| التوصيات | الأولوية | الحدود الزمنية |
المسائل المالية:
أوصي بأن تجري المنظمة استعراضا جادا لهيكل الحسابات للتعرف على إمكانيات أخرى لتقليل التعديلات اليدوية. [الفقرة 12] | مهمة: | قبل إقفال حسابات 2002-2003 |
أوصي بعمليات القيد التالية التي هي أكثر اتفاقاً مع طريقة العرض الواردة في الملحق الثاني بالقواعد المحاسبية للأمم المتحدة، ومع أهمية المبالغ المالية المعنية:
- الخسائر أو الأرباح في أسعار الصرف يجب عرضها منفصلة في سطر واحد بعنوان "تعديلات أسعار صرف العملات"؛
- حصيلة مبيعات المنتوجات الإعلامية وإيرادات الإعلان عن هذه المنتوجات ورعايتها يجب عرضها منفصلة في سطر واحد بعنوان "أنشطة مدرّة للإيرادات"؛
- المساهمات النقدية الحكومية يجب أيضا عرضها منفصلة تحت عنوان "مساهمات نقدية حكومية لمواجهة التكاليف المحلية"؛
- السطر المعنون "إيرادات متنوعة" يجب أن يشمل انقضاء الالتزامات المستحقة وبقية الإيرادات المتنوعة كما جاء في المادتين 4-4 و7-1 من اللائحة المالية.. [الفقرة 15].
| تستحق الانتباه | فى حسابات 2002-2003 |
| أوصي بإدخال سطر جديد بعنوان "الإنفاق في فترات سابقة" على أن يضاف بعد حساب الزيادة أو النقص في المصروفات، وذلك كما جاء في الملحق الثاني بالقواعد المحاسبية للأمم المتحدة. [الفقرة 16] | تستحق الانتباه | فى حسابات 2002-2003 |
| أوصي، ابتداء من الكشوفات المالية عن فترة 2002-2003، بإضافة حاشية عن سياسة تقريب الأرقام على أن تبين بوضوح مستوى التقريب. [الفقرة 18] | تستحق الانتباه | فى حسابات 2002-2003 |
أوصي بما يلي:
- الخطوط التوجيهية والممارسات المتبعة الآن لإعادة تشغيل الموظفين السابقين الذين انتهت خدمتهم يجب إدماجها في سياسة شاملة تعالج على وجه الخصوص القضايا التالية: أقصر فترة بين انتهاء الخدمة وإعادة التوظيف، أقصر فترة للتوظيف، طبيعة المهمة، الشروط المالية للتوظيف وسائر الشروط.
- وفيما يتعلق بالنقطة الأولى أعتقد أن القاعدة التي تسير عليها الأمم المتحدة وهي قاعدة ثلاث سنوات كحد أدنى هي ممارسة جيدة. ويجب ذكر هذه القاعدة في جميع اتفاقات إنهاء الخدمة. ويستطيع المدير العام بطبيعة الحال أن يقرر استثناءً من هذه القاعدة على أساس مبررات تفصيلية. ويجب أن تكون الفترة القصوى للتوظيف مماثلة لما هو متبع بالنسبة للمتقاعدين (ستة شهور).
- وبعد وضع القواعد التي تحكم إعادة توظيف الموظفين الذين أنهيت خدمتهم يجب إدراجها في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية في القسم 300.. [الفقرة 31].
| مهمة: | أوائل 2002 |
| أوصي بتطبيق القواعد والنظم التي ذكرتها أعلاه تطبيقا أدق لتفادي عدم وقوع مشروعات حسابات الأمانة في الإفلاس. [الفقرة 43] | مهمة: | تنفيذ فورى |
| استعراض عملية الرقابة الداخلية في المنظمة | الأولوية | الحدود الزمنية |
| أوصي بتحديث القواعد المالية التي تشكل المادة 202 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية، والمادة 108 الخاصة بمصلحة الإدارة والمالية وذلك بأسرع ما يمكن حتى يمكن على وجه الخصوص تكوين صورة شاملة عن وظائف الإشراف داخل المنظمة. [الفقرة 131] | تستحق الانتباه | قبل نهاية 2002 |
| اقترح أن تنظر المنظمة في إمكان جمع مكتب المفتش العام مع إدارة التقييم بهدف إنشاء مكتب واحد أو قسم واحد للإشراف ويمكن أن يظل فرع الضوابط الحالي الذي يعمل على مستوى مختلف، باقياً ضمن قسم الشؤون المالية. ولكن يجب إيجاد علاقات عمل نظامية لتفادي أي ازدواج في العمل. [الفقرة 137] | تستحق الانتباه | قبل نهاية 2002 |
| اقترح تخصيص قسم لعمليات المراجعة الداخلية على موقع شبكة الانترانت الداخلية في المنظمة لأن من رأيي أن ذلك يزيد من وضوح مركز مكتب المفتش العام وأهميته الاستراتيجية داخل المنظمة. ويمكن أن يتضمن هذا القسم المعلومات التالية: الوضع التنظيمي والمهمة التي تؤديها المراجعة الداخلية، الخارطة التنظيمية، خطة العمل للسنة الجارية، وتقارير النشاط السنوي عن الفترتين الماليتين السابقتين على الأقل، وأخيرا وليس آخرا، واتفاقا مع الممارسة في منظمات الأمم المتحدة الأخرى أو في غير منظمات الأمم المتحدة يمكن وضع إشارة إلى "خط ساخن" أو إلى رقم فاكس سري للإبلاغ عن حالات الغش أو إساءة استخدام موارد المنظمة أو سوء الإدارة أو السرقة. ويجب وضع إجراءات لمعالجة الحالات المبلغ عنها. [الفقرة 140] | تستحق الانتباه | قبل نهاية 2002 |
يجب استشارة لجنة المالية أيضا قبل التجديد للمفتش العام الحالي.
وفقا لاقتراح لجنة المالية، واتفاقاً مع الممارسة الأخيرة في شأن وظائف المديرين، يجب الإعلان عن شغل وظيفة المفتش العام في المستقبل على موقع الانترانت الخاص بالمنظمة وموقعها على الانترنت مع إرفاق وصف للوظيفة. [الفقرة 143] | مهمة: | قبل نهاية 2002 |
| أوصي بتشكيل لجنة للمراجعة ووفقا للقواعد المتفق عليها يمكن أن يرأسها شخص خارجي وأن تتضمن أيضا ممثلا عن منظمات الأمم المتحدة الأخرى. [الفقرة 147] | أساسية | قبل نهاية 2003 |
| أوصي بإنشاء وحدة متخصصة للتحقيقات في المنظمة بموظفين لديهم الكفاءات والمهارات المناسبة (من رجال القانون ومحققي حالات الغش المعترف بهم ومن رجال الشرطة السابقين، وغيرهم). [الفقرة 152] | مهمة: | قبل نهاية 2003 |
· أوصي بأن يعمد مكتب المفتش العام إلى مراجعة أسلوبه بالكامل في تخطيط المراجعة ومحاولة تحسينه بمراعاة التوصيات المحددة التالية:
- يجب عمل تخطيط للمراجعة على ثلاث مستويات مختلفة وعلى أساس الأجل الطويل والأجل المتوسط وعلى أساس الفترة المالية أو على أساس السنة)
-
يجب إجراء عملية تقييم للمخاطر مع تحديثها بصفة منتظمة (على الأقل مرة في كل فترة مالية). والهدف العام من هذه العملية هو جمع وتحليل البيانات الكمية والنوعية معا حتى يمكن وضع وصف لأشكال المخاطر التي تتعرض لها المنظمة، وأبعاد هذه المخاطر وسماتها. [الفقرة 156]
| مهمة: | قبل منتصف 2003 |
| يجب زيادة الوقت المخصص لأنشطة المقر الرئيسي زيادة كبيرة ويجب معالجة مجالات مثل تنفيذ نظام أوراكل، والاستثمارات وغير ذلك من وظائف الخزانة بأسرع ما يمكن نظراً للأخطار والنقائص التي أمكن التعرف عليها بالفعل. وعلى العكس من ذلك يجب تقليل الوقت المخصص لمجمع السلع والخدمات وصندوق الادخار للقروض والتسليف اللذين يجب استعراضهما بصفة منتظمة من جانب مراجع الحسابات الخارجي نظرا لضرورة إصدار رأي بشأن حساباتهما السنوية. يضاف إلى ذلك أن من رأيي أن هذين النشاطين الجانبيين لعملية المنظمة يداران إدارة حسنة. | تستحق الانتباه | تنفيذ فورى |
| يجب إدخال التحسينات التالية على نظام [كشف التوقيت اليومي]. ويجب أن يطلب من موظفي المراجعة تقديم تقرير كل أسبوعين أو كل أسبوع كما يجب أن يكون تقديم التقرير عن الأنشطة الفرعية أكثر انتظاماً. ويجب في التقرير عمل مقارنة بين المقرر والفعلي. [الفقرة 163] | تستحق الانتباه | تنفيذ فورى |
| أوصي بإعطاء أولوية عليا للتوظيف، وريثما يتحقق ذلك، يمكن التعاقد مع مصادر خارجية لمعالجة القضايا التي لم يوضع تخطيط لها في خطة العمل للفترة 2000-2001. [الفقرة 166] | أساسية | تنفيذ فورى |
| نظرا لتزايد أهمية تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في مجال مراجعة الحسابات فإني أوصي بإعطاء الأولوية للمرشحين الذين لديهم معلومات كبيرة في هذا المجال. وأوصي أيضا بزيادة تنويع التوظيف عما هو عليه في الوقت الحاضر حتى يمكن الحصول على الكفاءات في عدة تخصصات لأنشطة المنظمة، لأن مراجعي الحسابات الذين لديهم خلفية زراعية أو إحصائية أو اقتصادية يجب أن يكونوا موضع الترحيب. [الفقرة 167] | مهمة: | تنفيذ فورى |
| أوصي بزيادة التدريب وتكثيفه، وخصوصا على مراجعة نظم المعلومات. وفضلا عن ذلك يجب تشجيع بعض المراجعين الموجودين الآن على أن يصبحوا [مراجعي نظم معلومات معتمدين] أو "مهنيين معتمدين" في نظام أوراكل. [الفقرة 168] | مهمة: | لخطة التدريب لعام 2003 |
واوصى بما يلي:
- إدخال تحسينات كبيرة على الدليل المرجعي لمراجعة الحسابات حتى يصبح أداة مفيدة للمراجعين. ويجب أن تكون الأولوية لإدراج أقسام عن تقييم المخاطر، والمعاينة الإحصائية واكتشاف الأخطاء الكبيرة. ويجب توسيع القسم المخصص للمقر الرئيسي حتى يشمل نظام المعلومات ووظائف الخزانة والاستثمارات والمشتريات ومراجعة الموارد البشرية.
| مهمة: | قبل منتصف 2002 |
- فيما يتعلق بأوراق العمل فإن الشكل المقرر "لملف المراجعة المختصر" يجب اتباعه في جميع الحالات ويجب استكمال المعلومات الخاصة بالجداول والتكاليف المقررة أو المدرجة في الميزانية مقابل الجداول والتكاليف الفعلية. وإلى جانب ذلك يجب إعادة أوراق عمل مراجعة الحسابات في الميدان إلى المقر الرئيسي.
| | تنفيذ فورى |
- يجب، بصفة سنوية، عمل مقارنة شاملة بين خطة العمل ومراجعة الحسابات الفعلية وكتابة تقرير عنها في تقرير النشاط السنوي. [الفقرة 172]
| | عام 2002 |
- توثيق جميع مهام مراجعة الحسابات في تقرير رسمي
- يجب وضع نموذج تقرير لكل نوع من أنواع مهام المراجعة. ويجب رصد الامتثال للشكل والمحتوى المتفق عليهما عن كثب.
- يجب في جميع التوصيات ذكر الأهمية النسبية والإطار الزمني للتنفيذ، وإذا كان من الضروري ذكر التكاليف المتوقعة للتنفيذ فيجب وضع تقدير لها
- يجب وضع إجراءات والسير عليها بدقة لضمان مراقبة الجودة في عمليات المراجعة وفي التقارير الصادرة عنها.. [الفقرة 175].
| مهمة: | تنفيذ فورى |
| أوصي بإدراج قسم في التقرير السنوي للمفتش العام بشأن تنفيذ جميع التوصيات الصادرة. [الفقرة 177] | مهمة: | للتفرير السنوى 2002 |
| نظرا لجوانب القصور التي ظهرت في الاستعراض الذي أجري وعدم إمكان الاطمئنان إلى نتائجه أوصي بعمل استعراض آخر بأسرع ما يمكن وبمنهجية سليمة، أي على أساس تقييم المخاطر. ويجب في التقييم البدء بالعودة إلى حالات الغش السابقة وسوء استخدام موارد المنظمة حتى يمكن تحديد العوامل التي سهلت حدوثها. وعلى أساس كيفية تطبيق القواعد والنظم والإجراءات الموجودة تطبيقا فعليا يجب أن ينظر التقييم إلى المستقبل ويحاول التنبؤ بالمخاطر الممكن وقوعها من حيث سوء استخدام موارد المنظمة وأن يوصي بسبل الحيلولة دون حدوثها. [الفقرة 187] | أساسية | عام 2002 |
| أوصي بتقييم الترتيبات الحالية من جانب المفتش العام بالاشتراك مع قسم الشؤون المالية فيما يتعلق بتكاليفها، مع البحث عن بدائل. ونظراً لوجود مراجع حسابات داخلي في كل مكتب إقليمي فقد تنظر المنظمة في تنفيذ العمل بواسطة موظفيها. [الفقرة 190] | مهمة: | قبل نهاية 2002 |
| أوصي، في نهاية الحديث عن استعراض مكتب المفتش العام، بضرورة معالجة النقائص التي سبق الحديث عنها من حيث تخطيط عمليات المراجعة ومن حيث شمولها، ومن حيث الموارد المهنية، ومن حيث تنفيذ عمل المراجعـة وكتابة التقارير والمتابعـــة. ويجب إعداد خطـــة عمـــل تفصيلية ورصدها بدقة تحت إشراف لجنة المراجعة إذا أنشئت على النحو الذي أوصيت به.[الفقرة 191] | أساسية | وضع خطة عمل تفصيلية قبل نهاية 2002 |
أوصي بإسناد الأولوية لما يلي- وضع استراتيجية شاملة بصورة رسمية؛
- يجب اتباع منهجية مشروعات مؤكدة الفائدة في مشروعات الموارد البشرية والميزانية وأي مشروعات أخرى مقبلة؛
- يجب استكمال أو تحديث المستندات الموجودة الآن (وخصوصا جميع الأدلة الإرشادية) بشأن المتغيرات، مع وضع إجراءات لصيانة هذه المستندات؛
- يجب أن تكون هناك وثائق رسمية لجميع عمليات الرقابة التي تنفذ سواء على مستوى قسم نظم المعلومات أو فرع الضوابط. [الفقرة 195]
| أساسية | قبل نهاية 2002 |
| رغم اعترافي بأن فرع الضوابط بدأ في معالجة تلك المشكلات من خلال رصد وكتابة التقارير عن النشاط التفاعلي ومتابعة القضايا التي تنشأ، فإنني أوصي بالاستمرار في جهود وضع إجراءات لما يلي: مدى تواتر عمليات التحديث؛ تحليل حالات الرفض تحليلا منتظماً؛ إعادة التدوير وسلسلة تتبع المراجعة. [الفقرة 196] | أساسية | تنفيذ فورى |
| استعراض متابعة لإدارة الخزانة | الأولوية | الحدود الزمنية |
| أوصي بتعيين عضو ثان وأن تستمر المنظمة في المناقشات مع برنامج الأغذية العالمي بشأن إمكان اشتراك المسؤول عن الخزانة في البرنامج في أعمال لجنة الاستثمار. [الفقرة 209] | تستحق الانتباه | قبل نهاية 2002 |
| أوصي بأن تجتمع [اللجنة الاستشارية للاستثمارات] مرة كل سنتين في مؤتمر عن بعد مع التشجيع على إجراء مشاورات غير رسمية فيما بين الاجتماعين. ويجب في جميع الحالات إعداد محضر للاجتماع حتى لو كان اجتماع تشاور غير رسمي، وإصداره بدون تأخير كما سبق أن أوصيت به. [الفقرة 213] | تستحق الانتباه | عام 2003 |
| أوصي بالعمل سريعا على تنفيذ الطبقة الثالثة من الاستراتيجية حتى يمكن الاستمرار في تبسيط العلاقات مع فروع مصارف التجزئة وتقليل تكاليف العمليات المصرفية [الفقرة 215] | مهمة: | قبل نهاية 2003 |
| أوصي بعدم نقل الاستثمارات قصيرة الأجل إلا بعد وضع جميع الترتيبات اللازمة لرصد الاستثمارات على النحو التالي فيما بعد.. [الفقرة 217] | مهمة: | قبل نهاية 2003 |
| رغم أسفي لأن الترتيبات القائمة لم تخضع لمراجعة في وقت سابق، كما كنت قد أوصيت في تقريري السابق، فإنني أحث المنظمة على التقدم في حل هذه القضية (تحويل الاستثمارات الطويلة الأجل) في أسرع وقت ممكن بعد أن أصبح هناك الآن رئيس لوحدة الخزانة. [الفقرة 224] | أساسية | قبل منتصف 2003 |
