التعديلات اليدوية

12. لم يحدث أي تغير في شكل وطريقة عرض الكشوفات المالية في الفترة 2000 - 2001 بالمقارنة مع الفترة السابقة. وقد لاحظت في تقريري السابق [الفقرة 23] عدم الاستفادة من فرصة تنفيذ نظام أوراكل لاستبعاد ضرورة إدخال تعديلات يدوية على موازنة المراجعة لإعداد الكشوفات المالية. كما أنني لاحظت اعتزام المنظمة تقليل حالات التسويات اليدوية. ولكن لم يتحقق تقدم كبير في هذا المجال في الفترة 2000 - 2001. ولهذا أوصي بأن تراجع المنظمة بدقة مخطط الحسابات للتعرف على إمكانيات جديدة لتقليل التسويات اليدوية.

عدم توحيد الحسابات فيما يخص الأنشطة الجانبية

13. منذ الفترة المالية 1994 - 1995 أصبحت الكشوفات المالية للمنظمة تضم بصورة موحدة جميع عمليات المنظمة بصرف النظر عن مصدر التمويل (البرنامج العادي أو المساهمات الطوعية). ولكن حسابات المنظمة ليست موحدة بالكامل لأن الأنشطة الجانبية التي يؤديها كل من صندوق الادخار والتسليف ومجمع السلع والخدمات لا تزال تعرض منفصلة كل سنة. ولم أرغب في إثارة هذه القضية من قبل لأنني كنت أرى أن هناك أولويات أهم أمام المنظمة. ولكن المراجعة الداخلية أثارت هذه القضية عام 2001 إذ أنها رأت أنه يكفي إدخال بند في الكشوفات المالية للمنظمة يفيد أن حسابات هاتين الجهتين لم تدخل في الحسابات العامة وانها تعرض منفصلة. وقد اتفقت هيئة مكتبي مع هذه التوصية ولكن التوصية لم تنفذ في الكشوفات المالية للفترة 2000 - 2001 لأن المنظمة أرادت أن تتاح لها فرصة لاستعراض الموضوع قبل اتخاذ أي قرار.
14. ولكني أرى أنه بالنسبة للمستقبل يجب توحيد حسابات صندوق الادخار والتسليف ومجمع السلع والخدمات وضمها إلى حسابات المنظمة حتى تكون الكشوفات المالية موحدة بالفعل. وقد قيل أن المبدأ المحاسبي المعروف بأن الموضوع أهم من الشكل يبرر وضع تقارير مالية مستقلة عن أنشطة جانبية في المنظمة. وفي رأيي، كما جاء بالتفصيل في التقارير الخاصة بحسابات هاتين الجهتين عام 2001، أنهما جزء لا ينفصل عن المنظمة. وعلى ذلك فإن المسؤولية النهائية في حالة فشل صندوق الادخار والتسليف أو مجمع السلع والخدمات هي مسؤولية المنظمة. ومن رأيي أن ذلك يبرر إدماج حساباتهما مع حسابات المنظمة. وقد سبق القول في تقاريري عن حسابات هاتين الجهتين عام 2001 أن القرار بتنفيذ ذلك من اختصاص الأجهزة الرئاسية. وعلى ذلك أوصيت بطلب رأي لجنة المالية في هذا الموضوع. وفي وقت إعداد هذا التقرير علمت هيئة مكتبي أن المنظمة وافقت على إعادة النظر في قضية توحيد الحسابات استنادا إلى اعتبارات مثل وجود قرارات سابقة من الأجهزة الرئاسية وإلى المبادئ المحاسبية المقبولة بصفة عامة، وإلى الاقتداء بما تسير عليه وكالات الأمم المتحدة الأخرى في وضع تقاريرها. وستقدم المنظمة تقريرا عن نتائج إعادة النظر هذه إلى لجنة المالية.

طريقة عرض الكشف الأول

15. في الكشف الأول يوجد سطران عن الإيرادات المتنوعة والإيرادات المتفرقة، على التوالي. وقد جاءت تفاصيل في الحاشية رقم 7 من حواشي الكشوفات المالية تدل على أن السطر الأول هو تجميع للإيرادات من الاستثمارات، والفوائد المصرفية، وانقضاء الالتزامات المستحقة وغير ذلك من الإيرادات. وأما السطر الثاني فهو يتألف من المساهمات الحكومية النقدية لتكاليف التشغيل المحلية ومن الصندوق المتجدد للمواد الإعلامية، ومن الأرباح أو الخسائر في أسعار الصرف، إلى جانب بنود متفرقة أخرى كما جاء في الحاشية رقم 8 من حواشي الكشوفات المالية. ولما كانت التفرقة بين الإيرادات المتنوعة والإيرادات المتفرقة غير واضحة فإنني أوصي بالسير على البيان التالي الذي يتفق مع طريقة العرض الواردة في الملحق الثاني بقواعد المحاسبة في الأمم المتحدة ومع الأهمية النسبية للمبالغ المالية المعنية:
    • الأرباح أو الخسائر من أسعار الصرف يجب عرضها منفصلة في سطر واحد بعنوان "تسويات أسعار الصرف"؛
    • إيرادات بيع المواد الإعلامية والإيرادات من الإعلان في هذه المواد أو رعايتها يجب عرضها منفصلة في سطر واحد بعنوان "أنشطة مدرة للإيرادات"؛
    • المساهمات الحكومية النقدية كذلك يجب عرضها منفصلة تحت عنوان "مساهمات حكومية نقدية في التكاليف المحلية"؛
    • السطر المعنون "إيرادات متنوعة" يجب أن يضم، كما جاء في المادتين 4-4 و7-1 من اللائحة المالية، الالتزامات التي كانت مستحقة وانقضت وغير ذلك من الإيرادات المتنوعة.
    ونظرا لأهمية إيرادات الاستثمارات (الطويلة الأجل) والفوائد المصرفية (وهي في حقيقتها فوائد مصرفية وإيرادات من استثمارات قصيرة الأجل) فإنني أرى أن من الأنسب عرضهما في سطر واحد بعنوان "إيرادات الفوائد". ولكن ذلك يقتضي تعديل المادة 7-1 من اللائحة المالية.
16. كما أن من رأيي أن الإنفاق في الفترات السابقة، الذي كان دائما معروضا على أنه مطروح من الإيرادات المتنوعة، يجب أيضا عرضه منفصلا. وهذا يتفق مع قواعد المحاسبة في الأمم المتحدة التي جاء فيها في القاعدة 17: "البنود غير العادية أو بنود الفترات السابقة يجب عرضها إذا كان لها تأثير كبير على الكشوفات أو الجداول المالية. ويجب في هذه البنود:

    1. إما الإبلاغ عنها بتعديل رصيد أول المدة في الكشوفات المالية أثناء الفترة الجارية وتعديل المعلومات المقررة الواردة في الكشوفات المالية عن السنوات السابقة؛ أو
    2. عرضها منفصلة في الكشوفات المالية الجارية.

    وفي أي الحالتين يجب أن يكون عرض هذه البنود كافياً لتسهيل المقارنات بين أرقام الفترات المعروضة."

    أوصي بإضافة سطر جديد بعنوان "إنفاق الفترات السابقة" بعد حساب الفائض أو العجز في المصروفات، على النحو الوارد في المرفق الثاني بالقواعد المحاسبية للأمم المتحدة.

    عرض صندوق رأس المال العام وحساب الاحتياطي الخاص

17. فيما يتعلق بصندوق رأس المال العـــام وحساب الاحتياطي الخاص وافقت المنظمـة، تبعا لتوصية هيئة مكتبي، على توسيع المعلومات المعروضة الآن في الحواشي لتشمل ابتداء من الكشوفات المالية لفترة 2002 - 2003 ما يلي:
    • المستوى المقرر لكل من الحسابين في بداية الفترة المالية؛
    • التعديلات على هذا المستوى أثناء الفترة المالية، إن وجدت؛
    • التحويلات من الحسابين أو إليهما من الحساب العام أثناء الفترة المالية (يجب بيان جميع المبالغ المدفوعة مقدماً من صندوق رأس المال العام أو حساب الاحتياطي الخاص، حتى إذا كانت قد أعيدت لأن هذه المعلومات تعطي صورة جيدة عن حالة السيولة في المنظمة)؛
    • بالنسبة لحساب الاحتياطى الخاص فقط: الفروق في أسعار الصرف في الفترة المالية مع تقسيمها إلى فروق ترجع إلى صرف العملات الأجنبية وفروق ترجع إلى عقود آجلة من النقد الأجنبي.

    كذلك وافقت المنظمة على أن تدرج بالنسبة لهذين الحسابين، جدولاً تفصيلياً عن الاشتراكات التي تكون ما زالت مستحقة في نهاية الفترة المالية بما يتفق مع الجدول الذي يوضع في الوقت الحاضر عن الاشتراكات المقدرة في البرنامج العادي.

سياسة تقريب الأرقام

18. ليس هناك نص في القواعد المحاسبية للأمم المتحدة عن مسألة تقريب الأرقام. وتكتفي القاعدة 12 من تلك القواعد بأن تذكر أنه "يمكن عرض الكشوفات المالية إما بالآلاف أو الملايين من عملة الحسابات، أيهما أنسب" ولكنها لا تبين أي مستوى لتقريب الأرقام بالآلاف أو بالملايين. ومنذ الفترة المالية 1998 - 1999 كانت الكشوفات المالية للمنظمة معروضة بآلاف الدولارات الأمريكية. ورغم عدم وجود نص خاص عن بيان معين بشأن السياسة المستخدمة في تقريب المبالغ في الكشوفات المالية فإن من رأيي أن إدراج حاشية عن هذه المسألة أمر مطلوب. ولهذا أوصي، ابتداء من الكشوفات المالية للفترة 2002 - 2003، بوضع حاشية عن سياسة تقريب الأرقام توضح بجلاء مستوى هذا التقريب. وإذا استمرت المنظمة في سياستها أي تسوية البنود الأساسية لمعالجة الفروق الناشئة عن التقريب بحيث تعادل المجاميع مجموع المبالغ المذكورة في كل عامود فيجب بيان ذلك في الحاشية. وإلا يجب أن تتضمن الحاشية تحذيرا بأن المجاميع قد لا تتطابق بسبب تقريب الأرقام. وأخيرا وليس آخرا يجب عدم السماح بتقريب الأرقام فيما يتعلق بالمدفوعات على سبيل الإكرامية وبحالات شطب خسائر في النقدية أو السلع أو غيرهما من الأصول.

العجز الصافي في الإيرادات عن المصروفات

19. 19- بالمقارنة مع الفترة المالية السابقة، ساء المركز المالي للمنظمة في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 إذ أن الانخفاض الصافي في الإيرادات عن المصروفات بلغ 30.2 مليون دولار مقابل 25.9 مليون دولار في الفترة 1998 - 1999. وقد تحسنت الاشتراكات في البرنامج العادي تحسناً طفيفاً بالمقارنة مع الفترة المالية السابقة (+1 في المائة)، وكانت أقل من المبلغ المدرج في الميزانية بمقدار 12.4 مليون دولار أو 2 في المائة. كما أن الإيرادات الأخرى للبرنامج العادي كانت أقل مما كان متوقعا وذلك بحسب التفصيل التالي:
    • بلغت تكاليف خدمة المشروعات 29.095 ألف دولار أمريكي فقط تنقسم إلى 26.500 دولار لمشروعات ممولة من مساهمات طوعية و595 2 دولارا هي أموال مشروعات جاءت بموجب ترتيبات فيما بين المنظمات مع برنامج الأمم المتحدة الإنمائي. وكان المجموع في الفترة المالية السابقة هو 33.041 ألف دولار (28.172 ألف و4.869 ألف دولار، على التوالي).
    • كما أن الإيرادات من الأنشطة الممولة تمويلاً مشتركاً من تقديم الخدمات كانت أقل من كل من التوقعات للفترة المالية ومن إيرادات الفترة المالية السابقة.
    • يرجع الانخفاض الكبير في الإيرادات المتنوعة (15.527 ألف دولار فقط بالمقارنة مع 38.3 مليون دولار كانت متوقعة ومع 81.7 مليون دولار في الفترة 1998 - 1999) إلى انخفاض في إيرادات الاستثمارات القصيرة الأجل والطويلة الأجل.
    • كانت الإيرادات المتفرقة هي في حقيقتها خسارة بمبلغ 964 38 ألف دولار.
20. بلغ الإنفاق على البرنامج العادي 669.794 ألف دولار بالمقارنة مع 696.337 ألف دولار في الفترة المالية السابقة أي بنقص قدره 3.8 في المائة. واتفاقاً مع القاعدة 37 من القواعد المحاسبية في الأمم المتحدة كان هذا المبلغ هو مجموع الإنفاق أثناء الفترة المالية مضافا إليه التزامات غير مسددة مقابل اعتمادات الفترة المالية. ولما كانت هذه الالتزامات لم تصرف حتى الآن فقد وضعت الحسوم المقابلة لها تحت سطر "التزامات غير مصفاة" في الكشف الثاني بمبلغ 47.498 ألف دولار. وقد جاء في الحاشية 9 بالكشوفات المالية تفصيل ذلك وهو أن مرتبات الموظفين وبقية مصروفات الموارد البشرية هي أكبر مصروفات من البرنامج العادي (398 مليون دولار و72 مليون دولار على التوالي أي 70 في المائة من المجموع). ويلاحظ أن ذلك لم يشمل تكاليف إعادة توزيع الموظفين أو تكاليف إنهاء الخدمة، وفقا لقرار المؤتمر 3/99، إذ أنها معروضة منفصلة كما سيأتي بيانه في الفقرات التالية.

تكاليف إعادة توزيع الموظفين وإنهاء الخدمة

21. جاء في الكشف رقم 1 مبلغ إجمالي قدره 8.360 ألف دولار تحت عنوان "تكاليف إعادة توزيع الموظفين وإنهاء الخدمة". وقد جاء في الحاشية رقم 10 في الكشوفات المالية "رخص قرار المؤتمر 3/99 للمدير العام بإنفاق مبلغ في حدود 9 ملايين دولار لمواجهة تكاليف إعادة توزيع الموظفين وإنهاء الخدمة التي تجاوز صافي اعتمادات الميزانية المعتمدة لفترة 2000 - 2001. كما أن نفس القرار رخص بتقديم مبالغ من صندوق رأس المال العامل في حدود 9 ملايين دولار لاستكمال إعادة الهيكلة إلى حين وصول الاشتراكات المقدرة المتأخرة على الدولة التي تدفع أكبر اشتراك". وجاء في الكشف الأول أيضا أن مبلغ 10.576.ألف دولار أنفق لنفس الغرض في الفترة 1998 - 1999 بما يتفق مع قرار المؤتمر 7/97.
22. وقد قدمت لهيئة مكتبي قائمة بأسماء 172 موظفا أنهيت خدمتهم في المنظمة بما يتفق مع قرارات المؤتمر سالفة الذكر (110 في فترة 1989 - 1999 و62 في الفترة 2000-2001). وكجزء من عملية الاستعراض قارنت هيئة مكتبي تلك القائمة بقائمة جميع الاستشاريين الذين استخدموا خلال الفترة 2000 - 2001 لتقرير ما إذا كان بعض الموظفين الذين أنهيت خدمتهم أثناء الفترة من 1998 إلى 2001 قد أعيد استخدامهم كاستشاريين أثناء الفترة المالية. وقد تبين لهم أن هذه هي حالة 13 موظفـا سابقا أنهيت خدمتهم (4 في الفترة 2000 -2001 و9 في الفترة 1998 - 1999) وحصلوا على التقاعد المبكر. وقد دفعت لهم أتعاب بمبلغ 819.49 54 دولارا للأربعة موظفين الذين انتهت مدة خدمتهم عام 2000، ثم استخدموا مرة أخرى كاستشاريين عام 2001. وأما ال9 الآخرين الذين أنهيت خدمتهم في الفترة 1998 - 1999 ثم استخدموا بعد ذلك كاستشاريين في الفترة 2000 - 2001 فقد بلغت أتعابهم 92 436 150 دولارا.

أساس إنهاء الخدمة

23. استعرضت هيئة مكتبي جميع ملفات هؤلاء الموظفين باستثناء واحد من أحد المكاتب الإقليمية. وقد لاحظت هيئة مكتبي بأن إنهاء خدمة هؤلاء الموظفين كان يستند إلى المادة 301-911 من لائحة شؤون العاملين التي تنص على أنه "يجوز أيضا للمدير العام، في أحوال استثنائية، إنهاء تعيين أحد الموظفين المعينين تعيينا دائما أو لأجل محدد إذا كان ذلك في مصلحة حسن سير إدارة المنظمة ووفقا لقواعد دستورها، شريطة ألا يعترض الموظف المعني على هذا الإجراء". وقد دفعت تعويضات عن إنهاء الخدمة وفقا للمادة 301-151 من نفس اللائحة التي تنص "على أن الموظفين الذين أنهي تعيينهم (بناء على إلغاء الوظيفة، أو تقليل عدد العاملين، أو لمصلحة حسن سير إدارة المنظمة" يحصلون على تعويض يتناسب مع طول مدة خدمتهم. وكان جميع هؤلاء الموظفين، باستثناء واحد منهم، قد أكملوا أكثر من 15 عاما فى خدمة المنظمة ولهذا حصلوا على الحد الأقصى من التعويض الممكن (يساوي مرتب 12 شهرا محسوباً على أساس صافي المرتب الأساسي) وحصل واحد منهم، كانت خدمته 12 سنة فقط، على ما يعادل مرتب تسعة شهور ونصف.
24. وحصل معظم هؤلاء الموظفين على نسبة مئوية إضافية من تعويضات انتهاء الخدمة الذي كان مستحقا لهم. وجاءت هذه المدفوعات الإضافية تطبيقا للمادة 301-152 من لائحة شؤون العاملين التي تنص على "دفع مبلغ لا يجاوز 50 في المائة مما كان مستحق الدفع بموجب لوائح شؤون العاملين السارية إذا كانت الظروف تبرر ذلك ورأى المدير العام وجود مبررات له". وكانت النسبة المدفوعة تصل إلى 25 في المائة في تسع حالات وهناك ثلاثة موظفين فقط لم يحصلوا على النسبة المئوية الإضافية في حين أن واحدا حصل على الحد الأقصى وهو 50 في المائة. كما دفع لهم ما يعادل مرتب ثلاثة شهور مقابل مهلة الإنذار، على النحو المنصوص عليه في المادة 302-9034 من لائحة شؤون العاملين إلى جانب مدفوعات إنهاء الخدمة في حالة موظفي الخدمات العامة بموجب المادة 314-65 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية في المنظمة كما دفعت مبالغ مقابل الأجازات المستحقة ومنحة العودة إلى الوطن، إذا كانت مطبقة.

القواعد والنظم المطبقة على استخدام المتقاعدين

25. لما كان جميع الموظفين الذين سبقت الإشارة إليهم تتراوح أعمارهم بين 55 و60 سنة وقت إنهاء خدمتهم وكانت لديهم مدة أكثر من خمس سنوات من المساهمة في صندوق الأمم المتحدة للمعاشات التقاعدية فقد كان لهم الحق في الحصول على معاش تقاعدي مبكر. وكان المسموح لهم بصفتهم متقاعدين إعادة توظيفهم. وبالنسبة للأمم المتحدة تنص التعليمات الإدارية رقم ST/A1/1999/5 الصادرة في 27 مايو/أيار 1999 على الشروط التالية لتنفيذ أحكام مقرر الجمعية العامة 51/408 بتاريخ 4 نوفمبر/تشرين الثاني 1996 وقرار الجمعية العامة 53/221 بتاريخ 7 أبريل/نيسان 1999 بشأن توظيف المتقاعدين.

    5-5   الموظفون السابقون الذين جاوز عمرهم 55 سنة ولم يصلوا إلى سن التقاعد الإلزامي يمكن استخدامهم بموجب إحدى الترتيبات التعاقدية الواردة في القسم 5-4 مع مراعاة الشروط التالية: (أ) أن تكون مدة ثلاثة شهور على الأقل قد انقضت منذ تقاعدهم في سن 55 سنة أو ما فوقها. ولا ينطبق هذا الشرط في حالة الإعادة إلى الخدمة بموجب القاعدة 104-3 (ب) من لائحة شؤون العاملين؛ (ب) في حالة إنهاء الخدمة بالاتفاق، وبعد المدة التي لا يجوز فيها إعادة التوظيف بموجب الاتفاق نفسه، أو في حالة عدم وجود نص خاص يكون إعادة التوظيف بعد ثلاثة سنوات من تاريخ الخروج من الخدمة. 6-1   يخضع توظيف جميع الموظفين السابقين الذين يحصلون على معاش تقاعدي من صندوق الأمم المتحدة للمعاشات التقاعدية للشروط التالية: (أ) ألا يحصل الموظف على أكثر من 000 22 دولار أمريكي في السنة التقويمية، باستثناء موظفي الخدمات اللغوية إذ يكون السقف المالي هو 000 40 دولار أمريكي في السنة التقويمية؛ (ب) ألا تجاوز مدة الخدمة ستة شهور في السنة التقويمية؛ (ج) لا يجوز إعادة استخدامهم عند مستوى أعلى من المستوى الذي كانوا عليه عند خروجهم من المنظمة المعنية؛ (د) إلا يحصلوا على تعويض بمستوى أعلى مما يحصل عليه الموظفون العاملون في نفس الوظيفة وفي نفس مقر العمل؛

26. بالنسبة لمنظمة الأغذية والزراعة توجد قواعد مماثلة لتوظيف المتقاعدين فبموجب برنامج استخدام الخبراء المتقاعدين الذي يسمح باستخدام متقاعدين بين سن 55 و70 سنة ظهرت الشروط التالية على موقع المنظمة على الانترنت أثناء عملية المراجعة.
    • "لا يمكن البدء في تعيين جميع المتقاعدين من المنظمة أو الأمم المتحدة إلا بعد ثلاثة شهور من تاريخ التقاعد وتكون المهمة الموكلة إليهم بموجب هذا البرنامج محدودة بحد أقصى ستة شهور في أي سنة تقويمية".
    • "يعمل المتقاعدون في مهام [...] بأتعاب لا تزيد عن 100 دولار أمريكي في اليوم. وتتحمل المنظمة تكاليف السفر وبدل المعيشة اليومي بالمعدلات المطبقة في الأمم المتحدة وكذلك تكاليف الضمان الاجتماعي. ويكون مستوى الأتعاب وبدل المعيشة اليومي واحدا بالنسبة لكل من المتقاعدين من المنظمة والأمم المتحدة وللخبراء الوطنيين المتقاعدين".
27. ولكن هيئة مكتبي لاحظت أنه رغم صدور هذه الخطوط التوجيهية من السلطة المختصة داخل المنظمة فإن الشروط المذكورة أعلاه لم تدرج كلها في الأقسام المعنية في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية في المنظمة. والواقع أن المادتين 317 و319 فقط من هذه المجموعة هي التي تضمنت شرط التوظيف لحد أقصى ستة أشهر، وهو شرط ينطبق على الاستشاريين وعلى اتفاق الخدمات الخاصة بموجب هاتين المادتين على التوالي. وعلى ذلك فقد أوصت هيئة مكتبي بإدراج شرط الحد الأقصى للأتعاب في المادتين 317 و319 من مجموعة التعليمات الإدارية والمالية. كما صدرت نفس التوصية بالنسبة لضرورة انقضاء ثلاثة أشهر بين التقاعد وإعادة التوظيف، وهذه يجب إدخالها في المادة 314 من المجموعة التي تحدد القواعد المنطبقة على إنهاء الخدمة. وقد أبلغت هيئة مكتبي بعد ذلك بأن التوصيات ستنفذ مع تجديد مجموعة التعليمات الإدارية والمالية بهذا الشكل.
28. بالإضافة إلى ذلك لاحظت هيئة مكتبي عدم وجود قواعد محددة في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية بشأن إعادة التوظيف بعد إنهاء الخدمة بالاتفـــاق. وكانت الوثيقـــة الوحيـــدة التي عثر عليهـا هي مذكرة صادرة بتاريخ 10 فبراير/شباط 1997 من نائب المدير العام وتتضمن قاعدة واحدة هي كما يلي:

    وردت في الفترة الأخيرة طلبات لتوظيف المتقاعدين من الأمم المتحدة الذين تركوا خدمة المنظمة بعد إنهاء الخدمة بالاتفاق. والرجا العلم وإعلام جميع المعنيين بأن سياسة المنظمة هي الامتناع عن توظيف موظفي الأمم المتحدة الذين قبلوا إنهاء الخدمة بالاتفاق إلا بعد انقضاء الفترة المنصوص عليها في اتفاق الإنهاء وهي فترة تختلف من حالة إلى حالة ولكنها يمكن أن تصل إلى 18 شهرا. والرجا عدم قبول أي طلب من هذه الطلبات ما لم تكن الفترة المنصوص عليها في اتفاق إنهاء الخدمة قد انقضت.

29. وفي تسع من الحالات التي استعرضتها هيئة مكتبي أعيد استخدام الموظفين بعد انقضاء المدة المنصوص عليها في اتفاق نهاية الخدمة (18 شهرا في معظم الحالات) وذلك على النحو المنصوص عليه. ولكن هيئة مكتبي لاحظت عدم تطبيق ذلك في حالة ثلاثة موظفين سابقين. فقد استخدم اثنان منهما بعد 15 شهرا و16 شهرا على التوالي بعد انتهاء الخدمة في حين كان الواجب على المنظمة أن تنتظر مرور 18 شهرا وبالنسبة للموظف الثالث كان على المنظمة أن تنتظر 15 شهرا بعد إنهاء الخدمة في 16 أكتوبر/تشرين الأول 2000. وفي 3 ديسمبر/كانون الأول 2000 أي بعد أقل من شهرين من إنهاء الخدمة عرض على هذا الموظف اتفاق خدمات خاصة بموجب برنامج استخدام الخبراء المتقاعدين الذي سلفت الإشارة إليه وذلك استناداً إلى استثناء من المدير العام. وقد أبلغت هيئة مكتبي بأن هذا الاستثناء كان له ما يبرره من إلحاح الحاجة إلى تدريب الموظفين الميدانيين على استخدام نظام المحاسبة الميدانية نظرا لإدخال لا مركزية عمليات المشروعات في ممثليات المنظمة ونظرا لأن هذا الموظف السابق يتمتع بطائفة غير عادية من المهارات.
30. وأما عن بقية شروط توظيف الموظفين السابقين فقد لاحظت هيئة مكتبي أن نفس القواعد الموضوعة لبرنامج استخدام الخبراء المتقاعدين هي التي طبقت أي أن الأتعاب كانت محدودة بمبلغ 100 دولار في اليوم وأن التوظيف كان يقتصر على ستة شهور في السنة التقويمية. ومع ذلك وفي حالة نفس الشخص الذي سلفت الإشارة إليه لاحظت هيئة مكتبي أن هناك استثناء من القاعدة الثانية أيضا. فبعد ال6 شهور الأولى من اتفاق الخدمات الخاصة الذي سبقت الإشارة إليه (13 ديسمبر/كانون الأول 2000 إلى 31 مايو/أيار 2001 جدد توظيفه حتى نهاية عام 2002 وجاء في المذكرة التي طلبت الاستثناء "كانت هناك حالات سابقة" (ورد ذكر ثلاث حالات أخرى بالاسم) صدر فيها إعفاء من تطبيق قاعدة الستة شهور.
31. نظرا لما تقدم، أوصي بما يلي:
• · يجب توحيد الخطوط التوجيهية والممارسات الموجودة الآن بشأن إعادة توظيف الموظفين السابقين الذين انتهت خدمتهم في سياسة شاملة موحدة تتناول على وجه الخصوص القضايا التالية: الحد الأدنى للمدة الواجب انقضائها بين انتهاء الخدمة وإعادة التوظيف، الحد الأقصى لمدة التوظيف، طبيعة المهمة، الشروط المالية وغيرها من شروط التوظيف.
• · وفيما يتعلق بالنقطة الأولى أعتقد أن قاعدة الأمم المتحدة باشتراط مرور ثلاث سنوات على الأقل هي ممارسة جيدة. ويجب ذكرها بصراحة في جميع اتفاقات إنهاء الخدمة. ويستطيع المدير العام بطبيعة الحال أن يصدر استثناء من هذه القاعدة على أساس مبررات تفصيلية. ويمكن أن يكون الحد الأقصى للتوظيف مماثلا لما هو متبع بالنسبة للمتقاعدين (ستة شهور).
• · ومتى وضعت القواعد التي تحكم إعادة توظيف الموظفين الذين أنهيت خدمتهم يجب إدراجها في مجموعة التعليمات الإدارية والمالية للمنظمة في المادة 300.
32. وأثناء إعداد هذا التقرير أبلغت هيئة مكتبي بأن المنظمة وافقت على إعداد سياسة موحدة وفقا لتوصياتي. وفيما يتعلق بانقضاء حد أدنى زمني ستتبع قاعدة 18 شهرا وهي القاعدة التي وضعت عام 1997. ورغم قبول هذه التوصيات فإن المنظمة أرادت أن تؤكد أن الظروف في الحالات التي سبق ذكرها كانت بالفعل ظروفا غير عادية مما يبرر طلب استثناء وافقت عليه السلطة المختصة بالفعل.
33. وقد أوصيت في تقريري السابق [الفقرة 112] بضرورة تجنب تجديد تكاليف إعادة التوزيع وإنهاء الخدمات "وبأن تستخدم المنظمة جميع الأدوات المتاحة، مثل تخطيط الموارد البشرية وإدارة مستويات التعيين وأنواع العقود، بحيث تكفل لنفسها مزيدا من المرونة. وقد أشير في التقارير المقدمة إلى لجنة المالية في الدورتين السابعة والتسعين والتاسعة والتسعين ، إلى أن المنظمة اعترفت بوجود مجال للتحسين في إدارة الموارد البشرية. وقد بدأت في وضع نظام جديد لإدارة معلومات الموارد البشرية (أوراكل HR) سيتضمن نظام تخطيط متكامل للموارد البشرية يضم المتطلبات من المهارات والكفاءات (في الحاضر والمستقبل)، والتنقل، ومستويات التوظيف واستخدام المعاونين الخارجيين.

اعتمادات برنامج التعاون الفني والإيرادات المؤجلة

34. تطبيقاً للمادة 4-3 من اللائحة المالية رحلت اعتمادات برنامج التعاون الفني التي لم تنفق أثناء الفترة المالية السابقة إلى الفترة المالية 2000 - 2001. وكان مجموعها 127 13 ألف دولار ووضعت تحت عنوان "إيرادات مؤجلة" في الكشف الأول. وفي الفترة 2000 - 2001 كانت الاعتمادات الجديدة لبرنامج التعاون الفني تصل إلى 118 89 ألف دولار كما جاء في الحاشية 21 بالكشوفات المالية. وبلغت المصروفات من هذه الاعتمادات 644 034 7 دولارا عام 2000 و 972 288 4 دولاراً عام 2001. وعند إضافة الزيادة في الإنفاق على وحدة الاتصال في هذا البرنامج، وهي زيادة وصلت إلى 632 73 دولارا (كانت المصروفات 632 410 2 دولارا مقابل اعتمادات هي 000 337 2 دولار فقط)، فإن مجموع المصروفات التي حمّلت على اعتمادات 2000 - 2001 وصل إلى 248 397 11 دولارا مع تقريبها إلى 397 11 دولارا في الحاشية 21 بالكشوفات المالية. وعلى ذلك رحّل مبلغ 721 77 ألف دولار كإيرادات مؤجلة.
35. وأعربت لجنة المالية في دورتها السابعة والتسعين في سبتمبر/أيلول 2001 عن قلقها من بطء تسليم مشروعات برنامج التعاون الفني ولاحظت أن ذلك كان يوفر مصدرا للسيولة لتغطية فترات نقص التدفق النقدي بسبب توقيت دفع الاشتراكات الجارية والتأخير في دفعها وفى تسديد الاشتراكات المتأخرة" .ويتبين من الجدول 2 التالي أن المعدل الأخير لاستهلاك الاعتمادات الجديدة لبرنامج التعاون الفني في الفترة المالية 2000 - 2001 كان أقل معدل منذ الفترة 1994 - 1995 بعد مراعاة التخفيض الناشئ عن إعادة تحميل المصروفات من أجل استعمال المبالغ المتبقية من الفترة المالية السابقة. وعلى هذا الأساس كان معدل الاستهلاك يتناقص باستمرار من 46.4 في المائة في 1994 - 1995 إلى 12.8 في المائة فقط في 2000 - 2001.

    الجدول 2 : اعتمادات برنامج التعاون الفني والإيرادات المؤجلة في الفترات المالية الأربع الأخيرة، بآلاف الدولارات
    	1994-1995	1996-1997	1998-1999	2000-2001
    1- إيرادات مؤجلة مرحلة من الفترة المالية السابقة	35.400	44.100	50.182	64.594
    2- اعتمادات جديدة لبرنامج التعاون الفني عن الفترة المالية	82.300	85.497	87.310	89.118
    3- مجموع المصروفات في الفترة المالية مقسمة إلى:	73.600	79.415	72.898	75.991
    4- مصروفات مقابل اعتمادات فترات مالية سابقة	35.400	44.100	50.182	64.594
    5- مصروفات من اعتماد الفترة المالية الجارية	38.200	35.315	22.716	11.397
    6- الفرق المرحل كإيرادات مؤجلة (السطر 2 - السطر 5)	44.100	50.182	64.594	77.721
    معدل استهلاك اعتمادات برنامج التعاون الفني الجديدة (النسبة المئوية بين السطر 5 والسطر 2)	46.4%	41.3%	26.0%	12.8%

36. وعندما استرعت هيئة مكتبي انتباه المنظمة إلى هذه المسألة، كانت الأسباب التي قدمت هي الأسباب التالية التي يؤثر بعضها في البرامج الميدانية بصفة عامة ويؤثر غيرها على وجه التحديد في برنامج التعاون الفني:

صندوق رأس المال العامل

• فبالنسبة للبرامج الميدانية اعترفت المنظمة بأن لا مركزية الممثليات والموظفين الفنيين أدت بلا شك إلى بعض مشكلات في البداية أثرت في تسليم المشروعات. وبالإضافة إلى ذلك فإن الصعوبات في نظام أوراكل وفي نظام الحسابات الميدانية حرمت المشرفين على الميزانيات من تقارير مالية موثوق بها لرصد تسليم المشروعات. وأضيف إلى ذلك أن هذه الصعوبات عولجت وأن تأثيرها على التسليم سيستمر في التناقص.
• وبالنسبة لبرنامج التعاون الفني ذكّرت المنظمة أن مشروعاته أعقد من المشروعات السابقة لأنها تضم عددا كبيرا من الأقسام الفنية في مشروع واحد ولأن أغراض المشروعات ستكون مختلفة اختلافا واسعا. ويضاف إلى ذلك أنه ظهرت صعوبات في توظيف الخبراء وغيرهم من الاستشاريين بشروط التعاون التقني فيما بين البلدان النامية. ولكن المنظمة اتخذت عدة إجراءات لمعالجة هذه المشاكل وخصوصا تسوية المدفوعات بموجب برنامج التعاون التقني فيما بين البلدان النامية مع ما يدفع لخبراء برامج الشراكة (100 دولار في اليوم) إلى جانب إدخال تقارير تنفيذ المشروعات الربع سنوية، وتكوين فرق مهمات على مستوى المكاتب الإقليمية ورصد تنفيذ البرامج الميدانية رصداً نشيطا من خلال برنامج معلومات إدارة البرامج الميدانية.
37. يحدد المؤتمر مستوى صندوق رأس المال العامل الذي يصل الآن إلى 25 مليون دولار بموجب قرار المؤتمر 15/91. ومنذ عام 1991 وافق المؤتمر أيضا على طلبات عدة بلدان للانضمام إلى العضوية وطلب منها دفع مبالغ مقدما لصندوق رأس المال العامل "وفقاً للمبادئ والأعراف المستقرة". وفي بداية الفترة 2000 - 2001 كان رصيـد أول الـمدة في صندوق رأس المال العامل 23.756 ألف دولار وكانت المتأخرات تصل إلى 614 1. ألف دولار. ولما كان المبلغ الذي وصل أثناء الفترة المالية هو 86 ألف دولار فقط فإن المتأخرات وصلت إلى 529 1 ألف دولار في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001، أي أنها تناقصت بنسبة 5.3 في المائة فقط. وفي نهاية الفترة المالية كان الصندوق مدينا للحساب العام بمبلغ 8.36 مليون دولار استخدم وفقا لقرار المؤتمر 3/99 لتغطية نفقات إعادة التوزيع وإنهاء الخدمة التي سبق ذكرها. وكانت النتيجة هي أن رصيد صندوق رأس المال العامل في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 كان 482 15 ألف دولار كما جاء في الحاشية 19 بالكشوفات المالية.

حساب الاحتياطي الخاص

38. جاء في الحاشية 20 بالكشوفات المالية أن المستوى المرخص به لحساب الاحتياطي الخاص حدده قرار المؤتمر 13/81 بنسبة 5 في المائة من ميزانية العمل الفعلية لكل فترة مالية تالية. وفي 1 يناير/كانون الثاني 2000 كان رصيد أول المدة في هذا الحساب 152 23.ألف دولار. ولكنه اضطر أثناء الفترة المالية إلى استيعاب التأثير السلبي الناشئ عن الفروق في أسعار الصرف (خسارة قدرها 47 مليون دولار لم يمكن التعويض عنها إلا جزئيا بفارق إيجابي في أسعار الصرف في بند التكاليف الموحدة للموظفين بلغ 24 مليون دولار). وإلى جانب ذلك كانت هناك اشتراكات متأخرة فـي 1 يناير/كانون الثاني 2000 قدرها 874 10 ألف دولار ولم يدفع منها إلا 351 ألف دولار. وكانت النتيجة هي أن رصيد آخر المدة في حساب الاحتياطي الخاص في 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 كان قريبا من الصفر إذ لم يكن به إلا 457 ألف فقط.
39. ونظرا لأن الحساب أصبح مستنفدا تقريبا، ونظرا لعدم وجود أي فائض نقدي في الحساب العام أو أي مدفوعات كبيرة من المتأخرات فقد طلبت هيئة مكتبي إعلامها "بالمقترحات" التي يمكن أن تقدم إلى "المؤتمر من خلال لجنة المالية والمجلس عن الطرق والوسائل التي تكفل وصول حساب الاحتياطي الخاص إلى مستوى 5 في المائة من مجموع الميزانية الفعلية [للفترة 2002 - 2003]"، وفقا للفقرة 6 من قرار المؤتمر 13/81. وكان رد المنظمة هو أنه "بانتظار وصول مدفوعات من المتأخرات فإن المقرر هو العمل بحساب الاحتياطي الخاص دون مستوى 5 في المائة من ميزانية الفترة المالية وأن هذه المسألة ستبلغ إلى لجنة المالية في اجتماعها في سبتمبر/أيلول". وإذا كانت هيئة مكتبي تعترف بأن عقود الشراء الآجل المبرمة لشراء اليورو في الفترة 2002 - 2003 قد يكون لها تأثير طيب في حساب الاحتياطى الخاص فإنهم أوصوا مع ذلك بتقديم بدائل إلى لجنة المالية للنظر فيها. وفي وقت إعداد هذا التقرير أبلغوا بأن المنظمة ستراقب الموقف وتقدم تقريرا إلى لجنة المالية في الوقت المناسب للنظر في المقترحات التي يمكن تقديمها إلى المؤتمر عام 2003 على النحو المناسب.

مسائل مالية ومحاسبية محددة

اشتراكات القبض

40. ورد في الكشف الثاني مبلغ 667 263 ألف دولار تحت عنوان "اشتراكات القبض" وهو مقسم كما يلــي: 014 181 ألف دولارا للحساب العام والحسابات المتصلة به و 653 82 ألف دولار لحسابات الأمانة وما يتصل بها. وبالنسبة للأول أمكن تعويض المبلغ بنسبة 100 في المائة بمخصصات تحت عنوان "مخصصات مقابل الاشتراكات المتأخرة" وجاء في الحاشية 13 بالكشوفات المالية تقسيم تفصيلي لأنواع الاشتراكـات. ولاحظـت هيئـة مكتبـــي أن الاشتراكـات المستحقـة لحســــاب الاحتياطى الخاص تتضمن مبلغ 800 107 دولار من بلد لم يعد موجودا منـــــــــذ 1 يناير/كانون الثاني 1993. وأوصت هيئة مكتبي بشطب هذا المبلغ. ووافقت المنظمة على أنه مبلغ لا يمكن تحصيله وأشارت إلى أنها ستشطبه عام 2002 وفقاً للقواعد والإجراءات المطبقة.
41. وبالنسبة للاشتراكات الواجبة التحصيل لحسابات الأمانة التي بلغت 78 مليون دولار في 31 ديسمبر/ كانون الأول 2001 لاحظت هيئة مكتبي أنها تمثل نقصا في المساهمات للمشروعات التي تعاني من العجز. وبصفة عامة لا ينبغي تحمل أي نقص في حسابات الأمانة وذلك وفقا للأحكام الواردة في المادة 250-113 من مجموعة التعليمات المالية والإدارية للمنظمة التي تنص على أنه "من حيث المبدأ لا تقدم المنظمة أي تعهد مالي ولا تصرف أي مبالغ من أي حساب أمانة إلى أن تصل الأموال. ويجوز عمل ترتيبات للتمويل مقدما في ظروف استثنائية". وقد جاء ذكر هذه القاعدة في الفقرة 50 من دليل الإجراءات (2) قسم الشؤون المالية بعنوان "حسابات المشروعات" "من العناصر الأساسية في الإدارة المالية للمشروعات التأكد من أن الأموال متوافرة قبل اتخاذ أي التزامات مالية أو صرف مبالغ. وبالنسبة للمشروعات الممولة من الخارج يعني ذلك التأكد من أن أموال الجهات المتبرعة وصلت سواء كانت لمشروع بعينه أو لسلسلة من المشروعات. ويقع على عاتق المشرف على الميزانية مسؤولية التأكد من وجود الأموال وتأكيد توافرها قبل الالتزام بأي مصروفات".
42. ومن تحليل جميع المشروعات التي تعاني من عجز تبين أن هناك عجزا قدره 78 مليون دولار، منها نسبــة 92 في المائة مستحقة لبرنامج "النفط مقابل الغذاء" في العراق. وقد سبق أن لاحظت في تقريــــري السابق عن حسابات 1998 - 1999 بالنسبة لهذا البرنامج [الفقرة 78] أن المنظمة وافقت على الالتزام بالأموال المخصصة لها دون أن تحصل من الناحية المادية على أية مبالغ. وفي 31 ديسمبر/كانون الأول 2001 لم يكن قد لوحظ وجود أي عجز نقدي لأن فائض الإنفاق على الإيرادات لم يكن يرجع إلى الإفراج عن المبالغ بل إلى استحقاق التزامات غير مسددة.
43. كذلك تبين من التحليل أن حساب الأمانة الذي أنشئ للمشروع الطارئ لإحياء المزارع في كوسوفو الذي موله البنك الدولي كان المفترض أن به عجز بمبلغ 19. 744 269 2 دولار أمريكي، ولكن هذا لم يكن يتفق مع الحقيقة. وكان النقص الظاهري في المساهمات يرجع إلى أن البنك الدولي أصدر في أكتوبر/تشرين الأول 2001 خطابي فتح اعتماد بمبلغ إجمالي 416 2.285 دولاراً ولكن لم يدخل ذلك في حسابات الفترة 2000 - 2001 لأنهما لم يظهرا إلا في عام 2002. وبناء على توصيات هيئة مكتبي عدّلت الحاشية 13 بالكشوفات المالية لإدخال معلومات إضافية عن هذا الموضوع. وكانت بقية المشروعات التي تعاني من عجز تخص على الأكثر منظمات أو صناديق دولية وبلغ مجموعها 4.2 مليون دولار. ولكن كانت هناك حالات عجز أيضا في مشروعات في بلدين بعينهما. وأوصي بتطبيق القواعد والنظم التي سبقت الإشارة إليها تطبيقا أدق لتفادي وقوع أي مشروع من مشروعات حسابات الأمانة في عجز. حسابات.

حسابات القبض والدفع

44. بالمقارنــة مـع الفترة الماليــة السابقة تناقصت المبالـــغ المذكــــورة علـــى أنها حسابـــات قبض ودفع إلى 723 49 ألف دولار وإلى 150 48 ألف دولار أي أنها نقصت بنسبة 10.2 في المائة و11.4 في المائة على التوالي. وجاء هذا على وجه الخصوص نتيجة الجهود التي بذلت أثناء الفترة المالية لإنهاء معظم البنود التي لم يكن لها ما يقابلها (560 22 بنود ليس لها ما يقابلها في مدفوعات المرتبات الميدانية فقط في 31 ديسمبر/كانون الأول 1999). وكان جزء من العمل قد أدي بالفعل من جانب فرع الضوابط من شهر مايو/أيار إلى شهر ديسمبر/كانون الأول 2001. وقد لاحظت هيئة مكتبي أن تنفيذ نموذج تسوية الحسابات في نظام أوراكل سهل هذه العملية. ولكن استعراض نظم المعلومات في المنظمة أوضح أنه لما كانت هذه النظم غير متكاملة بصورة تامة فيما بينها فإن معظم الصعوبات التي ظهرت في تصفية الحسابات كانت ترجع إلى نظام الحسابات الميدانية. وتبين أن التسوية صعبة بوجه خاص عند عدم الإبلاغ على النحو الواجب عن حالات الدفع مقدما في الميدان.

مسائل الإدارة