10.1. Introduction
10.2. Procédures de fonctionnement
10.3. Élaboration des procédures de fonctionnement
RÉSUMÉ: La documentation du système d'inspection permet à tous les fonctionnaires affectés au programme d'inspection de mieux savoir comment, quand et où ils doivent intervenir.
Le chapitre 3 a présenté l'ensemble des opérations et des formalités qui constituent le PIDAI. Toutefois, pour faire en sorte que les procédures d'inspection et d'administration soient conduites de façon uniforme à tous les points d'entrée (faute de quoi le service ne serait pas crédible), le programme doit comporter une documentation complète, y compris la description de ses missions et de ses opérations, ainsi que des attributions et des interventions des personnels qu'il emploie.
Une documentation rigoureuse contribue de manière essentielle à la qualité du service que doit pouvoir assurer en permanence un organe ayant une mission de protection de la santé publique, et cela indépendamment des questions de personnes ou de politique. L'utilisation de formulaires faciles à consulter vient compléter et orienter l'action d'un personnel dévoué et compétent et contribue, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur, au bon renom de l'institution.
Parmi les informations pouvant figurer dans la documentation du PIDAI on peut citer:
· l'organigramme du Service;· les descriptions de poste de tous les membres du personnel;
· les procédures de fonctionnement;
· les contacts importants; et
· toutes références relatives à la contamination des aliments et à l'inspection des produits alimentaires.
Tous ces documents pourront être réunis en un seul et unique manuel de référence décrivant le système sous tous ses aspects. Le manuel comportera une feuille intercalaire où figureront le numéro de l'édition, ainsi que les pages et les dates des amendements.
Les procédures écrites à respecter sont le fondement même du système. Elles indiquent qui doit intervenir dans chaque cas, et dans quels délais, et doivent comporter lorsqu'il y a lieu des renvois clairs et précis aux autres documents. En matière d'établissement de la documentation relative aux procédures, il est souhaitable que les intéressés soient associés à l'élaboration et à l'évolution des procédures.
Les procédures doivent être dépourvues d'ambiguïté, faciles à comprendre par les intéressés et se présenter sous la forme d'imprimés normalisés qu'il suffira de mettre régulièrement à jour. L'administration centrale veillera à ce que les amendements à apporter aux procédures à mesure de l'évolution du programme soient bien communiqués à tous les intéressés, avec des instructions pour l'insertion des feuilles intercalaires.
L'inspection des produits alimentaires implique l'exécution d'un certain nombre de fonctions. Celles-ci pourront être systématiques ou spécifiques aux produits inspectés, des procédures génériques ou spécifiques pouvant être élaborées en conséquence.
Par exemple, quel que soit le produit dont il s'agit, l'expédition sera traitée à l'arrivée de la même manière (avis d'arrivée, point de savoir si une inspection s'impose, etc.), jusqu'au prélèvement des échantillons. Jusque-là, c'est un document ou une procédure d'instruction de caractère général précisant qui est responsable et à quel moment il y a lieu de procéder à telle ou telle intervention qui convient le mieux. En résumé, la procédure de fonctionnement précise le responsable et la nature de l'intervention, ainsi que les modalités de temps et de lieu.
L'annexe 3 est un exemple de la manière dont les interventions et les attributions ordinaires se traduiront en documents reprenant la procédure à suivre. Les indications qui y figureront seront propres au système mis en oeuvre par l'organisme compétent en matière d'inspection des aliments importés et seront libellées de manière à refléter non pas une situation idéale mais le système tel qu'il fonctionne effectivement.
Etant donné que certains aliments exigent des techniques d'échantillonnage et de manutention spéciales, celles-ci seront énoncées en termes précis dans des procédures spécifiques, avec renvois appropriés à la procédure générale. C'est ainsi que l'inspection des conserves alimentaires peu acides fait appel à des plans d'échantillonnage et à des inspections qui sont propres à ces produits. De même, l'échantillonnage des produits pour la recherche des aflatoxines fait appel à des considérations spéciales. Dans les deux cas, le plan d'échantillonnage différera de celui utilisé pour détecter la contamination microbiologique dans les crevettes congelées.
On trouvera dans l'Introduction à l'échantillonnage des aliments, No 9 de la série Etude FAO: Alimentation et nutrition des détails pratiques sur la manière dont il convient de procéder à l'échantillonnage ainsi que des considérations spéciales, propres à certains produits. Toutefois, la bonne administration du PIDAI implique que le personnel d'inspection obtienne cette information sous une forme reconnaissable et dépourvue d'ambiguïté, faisant figurer les attributions de chacun et les délais à respecter, les interventions nécessaires étant décrites dans l'Introduction à l'échantillonnage des aliments (ou bien spécifiées dans les normes et la réglementation du pays). Les fonctionnaires du service doivent pouvoir se reporter rapidement et facilement à l'information dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche. L'annexe 4 propose un exemple de procédure élaborée pour procéder à l'échantillonnage d'un produit importé spécifique, comportant des recommandations FAO sur l'échantillonnage et présenté sous une forme cohérente avec le modèle de l'annexe 3.
A noter que lorsqu'un service d'inspection des denrées alimentaires importées fait partie d'un programme plus vaste chargé de la réglementation générale des denrées alimentaires, on pourra élaborer des procédures d'échantillonnage d'application universelle susceptibles d'être utilisées lors de toute inspection d'aliments faisant appel à l'échantillonnage au bout de chaîne.
