الجزء الثاني
إدارة التمويل
- دروة مستندات التمويل.
- إجراءات التمويل.
- أساليب صرف المنحة و القرض والشراء.
- أساليب سداد القرض.
2/1 دورة مستندات التمويل
عضوية الجمعية بالبرنامج و الأهلية للتمويل ومراحل صرف وقيد التمويل:
- المرحلة الأولى : العضوية بالبرنامج .
- المرحلة الثانية : طلب التمويل .
- المرحلة الثالثة : التصديق و التعاقد .
- المرحلة الرابعة : الصرف للجمعية .
- المرحلة الخامسة : الصرف للأعضاء .
- المرحلة السادسة: السداد .
تنظيم سجلات الإقراض بالجمعيات والبرنامج
دفاتر مراقبة مكون الإقراض:
1- دفتر سجل قيد الجمعيات:
نموذج (1) دفتر سجل قيد الجمعيات برئاسة البرنامج والوحدة الإقليمية.
دفتر مراقبة التمويل:
2- دفتر مراقبة التمويل بالوحدة الإقليمية
أ - دفتر مراقبة التمويل (نموذج دفتر 3 )
ب- دفتر مراقبة التمويل برئاسة البرنامج ( نموذج 2 )
3- دفتر مراقبة التحصيل :
أ - دفتر مراقبة التحصيل بالوحدة الإقليمية (نموذج 5 )
يتم فتح دفتر مراقبة التحصيل بالوحدة الإقليمية (نموذج 5 )
ب- دفتر مراقبة التحصيل بالبرنامج
(نموذج 4 )
4- دفتر مراقبة الادخار (نموذج دفتر 7 )
أ - دفتر مراقبة الادخار بالوحدة الإقليمية (نموذج دفتر 7 )
ب - دفتر مراقبة الادخار برئاسة البرنامج (نموذج دفتر 6 )
5- دفتر مراقبة تمويل المرأة :
أ . دفتر مراقبة تمويل المرأة بالوحدة الإقليمية ( نموذج دفتر 9).
ب . دفتر مراقبة نصيب المرأة من التمويل برئاسة البرنامج ( نموذج دفتر 8)
6- مراقبة إعادة استخدام المال الدوار
أ ـ يتم فتح دفتر لمراقبة إعادة استخدام المال الدوار بالجمعية بالتنسيق مع منسق الإقراض بالوحدة الإقليمية . يتم قيد المبلغ المستهدف خلال الشهر من واقع خطة العمل المجازة للجمعية. يتم قيد ما تم تنفيذه بواسطة الجمعية من واقع الأداء الفعلي الذي يتم رصده بواسطة منسق الإقراض و يؤكده محاسب الوحدة الإقليمية من واقعمطابقة حسابات الجمعية شهريا (حسب النموذج الذي يتم إعداده بواسطة ضابط الإقراض برئاسة البرنامج ) . يتم إعداد التقرير الفصلي للوحدة الإقليمية بتجميع بيانات التقارير الشهرية .
ب ـ يتم فتح دفتر مراقبة استخدام المال الدوار برئاسة البرنامج و يقيد فيه من بيانات التقارير الشهرية المرسلة من الوحدات الإقليمية و من ثم يتم إعداد التقارير الشهرية و الفصلية للبرنامج .
7- مراقبة مساهمة المستفيدين في تكاليف المشاريع الممولة
يتم فتح دفتر لمراقبة مساهمة المستفيدين في تكاليف المشاريع الممولة و يقيد المبلغ المستهدف من بيانات طلب التمويل و المساهمة المدفوعة من واقع بيانات التنفيذ الفعلي . يتم إرسال البيات من الجمعيات للوحدات الإقليمية حسب النموذج الذي يعده ضابط الإقراض برئاسة البرنامج. يتم فتح دفتر بالوحدة الإقليمية لمراقبة مساهمة المستفيدين في تكلفة التمويل ويتم إرسال التقرير الشهري. يتم فتح دفتر مماثل برئاسة البرنامج لرصد و مراقبة مساهمة المستفيدين في تمويل تكاليف المشاريع الممولة و يتم إعداد التقارير الشهرية و الفصلية بناءا على ذلك .
8- رصد حركة التمويل حسب نوع النشاط:
يتم استخدام نموذج 5 تمويل لرصد حركة صرف القروض التراكمية خلال : (الشهر ، الفصل ، السنة)
9- رصد حركة التحصيل حسب النشاط:
يتم استخدام نموذج 6 تمويل لرصد حركة تحصيل القروض التراكمية خلال : (الشهر ، الفصل ، السنة)
2/2 إجراءات التمويل
أولاً ـ دراسة طلبات ال تمويل بواسطة لجان الجمعية:
- بعد إكمال المشاورات و الإجراءات حول تحديد المشروع ، تبدأ مرحلة تقديم طلبات التمويل .
- يتم استلام طلبات التمويل من المجموعات الاستثمارية والأفراد بواسطة لجنة الصندوق/ الاستثمار
- تتم دراسة الطلب بواسطة لجنة الصندوق/ الاستثمار.
- خلال دراسة الطلب تتم مقابلة طالب القرض للجنة الاستثمار/الصندوق و ذلك للإجابة على الاستفسارات.
- مراجعة صيغة التمويل و الاتفاق عليها .
- بعد إكمال الدراسة يلخص طلب تمويل
- يحدد الاحتياج النقدي لتنفيذ طلبات التمويل
بواسطة لجنة الصندوق
- تحديد الموارد المالية المتاحة (مساهمات / اشتراكات / سداد / ادخار) بواسطة لجنة الصندوق .
تقوم لجنة الصندوق بإعداد تقرير تقييم طلب القرض ويرفع للجنة التنمية (الهيئة الإدارية ).
- تقوم لجنة التنمية ( الهيئة الإدارية ) بدراسة الطلبات و اتخاذ القرار بإعادة الدراسة/الرفض أو التصديق .
- يقوم رئيس لجنة الصندوق بإخطار أعضاء المجموعة أو الأفراد بقرار لجنة التنمية ( الهيئة الإدارية ) في الاجتماعات الدورية لأعضاء برنامج التمويل .
- تطلب لجنة الصندوق من أعضاء المجموعة أو الأفراد الذين تم تصديق طلباتهم بإعادة تقديم طلب التمويل على حسب الدراسة المصدقة بواسطة لجنة التنمية ( الهيئة الإدارية ) . هذه الطريقة تُمكن أعضاء المجموعة الاستثمارية أو الأفراد من الاعتراض إذا لم يقتنع بالتعديل الذي تم على طلب التمويل .
تقوم لجنة الصندوق بحصر الطلبات المصدقة وإعداد ملخص لطلب التمويل من البرنامج.
ثانياً ـ تقييم و تصديق طلبات التمويل بواسطة الوحدة الإقليمية :
- استلام الطلب
- يحول الطلب لمنسق الإقراض للمراجعة و التوصية
- يقوم منسق الإقراض خلال مرحلة التقييم بمراجعة التقييم المالي بالتنسيق مع محاسب الوحدة الإقليمية .
- بعد اكتمال تقييم طلب التمويل يقوم منسق الإقراض بإعداد تقرير تفصيلي عن طلب القرض و يرفع لمحاسب الوحدة الإقليمية .
- يقوم المحاسب بتحديد الموقف المالي لحساب الصندوق الاستثماري بالبنك ويضيف لتقرير تقييم القرض التوصية المالية .
- يقوم رئيس الفريق الإقليمي بمراجعة طلب التمويل وإصدار القرار بالمراجعة أو الرفض أو التصديق .
يقوم منسق الإقراض بتجميع كل الطلبات المصدقة و المرفوضة و يقوم بالأتي:
- قيد معلومات طلب التمويل بدفاتر مراقبة التمويل .
- إعداد تقرير إجمالي بكل الطلبات ويرسل لرئاسة البرنامج للقيد الإجمالي بدفاتر المتابعة شهريا .
- إعداد التقارير الدورية الخاصة بالتمويل .
- إخطار الجمعية كتابةً بالقرار سوءا بالتصديق أو الرفض .
- قيد معلومات المتابعة و التقييم و مراقبة التمويل و التحصيل و الادخار و تمويل المــرأة و القيد الحسابي و إعداد التقارير الدورية لخط تمويل المنحة بناءاً على التقارير الدورية الصادرة من الجمعية والوحدة الإقليمية.
2/3 أساليب صرف المنحة والقرض والشراء
اتبع برنامج تنمية المجتمعات المحلية أس ا ليب مختلفة للصرف للجمعيات وذلك حسب صيغة التمويل المطبقة بواسطة الجمعية.
أساليب صرف المنحة:
صرف المنحة (منحة مشروطة ) من الوحدة الإقليمية للجمعية:
- تنفيذ شروط التمويل الواردة بالتصديق .
- تفويض من الجمعية لمن يوقع اتفاقية المنحة (منحة مشروطة ) .
- يتم توقيع اتفاقية بين الوحدة الإقليمية والجمعية
- بعد توقيع اتفاقية المنحة و بناءا على طلب الجمعية يتم سداد قيمة التمويل العيني للجهة الموردة للبضاعة . في حالة تمويل المصروفات التشغيليه و المشتريات صغيرة الحجم و متعددة المصادر يتم تحويل مبلغ المنحة من حساب المنحة بالوحدة الإقليمية للحساب الجاري للجمعية بالبنك .
- الأصل في إدارة المال الدوار هو تحويل مبلغ التمويل المصدق إلى الحساب الجاري للجمعية ويتم الصرف بواسطتهم و تتم مراقبة الشراء و الصرف من الحساب الجاري للجمعية بواسطة الوحدة الإقليمية مع إجراء المطابقة الدورية بين حسابات الجمعية و دفاتر مراقبة حركة التمويل من حساب المنحة بالوحدة الإقليمية
أساليب صرف القرض للأعضاء:
- الصرف نقداً
- الصرف بصيغة المرابحة
- الصرف بصيغة المرابحة للآمر
- بالشراء
أساليب الشراء من موارد منحة البرنامج:
خلال المرحلة الأولى و المرحلة الثانية التي يساهم فيها البرنامج في تمويل مشروعات الجمعيات كلياً أو جزئياً سوف يتم استخدام مبلغ المنحة كلياً أو جزئياً في شراء السلع و مدخلات الإنتاج . ويتم ذلك عبر إحدى صيغتين :
- شراء بضاعة للجمعية بصيغة المرابحة
- شراء بضاعة للآمر بالشراء
- أساليب صرف القرض وشراء البضائع موضحة بحقيبة إدارة الصندوق –نوفمبر 2001
أساليـب صــرف القــــرض
الجدول الزمني لصرف القرض وسداده يمثل الجزء الأساسي من عملية إدارة القرض .
أهداف جدول الصرف الزمني:
- التأكد من استلام المقترض لقرضه وقت حاجته إليـه .
- التأكد من صرف القرض على النشاط المتفق عليه .
الأساليب التي تحول دون تحويل القرض لأغراض أخري:
- يقوم المقترض بتفسير القرض تفسيراً كاملاً للمُقرض .
- عدم صرف النقد قبل الحاجة إليه بزمن طويل .
- تخفيض العنصر النقدي إلى أدنى حد ممكن .
- توفير مدخلات الإنتاج عيناً مع معالجة المشاكل الفنية التي قد تؤدي لعدم السداد .
أساليـب صرف القروض إلى المشاركين:
الصرف النقدي:
- يتم صرف الدفعات النقدية مباشرةً إلى المقترض .
- أو السماح له بفتح حساب مكشوف ( جاري مدين ) تتم بموجبه مسحوبات معينة في أوقات معينة .
الصرف العيني إلى المقترض وفقاً للأتي:
- توفير مدخلات الإنتاج في المكان المناسب .
- توفير مدخلات الإنتاج وقت الاحتياج الفعلي .
- مطابقة المواصفات الفنية للمواصفات التي يرغب فيها المُقترض
- مطابقة المواصفات الفنية للمواصفات التي توصي عليها الجهات الفنية .
وسيلة تحديد طريقة الصرف:
ينبغي أن تقدم موازنة التدفق النقدي تفصيلا كافيا لتحديد كمية الاحتياج النقدي والعيني .
أساليب توفير مدخلات الانتاج بواسطة المقرض:
الشراء بالجملة:
محاسن ومساوئ الشـراء بالجملة:
المحاسن:
يؤمن الشراء بالجملـة الأتي :
- توفر لوازم كافية للمقترضين في الوقت المناسـب .
- الحصول على استفادة كاملة من الخصومات على الطلبات الكبيرة .
المســاوئ:
يتضمن الشراء بالجملة المشاكل الآتية:
- مشاكل التخزين .
- فرض سلع معينة وبمواصفات لا يرغب فيها المقترض .
- مشاكل التوزيع .
- خلق عبء إضافي على الجمعية والبرنامج .
- الجمعية ملزمة بدفع ثمن البضاعة كاملا .
- إذا لم يأخذ بعض المقترضين قروضهم ، فإن الجمعية ستعاني من مشكلة عدم توفر السيولة النقديـة .
- تتطلّب احتساب الاحتياجات سلفا وبدقة .
- عدم التصريف في الوقت المناسب .
طلبات الشـراء المحليـة:
هي نظام الدفع بالمستندات أو الطلبية المحلية ، ويشترط فيه إصدار مستند صرف المدخلات للمقترض في الوقت المناسب .
2/4 أساليـب سـداد القـــرض
اتبع برنامج تنمية المجتمعات المحلية استراتيجية تقديم منحة مشروطة لجمعيات التنمية لكي يتم صرفها كقروض لأعضاء الجمعية ويتم تحصيلها وإعادة صرفها كقروض لأعضاء الجمعية المسجلين بكشف أسبقية التمويل المجاز بواسطة الجمعية العمومية للجمعية والمعتمد بواسطة البرنامج. تتحول منحة البرنامج في حالة حسن استخدامها إلى رأسمال للجمعية .
اتبع البرنامج سياسة تحديد خط تمويل للمشروعات المجتمعية وآخر لمشاريع المجموعات الاستثمارية والأفراد . بعد السداد لا يوجد تمييز بين خطوط التمويل وللجمعية الحق في توجيه رأسمال صندوق تمويل المجتمع للمشاريع التي تحقق عدالة التوزيع بين الأعضاء وتحقق التنمية المستدامة.
الحاجـة لتأمـين السـداد:
إن سداد القروض مقياس لنجاح جهة الإقراض .
وأساليب السداد مصممة لكـي تحول دون التهرب المتعمد من السداد ، و تمهد السبيل أمام السداد بحيث يكون بسيطا وغير قاس بالنسبة للمقترض .
الخصائص الرئيسية للسداد:
- التوقيت:
- جدولة برنامج السداد زمنيا عند توفر المال لدى المقترض
- حجم القسط :
- تحديد حجم القسط حسب الإيرادات المتوقعة .
- السداد التلقائي من الدخل أو مصادر الدخل الأخرى للمقترض .
لمـاذا لا تناسب تواريخ الاستحقاق المتشددة صغار المنتجين ؟
- الزراعة والإنتاج الحيواني والأنشطة الأخرى المدرة للدخل ليست نشاطا صناعيا وذلك لأن المزارعين أو المنتجين يحتاجون لوقت لاتخاذ ترتيبات البيع .
- ينبغي إعطاء المزارعين والمنتجين وقتا كافيا للإفادة من أفضل الأسعار الممكنة لمحاصيلهم أو إنتاجهم فتواريخ الاستحقاق غير المرنة تعني ضغطا محتملا عليهم للبيع في ظروف غير مواتيه.
أساليـب السـداد:
- التحصيل من حساب المقترض في البنك أو حساب الادخار لدي الوسيط المالي
- السداد فور قبض المقترض للمال ، وهنا يظهر دور المجتمع المحلي في الإشراف والمراقبة لسير تنفيذ القرض وسداده .
التحصيل نقداً :
- تواجد المقرض عندما يقبض المقترض عائد الإنتاج .
- التواجد في الأسواق وقت التسويق و الحصاد .
- تحصيل أقساط السداد أثناء الزيارة الروتينية لتجمعات المقترضين .
- التحصيل خلال الاجتماعات الدورية والتي تمثل عنصر الضغط والرقابة الأساسي في البرنامج لضمان السداد .
ضمان السداد:
- استخدام عنصر ضغط المجتمع .
- ترتيب الأفراد و المجموعات المؤهلة لدورة الإقراض الأولي من الأفقر إلى الفقير وأخيراً ميسور الحال من خلال استخدام كشف أسبقية ا لتمويل .
- إتباع أسلوب الأهلية لدورات الإقراض اللاحقة بناءاً على الالتزام بالسداد الكامل في أو قبل تاريخ الاستحقاق .
- استخدام نموذج للتحصيل والقيد به خلال الاجتماع الدوري للأعضاء يمثل عنصر الضغط والشفافية الأساسي في برنامج التمويل الريفي بالبرنامج .
وثائق تحصيـل الديــون:
- يجب الحرص علي إستخراج الإيصالات المالية المعتمده ( سندات القبض ) بشكل صحيح بجميع دفعات السداد .
- القيد في دفتر المعاملات التمولية الخاص با لعضو .
