vierge de sorte à pouvoir être modifiée.
INSTRUCTIONS SUR LA MANIÈRE DE REMPLIR LES CERTIFICATS ÉLECTRONIQUES
30. L’exportateur ou son agent devra être avisé lorsqu’un certificat électronique a été autorisé pour une expédition.
31. Avant d’autoriser un certificat électronique, l’agent de certification devra s’assurer que toutes les étapes et tous les contrôles établis en vue de l’exploitation sécurisée du système électronique se sont déroulés de manière satisfaisante.
REMPLACEMENT DES CERTIFICATS
32. Lorsque, pour un motif valable (tel que perte ou détérioration du certificat en transit), l’agent de certification délivre un certificat de remplacement, celui-ci devra être clairement marqué «REMPLACEMENT» avant d’être délivré. Un certificat de remplacement devra porter le numéro du certificat original qu’il remplace.
ANNULATION D’UN CERTIFICAT
33. Lorsqu’un certificat est annulé pour un motif valable, l’organisme de certification devra annuler le certificat original le plus tôt possible et en aviser l’exportateur ou son agent sur support papier ou par voie électronique. Cet avis devra faire référence au numéro du certificat original annulé et fournir tous les détails concernant l’expédition ainsi que le ou les motif(s) de l’annulation. Une copie de l’annulation devra être fournie à l’autorité responsable du contrôle des aliments dans le pays importateur lorsque l’expédition a été exportée.
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[63] Principes applicables
à l’inspection et à la certification des importations et des
exportations alimentaires (CAC/GL 20-1995) [64] La reconnaissance des organismes de certification est abordée à la Section 8 – Homologation officielle des Directives sur la conception, l'application, l'évaluation et l'homologation de systèmes d'inspection et de certification des importations et des exportations alimentaires (CAC/GL 26-1997). |
